大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性的提高策略

◎王影

在大數(shù)據(jù)背景之下，人們的生活和工作都發(fā)生了極大的改變，大數(shù)據(jù)技術手段，更是在各行各業(yè)得到了進一步的創(chuàng)新發(fā)展，尤其是在檔案管理領域的廣泛應用，為檔案朝著數(shù)字化、信息化以及先進化等管理方向發(fā)展提供了強有力的技術支持。隨著社會的不斷發(fā)展，信息的增長速度直線攀升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應社會的發(fā)展需求，那么想要使檔案管理水平得到有效提升，就要具備創(chuàng)新意識，加大技術、人才等方面的保障力度，全面推動檔案管理優(yōu)化、轉(zhuǎn)型發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念及技術特點

（一）大數(shù)據(jù)的基本概念

大數(shù)據(jù)是依托于網(wǎng)絡信息的基礎之上產(chǎn)生的一種新型產(chǎn)物。大數(shù)據(jù)技術主要是借助計算機設備把數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的方式來進行存儲和使用，具有鮮明的信息技術特征，能夠更好地實現(xiàn)信息資源共享這一目標。近年來，科學技術發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)在分布式數(shù)據(jù)的挖掘以及處理上更是獲得了不小的突破。通過大數(shù)據(jù)的廣泛運用，不僅讓人們的工作效率得到了有效提升，還為檔案的受眾群體提供了極大的便利條件。由此可見，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)是科學技術發(fā)展的一種必然趨勢，對于推動社會發(fā)展進步起到了一定的推動作用。

（二）大數(shù)據(jù)的技術特點

首先，虛擬化特點?，F(xiàn)階段，隨著多媒體設備的不斷涌現(xiàn)和計算機等技術的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術得到廣泛應用的同時，也取得了明顯的成效，不僅提高了社會生產(chǎn)效率，還極大地避免了資源浪費。大數(shù)據(jù)的虛擬化特點主要是指將數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為虛擬化的信號，使信息的加工傳輸速度得到極大的提升。比如說，一臺超級計算機可以同時對海量的虛擬信號進行處理，并將其儲存到服務器的光盤或是磁盤上面，此種方式會讓信息更加全面化、精準化。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式不同的是，經(jīng)過大數(shù)據(jù)處理之后的信息無法直接接觸，只能夠通過多媒體設備、計算機等載體得以接觸，這也充分體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的虛擬化特點。

其次，高效化特點。信息技術的一個顯著優(yōu)勢就是速度快，大數(shù)據(jù)能夠通過計算機快速地處理數(shù)據(jù)信息，這一點遠勝過傳統(tǒng)的紙質(zhì)化處理方式。隨著科學技術的迅猛發(fā)展，計算機在對數(shù)據(jù)信息進行處理時，準確度也越來越高，信息的檢索、整合等能力也越來越強，能夠?qū)⒔y(tǒng)一類型的信息歸納在一起，這為信息使用者的查找提供了極大的便利。與此同時，人們對信息的需求量越來越大，為了充分滿足社會的發(fā)展需求，檔案信息的傳輸也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，檔案資源的利用率也得到了顯著提升。

二、提高檔案管理有效性的技術保障

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，要想使檔案管理的有效性得到提升，就要有強有力的技術作為支持，也就是說借助信息化技術手段使檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)據(jù)化。通過信息化技術的有效融入，可以使數(shù)字化檔案開發(fā)成果的轉(zhuǎn)化進一步加快，以此使現(xiàn)階段人們對檔案信息的利用需求得到充分的滿足，并不斷加快檔案管理工作的數(shù)據(jù)化發(fā)展步伐。檔案內(nèi)容的數(shù)據(jù)化主要是指，將檔案內(nèi)容進行智能碎片化分解，使其能夠變成計算機可以讀取和處理的一種數(shù)據(jù)形式，將碎片化的數(shù)據(jù)集合在一起，并對數(shù)據(jù)之間的關系進行重新組合和建構(gòu)，最終使其以可視化的形式呈現(xiàn)出來。檔案管理對象發(fā)生改變和檔案管理層級的劃分在一定程度上體現(xiàn)了檔案管理由數(shù)字化過渡到數(shù)據(jù)化，以往是管理文化，而發(fā)展至今逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頂?shù)據(jù)，并且其對檔案管理系統(tǒng)建設提出了更為高標準的要求。從紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子檔案再逐漸發(fā)展成檔案數(shù)據(jù)化，文件被細化到內(nèi)容，也就是說檔案內(nèi)容語義化成為數(shù)據(jù)信息。同時，檔案開發(fā)也得到了進一步的細化，這些分散在大量文件中的數(shù)據(jù)信息，借助語義分析等技術使其價值得到更加深入的開發(fā)。實施檔案數(shù)據(jù)化主要是讓海量的檔案實現(xiàn)跨卷宗、跨文件內(nèi)容等產(chǎn)生更強的關聯(lián)效應，用戶在進行檢索的過程中能夠獲得更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務。對于那些比較分散的碎片化的數(shù)據(jù)信息，利用語義處理等相關技術可以將零散的數(shù)據(jù)信息根據(jù)語義分類進行合并，重新構(gòu)建起數(shù)據(jù)的語義關系，這樣不僅可以使檢索結(jié)果更加優(yōu)化，還可以深入挖掘數(shù)據(jù)間的深層次關系。由此可見，在新時代發(fā)展背景之下，檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化是檔案管理必然要走的轉(zhuǎn)型升級之路，也是滿足用戶需求和時代發(fā)展需要的必要手段。

（一）檔案服務知識化

以檔案管理數(shù)據(jù)化為基礎，可以更好地推動檔案服務知識化得以實現(xiàn)。而為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案服務知識化，就要充分借助知識圖譜、語義分析等技術手段，例如通過語義拆分、合并以及可視化等方式對檔案資源進行處理，以此使檔案知識能夠更加全面。隨著相關技術的日益發(fā)展，檔案資源數(shù)據(jù)化程度也在加深，不僅可以為檔案用戶提供更好的查閱服務，切實滿足他們的需求，還可以加快檔案服務知識化的發(fā)展步伐。

（二）檔案跨越式合作

數(shù)據(jù)信息是各部門、各單位以及企業(yè)等的重要資源。檔案部門擁有著非常豐富的信息資源，可以根據(jù)實際情況，針對跨領域合作制定科學合理的計劃方案，從而使檔案信息資源可以跨越部門、區(qū)域以及行業(yè)等實現(xiàn)共享和利用。例如檔案部門可以與美術館等單位建立合作關系，使各領域間的數(shù)據(jù)形成較強的關聯(lián)性，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)資源庫，從而為廣大用戶提供更好的檔案資源利用體驗。

（三）高品質(zhì)化的檔案服務

在用戶的隱私和數(shù)據(jù)的安全性得到有效保障的前提下，就應該將更多的注意力放在為廣大用戶提供更加具有針對性、個性化的檔案服務上面。充分考慮用戶個體的實際需求，形成相應的小數(shù)據(jù)，以此為用戶提供精準的檔案信息資源服務。換言之，結(jié)合已經(jīng)生成的用戶資源需求、習慣以及性別等數(shù)據(jù)信息，勾畫出用戶畫像，為用戶提供有針對性的服務。另外，通過這些個體化的數(shù)據(jù)，提升用戶對檔案的利用率和對檔案服務的滿意度，促使檔案服務實現(xiàn)更高品質(zhì)的發(fā)展。

三、提高檔案管理有效性的安全保障

（一）信息標準與結(jié)構(gòu)化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是一項基礎性的工作內(nèi)容，不僅可以促使檔案管理工作效率更加高效，還可以使檔案數(shù)據(jù)信息更加具有安全性。然而網(wǎng)絡在帶來便利條件的同時，其自身的開放性等特點也給網(wǎng)絡數(shù)據(jù)信息帶來了一定的安全隱患，要予以充分重視。檔案數(shù)據(jù)在做完結(jié)構(gòu)化處理之后，可以將檔案數(shù)據(jù)信息進行分類，提升使用效率，使數(shù)據(jù)信息得到有效管理，當有非法數(shù)據(jù)侵入的時候，能夠及時做出判斷。所以說，在檔案信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)標準化的同時，檔案管理也就更加具有安全性。

（二）信息安全的體系化

大力推進信息安全的體系化建設，對于確保信息安全非常重要。在信息化時代背景下，檔案信息面臨的安全隱患問題也越來越多，因此，應將重點放在事前預防和事中防控上面，而并非以往的事后處理，要統(tǒng)籌安排安全管理工作，以此使檔案數(shù)據(jù)安全體系得到進一步的完善。要營造一個相對安全的軟硬件環(huán)境，使電子檔案的運行以及存放盡量不受影響。創(chuàng)建安全運行維護、安全技術以及安全管理等體系，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，這樣可以產(chǎn)生協(xié)同效應，使檔案數(shù)據(jù)的安全性得到有效保障。檔案部門在創(chuàng)建信息安全體系的同時，還應重視網(wǎng)絡防御體系的創(chuàng)建，利用殺毒軟件等防控手段，使檔案信息的風險性減小。還要充分利用云終端，將信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息上傳到云平臺中進行保存，以免由于存儲設備出現(xiàn)故障而使數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、損壞等情況。與此同時，應制定規(guī)范化的檔案安全管理規(guī)章制度。當前，檔案管理有著較為廣闊的發(fā)展空間，所以檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障體系也應有所改變，特別是在制度建設方面，要順應檔案管理工作的發(fā)展步伐來不斷完善，促使檔案管理在效率、品質(zhì)上得到進一步的提升。有了較為完善的檔案安全管理制度，還要將其執(zhí)行到位，創(chuàng)建檔案信息準入、監(jiān)督等制度，通過制度來約束管理人員的行為，貫徹執(zhí)行分級管理模式。而監(jiān)督管理制度的落實，則可以及時發(fā)現(xiàn)和防范工作人員的不當行為，更好地保護檔案數(shù)據(jù)安全，從而推動檔案管理工作更好地發(fā)展。

（三）有效避免人為因素帶來的安全隱患

在開展檔案信息安全管理工作過程中，應采取有效措施避免人為因素造成的不利影響。為了使檔案信息更加安全，相關技術人員要具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，如果技術人員在思維意識、技術能力上有所欠缺，則會使檔案管理工作發(fā)展較為滯后，失誤率也會增加。因此，要想使數(shù)據(jù)信息的安全性得到有效提升，就要對技術考核體系進行完善，針對檔案管理人員定期開展培訓活動，使其在思想行為、技術操作上更加規(guī)范化。為了檔案信息的真實性得到有效的保障，就要采取多種措施對所錄入和存儲的信息進行質(zhì)量驗證。同時，創(chuàng)建一支數(shù)據(jù)信息質(zhì)量把控小組，對錄入的檔案信息進行反復核查，以此確保其準確度和真實性。

四、提高檔案管理有效性的人才保障

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理在工作模式上發(fā)生了極大的改變，這也就需要從事檔案管理的相關工作人員具備較強的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能。特別是在檔案管理與信息化技術深度融合的情況下，更要儲備足夠的人才資源，確保檔案管理的各項工作能夠順利實施。檔案管理工作人員在管理經(jīng)驗方面雖然非常豐富，但強度過大的工作量，使他們無法花費大量的時間和精力去學習新的先進技術和適應新的管理模式，那么為了使檔案管理工作順應時代發(fā)展，就要對人才培養(yǎng)、激勵機制等進行完善，在提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)的同時，優(yōu)化檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)，為檔案管理工作注入源源不斷的動力。

（一）積極引進高素質(zhì)的檔案管理人才

通過對人才引進機制的不斷完善，引入高素質(zhì)的檔案管理人才，讓他們起到帶頭作用，推動檔案管理朝著創(chuàng)新發(fā)展方向前進。針對檔案管理人才，應提升招聘門檻，要求其不僅有豐富的工作經(jīng)驗，還要在工作理念和專業(yè)技能上具備一定的創(chuàng)新意識，能夠帶動其他工作人員積極提升自身的業(yè)務能力。另外，加大對人才引進機制的宣傳力度，以此更加廣泛地吸引復合型人才的加入，從而組建起一支高水平、高素養(yǎng)的檔案管理隊伍。

（二）加大人才培訓力度，定期開展考核

隨著檔案管理信息化進程的不斷加快，還要對人才培訓模式和計劃進行優(yōu)化，通過開展形式多樣、內(nèi)容豐富的培訓活動，讓檔案管理人員的專業(yè)知識、技能等得到全面提升，以更好地適應新的管理模式。大力培養(yǎng)高素質(zhì)復合型人才，讓他們可以對計算機、網(wǎng)絡通信以及終端操作系統(tǒng)等進行熟練運用，從而為檔案管理工作模式的創(chuàng)新貢獻力量。制定完善的考核機制，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務水平等進行全面考核，結(jié)合考核結(jié)果，對工作人員的工資、福利等進行適當?shù)恼{(diào)整，讓工作人員積極投入到檔案管理工作中。對人才激勵機制進行完善，確保檔案管理人員能夠?qū)⒏黜椧?guī)章制度有效落實，并在工作中互相監(jiān)督、制約。通過增加薪資待遇的方式，留住已有的員工，吸引外來人才，使員工的內(nèi)在潛能被激發(fā)出來，樹立起自主學習意識，積極吸收其他人的工作經(jīng)驗，使檔案管理工作能夠朝著創(chuàng)新化、科學化的方向發(fā)展。

五、結(jié)語

檔案管理工作是一項長期且系統(tǒng)化的工程。因此，在檔案管理工作中，要充分利用大數(shù)據(jù)等信息化技術手段，使其與檔案管理有效融合，為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。那么，為了使檔案管理有效性得到切實提升，作為檔案管理工作人員，就要積極做出改變，緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展步伐，推動檔案管理朝著現(xiàn)代化方向更好地發(fā)展。