企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化探討

□文/金秀玉 劉海蝶

（哈爾濱商業(yè)大學(xué) 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 財務(wù)共享作為公司財務(wù)變革的新形態(tài)，大大提高財務(wù)部門的效率，減少公司的經(jīng)營成本。但是，企業(yè)財務(wù)共享中心在我國的發(fā)展還不成熟，尤其是業(yè)務(wù)流程方面尚未全面實現(xiàn)自動化，仍需投入大量的人工成本，而RPA 機器人的引入可以顯著提升財務(wù)共享服務(wù)中心自動化水平。本文針對財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀設(shè)計相關(guān)流程方案，并對企業(yè)未來發(fā)展提出幾點建議。

云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展帶來了信息化的變革，使自動化、智能化的應(yīng)用走進企業(yè)的管理當(dāng)中，除了對企業(yè)的生產(chǎn)制造部門產(chǎn)生重大影響外，智能化的應(yīng)用也推動了企業(yè)財務(wù)管理模式的改革，RPA 機器人的引入無疑是企業(yè)財務(wù)運轉(zhuǎn)更加自動化的證明之一。因此，企業(yè)更應(yīng)該抓住國家經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的機遇，更新自身的管理理念、轉(zhuǎn)變自身的經(jīng)營模式。

目前，多數(shù)企業(yè)在提高自身財務(wù)運行效率方面都建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心依靠信息技術(shù)可以集中收集企業(yè)的財務(wù)信息，并能夠處理一些簡單的基礎(chǔ)性工作，降低了業(yè)務(wù)方面的差錯率，也縮減了人工成本。但是，由于企業(yè)資金投入程度的不同，財務(wù)共享服務(wù)中心的流程效率和準(zhǔn)確率不高，容易使財務(wù)人員脫離原有的業(yè)務(wù)流程而淪為輔助的崗位，而RPA（機器人流程自動化）技術(shù)的引用可以解決這方面的問題。RPA 是新型的人工智能工具，本身可以按照既定的規(guī)則完成具有重復(fù)性的工作，將RPA 運用到財務(wù)共享中心可以完成基礎(chǔ)的重復(fù)性質(zhì)工作和既定規(guī)則的判斷，代替人工成為新的勞動力，使企業(yè)的財務(wù)處理模式發(fā)生改變，推動企業(yè)財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程改革向著更加自動化的方向發(fā)展，以滿足了企業(yè)的財務(wù)轉(zhuǎn)型和技術(shù)變革的需要。

一、企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀

企業(yè)的財務(wù)共享中心是以財務(wù)業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)的分布式管理模式，能夠集中處理業(yè)務(wù)的流程，降低運營成本，所以企業(yè)投入大量的資金來建立ERP 等系統(tǒng)，在建立過程中更注重軟件連接方面的開發(fā)，出于投資回報方面的考慮，一些簡單的重復(fù)性業(yè)務(wù)、量大易錯業(yè)務(wù)仍需要投入大量的人力來完成?？傮w來說，主要為以下幾個方面：

（一）財務(wù)共享服務(wù)中心自動化程度低。財務(wù)共享中心負責(zé)大量的單數(shù)的掃描和錄入，發(fā)票作為企業(yè)最常見的單據(jù)之一，在財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)付管理流程中占據(jù)很大比例，發(fā)票的類型較多，因此對發(fā)票的處理流程較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的財務(wù)共享服務(wù)中心的模式下，紙質(zhì)版的發(fā)票需要通過影像掃描傳到財務(wù)共享中心，電子發(fā)票填寫完成則可以直接上傳到系統(tǒng)里，負責(zé)發(fā)票初審的工作人員負責(zé)檢查發(fā)票的真?zhèn)巍呙柽M來的信息是否正確、數(shù)量與金額之間的關(guān)系是否合理等，若信息存在錯誤，就會造成流程的中斷，需要重新返回上一步再次進行掃描錄入信息，更深層次地進行數(shù)據(jù)信息的審核，人工審查的不確定性導(dǎo)致大量的時間被浪費，使系統(tǒng)遲遲無法進行下一步的流程審查，財務(wù)共享服務(wù)中心的效率大打折扣。在傳統(tǒng)的財務(wù)共享服務(wù)中心模式下，在發(fā)票流程完成之后，企業(yè)需要根據(jù)可抵扣的憑證完成對供應(yīng)商的付款業(yè)務(wù)。其中，企業(yè)匯總到的會計憑證是企業(yè)進行款項支付的依據(jù)，為了保證發(fā)票信息的真實性和銀行賬戶信息的準(zhǔn)確性，在以往的會計處理中需要核算崗、復(fù)核崗和結(jié)算崗三個崗位同時協(xié)作才能完成，如果客戶的信用體系不完善，獲取的客戶信息不全面就會影響資金流動的安全，太多步驟的重復(fù)審核也會影響工作的效率和質(zhì)量。除此之外，財務(wù)共享服務(wù)中心的總賬流程承擔(dān)著日常事務(wù)的處理，需要處理大量的會計憑證，業(yè)務(wù)量較大，需要大量的人工進行數(shù)據(jù)信息的整理和審核，在傳統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)中心下，企業(yè)各個部門產(chǎn)生的票據(jù)會通過影像掃描技術(shù)上傳到系統(tǒng)中心，電子票據(jù)完成網(wǎng)上填寫之后可以直接傳入數(shù)據(jù)庫，較早期的數(shù)據(jù)收集與整理方面節(jié)省了人工的時間成本，但是后面記賬憑證所對應(yīng)的會計科目審核仍需要人工完成，在最終的報表形成過程中，仍需會計人員完成數(shù)據(jù)的摘取并檢查業(yè)務(wù)、會計和財務(wù)報表數(shù)據(jù)是否一致，使得財務(wù)人員不能從繁瑣的基礎(chǔ)會計工作中解放出來，阻礙了企業(yè)財務(wù)管理向智能化方向的轉(zhuǎn)變。

（二）缺乏客戶信用體系。企業(yè)應(yīng)收款項的安全決定著企業(yè)資金鏈的穩(wěn)定，應(yīng)收款流程作為企業(yè)財務(wù)共享中心的主要業(yè)務(wù)流程之一，應(yīng)收款的風(fēng)險與企業(yè)客戶信用管理息息相關(guān)，但是在傳統(tǒng)的財務(wù)共享服務(wù)中心下，客戶的信用體系是缺失的，無法對企業(yè)的信用風(fēng)險和還款能力進行售前評估，使企業(yè)的壞賬風(fēng)險大大提高，并且大多數(shù)企業(yè)缺失客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，無法掌握客戶在合作前的各種交互記錄，不能為財務(wù)共享中心的運行提供支持和保障?？蛻絷P(guān)系管理系統(tǒng)具有自動開票，稅控盤與待開票信息對接等功能，能夠為財務(wù)共享服務(wù)中心提供更多的客戶信息，滿足本環(huán)節(jié)的需求。在此基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心的影像管理技術(shù)較為落后，只能進行單據(jù)的掃描和錄入，無法為客戶關(guān)系管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)信息，無法實現(xiàn)平臺共享的無縫連接。

（三）內(nèi)部管理體系不完善。網(wǎng)絡(luò)報銷流程是財務(wù)共享中心信息收集的主要平臺，在傳統(tǒng)的財務(wù)共享服務(wù)中心模式下，網(wǎng)絡(luò)報銷單需要人工填寫，再上傳到系統(tǒng)中，根據(jù)對應(yīng)的報銷項目進行報銷申請，最后系統(tǒng)將相關(guān)信息傳到財務(wù)總部進行審批，因為人工審批的不確定性較大，會出現(xiàn)人員不足或者相關(guān)人員不及時在崗的情況，就會出現(xiàn)報銷滯后的情況，若是審批環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題則會造成整個業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)的癱瘓。由于傳統(tǒng)的財務(wù)共享中心缺乏相應(yīng)的信用評價體系和較高的影像管理技術(shù)，在員工發(fā)票報銷方面存在著費用超標(biāo)、違規(guī)跨級操作、違規(guī)費用或者提供過虛假發(fā)票等情況，就需要投入大量的人工加大對發(fā)票號碼、代碼、日期、金額的審核力度，無形中加大了企業(yè)財務(wù)的人工成本。

二、基于財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)機器人應(yīng)用設(shè)計

財務(wù)共享服務(wù)中心的一些流程標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一且具有重復(fù)性，財務(wù)機器人的相關(guān)功能正是為此而設(shè)計的。所以，本文在財務(wù)共享服務(wù)中心的基礎(chǔ)上，針對其業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀，將財務(wù)機器人應(yīng)用于收付款管理流程、費用報銷管理流程以及總賬管理流程，以此來保證流程效率的提升以及準(zhǔn)確度。

（一）應(yīng)付管理流程設(shè)計。首先是發(fā)票管理業(yè)務(wù)，不僅具有業(yè)務(wù)量大的特點，也存在臨期、逾期、未抵扣、已抵扣異常等風(fēng)險。將RPA 財務(wù)機器人應(yīng)用到此流程中，其會運用光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR）來完成發(fā)票的提取與掃描工作，隨即與稅務(wù)網(wǎng)站進行對比并查辨真?zhèn)?。這樣一來，不僅大幅度提高了流程效率，并且整個流程都在系統(tǒng)的監(jiān)控和自動跟蹤之下，業(yè)務(wù)處理時效性得以提高，同時安全性得到保障。

發(fā)票管理流程操作結(jié)束后，核算崗位的機器人負責(zé)對相關(guān)憑證進行記錄并提交付款申請。同時，結(jié)算崗位機器人根據(jù)申請生成支付指令，復(fù)審崗位的機器人將審核無誤的發(fā)票交給財務(wù)部進行審批，審批通過后由結(jié)算機器人劃款付款。系統(tǒng)中會預(yù)設(shè)會計科目以及借貸方向，財務(wù)機器人基于此自動編制流程中涉及的會計分錄，隨后自動成生憑證并完善期末報表。另外，財務(wù)機器人會根據(jù)業(yè)務(wù)合同中的付款期限來處理支付申請與劃款工作，避免逾期付款，從而提高了工作效率。

（二）應(yīng)收管理流程設(shè)計。合同管理、收款管理以及訂單結(jié)算是財務(wù)共享中心應(yīng)收管理板塊的主要業(yè)務(wù)管理。財務(wù)機器人上崗之后，可以使操作更加統(tǒng)一、更加標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)回款的進度有跡可循，客戶的信用等級也可隨時瀏覽。資產(chǎn)科出納部門確認應(yīng)收款，在CRM 系統(tǒng)收到款項后確認收款，隨后應(yīng)收組初審崗接收發(fā)票并利用OCR 掃描技術(shù)將紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)為電子發(fā)票并自動進行核對，隨后交由核算崗審批，審核無誤后自動生成憑證，復(fù)審崗復(fù)審并入賬。

RPA 財務(wù)機器人在此流程上崗后，客戶的相關(guān)信息及信用等級、征信情況等會在外部信息系統(tǒng)有所記載，有需要的用戶可隨時登錄查閱。并且，RPA 財務(wù)機器人還可以計算客戶的相關(guān)指標(biāo)對客戶的信用等級進行排名，為銷售人員提供決策支持。另外，RPA 財務(wù)機器人會根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的付款期限到期通知提示有關(guān)工作人員進行催款，保證企業(yè)資金的正?；亓?。

財務(wù)共享服務(wù)中心的影像采集系統(tǒng)可以批量識別不同種類的紙質(zhì)發(fā)票、文件以及檔案資料，將采集到的數(shù)據(jù)信息上傳至SAP 系統(tǒng)。為了確保財務(wù)數(shù)據(jù)信息的真實可靠性，RPA 將發(fā)票的名稱賬戶及合同金額等信息與收款單自動進行對比檢查，審核無誤后核算崗的機器人根據(jù)預(yù)設(shè)的程序自動編制合同相關(guān)會計分錄及生成記賬憑證；若審核發(fā)現(xiàn)信息不一致，則返回至初審崗的機器人重新核查，直至無誤。

（三）報銷管理流程設(shè)計。每個企業(yè)都有費用報銷流程，不僅普遍而且過程繁瑣，因此在此流程應(yīng)用RPA 財務(wù)機器人效果顯著。RPA 系統(tǒng)上線后，員工費用報銷的歷史情況會被提前儲存在系統(tǒng)中，財務(wù)機器人根據(jù)這些信息對員工進行信用等級劃分，不同等級的員工報銷流程不同。員工提交報銷申請后，按是否為信用員工進行分類，信用好的員工直接提交報銷票據(jù)進行審批，而信用等級低的員工報銷申請會被反復(fù)核查比對，確認無誤后，再報送上級審批，避免報銷出錯、預(yù)算超標(biāo)以及虛假報賬等情況的出現(xiàn)。

在資金支付環(huán)節(jié)，以前SAP 系統(tǒng)和銀行沒有直接對接，相關(guān)信息需要手工錄入，工作繁重，而RPA 技術(shù)運用后，支付時機器人根據(jù)指令自動匯款至報銷員工賬戶，雙方確認無誤后，機器人直接進行核算、入賬、發(fā)票增值稅抵扣以及期末報表填列。這不僅使報銷效率得到顯著提高，也一定程度上避免了人工差錯。

（四）總賬管理流程設(shè)計。總賬系統(tǒng)中會計憑證處理的工作量最大，在這部分應(yīng)用機器人進行自動化處理效果顯著。RPA 財務(wù)機器人上崗后，初步審核崗位的機器人運用影像識別技術(shù)掃描票據(jù)信息并進行自動分類，如沒發(fā)現(xiàn)疑點，則自動生成憑證，如果發(fā)現(xiàn)有疑點的地方，就由核算崗手工錄入，復(fù)審崗復(fù)核無誤后，再自動生成憑證。此外，財務(wù)機器人還可以進行語音輸入、語音轉(zhuǎn)文本等工作，實現(xiàn)語音控制，提高工作效率。

總賬業(yè)務(wù)中，RPA 機器人還能夠做到自動識別、提取和核對賬表信息。將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表、財務(wù)報表、會計賬簿的項目自動對比，三表一致的話直接出具報告，如若三表信息不匹配，則會觸發(fā)機器人預(yù)警機制，將有異常的項目自動標(biāo)紅并匯總成表格交由人工審核。因此，應(yīng)用了RPA 機器人后，財務(wù)共享服務(wù)中心提供的數(shù)據(jù)是可靠真實的，為下一步企業(yè)現(xiàn)金流量及經(jīng)營效果評估提供數(shù)據(jù)支持。

三、幾點建議

（一）深度挖掘企業(yè)的數(shù)據(jù)信息。如何讓信息價值發(fā)揮其最大的作用是當(dāng)今財務(wù)共享中心發(fā)展的要求，現(xiàn)今智能時代背景下的財務(wù)共享中心對數(shù)據(jù)要求更高，科學(xué)和有效的數(shù)據(jù)才能使會計核算工作更為準(zhǔn)確高效。智能化的財務(wù)共享中心可以有選擇地將數(shù)據(jù)整理成需要的信息，再利用信息系統(tǒng)的算法進行運算，挖掘到的數(shù)據(jù)信息將為企業(yè)財務(wù)管理與經(jīng)營決策提供支持，使數(shù)據(jù)信息的價值發(fā)揮到最大。因此，企業(yè)可以將電子發(fā)票系統(tǒng)、影像掃描識別等技術(shù)集成化，深度挖掘系統(tǒng)內(nèi)外的數(shù)據(jù)，再將其發(fā)送到財務(wù)共享服務(wù)平臺進行集中整理與分析，與存儲的歷史數(shù)據(jù)進行對比，智能對比分析數(shù)據(jù)的差異，尋找數(shù)據(jù)變化的趨勢，可以有效地避免企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。智能化的系統(tǒng)使信息得到最大化的挖掘與利用，最大限度地開發(fā)了會計信息的價值，滿足了企業(yè)在智能時代對財務(wù)管理的要求。

（二）充分實現(xiàn)人機交互。智能機器人是智能時代的最標(biāo)志性代表，企業(yè)智能財務(wù)管理的需要也應(yīng)跟上步伐。智能化的財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)該引入RPA 技術(shù)，利用機器人或智能助手等優(yōu)化升級財務(wù)管理模式，實現(xiàn)會計核算自動化。RPA 技術(shù)的引進，會計人員不用再從事簡單重復(fù)的工作，能夠參與到數(shù)據(jù)管理與分析的工作當(dāng)中，財務(wù)共享中心存在著大量的數(shù)據(jù)信息，智能技術(shù)只能完成特定的指令性工作，動態(tài)的數(shù)據(jù)、多維的分析還需會計人員的參與，這就需要會計人員轉(zhuǎn)變思維，加強對智能財務(wù)軟件的學(xué)習(xí)，充分利用智能軟件，深度挖掘數(shù)據(jù)的深層價值，保證會計處理的整體性。人與智能軟件的相結(jié)合，充分地發(fā)揮了二者的價值，為企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)化提供了保證。

（三）先進的信息技術(shù)促進業(yè)財處理自動化和智能化。RPA 技術(shù)、影像掃描識別技術(shù)等先進信息技術(shù)的運用，使財務(wù)共享服務(wù)中心變得更加智能化和自動化。隨著“大智移云物”時代的到來，引入智能信息技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的需要，是時代變革的要求，是財務(wù)共享中心優(yōu)化的必要手段。如，在發(fā)票管理流程中，OCR 識別技術(shù)自動識別發(fā)票并與國家稅務(wù)網(wǎng)站中的發(fā)票信息進行核對，實現(xiàn)發(fā)票的自動查辨真?zhèn)?。由此可見，?dāng)代企業(yè)若想順應(yīng)數(shù)字化變革，引入智能信息技術(shù)是必不可少的。

綜上，從發(fā)展趨勢來看，更加自動化、智能化的財務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。財務(wù)共享服務(wù)中心引進RPA 財務(wù)機器人可以代替人工完成重復(fù)性的基礎(chǔ)工作，特定的規(guī)則設(shè)計使RPA 機器人的犯錯率降低，降低了企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。同時使會計人員從傳統(tǒng)的會計核算轉(zhuǎn)為智能型的管理服務(wù)人才，充分發(fā)揮了智能化時代下會計人員的價值，人機的互惠發(fā)展，符合管理會計工作的要求，也對我國企業(yè)智能化發(fā)展具有現(xiàn)實意義。