大數(shù)據(jù)背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑分析

王竹枝

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作呈現(xiàn)出了新需求與新特征，檔案信息的數(shù)量與重要程度也隨之提升。文秘作為檔案管理工作的主要執(zhí)行人，其在管理方式的創(chuàng)新、管理模式的優(yōu)化以及管理效果的提升上都發(fā)揮著十分重要的作用，相關(guān)部門與人員必須深刻認(rèn)識檔案信息對機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)提升文秘檔案管理工作的效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的有效運(yùn)轉(zhuǎn)提供數(shù)據(jù)借鑒與參考。本文將首先對文秘工作進(jìn)行簡述，接著對大數(shù)據(jù)背景下文秘檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作呈現(xiàn)的特征進(jìn)行探討，最后探尋大數(shù)據(jù)背景下辦公室文秘提升檔案管理工作效率的途徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；文秘；檔案管理；效率

一、文秘工作簡述

文秘工作以機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策為依據(jù)，通過輔助文件、會議、辦事等工作服務(wù)于機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)與領(lǐng)導(dǎo)決策，文秘工作包含了組織會議、上傳下達(dá)以及多種管理活動(dòng)，文秘工作的質(zhì)量影響了整個(gè)機(jī)關(guān)單位的工作效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，文秘開始特指具有明確職能范圍的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作人員，文秘工作逐漸呈現(xiàn)出專業(yè)化與規(guī)范化的特征?？茖W(xué)、準(zhǔn)確、全面的檔案管理工作對文秘工作質(zhì)量的優(yōu)化具有顯著的直接影響，文秘在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的信息收集、整理、分類以及歸檔等工作，并利用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)促進(jìn)檔案管理的信息化。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為受政府領(lǐng)導(dǎo)的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，文秘檔案管理工作的數(shù)據(jù)化能夠提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息資源利用能力，使真實(shí)完整的檔案信息能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的社會服務(wù)的開展提供信息支持，提升檔案信息管理的安全度、規(guī)范性與效率，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。文秘要想不斷適應(yīng)信息化社會的需要，應(yīng)注重現(xiàn)代化檔案管理理念的更新與現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的掌握，通過不斷學(xué)習(xí)提升檔案的數(shù)據(jù)化管理能力，保障檔案的數(shù)量與質(zhì)量，最大限度地滿足工作需要。

二、大數(shù)據(jù)背景下文秘檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理呈現(xiàn)單一化特征

雖然大數(shù)據(jù)已經(jīng)逐漸滲入到人們的工作與生活中，但是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中對大數(shù)據(jù)與信息技術(shù)的應(yīng)用相對不足，文秘的檔案管理意識與方法并沒有隨著時(shí)代發(fā)展而進(jìn)步，單一化成為檔案管理工作存在的主要問題。文秘在檔案收集、儲存與調(diào)閱工作的開展中對大數(shù)據(jù)應(yīng)用并不足，大數(shù)據(jù)在檔案管理中僅僅起到輔助管理的作用，傳統(tǒng)的檔案管理模式依舊是主流，檔案管理效率難以提升。同時(shí)，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案分類工作精細(xì)度低、效率不高，且耗費(fèi)大量人力資源、財(cái)力資源與時(shí)間資源，檔案管理工作紕漏頻出。

（二）檔案數(shù)據(jù)化管理意識較弱

大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的應(yīng)用目前還并不普遍，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對數(shù)據(jù)化檔案管理重視不足，也缺乏足夠的資金投入，文秘在開展檔案管理工作時(shí)沒能認(rèn)識到大數(shù)據(jù)對提升檔案管理工作效率的作用，對大數(shù)據(jù)在提升檔案管理工作質(zhì)量、優(yōu)化檔案管理效果上認(rèn)識不足，導(dǎo)致其檔案管理工作的開展缺乏有效的數(shù)據(jù)化管理思維的支持。這導(dǎo)致文秘在檔案管理工作中難以實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的有效融合，大數(shù)據(jù)應(yīng)用的主動(dòng)性、靈活性均不足，檔案管理效果并不理想。

（三）檔案數(shù)據(jù)化管理能力不足

在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說依舊處于起步階段，很多單位對大數(shù)據(jù)思維的培養(yǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及以及大數(shù)據(jù)管理方法的應(yīng)用并不重視，培訓(xùn)教育開展效果不理想，且缺乏有效的數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)與制度，檔案管理數(shù)據(jù)化進(jìn)程缺乏基礎(chǔ)與保障。這致使辦公室文秘在開展檔案管理工作時(shí)無法應(yīng)用有效的數(shù)據(jù)管理方式方法開展檔案管理實(shí)踐，檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)脫節(jié)，辦公室文秘?zé)o法保障檔案管理的時(shí)效性、精準(zhǔn)性與系統(tǒng)性，檔案管理工作的價(jià)值也未能得到發(fā)揮。

（四）檔案管理缺乏制度的約束

制度建設(shè)能夠?yàn)闄n案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)提供保障，檔案管理制度的建設(shè)能夠有效提升大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的應(yīng)用程度，規(guī)章制度的完善能夠最大限度保障檔案收集、整理以及調(diào)用工作的順利開展，但是目前文秘在開展檔案管理工作時(shí)，大多缺乏有效的制度支持，檔案管理信息化、規(guī)范化與一體化建設(shè)缺乏堅(jiān)實(shí)的制度保障，檔案信息難以實(shí)現(xiàn)高效收集、整合與應(yīng)用，檔案管理效果并不理想。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作呈現(xiàn)的特征

（一）檔案管理工作效率高效化發(fā)展

大數(shù)據(jù)優(yōu)化了海量、高增長率和多樣化的信息資源的處理效率，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作開始向高效化發(fā)展，辦公室在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能夠利用大數(shù)據(jù)平臺通過數(shù)據(jù)的挖掘分析與處理，實(shí)現(xiàn)檔案文件的高效收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)以及調(diào)用等工作，數(shù)據(jù)化的檔案管理工作需要依賴標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、格式規(guī)范的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用能夠簡化管理流程、提升管理規(guī)范性，辦公室文秘在開展檔案管理工作時(shí)，需要依賴數(shù)據(jù)庫中檔案數(shù)據(jù)的層次性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行檔案的分級儲存、統(tǒng)一管理與集成共享，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效收集、整理、統(tǒng)計(jì)與調(diào)用，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作的高效化發(fā)展。

（二）檔案信息內(nèi)容呈現(xiàn)爆炸式增長

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的信息化管理成了檔案管理工作發(fā)展的方向。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)等拓寬了檔案收集的范圍與種類，且隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出爆炸式的增長態(tài)勢，檔案文件的數(shù)量增多、種類豐富，檔案保存難度與管理難度也進(jìn)一步加大，檔案管理工作面臨著海量信息存儲的難題，檔案管理人員亟需積極探尋檔案管理的新途徑，使檔案管理工作的開展能突破空間限制。

（三）檔案信息時(shí)效性前所未有提升

信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)處理速度的加快，辦公室文秘在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能夠通過數(shù)據(jù)化平臺實(shí)現(xiàn)信息的高速處理，大量的檔案能夠通過數(shù)字化的形式實(shí)現(xiàn)高效儲存與應(yīng)用，檔案信息的時(shí)效性得到了前所未有的提升。

（四）檔案信息資源價(jià)值正逐步變大

檔案信息記錄了單位過去重要的發(fā)展數(shù)據(jù)，在信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有在立足市場環(huán)境的基礎(chǔ)上充分挖掘數(shù)據(jù)資源的價(jià)值，并據(jù)此制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，才能夠?yàn)樽陨淼陌l(fā)展確定方向，促進(jìn)單位的長期、穩(wěn)定發(fā)展。在這樣的需求下，檔案信息資源的價(jià)值正在逐步變大，檔案的信息化管理使辦公室文秘能夠依賴數(shù)據(jù)平臺對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的調(diào)閱與整理，使檔案數(shù)據(jù)能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展服務(wù)，檔案數(shù)據(jù)的重要性逐漸提升。

（五）檔案信息管理正向?qū)I(yè)化發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使專業(yè)化成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的重要特征，檔案管理制度、流程、人才以及設(shè)施均實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化，檔案管理更加依賴管理制度、信息技術(shù)、管理人才以及先進(jìn)管理思維的支持，檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與要素都向?qū)I(yè)化發(fā)展，管理效能不斷提升，專業(yè)化的檔案管理成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位競爭力提升的有效保障。

四、大數(shù)據(jù)背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

（一）更新管理思維，提升數(shù)據(jù)化管理能力

辦公室文秘要想在大數(shù)據(jù)背景下提升檔案管理工作的效率，需要從管理思維的轉(zhuǎn)變出發(fā)，讓科學(xué)先進(jìn)的管理理念指導(dǎo)檔案管理工作的開展。辦公室文秘要充分意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對提升檔案管理工作效率的作用，突破傳統(tǒng)的檔案管理理念與方式，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化、信息化、系統(tǒng)化管理理念在檔案管理中的應(yīng)用，并充分發(fā)揮服務(wù)意識與應(yīng)用意識的作用，使辦公室文秘能夠在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下優(yōu)化檔案管理工作，為單位的高質(zhì)量發(fā)展提供精準(zhǔn)多樣的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理理念的培養(yǎng)過程中，首先，要加強(qiáng)辦公室文秘的職業(yè)素養(yǎng)教育，發(fā)展辦公室文秘的檔案管理能力，提升辦公室文秘的職業(yè)道德感，使其在工作參與中能夠做到愛崗敬業(yè)、樂觀向上，切實(shí)認(rèn)識到文檔管理工作對單位發(fā)展的促進(jìn)作用，用正確的信念與良好的心態(tài)不斷規(guī)范自己的檔案管理工作；其次，要強(qiáng)化辦公室文秘的大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識，通過大數(shù)據(jù)管理專題教育、大數(shù)據(jù)應(yīng)用專家講座以及大數(shù)據(jù)檔案管理交流會等形式幫助辦公室文秘掌握利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理工作的方法，使辦公室文秘能夠用大數(shù)據(jù)理念指導(dǎo)工作，用大數(shù)據(jù)管理技術(shù)優(yōu)化工作，不斷提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用能力與檔案管理成效。

（二）優(yōu)化管理內(nèi)容，提升數(shù)據(jù)化管理水平

大數(shù)據(jù)時(shí)代為辦公室文秘管理工作的開展途徑提供了多種可能，辦公室文秘要想促進(jìn)檔案管理效率的不斷提升，需要抓住機(jī)遇，進(jìn)行管理途徑的拓寬和管理內(nèi)容的優(yōu)化，用技術(shù)賦能管理，不斷提升檔案的數(shù)據(jù)化管理水平。在管理途徑拓寬上，辦公室文秘除了可以依托檔案管理數(shù)據(jù)平臺開展檔案管理工作，辦公室文秘還可以利用移動(dòng)設(shè)備、云技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理，兩種管理手段的結(jié)合拓寬檔案管理的路徑，提升檔案管理的時(shí)效性，有效提升了大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的應(yīng)用廣度，推動(dòng)了高效管理、精準(zhǔn)管理的實(shí)現(xiàn)。在管理內(nèi)容優(yōu)化上，一方面，辦公室文秘不僅可以利用大數(shù)據(jù)對檔案文件進(jìn)行高效管理，還可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與分析，單位可以依賴數(shù)據(jù)制定短期發(fā)展目標(biāo)與長期發(fā)展規(guī)劃，提升信息資源的利用率，充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值；另一方面，辦公室文秘在管理工作中還可以在大數(shù)據(jù)的支撐下實(shí)現(xiàn)推進(jìn)人力資源信息的整合，充分發(fā)揮檔案信息優(yōu)化資源配置的作用，實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)的高效應(yīng)用，提升檔案管理的實(shí)際效益；此外，還可以利用數(shù)據(jù)化檔案管理推進(jìn)檔案管理評價(jià)機(jī)制的建設(shè)，利用信息化管理記錄對文秘的管理質(zhì)量進(jìn)行評估，使辦公室文秘能夠依賴評估成果查漏補(bǔ)缺、提質(zhì)增效，提升檔案管理工作的完整性與客觀性，優(yōu)化自身的檔案管理水平。

（三）建設(shè)信息平臺，完善檔案信息化體系

信息技術(shù)的不斷發(fā)展與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)運(yùn)行使檔案信息數(shù)據(jù)呈指數(shù)型增長，檔案數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢。檔案數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)能夠?yàn)闄n案管理的信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想在數(shù)據(jù)化時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展就應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理平臺的建設(shè)，為辦公室文秘檔案管理工作的開展提供設(shè)施保障，實(shí)現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘分析。在進(jìn)行檔案管理信息平臺的設(shè)計(jì)時(shí)，要對檔案類型的多樣化、檔案保存的長時(shí)性以及檔案資料的云儲存進(jìn)行充分考慮，使辦公室文秘能夠通過信息平臺的檢索功能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的挖掘與分析，推動(dòng)高效檢索、快速分析與長期儲存的實(shí)現(xiàn)，提升檔案管理工作的實(shí)際效益。檔案信息數(shù)據(jù)平臺建設(shè)的要點(diǎn)：一是檔案信息數(shù)據(jù)庫，二是檔案檢索系統(tǒng)。檔案信息數(shù)據(jù)庫與檔案檢索系統(tǒng)效用的協(xié)同發(fā)揮，使辦公室文秘能夠通過檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行同類檔案信息資源的高效檢索，推動(dòng)了檔案信息檢索流程的簡化，強(qiáng)化了檔案信息的整合，促進(jìn)了檔案信息數(shù)據(jù)價(jià)值發(fā)揮最大化，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展與職能發(fā)揮有顯著的促進(jìn)作用。

（四）完善管理制度，保障信息數(shù)據(jù)的安全

檔案管理制度的完善能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供保障，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依，使辦公室文秘能夠在規(guī)范、明確的管理制度支撐下規(guī)范開展檔案管理工作，提升了檔案信息的安全度，有利于檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范工作的有序開展。經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展使檔案管理工作呈現(xiàn)出了復(fù)雜化的特征，管理制度的完善使檔案管理工作能夠切實(shí)按照規(guī)范的程序進(jìn)行，最大限度地保障了檔案收集、整理、保管以及調(diào)用等各個(gè)工作的開展，有利于“文檔一體化”的實(shí)現(xiàn)。在檔案管理機(jī)制完善工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)制定合理的檔案管理制度，明確界定檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中辦公室文秘工作的要求、方式與職責(zé)，并將文檔管理共享以及文檔管理流程可視化等要求以制度文件形式展示出來，降低辦公室文秘檔案管理工作中的出錯(cuò)率，降低檔案數(shù)據(jù)化管理的風(fēng)險(xiǎn)，為事業(yè)單位公共服務(wù)的提供奠定安全、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（五）利用檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)信息價(jià)值最大化

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用使辦公室文秘能夠通過數(shù)據(jù)管理平臺實(shí)現(xiàn)信息的分類整理與高效調(diào)用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值發(fā)揮的最大化，充分發(fā)揮了檔案信息在促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展中的作用。檔案管理的數(shù)據(jù)化發(fā)展使檔案管理工作的服務(wù)性能得到發(fā)展，辦公室文秘能夠依賴檔案管理數(shù)據(jù)平臺實(shí)現(xiàn)各類檔案的分級分類管理，凸顯了檔案數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案管理朝著智能化、個(gè)性化以及精品化發(fā)展，切實(shí)突破傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理工作的缺陷。在大數(shù)據(jù)平臺中，辦公室文秘能夠利用數(shù)據(jù)模型實(shí)現(xiàn)檔案信息的細(xì)致化分析，將“死檔案”變成了“活信息”，使檔案數(shù)據(jù)能夠切實(shí)為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。數(shù)據(jù)模型的建構(gòu)要從基礎(chǔ)層、管理層、分析層以及應(yīng)用層四個(gè)層面出發(fā)，文檔數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)模型中能夠與機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展情況、社會服務(wù)需求出發(fā)，并結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位過去發(fā)展趨勢形成科學(xué)有效的未來發(fā)展計(jì)劃。檔案的信息化管理使檔案信息資源的價(jià)值得到了最大限度地發(fā)揮。

五、結(jié)語

總而言之，大數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到人們的生產(chǎn)生活中，在大數(shù)據(jù)時(shí)代辦公室文秘要想提升檔案管理效率，就要明確未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢，從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化，以大數(shù)據(jù)為導(dǎo)向積極進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，通過更新管理思維、優(yōu)化管理內(nèi)容、建設(shè)信息平臺、完善管理制度等方式推動(dòng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，推進(jìn)檔案管理的數(shù)據(jù)化、信息化、規(guī)范化與系統(tǒng)化建設(shè)，使檔案管理工作能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展提供有效支持，切實(shí)發(fā)揮機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公共事務(wù)管理與提供公共服務(wù)職能。

參考文獻(xiàn)：

[1]闕嬪濱.文秘工作與文書檔案一體化管理的路徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（10）：126-127.

[2]仲莉.淺談做好文秘工作促進(jìn)檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（22）：91.

[3]趙卉.大數(shù)據(jù)指導(dǎo)下對辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公自動(dòng)化，2022，27（2）：44-46.

[4]馬燕飛.探討大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路[J].文淵（高中版），2021（8）：620-621.

[5]丁琦.面向大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)辦公室檔案信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（15）：45-46.

[6]孟智.探討大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路[J].卷宗，2021（12）：146.