淺談信息化背景下會計檔案管理工作創(chuàng)新

邵文君

（菏澤市退役軍人服務中心，山東 菏澤 274000）

會計檔案是國家和各單位的重要文件，它記錄和反映了單位的經濟運行和流動狀況，因此，會計檔案不僅可以用于對所有經濟活動進行調查，而且還可以用來檢驗財務上是否有違法違規(guī)行為。另一方面，政府在制定宏觀經濟政策和單位管理決策時，也會利用財務文件所提供的財務數據。由于現行的會計檔案管理存在著一些問題，需要相關人員進一步地探索解決問題，促進會計管理信息化發(fā)展。

一、會計檔案信息化概況

會計檔案是以電子方式產生、傳輸、存儲的各類會計資料，例如企業(yè)在記賬時所接收或產生的信息，以文字、圖表等形式記錄并反映單位經濟事項[1]。隨著經濟和科學技術的不斷發(fā)展，會計檔案信息化日益普及，為各單位的財務業(yè)務提供了有力保障。財政部和檔案管理部門對新檔案管理體系進行了修改，其中包括覆蓋、保管、轉移和銷毀。第一，把電子會計檔案納入會計檔案中，電子會計檔案包含：電子會計檔案的制作、傳輸、存儲。第二，只有在一定的情況下，才能將內部和外部收到的電子會計數據以電子格式存儲。第三，電子會計檔案、元數據、檔案格式必須與國家檔案管理的要求一致，并一并傳送。特殊形式的會計文件應當通過閱讀平臺進行傳送。第四，電子會計檔案的銷毀工作，必須由檔案管理人員、會計主管部門、信息系統(tǒng)人員共同負責。

二、會計檔案信息化的意義

1.提高管理和服務質量

將單位會計檔案工作信息化，將信息化時代下的所有信息都集中到電腦中，既可以減少辦公場所的使用，又可以大大提高工作人員的工作效率，方便工作人員查詢資料，而且可以在一定程度上減少文件遺失的現象，使得文件的傳送、復制等工作變得更加方便快捷。當前，工作人員面臨著海量的檔案資料，利用信息化的電腦系統(tǒng)進行檔案管理，有利于檔案管理工作的順利進行，是今后檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

2.順應時代發(fā)展需要

會計檔案管理是一項綜合性的檔案管理工作。雖然與國外相比存在很大差異，但由于信息化管理和文件管理的不斷整合，文件信息共享和數據保存的功能正在擴大，同時也得益于國內技術和數據的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位要把握好當前的發(fā)展契機，借鑒先進經驗，大力開展檔案信息化宣傳工作。

3.創(chuàng)新改革的重要途徑

在日常的會計管理工作中，傳統(tǒng)的會計核算方法已不能適應時代的要求。在改革步伐不斷加快的情況下，事業(yè)單位的會計檔案管理必須適應新技術、新發(fā)展的要求，通過改革創(chuàng)新，優(yōu)化途徑。

三、信息化會計檔案管理的重要性

1.為實現財務業(yè)務的自動化提供便利

隨著社會的發(fā)展，我國已經邁入了新網絡時代，計算機具有強大的信息處理功能，可以快速輸入、存儲、輸出、邏輯推理和判斷。電子會計檔案管理系統(tǒng)是數據收集、歸檔、編目、管理和刪除等功能集于一體的信息管理系統(tǒng)。電子政務是指建立功能系統(tǒng)，自動編制會計憑證、賬簿和報表，自動檢查會計資料和會計報表的存取情況，自動檢查核算文件的真實性、完整性、可靠性和分類，從而實現金融交易、分析、處理、收集、管理自動化，存儲和使用記賬文件資源。各部門應建立相應的會計制度，確保會計數據的準確、完整、有效，并能按照國家規(guī)定的要求，輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等文件、憑證、會計報表等，并設定辦理、審核等必要的審批手續(xù)，大大提高工作效率和工作質量。

2.有利于提高會計檔案管理水平

科學有效地管理會計檔案，使之符合企業(yè)的實際需求，是實現企業(yè)管理決策，實現高效率會計信息開發(fā)的前提，強化會計檔案管理，保障會計檔案的有效使用。通過對會計系統(tǒng)和其他操作系統(tǒng)的會計信息歸檔、存儲和使用，實現對文檔的集中管理、協(xié)調。進一步研究和利用電子會計信息，為單位提供更全面、最新的財務信息。此外，會計檔案信息化后，不但可以節(jié)省打印、傳遞、整理的成本，還可以降低人力、物力的消耗，同時還可以提高工作效率，便于員工管理，進而促進會計檔案的管理。

四、會計檔案信息化的主要特征

1.更廣泛的儲存

會計信息的使用，讓財務人員的工作量大大減少，不再需要人工進行統(tǒng)計，只需要輸入相應的數據，就可以快速生成財務報表，這樣不僅省事，也不會出現錯誤，效率也會大大提高?，F代會計檔案的覆蓋范圍比傳統(tǒng)檔案要廣得多，遠遠超出了傳統(tǒng)檔案管理的范圍。這不僅有利于事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且提高了會計檔案工作的質量和效率。

2.與檔案管理有關的條件比較苛刻

一般來說，在會計檔案管理中，采用信息化的會計核算，可以更快更精確地獲取資料，從而提高檔案管理效率，這是傳統(tǒng)會計信息管理無法實現的。但是，由于會計信息系統(tǒng)對檔案管理要求比較嚴格，必須科學地進行，才能保證檔案不被損壞，造成不必要的損失。當財務信息發(fā)生異常時，會自動對其進行安全防護或發(fā)出警告，從而使財務人員能及時發(fā)現并采取相應的對策，真正地提高財務信息的安全性。

3.特殊化特點

在信息化時代，所有的文件都是用電腦的硬盤或者其他的存儲設備來保存，所以，它的存儲方式非?？量?，必須保證它的存儲環(huán)境穩(wěn)定，如果環(huán)境改變，那么它所存儲的信息就會被破壞，甚至會導致所有的信息都被抹去，從而導致無法彌補的損失。在會計檔案信息化發(fā)展的大背景下，某些不法人員可能會利用信息技術對會計檔案進行篡改、盜用，因而必須保證會計檔案在更加科學、安全的網絡環(huán)境下運行，并采取切實有效的防范措施，以保證信息的安全性。另外，隨著會計檔案信息化，將徹底拋棄傳統(tǒng)的手工書寫，信息的統(tǒng)計與傳輸都是依靠電腦的智能化，可以大大地提升檔案管理效率。

五、財務檔案管理中存在的問題

1.事業(yè)單位對于信息化建設工作不夠重視

隨著信息化進程的加快，各企事業(yè)單位的會計檔案管理工作已基本完成，但在一些機關在信息化建設中，仍然存在一些問題，主要是在格式方面。很難從根本上采取切實可行的措施促進和應用會計檔案的有效管理，導致單位的會計檔案管理過時，與現代信息技術不兼容[2]。

2.行政單位管理機制不健全，權責不清

企業(yè)財務檔案管理分為兩部分。第一部分為財務部分、第二部分為企業(yè)的檔案管理部門，一般以紙質形式保存。由于缺乏有效的文件管理系統(tǒng)，導致各部門職責不一致，文件管理無法及時查閱、歸還，這嚴重影響文件的安全性和完整性。

3.管理方式落后，檔案質量不高

目前，大多數會計人員都具有一定的專業(yè)會計經驗，但缺乏相應的檔案管理知識。有些公司沒有專用的檔案室，往往將檔案存放在辦公室內，無法滿足檔案保管的需要，有些甚至因為保管不當而遺失，從而影響檔案管理工作的質量。

4.檔案管理方法陳舊

許多會計檔案管理工作仍處于紙面上，缺乏專門的檔案管理軟件，也沒有建立電子檔案管理系統(tǒng)。為了收集財務資料，一般都是用打印機打印出來的。在檔案歸檔、檢索等工作中，常用Excel，Word。打印紙質材料不僅給會計管理工作帶來負擔，而且占用了大量空間。文件的處理和歸檔不及時，將對后續(xù)查詢和歸檔質量產生重大影響。

5.文件的處理延遲導致資源浪費

按照有關會計檔案的管理辦法，會計檔案保存年限，對其進行及時的銷毀。但有些管理者為了避免將其銷毀，往往會將其長期保存，這在某種程度上造成了資源的浪費。有的檔案管理員缺乏專業(yè)知識，無法按有關程序進行銷毀，浪費了很多人力和財力。

六、加強會計檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

1.必須加強了解會計檔案信息化管理工作的作用

隨著信息技術的發(fā)展，各單位都提出了更加嚴格的要求，要求相關部門在工作過程中加強和創(chuàng)新會計檔案管理新方法，積極探索新的管理方法，并將其全面引入會計部門使用的信息檔案管理系統(tǒng)中。領導要帶頭加強對財務工作的領導，提高會計檔案信息化管理的重要性，確保會計檔案與其他檔案一樣嚴格管理[3]。此外，與會計檔案密切相關的會計人員和檔案人員應樹立新工作理念，提高財務檔案工作科學性，促進其健康發(fā)展。

2.對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革

在傳統(tǒng)會計檔案管理中，檔案管理主要是對紙質資料、錄音、圖片等進行管理，這些都是手工操作，工作量比較大，而且搜集的過程也比較復雜，一旦出現大量資料，檔案工作人員若不能將其提取出來進行歸檔，將會對檔案管理工作產生很大的影響。在信息化時代，會計檔案信息的處理、分析等工作已經被電腦取代，可以實現對會計檔案的整理、分類，從而實現對會計檔案的信息化處理，為企業(yè)會計檔案管理注入新活力。

3.優(yōu)化檔案內部設備，提高財務檔案綜合管理的整體力量

首先，在檔案管理過程中，可以添加適當的硬件和軟件，建立可靠、完整的會計信息網絡，使用戶無須外出訪問檔案數據即可體驗信息服務。其次，會計人員在選擇會計電算化軟件時，應從功能軟件入手，同時要大力完善和創(chuàng)新會計檔案管理的相關制度[4]。最后，在日常工作中，要加強對系統(tǒng)的安全保護，保證系統(tǒng)的安全，防止財務資料泄露等。

4.會計檔案標準化管理

在當前階段，必須強化系統(tǒng)的維護意識，確立正確的管理思想。對于單位的財務部門來說，在進行會計檔案管理工作時，要按照規(guī)范的方式，加強會計檔案的完整性。首先，為避免會計憑證不完整，有關會計憑證的管理者必須從每月的賬單數量著手，將其有效地組織起來，編制成手冊。其次，會計人員一般負責編制報表，相關的員工負責將這些資料裝訂好，并由財務主管統(tǒng)一保管。對于已經存放在檔案館里的財務文件，任何人無權打開。

5.建立和完善會計檔案的管理體系

建立有效的會計檔案管理制度是會計檔案有效性的重要保證。完善檔案管理制度、安全制度、崗位責任制、監(jiān)督制度等。查閱流程和要求避免盲目性，避免會計檔案管理中內容的重疊或重復。一方面，應通過對用戶的監(jiān)控，按照文件保密原則，使用關鍵技術和用戶識別方法，以加密形式保存文件。一方面要落實責任追究和管理機制，賦予檔案管理人員不同的管理權責，確保檔案管理的規(guī)范化和安全性

6.加強會計信息系統(tǒng)的安全管理

會計檔案是衡量會計信息準確性、可靠性、安全性的重要指標，是會計人員必須具備的重要素質。因為會計檔案主要是對反映經濟活動質量變動的財政收支進行記載和描寫，所以所需要的資料是相當精確的。各級財政部門要強化會計檔案的管理，建立健全的檔案收集、處理、保管、使用、鑒定等管理體系，并制定完善的檔案保管辦法和措施，以保證會計檔案的安全。信息化會計檔案的管理有賴于信息化、網絡化。在構建電子會計檔案的過程中，要保證會計檔案的安全。采取有效的防范措施，避免電子財務文件造假。另外，建立電子會計檔案備份體系，對于應對自然災害、事故、人為損害等造成的損失具有重要意義。

7.建立風險評估體系

在會計檔案管理中，要建立風險評價體系，這是因為許多資料都是機密，所以要利用相關機制來避免信息泄露引起不必要的麻煩。企業(yè)可以借鑒銀行的管理經驗，授權會計檔案管理人員權利，通過對檔案的管理，實現對檔案的實時監(jiān)控，確保會計檔案的安全。為避免被外人隨意闖入，還可以設置防火報警系統(tǒng)，確保檔案庫的正常運行。另外，要做好對會計檔案的備份，避免出現數據丟失的情況，將有關資料存儲到硬盤中，確保財務檔案的完整性。

8.提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在信息化的大環(huán)境下，信息化會計檔案管理工作對工作人員的要求越來越高。可以從大學生中選拔和選擇適應會計檔案信息化管理的復合型人才，可以通過兩種途徑來提高會計檔案信息化管理[5]。一方面，加強對單位會計檔案管理人員的培訓，注重在信息化環(huán)境下培養(yǎng)會計檔案管理人才，促進單位全面提升會計檔案管理工作的實效性。另外，在加強管理人才專業(yè)素質的同時，也要注重對其相關法律法規(guī)和職業(yè)道德的培訓。

結語

隨著科技的發(fā)展，我國經濟社會已全面步入信息化時代，會計檔案信息化管理，對檔案管理人員與使用者都起著舉足輕重的作用，而隨著單位工作量的不斷增長，對人才的需求也越來越大。隨著事業(yè)單位信息化建設的不斷深入，會計檔案工作也將越來越具有現代化、標準化的趨勢，因而，要大力推進我國會計檔案工作，以適應日益增長的需求。為了使檔案管理工作更好地適應事業(yè)單位、社會市場的發(fā)展，必須要有健全的管理制度，保證其安全、高效地使用。