企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與思考

文/劉 鈞

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代，企業(yè)檔案管理由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。本文對檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作進(jìn)行了討論分析，闡述了開展檔案數(shù)字化的實踐，總結(jié)了經(jīng)驗和體會

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的大環(huán)境中，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生了大量電子文件，企業(yè)檔案管理急需從傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字化建設(shè)無疑將成為企業(yè)檔案工作的一項重點工作。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

企業(yè)檔案數(shù)字化是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料,以現(xiàn)代技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并以數(shù)字形式存儲、網(wǎng)絡(luò)形式連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理。檔案數(shù)字化極大地方便了對檔案信息的使用和保存。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化的意義與作用

（一）保障紙質(zhì)檔案原件安全

紙質(zhì)檔案在查閱使用的過程中，會造成一定程度的破損，檔案自然老化也會影響檔案使用壽命。有些珍貴檔案有五六十年的歷史，老化嚴(yán)重，紙張發(fā)黃變脆，很容易損壞。數(shù)字化處理，可以減少檔案的各種人為損害和自然損害，有效保護(hù)檔案原件，保障檔案安全，延長其使用壽命，尤其是企業(yè)年代久遠(yuǎn)的珍稀檔案和老化嚴(yán)重的檔案，其對原件的保護(hù)意義更為重大。

（二）提高檔案利用效率

數(shù)字化檔案信息使用計算機(jī)系統(tǒng)管理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，可以隨時隨地查找利用，可以多人次、多地點在同一個時間查閱相同的檔案，極大地提高了檔案利用效率，實現(xiàn)檔案資源共享，方便快捷利用。

（三）節(jié)約成本，解放勞動力

數(shù)字化檔案信息占用存儲空間小，隨著企業(yè)數(shù)字檔案館的建成，企業(yè)一定會減少對傳統(tǒng)庫房基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的資金投入，節(jié)約了資金成本，同時也把檔案管理人員從傳統(tǒng)檔案管理的繁重勞動中解放出來。在查閱檔案時，管理人員不需要到庫房提調(diào)檔案；歸還檔案時，不需要逐件逐頁清點；統(tǒng)計檔案時，也不需要一卷一件清點核對，節(jié)省了檔案管理的日常勞動，解放了勞動力。雖然檔案數(shù)字化工作，需要一次性投入大量人力物力，但是數(shù)字化以后，可以長期為企業(yè)節(jié)省大量的人力財力，長久來看收益大于投入。

（四）促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)字化，讓檔案由庫房管理變?yōu)樾畔⒖刂浦行?，檔案管理人員對檔案信息的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等工作需要借助計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)來完成，企業(yè)檔案工作必須改變傳統(tǒng)的檔案管理、利用模式，必須向現(xiàn)代化的檔案管理、利用模式轉(zhuǎn)變。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作

（一）對館藏檔案摸底評估，制定實施方案

企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)前，首先對館藏檔案的數(shù)量、種類、案卷質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上，確定數(shù)字化的范圍。結(jié)合檔案的使用價值、利用頻率、珍稀程度和保管期限，制定數(shù)字化工作實施方案。明確進(jìn)行數(shù)字化的先后順序，按照由查閱利用率較高檔案到查閱利用率較低檔案，由珍稀檔案到普通檔案，由年代較近檔案到年代較遠(yuǎn)檔案的原則，分批次開展數(shù)字化工作。其次對需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行檢查整理，主要內(nèi)容有：檢查檔案是否有破損，對破損檔案要進(jìn)行修補(bǔ)；檔號編制是否規(guī)范，檔號編制有誤的檔案要重新編制檔號；保管期限劃分是否準(zhǔn)確，保管期限劃分不合理的檔案要重新劃分保管期限；案卷題名與目錄題名是否一致，不一致的以檔案內(nèi)容為依據(jù)統(tǒng)一題名。對成捆、成卷的檔案要先組織立卷，后進(jìn)行數(shù)字化處理；最后檔案數(shù)字化要有計劃一部分一部分地搞，第一階段進(jìn)行地質(zhì)科技檔案數(shù)字化，第二階段進(jìn)行文書檔案數(shù)字化，其他類型的檔案可以放在第三階段對其進(jìn)行數(shù)字化。

（二）保障措施到位

1.成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定開展數(shù)字化工作的組織模式

成立由檔案管理部門牽頭，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)任組長的企業(yè)檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各項工作，是數(shù)字化工作順利開展的組織保障。由于數(shù)字化專職人員較少，還要保證較高的工作效率，我們采用了“內(nèi)外組合”的方式，即由本單位的檔案部門人員與外聘人員組成檔案數(shù)字化工作小組，開展企業(yè)檔案數(shù)字化工作。

2.改造提升基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

檔案數(shù)字化建設(shè)需要現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備做支撐，計算機(jī)、掃描儀等操作設(shè)備，硬盤、光盤、磁盤、服務(wù)器等存儲設(shè)備，復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等輔助設(shè)備，確保機(jī)房安全的消防安全設(shè)施等,對已有的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行提升改造，增加新的設(shè)施設(shè)備，使其滿足檔案數(shù)字化工作的要求，例如，將現(xiàn)有服務(wù)器升級改造為大存儲量服務(wù)器，數(shù)字化加工場所安裝監(jiān)控系統(tǒng)及門禁系統(tǒng)等。

3.加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)

檔案數(shù)字化工作是一項技術(shù)性較強(qiáng)的工作，要加強(qiáng)對操作人員的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)。對操作人員進(jìn)行數(shù)字化操作技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對數(shù)字化加工設(shè)備的熟練運用，及時對檔案數(shù)字化加工中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和操作指導(dǎo)，減少誤操作，降低因操作不當(dāng)對工作設(shè)備的損壞。

（三）制定企業(yè)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在開展數(shù)字化工作時，應(yīng)該以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）為基礎(chǔ)和指導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)檔案數(shù)字化工作特點，研究制定本企業(yè)檔案數(shù)字化實施細(xì)則。在數(shù)字化加工中，對加工方式以及掃描色彩、圖像分辨率、文件存儲格式及圖像處理等要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求。《規(guī)范》中要求分辨率不低于200dpi，我公司從“能夠滿足當(dāng)前和未來一段時期內(nèi)主要需求”的角度考慮，分辨率采用300dpi。紙質(zhì)檔案采用分辨率為300dpi的彩色模式，使用高速掃描儀或者平板掃描儀，采用PDF格式存儲；一些超大幅面圖紙，采用200dpi彩色模式，使用工程掃描儀，采用JPEG格式存儲；照片檔案采用600dpi彩色模式，平板掃描儀，PDF格式存儲。圖像處理要求圖面干凈，傾斜度小于1度。

四、加強(qiáng)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檢查驗收

數(shù)字化工作建設(shè)周期長，工作環(huán)節(jié)較多，人員的不穩(wěn)定性，操作的不穩(wěn)定性，都會影響到檔案數(shù)字化質(zhì)量。因此在數(shù)字化加工的每個環(huán)節(jié)，要進(jìn)行規(guī)范的質(zhì)量檢測和驗收。

（一）檔案著錄及掃描

檔案數(shù)字化加工中，操作人員按照規(guī)范要求，進(jìn)行檔案目錄錄入和文件掃描。選派質(zhì)量檢查人員，現(xiàn)場解決出現(xiàn)的問題，例如，地質(zhì)專業(yè)特殊文字、字符的識別，繁體字與簡體字的轉(zhuǎn)化，特殊檔案掃描參數(shù)問題等。按工作量的30%進(jìn)行抽查驗收，檔案目錄錄入的正確率要求100%，圖像掃描錯誤率控制在1%，杜絕漏掃、重復(fù)掃描、掃描不清楚不完整等，從源頭確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

（二）圖像處理存儲

按照規(guī)范要求，處理圖像時要去除黑邊黑框，去除圖像中較多較大雜點，保證圖面干凈，對圖像的色彩及傾斜度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，對有紅色印章的圖片，要做銳化處理，處理后圖像的對比度、亮度等參數(shù)設(shè)置合理，圖像最大程度接近檔案原貌。按照以上標(biāo)準(zhǔn)，對圖像進(jìn)行驗收檢查，錯誤率控制在1%以內(nèi)，處理好的圖像要及時進(jìn)行存儲備份。

（三）數(shù)據(jù)掛接及數(shù)據(jù)備份

按照完成多少上傳掛接多少的原則，將檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)及時進(jìn)行批量掛接。掛接時再次進(jìn)行抽查檢查，保證目錄和掛接文件一一對應(yīng)，確保目錄內(nèi)容和電子文件內(nèi)容一致，掛接準(zhǔn)確率要達(dá)到100%，杜絕漏掛、錯掛、重復(fù)掛接及掛接文件打不開等現(xiàn)象發(fā)生。采用實時備份和定期備份相結(jié)合的方式。每天新生成的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行備份，每周對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，分別在NAS系統(tǒng)和移動硬盤備份。

五、檔案信息安全保密

在數(shù)字化加工過程中，要注意檔案信息的安全保密。保障檔案實體的安全，按照規(guī)范要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、拆卷、裝訂時，做到不丟失、不污染損壞檔案；掃描時，輕拿輕放，不搞亂文件順序，不丟失原件。保障檔案數(shù)據(jù)安全，制定《檔案數(shù)字化工作管理制度》，封閉數(shù)字化加工計算機(jī)USB端口，工作場所安裝監(jiān)控系統(tǒng)及門禁系統(tǒng)，與外聘人員簽訂保密協(xié)議，采取一系列安全措施，確保計算機(jī)安全、檔案數(shù)據(jù)安全、服務(wù)器安全及網(wǎng)絡(luò)安全。

六、經(jīng)驗與體會

檔案數(shù)字化建設(shè)工作使我公司檔案管理由“實體庫房”手工管理模式開始向現(xiàn)代化的計算機(jī)“信息控制中心”管理模式轉(zhuǎn)變，由“傳統(tǒng)單一”利用方式向“便捷高效、資源共享”利用方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理和利用發(fā)生了本質(zhì)改變。同時，鍛煉出了一批既有檔案管理專業(yè)知識，又懂現(xiàn)代信息技術(shù)，精通數(shù)字化加工技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，為加快推進(jìn)公司檔案工作現(xiàn)代化培養(yǎng)了高素質(zhì)的檔案干部隊伍。

為公司數(shù)字檔案館建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識化，需要一步一步實現(xiàn)。我公司檔案數(shù)字化工作從2018年到2021年，用了近四年時間完成了第一階段工作，后面兩個階段的工作，還需要企業(yè)在資金、技術(shù)、人才等方面的支持與持續(xù)投入，分步實施，持續(xù)推進(jìn)，才能最終取得豐碩成果。