行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析

周 穎

（正陽縣城市管理綜合行政執(zhí)法大隊，河南 駐馬店 463600）

引言

行政事業(yè)單位當中的人事管理檔案是最為重要的人力資源財富，而行政事業(yè)單位是一個綜合型的單位，內(nèi)部科室眾多，資料復雜多樣。眾所周知，二十一世紀是信息化時代，經(jīng)濟水平的進步影響著科技的發(fā)展，科技的知識水平素質(zhì)的進一步迅速地提高，也勢必將直接影響到行政事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理服務的效能。對一個行政事業(yè)單位人事檔案工作是否能實行檔案規(guī)范化的管理，是對于決定一個行政單位今后能否持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展地發(fā)揮著重要意義。通過對近十幾年來的檔案數(shù)據(jù)的分析，我國的行政事業(yè)單位工作人員在認識到檔案的管理上還是會面臨著不少的問題，管理上得還不夠規(guī)范，造成人事檔案管理的整體水平受到限制，工作效率得不到提高甚至會浪費大量的人力成本和時間成本[1]。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提高的意義

1.工作質(zhì)量得到提升

人事檔案的規(guī)范化管理得到提升，也會對于行政事業(yè)單位的管理水平有所影響，因為人事檔案的管理規(guī)范化是人才資源的基礎儲備，規(guī)范化的管理工作還能夠?qū)τ谛姓挝坏囊恍┢渌ぷ饔兴鶐椭耸聶n案是行政事業(yè)單位的最為重要的人才資料，管理規(guī)范是能夠提升本單位的工作質(zhì)量。行政事業(yè)單位其他工作的前提基礎就是人事檔案的規(guī)范化工作，在整個管理工作當中，行政單位的專門工作人員需要對于工作中可能出現(xiàn)的問題以及當前的工作情況進行詳細的了解，以便對以后到來的工作人員進行合理化的分配工作，并且能夠?qū)τ谌耸聶n案工作進行詳細地介紹[2]。同時，還能夠?qū)τ诰哂幸欢üぷ鹘?jīng)驗的人員進行工作質(zhì)量考核、人才規(guī)劃培養(yǎng)、崗位變遷等等進行合理化的安排。人事檔案管理規(guī)范化可以為行政事業(yè)單位的管理工作提供具有及時性、專業(yè)性的人才資料，能夠幫助單位部門的負責人在進行決策時有一定的人才基礎性信息，進而工作的質(zhì)量也是得到了保證。行政事業(yè)單位在認識檔案管理方面的目標是管理工作的高效性，是為了培養(yǎng)出具有高質(zhì)量的人才，因此就需要在人才的吸收、崗前培訓、員工激勵等等對于人才儲備進行質(zhì)量的評估。這樣可以幫助部門負責人打造出一支專業(yè)性強的員工隊伍，保證行政事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)合理化，工作人員的工作質(zhì)量大幅度提高。

2.工作效率得到提高

近幾年，我國經(jīng)濟水平發(fā)展速度迅速，行政事業(yè)單位的用人制度深化和工作人員的制度都有相應的改革，這就影響到行政事業(yè)單位的部門人員的流動性上升。而單位了解流動人員的基本情況就需要依靠行政事業(yè)單位的人事檔案的工作，這是一個單位選擇人才、任用人才的重要依據(jù)，所以說人事檔案的工作的管理規(guī)范能夠促進一個單位的工作效率提高，具體在以下幾個方面：

第一，規(guī)范性的管理工作對于人事材料的使用次數(shù)具有提高作用，行政事業(yè)單位的負責人事檔案的工作人員能夠在短時間之內(nèi)掌握本單位的人事資料，當有需要時候可以迅速找到相應的人事檔案資料；

第二，單位人事檔案的準確性和真實性離不開人事檔案的規(guī)范性管理工作，在人事檔案管理部門工作，相應的工作人員對于檔案進行合理化、科學化的管理，當本單位有人需要人事資料時候，負責該工作的工作人員能夠按照單位的流程快速地將資料找到。如此一來，不僅提高工作效率，還能減少人才的浪費，進而提高行政事業(yè)單位內(nèi)部的運行效率。

3.反應單位的發(fā)展狀況

隨著社會的進步與發(fā)展，當代的行政事業(yè)單位的人才流動的變化是一種普遍存在的現(xiàn)象，這也能夠反映出行政事業(yè)單位的發(fā)展變化水平，而單位的人事檔案就能夠清晰明了、全面詳細地反映出這種變化。一個單位在不同階段的發(fā)展以及單位的人員的崗位變化的過程都是能夠看出一個單位的發(fā)展狀況，所以說行政事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)范化、科學化的管理是對于單位的發(fā)展十分關鍵。對于行政事業(yè)單位能夠得到一個良好的發(fā)展狀況，首先做到對于儲備人才的招聘流程進行優(yōu)化，建立科學化的人才培養(yǎng)機制，其次就是需要本單位對于人事檔案管理工作加強規(guī)范管理，保證單位日常工作的順利進行，促進本單位進一步發(fā)展，在當?shù)厝瞬攀袌鰮屨純?yōu)勢地位[3]。

4.行政單位工作人員得到更新

行政事業(yè)單位的人才檔案管理工作是對于單位當中每一位工作人員從入職情況、日常工作質(zhì)量、崗位變遷、員工離職等方面進行一個詳細的記錄，這對于行政事業(yè)單位晉升人才、重用人才都是具有重要意義的，通過詳細的人事檔案資料選擇行政事業(yè)單位所需人才。而一個單位選擇人才儲備之后就需要對其進行崗前培訓等等，人員培訓可以根據(jù)人事檔案的資料的情況進行準確性的布置，將人才進行針對性的分類，根據(jù)人才發(fā)展的水平進行相對應的技術(shù)培訓，幫助人才盡快適應崗位，同時還能夠促進人才的進一步提升。最后，行政事業(yè)單位當中會有大量的崗位流動情況，人事檔案當中記錄著工作人員的工作情況以及培訓情況，單位可以根據(jù)當前的發(fā)展狀況進行人員的調(diào)配，對于工作效率高且工作的質(zhì)量優(yōu)異的人進行合理的獎勵，對工作績效較高的且從事工作中的工作品質(zhì)表現(xiàn)良好的人應實行經(jīng)濟合理有效的表彰獎勵，對其他工作業(yè)務能力表現(xiàn)一般較差的單位工作人員應實行有效及時系統(tǒng)的崗位業(yè)務培訓，幫助其工作效率得到提升，完善自己本身的不足，對于影響單位發(fā)展的落后分子進行及時的責罰，嚴重危害行政事業(yè)單位發(fā)展的人員進行清除工作。所以說，人事檔案的管理工作進行規(guī)范化布置，不僅僅能夠提高工作人員的綜合能力水平，還能夠促進單位能夠人才流動合理化[4]。

二、當前行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，科技研究水平不斷進步，社會對于各行各業(yè)的發(fā)展要求越來越嚴格。所以，作為行政事業(yè)單位需要與時俱進，跟隨社會的前進腳步，實現(xiàn)行政事業(yè)單位的崗位更新，順利轉(zhuǎn)型升級，行政事業(yè)單位當中的部門規(guī)劃需要與本身發(fā)展的實際需要相應和，作為單位中能夠提供員工基礎性信息的人事檔案管理部門，也是同樣需要與時代的要求接軌，將落后的管理模式進行更新，將管理中出現(xiàn)的煩瑣工作程序進行簡化，為行政事業(yè)單位的進一步發(fā)展提供基礎要求，但是在當前的行政事業(yè)單位中的人事檔案管理工作還是存在一些問題，這些問題影響到人事檔案管理的規(guī)范化和科學化，嚴重影響管理的穩(wěn)定提升[5]。

1.沒有認識到人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

雖然說近幾年我國的綜合國力有所提升，但是部分行政事業(yè)單位對于人事檔案的管理工作的重視程度還是不夠，對于一個單位的人事管理規(guī)范化工作存在誤解，部門負責人對于工作的意識程度不足，導致人事檔案被行政事業(yè)單位漠視化，而且對于人事檔案管理所投入的財力和人力均不足，管理工作的規(guī)范化和科學化得不到提升，人事檔案在關鍵時刻發(fā)揮不出真正的作用，影響到整個單位的內(nèi)部運行工作的展開。近幾年隨著我國各行各業(yè)的規(guī)模的擴大，行政事業(yè)單位的職能也是面臨的巨大的挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位所具有的社會型、服務型、效益型等等多方面都有所增加，單位面臨轉(zhuǎn)型，所以說人事檔案的管理工作也是需要提起重視程度，單位負責人加強對于管理工作規(guī)范化的重視程度，相關負責人制定出合理化的管理制度，對于檔案管理人員需要提高自身的服務意識，樹立正確的價值觀，同時為了激勵管理工作人員的積極性，單位負責人還可以制定出對于員工的合理化的激勵制度，進而從工作人員的自身增強意識。

2.檔案管理人員專業(yè)技能不足

由于行政事業(yè)單位對于人事檔案管理工作的不重視，從而影響到檔案管理工作人員的數(shù)量和業(yè)務培訓工作的展開，造成管理人員的工作經(jīng)驗缺乏，管理的工作能力水平也不高。由此可以看出，負責人事檔案的管理人員的專業(yè)技能有待提升的問題，在行政事業(yè)單位的工作人員基本上都是出于一種被動的工作狀態(tài)，被動地按照本單位的需要進行簡單的管理工作。同時，在日常的管理工作中，工作人員在行政事業(yè)單位的流動性較為頻繁，隨著社會的發(fā)展進步，對于從事人事檔案管理工作的人員提出更高的要求，行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化是今后的發(fā)展趨勢。但是，工作人員業(yè)務培訓工作不到位，未能對工作人員進行及時補充，專業(yè)性的管理得不到提高，行政事業(yè)單位在人員的管理工作和檔案管理方面凌亂，甚至比較混亂，管理工作的操作流程也不清晰，步驟繁雜，這些都是影響人事檔案管理工作的規(guī)范化的提升工作的展開[6]。

3.信息化建設投入不足

當代社會是信息化的發(fā)展模式，但是作為行政事業(yè)單位的人事檔案管理人員卻缺乏有關于信息科技的技能，無法將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)化成現(xiàn)代化的信息管理模式，管理人員還一味地使用傳統(tǒng)的操作方式，造成人事檔案管理的水平的落后化，行政單位的工作效率大大地降低。同時，管理人員也缺乏規(guī)范化意識，沒有真正地意識到人事管理信息數(shù)字化的便捷，固定的思維還是通過手動翻閱資料，查取自己所需要的資料，這樣不僅效率低下，同時還會對于人事資料造成一定的損壞。

4.管理方式過于傳統(tǒng)

在傳統(tǒng)的管理模式中，人事檔案管理存在著制度的約束，管理方式也比較落后，對于檔案的安全性也是造成了影響作用，這些都是影響到行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的提升。如果說行政事業(yè)單位的人事檔案管理的方式傳統(tǒng)，導致人事檔案在管理方面存在松散、保密性差等問題，就會影響到單位的內(nèi)部運行問題。

三、提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的方法

1.優(yōu)化管理機制

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，當代社會提倡的是法治社會，所以說應該加強人事檔案的法治建設，應該在本單位中建立具有法律效應的規(guī)章制度或者設立專門的法律部門管理人事檔案，這樣就可以保證行政事業(yè)單位有關于人事檔案的正常運行，一個運行正常的行政事業(yè)單位必須能夠?qū)⒏鱾€部門的智能劃分清晰，部門之間也需要加強部門之間的配合工作，這些都是能夠保證日常的正常運作，更好地為大眾進行服務。具體的優(yōu)化單位的管理機制從以下幾方面進行：

首先，相關負責人制定出人事檔案管理的規(guī)章制度，同時保證制度的順利實行，責任到人，工作到細節(jié)；其次，提高工作人員的工作意識，加強對于人事檔案管理規(guī)范的宣傳工作，強化法制教育，各崗位的工作人員明白自身的職責所在，保證人事檔案的安全性；再次，人事檔案管理至關重要，所以說管理需要落實到單位、領導、部門負責人、工作人員，設置適合激勵工作人員的獎勵機制，提高檔案管理的流程的規(guī)范性操作，保證在需要檔案時候能夠高效率地進行操作；最后，定時召開工作人員的培訓會，掌握罪行的信息管理技術(shù)，還可以召開技術(shù)交流會，提升工作人員的服務意識和服務技能。從更加高效、更是快速的監(jiān)督優(yōu)化行政事業(yè)單位的管理機制。

2.轉(zhuǎn)變管理思維

作為檔案管理的工作人員應該時刻記住，檔案管理規(guī)范化的最終目的是服務于人，這就要求檔案管理的負責人以及工作人員轉(zhuǎn)變自己的思維模式，將傳統(tǒng)的領導人從不過問的模式摒除，制定出一個部門實行細則，這樣工作人員在進行人事檔案查詢時候，操作或更加規(guī)范，操作更加專業(yè)。任何的增強意識都是需要落實到日常的工作當中。

第一，建立人事檔案管理系統(tǒng)，人事管理是一個復雜的部門，所以說需要建立總系統(tǒng)、分支系統(tǒng)、模塊部門、小模塊，每人都有自己的職責。同時，清楚自己本身的服務流程，這樣不僅僅方便人事資料的搜集工作的展開，同時人事資料也是具備比較高的安全性；

第二，建設聯(lián)動機制，眾所周知部門之間不可能沒有工作上的聯(lián)系，所以說需要加強各部門之間的聯(lián)系，將封閉的部門聯(lián)動起來，完善人事管理的制度。

3.加強隊伍建設

檔案的管理人員是一個單位的核心所在，這支隊伍的優(yōu)異程度會直接影響到人事檔案管理工作的規(guī)范化和科學化，所以行政事業(yè)單位需要對于從事人事檔案管理工作的人才的建設，加強自身的服務意識，加強自身的專業(yè)技能，在開始選拔人才時候，選擇專業(yè)化強的人才，在進入部門工作時候，需要及時進行工作培訓，樹立正確的價值觀，同時提高人事管理的技術(shù)，穩(wěn)定的提升行政事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化。

結(jié)語

綜上所述，隨著社會的不斷進步與發(fā)展，真正的信息化時代到來了，為了在日程工作中提升單位的人事檔案管理的規(guī)范化，作為從事這種職業(yè)的人員，需要樹立正確的三觀，樹立法律意識，加強技能提升的意識，建設具有現(xiàn)代化、信息化的人事管理制度，提升行政事業(yè)單位的規(guī)范化管理，最終提高單位的內(nèi)部運行效率。