大數(shù)據(jù)下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)研究

◇內(nèi)江市城市建設(shè)服務(wù)中心 鄭曉紅

隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，現(xiàn)代社會已經(jīng)開始逐漸走進大數(shù)據(jù)時代，人們的生產(chǎn)生活理念正在不斷的改變。在這樣的背景下，原本的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的需求。這就要求相關(guān)工作人員能夠充分結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極有效的開展檔案數(shù)字化建設(shè)，管理才能順應(yīng)時代發(fā)展，滿足社會需求。本文主要分析在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)的策略，為相關(guān)工作人員帶來一定的參考和意見。

在大數(shù)據(jù)時代的影響下，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了全新的生產(chǎn)力，正在不斷的促進我國現(xiàn)代社會的發(fā)展。在這樣的背景下，檔案管理人員就要創(chuàng)新自身的管理模式，通過使用海量的數(shù)據(jù)來進行數(shù)字化建設(shè)，積極有效的落實國家政策，充分結(jié)合數(shù)字化以及信息化技術(shù)，才能提高檔案管理的作用，滿足社會以及人們的需求。

一、大數(shù)據(jù)下檔案管理的意義

（一）確保市場的有效運作與發(fā)展。

檔案管理作為一種新型的智力勞動維護模式，受到了更多智力勞動人員的重視。隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，通過開展檔案管理的方式，就可以維護智力勞動成果，維護勞動人民的主要權(quán)益。檔案管理可以有效的保障和支撐社會性關(guān)系的和睦，具有十分重要的意義。

（二）業(yè)務(wù)信息化的主要手段。

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和進步，在大數(shù)據(jù)的背景下將檔案管理工作做好，就應(yīng)該將相關(guān)機構(gòu)以及檔案管理部門的功能充分的發(fā)揮出來。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，優(yōu)化新型管理，通過借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢以及信息化條件，將工作人員的主動性充分的激發(fā)出來，才能提高檔案管理的工作效率，迅速發(fā)展檔案管理業(yè)務(wù)。

（三）適應(yīng)時代發(fā)展。

隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在開展檔案管理的過程中，軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施也正在逐漸的完善。但是由于我國在財力以及人力等等一些領(lǐng)域中，并沒有投入太多的精力放在檔案管理中，導(dǎo)致檔案管理技術(shù)水平存在一定的問題，相關(guān)工作人員缺少關(guān)注程度。也正是因為這樣才導(dǎo)致我國缺少深入的信息化檔案管理，檔案現(xiàn)代化管理程度相對來說更加形式化。隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，在開展檔案管理的過程中更加應(yīng)該提高緊迫性。對檔案管理信息化水平進行不斷增強，才能夠更好的滿足時代發(fā)展趨勢。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理水平不足。

截止到目前，我國的相關(guān)企業(yè)以及事業(yè)單位并不重視檔案信息化建設(shè)。認為檔案管理只是后勤工作，是事業(yè)單位的輔助部門，也沒有在其中投入過大的資金以及人員。認為開展檔案管理工作只需要保存好資料，掌握基本內(nèi)容就可以。正是由于事業(yè)單位以及企業(yè)的忽視，才會對檔案管理信息化建設(shè)的進程產(chǎn)生一定的阻礙。再加上檔案管理人員的平均年齡，相對來說比較大，缺少新型人才，無法有效的掌握新型管理技術(shù)。在開展檔案管理的過程中，使用的仍然是傳統(tǒng)工作模式，嚴重影響了檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

（二）破壞勞動者的安全權(quán)。

由于我國目前檔案管理領(lǐng)域缺少健全的制度，導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)了一定不安全的問題。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，主要是由檔案管理人員以及檔案提交人員共同完成安全權(quán)保證。在開展檔案管理的過程中，只有檔案管理人員明確檔案提交人員能夠查閱的情況下才能進行。一旦在這個環(huán)節(jié)中存在問題，那么就會取消檔案管理人員的操作，才能對檔案擁有人員的有效權(quán)益進行進一步保證。但是在互聯(lián)網(wǎng)時代中，正是由于網(wǎng)絡(luò)虛擬性，在開展檔案安全管理的過程中，可能會受到不法分子的損害，嚴重危害了勞動者的安全權(quán)。

（三）缺少行業(yè)自律。

由于檔案管理本身缺少相應(yīng)的擔保制度，尤其是在商品買賣過程中，需要第三方進行有效的監(jiān)督和管理。只有這樣，才能夠及時的控制不法商家的一些行為。一旦檔案管理過程中存在問題，智力勞動者本身缺少維權(quán)意識，再加上自身并沒有付出較高的成本，通常都會由自己來承擔這一類的損失。

三、大數(shù)據(jù)背景下開展檔案數(shù)字化管理的必要性

我國檔案數(shù)字化管理建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了較長一段時間，但是整體的發(fā)展水平仍需要得到進一步的提升。在實際的檔案管理過程中，已經(jīng)開始運用云計算，移動互聯(lián)網(wǎng)等一些現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，但是卻無法對檔案管理的實際需求進行有效的滿足。因此，在開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，就可以有效的運用大數(shù)據(jù)藝術(shù)有效創(chuàng)新檔案管理工作。通過運用大數(shù)據(jù)技術(shù)就能夠?qū)n案管理從原本的數(shù)字化逐漸朝向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，使用電子檔案以及數(shù)字檔案等一些方法。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理和數(shù)字化建設(shè)策略

（一）建立完善的保密安全體系。

在開展檔案數(shù)據(jù)管理的過程中，最重要的內(nèi)容就是檔案管理安全問題受到現(xiàn)代化發(fā)展模式的影響，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)以及國家發(fā)展情況的重要代表。一旦無法完全控制數(shù)據(jù)安全，或者是數(shù)據(jù)遭受到破壞，就會造成十分嚴重的后果。通過建立檔案管理安全措施，完善檔案管理安全體系，才能夠讓相關(guān)工作人員充分的認識到檔案安全保密性管理的重要性，嚴禁外來人員接觸。健全和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系，謹防遭到他人破壞，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露。

（二）開展數(shù)字化管理。

在檔案管理工作中，最基礎(chǔ)的內(nèi)容就是文書工作，文書工作的質(zhì)量對檔案工作的質(zhì)量以及效果會產(chǎn)生直接的影響。在新時代背景下，為了滿足社會對于檔案管理工作的需求，就要求相關(guān)工作人員能夠運用計算機完成文件登記工作，按照批次在局域網(wǎng)范圍內(nèi)進行傳閱，做好時間設(shè)定。一旦超出時間沒有回傳文件，就需要對相關(guān)人員發(fā)出信息進行提醒。在處理文件之后還要進行預(yù)立卷整理，幫助檔案管理人員減輕工作壓力。

（三）建設(shè)系統(tǒng)工程。

想要有效開展檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作，其中主要包括總體設(shè)計，軟件開發(fā)，掃描錄入以及檔案管理等多項內(nèi)容，這是一份較為復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。為了能夠高效的錄入和保管海量檔案信息系統(tǒng)，就可以運用磁盤列陣儲存，以及雙服務(wù)器等多種方式進行集中掃描。通過光盤以磁帶的方式來雙備份文字資料，避免出現(xiàn)資料丟失等一些問題。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

想要有效開展數(shù)字化檔案管理工作，首先就要提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。通過加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，就能夠提高他們的計算機操作水平，讓他們熟練的使用數(shù)字化技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要求檔案管理人員能夠?qū)ψ陨淼乃刭|(zhì)進行有效提高，學(xué)會技能和技巧，才能做好檔案資料保密工作，才能更好的開展數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理人員還要充分提高自身的安全意識，將檔案資料保存工作做好，有效保證檔案管理工作的安全性和可靠性。

（五）引進相關(guān)設(shè)備。

想要有效開展檔案數(shù)字化管理，首先就要注重完善相關(guān)設(shè)備。加大設(shè)備投入，積極引進現(xiàn)代化計算機系統(tǒng)以及現(xiàn)代設(shè)備。及時做好軟件更新工作，以及硬件的不斷提升和保養(yǎng)。只有這樣，才能夠延長設(shè)備的使用期限，對檔案管理工作的效率和質(zhì)量進行有效的保證。在開展檔案管理工作的過程中還要吸取優(yōu)秀的經(jīng)驗，及時的進行資源轉(zhuǎn)換和共享，才能建立一個更加完善的數(shù)字化檔案管理體系，對檔案的利用率和作用率進行有效提升。

五、結(jié)束語

由此可見，隨著我國現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的，不斷提高大數(shù)據(jù)時代，已經(jīng)走進我們的日常生活中。在這樣的背景下，在開展檔案管理的過程中，就要充分的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，合理創(chuàng)新檔案管理模式，提高自身的管理能力。注重開展數(shù)字化建設(shè)，才能給人們提供更加優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案管理的作用和優(yōu)勢。