“平”字入手寫(xiě)好函

冷俊鋒

按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的定義，函這一公文文種，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。在聯(lián)系、處理公務(wù)時(shí)，無(wú)論是征求意見(jiàn)、告知情況、報(bào)送材料、催辦工作，還是就有關(guān)主管事項(xiàng)請(qǐng)示、批復(fù)，只要發(fā)文主體和受文主體是不相隸屬的關(guān)系，函都可以派上用場(chǎng)。

如《××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于赴××省考察學(xué)習(xí)城鎮(zhèn)老舊小區(qū)改造工作經(jīng)驗(yàn)的函》，××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳給省財(cái)政廳去文《關(guān)于商請(qǐng)安排既有住宅加裝電梯工作經(jīng)費(fèi)的函》，《××省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于省×屆人大×次會(huì)議期間提出建議答復(fù)意見(jiàn)的函》答復(fù)省人大代表所提的建議，等等。

相比于其他文種，行文對(duì)象的多樣、適用范圍的廣泛、內(nèi)容結(jié)構(gòu)的靈活，決定了函是一個(gè)包容性非常強(qiáng)的文種。函的這一特性，體現(xiàn)在擬制中，需要把握好一個(gè)“平”字。

寫(xiě)法相對(duì)“平穩(wěn)”

一般來(lái)說(shuō)，函的行文都較為靈活，可以有公文版頭，也可以沒(méi)有，版頭包括發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、分隔線(xiàn)等要素。

標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成，如“某部門(mén)關(guān)于征求某事意見(jiàn)建議的函”；也可只由事由和文種構(gòu)成，如“關(guān)于報(bào)送某項(xiàng)工作推進(jìn)情況的函”。

可以有結(jié)束語(yǔ)，也可以沒(méi)有，結(jié)束語(yǔ)可以是常用的“特此函詢(xún)（商）”“特此函達(dá)（復(fù)）”等；如要對(duì)方回復(fù)，則用“盼復(fù)”“請(qǐng)即函復(fù)”等；如屬便函，也可和普通信件一樣用“此致”“此復(fù)”等。

口吻講究“平和”

函主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批等事項(xiàng)，一般不涉及重大、復(fù)雜事宜，多為工作中需要對(duì)接的事務(wù)性問(wèn)題。

因此，無(wú)論是發(fā)函還是復(fù)函，口吻要平和委婉、講究禮節(jié)、注意分寸，即便雙方對(duì)某事項(xiàng)意見(jiàn)不同或?qū)δ硢?wèn)題態(tài)度各異，也要做到尊重對(duì)方、有商有量，多用“建議”“懇請(qǐng)”“可否”等商量用詞，慎用“必須”“務(wù)必”等指令語(yǔ)氣。

內(nèi)容必須“平實(shí)”

函的總體寫(xiě)法是直陳其事、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，其內(nèi)容具有平實(shí)的特點(diǎn)。

開(kāi)頭一般簡(jiǎn)要闡明發(fā)函目的和緣由，直接轉(zhuǎn)入承接語(yǔ)，如“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函告如下”；如為復(fù)函，一般直接闡述“某函收悉?，F(xiàn)將有關(guān)情況反饋（函復(fù)）如下”。行文主體也可與行文緣由合為一段，如該事較復(fù)雜，也可分條列項(xiàng)書(shū)寫(xiě)。

發(fā)函關(guān)鍵在于把需要商洽的工作、咨詢(xún)的問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)的事項(xiàng)表達(dá)清楚。復(fù)函主要是回應(yīng)我方的態(tài)度、意見(jiàn)和建議。要摒棄不必要的套話(huà)、空話(huà)。同時(shí)，函一般要求“一函一事”，宜短不宜長(zhǎng)、宜簡(jiǎn)不宜繁。

除此之外，函等公文的辦理，要從繁文縟節(jié)中跳出來(lái)，從文來(lái)文往中走出來(lái)，做到少發(fā)文，盡量不發(fā)文。特別是一些征求意見(jiàn)的函，能電話(huà)解決、當(dāng)面反饋的就不發(fā)文。

在公務(wù)活動(dòng)中，函發(fā)揮著促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)思想交流、情況溝通、職能履行的重要作用，熟悉函的用法、防范易錯(cuò)點(diǎn)，才能充分用好這件“神兵利器”。

辦理公文是一個(gè)清苦、細(xì)致活，要有一顆平常心，精益求精，力求零差錯(cuò)、零失誤、零耽擱。