醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的價值與必要性分析

付曉雷

（凌源市中心醫(yī)院，遼寧 凌源 122500）

引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要的信息資源，真實、客觀地記錄了醫(yī)院的運營情況、醫(yī)療服務(wù)狀況，是醫(yī)院進(jìn)行科學(xué)決策、組織醫(yī)療科研、優(yōu)化配置醫(yī)療資源的重要信息支撐。醫(yī)院的檔案不僅僅包括在行政管理中形成的各類文件、文書，還包括在醫(yī)學(xué)、教研、科研等各個工作領(lǐng)域中以紙質(zhì)、影像、聲音等介質(zhì)存儲的大量的專業(yè)檔案，此外還包括醫(yī)院基本的工程建設(shè)檔案、人事資料檔案、醫(yī)保檔案以及醫(yī)療設(shè)備檔案等等[1]。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)，尤其是診療服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)的融合程度不斷加深，這就對醫(yī)院的檔案管理提出了更高的要求，檔案管理要更好地為醫(yī)院運營發(fā)展服務(wù)，就必須要適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的價值

1.提升檔案管理的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理，檔案的收集、整理、裝訂以及歸檔等各項工作大部分都是依靠人工完成的。在信息時代，檔案資料的數(shù)量與日俱增，對檔案管理的效率和質(zhì)量都提出了更高的要求。加快進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，能夠優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理的流程，依托于信息化的檔案管理系統(tǒng)、平臺，能夠使檔案收集、整理的渠道和方法得到創(chuàng)新，解放了人力資源，大大緩解了檔案管理人員的工作壓力，與此同時也極大地提高了檔案信息資料收集的效率和準(zhǔn)確性[2]。與此同時通過檔案信息化建設(shè)，能夠使紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案更加易于保存和查詢，能夠有效提升醫(yī)院檔案資料的應(yīng)用價值。

2.節(jié)約檔案管理成本

實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，還能夠有效地節(jié)約檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是以紙質(zhì)檔案為主，由于醫(yī)院的檔案具有一定的專業(yè)性，尤其是一些醫(yī)學(xué)影像檔案，比如CT檔案等，都需要進(jìn)行非常精細(xì)化的保管和處理，并且醫(yī)院這一類的檔案資料的數(shù)量是十分龐大的，需要建立專門的檔案庫來進(jìn)行存儲。而為了保證紙質(zhì)檔案的安全性，避免在長期保管的過程中發(fā)生霉變或者是蟲蛀，在檔案庫中還需要配置專門的防塵除潮、通風(fēng)以及除蟲設(shè)備等等，每年的保管和維護(hù)費用就是一筆不小的支出[3]。此外，對于一些重要的紙質(zhì)檔案資料，在進(jìn)行查閱時不方便進(jìn)行原件的調(diào)取，還需要進(jìn)行復(fù)印，對紙張資源也是一種浪費。而通過檔案信息化建設(shè)，則可以直接利用線上的檔案管理平臺，借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)實現(xiàn)海量的線上存儲，尤其是對于影音影像這一類的醫(yī)療檔案資料，可以實現(xiàn)更好地保存和處理，減少一定的成本支出。

3.提高檔案服務(wù)質(zhì)量

加快進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，還能夠有效提升檔案服務(wù)質(zhì)量。對于任何一個單位來說，進(jìn)行檔案管理的最終目的實現(xiàn)對檔案信息資源的價值開發(fā)和利用。但是就以往的檔案管理工作來看，由于缺乏信息技術(shù)的支撐，檔案管理主要還是以收集和保存為主，在檔案信息服務(wù)方面有所缺失。而通過建立醫(yī)療信息化檔案，醫(yī)院各科室、各部門在為患者提供診療服務(wù)的過程中，就可以根據(jù)自身的權(quán)限和實際需求通過關(guān)鍵詞或者是目錄檢索的方式在檔案信息資料庫中查詢所需要的信息，能夠極大地提升檔案傳遞和使用的效率，真正使檔案能夠為診療提供服務(wù)，進(jìn)而為醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的提升奠定重要基礎(chǔ)。

4.推進(jìn)醫(yī)院整體現(xiàn)代化水平

隨著醫(yī)院改革和轉(zhuǎn)型工作的深入開展，越來越重視自身經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)代化水平的提升。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院各類檔案信息資料的數(shù)量與日俱增，加快實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，對于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)模式的創(chuàng)新、現(xiàn)代化管理水平的提升都有著非常重要的價值和意義[4]。醫(yī)院通過對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、資源配置提供強有力的支撐，同時也為醫(yī)院不斷朝著智慧化、數(shù)字化方向發(fā)展奠定了重要基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要性

1.時代發(fā)展的需求

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)是適應(yīng)信息時代發(fā)展的必然要求。在新一代移動通信技術(shù)的支持下，我們迎來了信息爆炸的時代。在這個時代人們需要在海量的信息當(dāng)中精準(zhǔn)的獲取那些有價值、有針對性且具有較強時效性的信息，并且對于信息資源共享的需求也十分強烈。這就對醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了一定的挑戰(zhàn)，在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的過程中，不能再用傳統(tǒng)的管理理念、管理方法去籠統(tǒng)的進(jìn)行檔案資料的整理和收集，而是要從信息服務(wù)的角度入手，提升醫(yī)院檔案的信息化管理水平和服務(wù)質(zhì)量，利用數(shù)字化以及智能化方式來對檔案信息資料進(jìn)行科學(xué)分類，并且提供智能化檢索服務(wù)[5]，從而切實提升醫(yī)院檔案信息資料的利用率，滿足醫(yī)院各科室、各部門對精準(zhǔn)化信息服務(wù)的需求。

2.醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需求

醫(yī)院檔案信息化管理的實現(xiàn)一定程度上可以推動醫(yī)院整體的數(shù)字化建設(shè)，醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，能夠培育高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才，為醫(yī)院的后續(xù)發(fā)展形成重要的人力資源儲備。除此之外，依托于信息化檔案，可以為醫(yī)院臨床醫(yī)療、學(xué)科建設(shè)以及科研等各項工作的開展提供必要的信息支撐。就比如病歷檔案，病歷檔案是患者診療全過程的完整記錄，在病理檔案當(dāng)中既包括患者的就醫(yī)情況又包括后續(xù)的診療措施、康復(fù)狀況等等，是進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)非常重要的案例依據(jù)[6]。通過檔案資料的信息化管理，在進(jìn)行相關(guān)的項目研究時，能夠直接通過信息資源的共享縮短調(diào)研周期，提升工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的健康與可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)日益成為醫(yī)院未來適應(yīng)社會發(fā)展的重要手段。

3.醫(yī)院檔案管理水平提升的需求

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，除去時代需求和醫(yī)院發(fā)展需求這樣宏觀層面的必要性之外，就檔案管理工作本身而言，也是提升醫(yī)院檔案管理水平的必然要求。當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為衡量醫(yī)院各項工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，信息技術(shù)已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要工具，醫(yī)院的經(jīng)營管理和服務(wù)模式也在發(fā)生深刻的變化。在這樣的背景下，醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)全方位的信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然[7]。就當(dāng)前的實際情況來看，不少醫(yī)院，尤其是基層醫(yī)院，其檔案管理的信息化水平普遍偏低，管理理念、管理方法也比較滯后，缺乏科學(xué)有效的信息化管理制度，且存在一定的人才短板，這些都阻礙了醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展?；诖吮仨氁钊胪七M(jìn)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，從理念、方法、制度、人才等各個角度入手提升檔案管理的信息化水平。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的原則

1.規(guī)范性原則

醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中需要遵循一定的原則。首先就是規(guī)范性原則。醫(yī)院要制定和實施專門的檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，與以往的檔案管理規(guī)范不同的是，要著重重塑檔案信息化管理的流程標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行醫(yī)院檔案收集和整理時，要遵循統(tǒng)一的格式、公文規(guī)范，尤其是在進(jìn)行電子文件傳遞時，所采用的文件格式、字體、壓縮大小、上傳路徑等都要進(jìn)行統(tǒng)一。另外針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，也要嚴(yán)格相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，做好有序轉(zhuǎn)化，避免電子檔案內(nèi)容的重復(fù)性。

2.安全性原則

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的根本目的是提升檔案服務(wù)效率和服務(wù)能力，促進(jìn)診療服務(wù)水平提升，最終惠及廣大患者，為其提供優(yōu)質(zhì)的診療服務(wù)。由于醫(yī)院檔案存在一定的特殊性與敏感性，尤其是病歷檔案，會涉及患者的個人隱私，因此醫(yī)院承擔(dān)著保障信息安全的重大責(zé)任和風(fēng)險。伴隨著數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境存在較大的安全隱患，醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要注意加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，投入必要的資金進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的引進(jìn)與研究，確保醫(yī)療檔案信息安全。

3.效益性原則

醫(yī)院要根據(jù)自身的檔案資源基礎(chǔ)，包括現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、電子檔案存量以及相關(guān)的信息化設(shè)備設(shè)施等，按照實際情況來明確自身進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的需求。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案信息資源的利用率、重要程度來進(jìn)行檔案資源的等級劃分，對重要且利用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行信息化、數(shù)字化建設(shè)，確保其能產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，實現(xiàn)對有限人力、物力、財力資源的優(yōu)化配置。

4.一體化原則

醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中要遵循一體化的建設(shè)原則。首先，文檔一體化，也就是要將檔案信息化與辦公信息化、自動化進(jìn)行有機結(jié)合，檔案管理信息系統(tǒng)要并入到醫(yī)院的辦公平臺之中，設(shè)立單獨的系統(tǒng)接口，這樣醫(yī)院各科室、各部門在可以更加方便地進(jìn)行電子文檔的傳遞。其次，電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，要逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的有序轉(zhuǎn)化，但是需要注意的是，電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案，兩者必須要一同歸檔、同一管理[8]。

5.前瞻性原則

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)還要遵循前瞻性的原則。醫(yī)院要將目光放長遠(yuǎn)，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化的檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)對檔案信息、數(shù)據(jù)的合理配置和開發(fā)利用。在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)時，需要分階段、分層次、分步驟地進(jìn)行，每一步都要做到科學(xué)論證，結(jié)合醫(yī)療大數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢和信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的特點，制定完善的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

四、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中需要注意的問題

1.制度問題

醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，首先要解決的就是制度問題。沒有規(guī)矩不成方圓，只有加快建立健全檔案信息化管理的制度體系，才能為促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提升。一是醫(yī)院要制定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息化收集、整理、傳遞的各項標(biāo)準(zhǔn)，編制相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)。二是要建立醫(yī)院檔案信息化管理的責(zé)任制度，明確信息化管理崗位及人員的職責(zé)范疇，做好檔案管理的部門協(xié)調(diào)工作，一旦出現(xiàn)檔案信息失真、不完整等的質(zhì)量問題，進(jìn)行嚴(yán)肅的責(zé)任追究。三是建立檔案信息化管理的安全保障機制。針對醫(yī)院不同的部門科室，要進(jìn)行相應(yīng)檔案信息系統(tǒng)訪問權(quán)限的設(shè)定，制定網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法，加強檔案信息安全防護(hù)。

2.平臺問題

醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的主要目的是提升醫(yī)院的綜合實力與現(xiàn)代化發(fā)展水平，醫(yī)院要著力解決檔案信息化建設(shè)中的平臺問題，注重完善局域網(wǎng)絡(luò)平臺，提升軟硬件實力，實現(xiàn)資源共享。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)的過程中，要注重臨床，面向管理，提升檔案信息化服務(wù)的深度和廣度。醫(yī)院可以建立高標(biāo)準(zhǔn)的電子閱覽室，按權(quán)限分級進(jìn)行檔案資料的查詢。此外，醫(yī)院針對醫(yī)師、管理、后勤等不同專業(yè)的人員，可以開發(fā)適應(yīng)其工作需求的實用軟件，為其提供更加便利化的服務(wù)。

3.人才問題

醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中大多面臨著人才短板。新時期的醫(yī)院檔案管理工作對檔案管理人員提出了更高的要求，既要熟悉檔案管理的專業(yè)知識和流程，同時又要熟練操作有關(guān)的軟硬件系統(tǒng)，具備較高的信息素養(yǎng)。但是就當(dāng)前的實際情況來看，很多醫(yī)院的檔案管理人員是辦公室行政人員兼任，能力素質(zhì)參差不齊?；诖酸t(yī)院要更加重視建立和完善檔案管理的信息化組織，加大人才培養(yǎng)的力度。首先，醫(yī)院要優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理人才結(jié)構(gòu)，針對檔案信息化建設(shè)成立專門的管理機構(gòu)，并且優(yōu)選出領(lǐng)導(dǎo)班子，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的信息化工作推進(jìn)。其次，在成立專門工作機構(gòu)的基礎(chǔ)上，為保證各部門各科室檔案信息化管理的協(xié)調(diào)性，還要在各科室、部門設(shè)立專職的檔案管理信息員，負(fù)責(zé)進(jìn)行本部門的檔案信息化收集、整理，確保專人專崗。最后，要求醫(yī)院要做好針對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加大培訓(xùn)投入，通過定期集訓(xùn)或者輪訓(xùn)的方式，組織專題培訓(xùn)，提升醫(yī)院檔案管理人員的信息化水平，并配合一定的績效激勵機制來調(diào)動檔案管理人員的積極性。

結(jié)語

綜上，醫(yī)院在進(jìn)行現(xiàn)代化發(fā)展改革的過程中，要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的價值與必要性，將檔案信息化建設(shè)看作是智慧醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，加快推動醫(yī)院檔案信息化綜合管理的變革與創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院的又好又快發(fā)展。