高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作探究

牛文娟 福建省晉江市紫峰中學(xué)

高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作的內(nèi)容可分為學(xué)業(yè)發(fā)展類、生活發(fā)展類、身心發(fā)展類，具有行政作用、評價作用、激勵作用和指導(dǎo)作用。高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作存在缺少負(fù)責(zé)檔案管理的專門機構(gòu)、管理者難以應(yīng)對工作量巨大的檔案管理工作、高中學(xué)生發(fā)展檔案的作用發(fā)揮不夠理想等問題。通過建立高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中心、高中學(xué)生發(fā)展電子檔案、高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)制度，加強高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作，是高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)制度實施的必然要求。

高中學(xué)生需要對高考的部分科目進行自主選擇來決定高考考試科目。這就要求學(xué)校在辦學(xué)實踐的過程中必須建立高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)制度，為高中學(xué)生提供全面指導(dǎo)，幫助學(xué)生明確并選擇適合自己的發(fā)展方向。學(xué)生發(fā)展檔案的管理和使用是學(xué)校生存發(fā)展中為適應(yīng)學(xué)生個性化發(fā)展而采取的重要舉措。本文旨在總結(jié)高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作中的經(jīng)驗，通過分析高中學(xué)生發(fā)展檔案管理中存在的問題，尋求高中學(xué)生發(fā)展檔案管理的有效策略，使其更好地服務(wù)于高中學(xué)生和學(xué)校的發(fā)展。

高中學(xué)生發(fā)展檔案的內(nèi)容

與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案相比，高中學(xué)生發(fā)展檔案的內(nèi)容更全面系統(tǒng)，反映了學(xué)生發(fā)展過程中各個方面的真實情況，有利于更加全面地了解學(xué)生的發(fā)展面貌，從而對學(xué)生開展有針對性的發(fā)展指導(dǎo)。高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)主要包括自我認(rèn)知指導(dǎo)、社會理解指導(dǎo)、學(xué)業(yè)發(fā)展指導(dǎo)、健康生活指導(dǎo)和生涯規(guī)劃指導(dǎo)等內(nèi)容。根據(jù)學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)所涉及的內(nèi)容，高中學(xué)生發(fā)展檔案大致可以分為以下三大類。

學(xué)業(yè)發(fā)展類

學(xué)業(yè)發(fā)展類檔案能夠為自我認(rèn)知指導(dǎo)、學(xué)業(yè)發(fā)展指導(dǎo)和生涯規(guī)劃指導(dǎo)提供參考，是高中學(xué)生發(fā)展檔案的核心內(nèi)容。主要包括：（1）中考成績單、初中階段的學(xué)生登記表、畢業(yè)登記表等材料；（2）學(xué)籍卡、必修課程成績表、選擇性必修課程成績表、校本選修課程的成績表、學(xué)業(yè)水平考試成績單、學(xué)分認(rèn)定表等材料；（3）研究性學(xué)習(xí)課題研究或項目設(shè)計的開題報告、中期報告、結(jié)題報告、研究心得等過程性材料；（4）學(xué)科競賽獲獎證書；（5）公開發(fā)表的文學(xué)、藝術(shù)作品。

生活發(fā)展類

生活發(fā)展類檔案能夠為社會理解指導(dǎo)、健康生活指導(dǎo)和生涯規(guī)劃指導(dǎo)提供參考，是高中學(xué)生發(fā)展檔案的重要內(nèi)容。主要包括：（1）家庭信息登記表、家長評價表、家訪記錄表、貧困幫扶記錄表；（2）出勤情況登記表；（3）志愿服務(wù)情況登記表、社會實踐情況登記表、參加活動的心得體會、活動照片等材料；（4）值日情況記錄表、勞動情況記錄表；（5）學(xué)生干部登記表；（6）參與社團活動的材料；（7）入團申請書、入團志愿書等團員材料；（8）誠信考試承諾書、假期安全承諾書、手機管理承諾書等材料；（9）文明學(xué)生、三好學(xué)生、優(yōu)秀志愿者、優(yōu)秀學(xué)生干部等榮譽證書；（10）違紀(jì)處分決定；（11）綜合素質(zhì)評價報告。

身心發(fā)展類

身心發(fā)展類檔案能夠為自我認(rèn)知指導(dǎo)、健康生活指導(dǎo)和生涯規(guī)劃指導(dǎo)提供參考，是高中學(xué)生發(fā)展檔案的輔助內(nèi)容。主要包括：（1）初中階段的體質(zhì)健康表和體格檢查表；（2）每學(xué)期的體質(zhì)健康表和體格檢查表；（3）每學(xué)期的心理測評分析報告；（4）職業(yè)傾向測評報告。

高中學(xué)生發(fā)展檔案的作用

高中學(xué)生發(fā)展檔案真實完整地記錄了學(xué)生在高中階段的發(fā)展情況，這種原始記錄具有獨特、不可替代的作用，在高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中發(fā)揮了重要作用，主要有以下四個方面。

行政作用

立德樹人是教育的根本任務(wù)，也是學(xué)校發(fā)展的必要條件。高中學(xué)生發(fā)展檔案展現(xiàn)了學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，在一定程度上反映了學(xué)校在立德樹人方面的辦學(xué)質(zhì)量。對學(xué)生發(fā)展檔案的內(nèi)容進行分析，既可以總結(jié)學(xué)校成功的辦學(xué)經(jīng)驗，也能發(fā)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)及管理中存在的問題和不足。因此，高中學(xué)生發(fā)展檔案可以為學(xué)校的科學(xué)發(fā)展提供決策參考，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能鑒往知來，進而作出符合本校校情的正確決策。

評價作用

高中學(xué)生綜合素質(zhì)評價是高考招生錄取的重要參考依據(jù)。高中學(xué)生綜合素質(zhì)評價的內(nèi)容包括思想品德、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)及社會實踐等五個方面。不同的高中學(xué)生由于家庭成長環(huán)境不同，其人生經(jīng)歷和心理狀態(tài)以及價值觀等也截然不同，因此高中學(xué)生發(fā)展檔案存在個性化差異。完整齊全的學(xué)生發(fā)展檔案真實地記錄了學(xué)生全面發(fā)展的情況以及學(xué)生的個性與特長，有助于更加客觀、真實地對學(xué)生的綜合素質(zhì)進行評價。通過對學(xué)生在高中階段不同學(xué)期綜合表現(xiàn)的考察，能夠及時關(guān)注學(xué)生取得的進步以及面臨的不足，從而公正地對學(xué)生并作出評價。

激勵作用

高中學(xué)生發(fā)展檔案的建立使學(xué)生能更加清晰地認(rèn)識自己的發(fā)展情況，有助于學(xué)生階段性反思自己發(fā)展過程中的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，更加清晰地認(rèn)識自我、發(fā)現(xiàn)自我，進而強化自我反省的能力，進一步明確自己的發(fā)展目標(biāo)。學(xué)生也能從同學(xué)的發(fā)展情況中發(fā)現(xiàn)別人的長處，在對比自己優(yōu)勢的同時找到與其他同學(xué)之間的差距。這在潛移默化中增強了學(xué)生的自我管理意識，激發(fā)了學(xué)生積極上進的動力，在一定程度上豐富了學(xué)生的發(fā)展檔案。教師在開展教學(xué)管理的過程中，通過高中學(xué)生發(fā)展檔案也能對學(xué)生形成綜合全面的認(rèn)識，能及時引導(dǎo)學(xué)生發(fā)現(xiàn)自身的長處與不足，盡快幫助學(xué)生改正缺點和發(fā)揮優(yōu)點，使學(xué)生無論在學(xué)習(xí)還是生活中都能準(zhǔn)確認(rèn)識自己，提高自我學(xué)習(xí)的能力，挖掘自身的潛力，從而增強自信并實現(xiàn)個人價值。

指導(dǎo)作用

要保障學(xué)生發(fā)展的自主性，離不開教師的科學(xué)指導(dǎo)。高中學(xué)生發(fā)展檔案能夠幫助教師更全面地了解學(xué)生各方面的情況，從而作出更加符合學(xué)生個體發(fā)展的具體指導(dǎo)。例如，教師可以從中全面了解學(xué)生的學(xué)習(xí)能力發(fā)展、心理變化、價值觀動態(tài)、職業(yè)傾向等，全面了解學(xué)生的個性化信息，從而優(yōu)化學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)的機制，更好地為學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃和選科選考服務(wù)。教師要在分析高中學(xué)生發(fā)展檔案的基礎(chǔ)上幫助學(xué)生制訂發(fā)展規(guī)劃，要充分尊重學(xué)生的人格、需要和選擇，和學(xué)生平等對話，給學(xué)生充分的自主權(quán)，這樣才能真正發(fā)揮高中學(xué)生發(fā)展檔案的價值。

高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作中存在的問題

高中學(xué)生發(fā)展檔案的重要性不言而喻，然而在實際管理工作中，仍存在不少問題，主要包括以下三個方面。

缺少負(fù)責(zé)高中學(xué)生發(fā)展檔案管理的專門機構(gòu)

部分學(xué)校囿于傳統(tǒng)的行政部門職責(zé)分工，學(xué)生的檔案材料往往按照職責(zé)分工的對口處室進行歸檔，欠缺統(tǒng)一整理歸檔與提供利用服務(wù)的專門檔案機構(gòu)。例如，與教學(xué)有關(guān)的檔案由教務(wù)處管理，而與德育有關(guān)的檔案由政教處管理。各行政部門對自身管理職責(zé)范圍內(nèi)的學(xué)生檔案的管理看似合理，但缺少監(jiān)督，存在“閉門造車”的風(fēng)險。例如，有的學(xué)校的教務(wù)管理部門只有學(xué)生的學(xué)業(yè)成績檔案，但是沒有綜合素質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展情況的記錄不齊全。多個部門涉及檔案管理，容易導(dǎo)致檔案材料重復(fù)收集，卻無法齊全完整地收集檔案材料，這樣不但降低了各處室的工作效率，而且不利于檔案作用的有效發(fā)揮。

管理者難以應(yīng)對工作量巨大的檔案管理工作

學(xué)生發(fā)展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索與利用等工作內(nèi)容繁雜，再加上學(xué)校學(xué)生人數(shù)眾多，學(xué)生發(fā)展檔案管理的工作量極其龐大。然而學(xué)校大都盡可能地先保證教學(xué)人員充足，對檔案管理等教學(xué)輔助人員的招聘不夠重視，導(dǎo)致檔案工作人員嚴(yán)重不足。檔案材料的收集一般只能由班主任負(fù)責(zé)，并自下而上，從班級匯總到年級，最后由各年級歸檔至學(xué)校。班主任及年級管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，無法準(zhǔn)確地做好檔案的收集與整理工作。學(xué)校檔案工作人員人手不足，學(xué)校管理部門又無暇對學(xué)生發(fā)展檔案管理的全過程進行監(jiān)控，尤其是無法對全部學(xué)生的檔案材料質(zhì)量進行把控，容易造成材料不完整、歸檔不及時、材料失真等現(xiàn)象發(fā)生。

高中學(xué)生發(fā)展檔案的作用發(fā)揮不夠理想

受到傳統(tǒng)辦學(xué)觀念的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生發(fā)展檔案的管理工作不夠重視。學(xué)校的關(guān)注點往往放在高考成績和升學(xué)率兩個方面，只重視學(xué)生成績檔案的分析和利用，對學(xué)生的發(fā)展指導(dǎo)也以提高升學(xué)率為目標(biāo)，而不是以學(xué)生的個性發(fā)展為目標(biāo)。這種做法忽視了學(xué)生綜合素質(zhì)的提高，對學(xué)生的長遠(yuǎn)發(fā)展十分不利。學(xué)校管理層對學(xué)生發(fā)展檔案的作用認(rèn)識不足，更加無法及時準(zhǔn)確地指導(dǎo)一線教師利用學(xué)生發(fā)展檔案。班主任和各科教師在指導(dǎo)學(xué)生發(fā)展的過程中，缺少利用檔案的思維，更多的是憑著自己的管理經(jīng)驗以及對學(xué)生的局部印象開展指導(dǎo)，嚴(yán)重影響了學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)的實際效果。

加強高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作的對策

提升高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作的效率，發(fā)揮高中學(xué)生發(fā)展檔案作用的主要對策包括以下三個方面。

建立高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中心

根據(jù)高中生身心發(fā)展的特點，嘗試建構(gòu)相對應(yīng)的學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)內(nèi)容體系，對推動當(dāng)前教育改革有重要的理論意義和實踐價值。要整合相關(guān)部門與學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)有關(guān)的職能，統(tǒng)籌安排人力、物力資源，因地制宜地建立高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中心，提升高中學(xué)生發(fā)展檔案管理效率。高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中心與學(xué)校其他部門并列，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)兼職擔(dān)任主任，并設(shè)檔案室。涉及的檔案管理內(nèi)容主要包括教務(wù)處的學(xué)籍信息管理和選課管理相關(guān)檔案、政教處的綜合素質(zhì)評價和綜合實踐活動管理相關(guān)檔案、心理發(fā)展中心產(chǎn)生的檔案、教科室的研究性學(xué)習(xí)管理檔案、團委會的學(xué)生志愿服務(wù)管理檔案等。校級領(lǐng)導(dǎo)兼職擔(dān)任主任能夠體現(xiàn)學(xué)校對高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)工作的重視，有利于學(xué)校及時更新觀念，促進學(xué)生發(fā)展，提升高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作的效率。另外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作人員的重視，充分發(fā)揮并調(diào)動檔案工作人員的積極性。在高中學(xué)生發(fā)展檔案管理中，檔案工作人員要充分利用自身的專業(yè)優(yōu)勢，對參與高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的工作人員進行指導(dǎo)與檢查。當(dāng)然，高中學(xué)生發(fā)展中心的職能不僅僅是對學(xué)生發(fā)展檔案進行管理，還包括開展學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)工作。將學(xué)生的發(fā)展檔案管理和學(xué)生的發(fā)展指導(dǎo)工作全部歸于學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中心，能夠有效提高學(xué)生檔案的利用率，發(fā)揮學(xué)生發(fā)展檔案的作用，提升學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)工作的有效性。

建立高中學(xué)生發(fā)展電子檔案

基于信息化手段建立電子檔案管理平臺，有利于檔案材料的收集管理和檔案信息的分析。學(xué)校實行高中學(xué)生發(fā)展紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套制并行，一方面保存原始的檔案資料以備考察，另一方面建立電子檔案以便利用。大部分初始材料由學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)上傳，班主任審核后，將審核通過的紙質(zhì)檔案上交檔案室。學(xué)校日常管理的過程性材料可用信息化系統(tǒng)生成的原始材料，直接與電子檔案管理平臺對接。例如，心理測評、職業(yè)傾向測評、志愿服務(wù)登記、研究性學(xué)習(xí)申報等均可采用信息化系統(tǒng)完成。采用電子檔案的形式，使學(xué)生發(fā)展檔案管理的工作量大大減少，能夠有效減輕檔案管理的壓力，提升學(xué)生發(fā)展檔案管理的效率。此外，電子檔案管理能更加高效地對檔案進行歸納、分析和查找，特別是能智能化綜合運用單方面分析、綜合特性分析、學(xué)期分析等多種方法分析學(xué)生的優(yōu)勢與不足，將學(xué)生近期的發(fā)展?fàn)顩r等直觀、科學(xué)地反映出來。學(xué)生也可以查看本人的電子檔案，從而更加系統(tǒng)地了解本人的學(xué)業(yè)發(fā)展以及自身成長情況等，從而更好地幫助自己“查漏補缺”，及時修正自身的缺點與不足，提高對自身的認(rèn)識，確定奮斗目標(biāo)。

建立高中學(xué)生發(fā)展檔案指導(dǎo)制度

通過加強制度建設(shè)來確保高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)中心的作用能夠真正落實。將學(xué)生發(fā)展檔案作為高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)的重要抓手，通過規(guī)范學(xué)生發(fā)展檔案管理推動高中學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)制度的落實。創(chuàng)新管理機制，實行分級管理，通過實施扁平化管理使各年級成為學(xué)生發(fā)展檔案管理的主體。將年級主任納入學(xué)生發(fā)展檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，成立年級學(xué)生發(fā)展檔案管理委員會。年級學(xué)生發(fā)展檔案管理委員會的成員包括各班的班主任以及科任老師代表和學(xué)生代表等。高中學(xué)生發(fā)展中心成立校級學(xué)生發(fā)展檔案管理委員會，負(fù)責(zé)對各年級的學(xué)生發(fā)展檔案管理情況進行監(jiān)督、考評，促進各年級做好學(xué)生發(fā)展檔案管理工作，推動各年級提高檔案質(zhì)量，規(guī)范檔案管理，提升檔案管理實效，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用。

綜上所述，高中學(xué)生發(fā)展檔案包括學(xué)業(yè)發(fā)展、生活發(fā)展、身心發(fā)展等內(nèi)容，具有行政作用、評價作用、激勵作用和指導(dǎo)作用。在實踐過程中，建立高中學(xué)生指導(dǎo)發(fā)展中心對學(xué)生發(fā)展檔案進行信息化管理、扁平化管理，能夠克服目前高中學(xué)生發(fā)展檔案管理工作中存在的問題，進一步增強學(xué)校和教師的檔案管理意識，推動學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)工作，進而推動學(xué)生德智體美勞全面發(fā)展。