企業(yè)行政工作中秘書的輔助決策職能探究

顧周東 沈曉力

（1.鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，鄭州 450046；2.鄭州工程技術(shù)學(xué)院，鄭州 450044）

隨著社會(huì)發(fā)展和企業(yè)體制的建立和完善，管理者的職能特點(diǎn)發(fā)生了較大轉(zhuǎn)變，在執(zhí)行決策時(shí)遵循科學(xué)化、民主化已成為決策共識。作為輔助管理者工作的秘書，為管理者決策提供重要幫助以確保決策的正確性，是秘書工作面臨的新挑戰(zhàn)。本文圍繞秘書在企業(yè)行政工作中輔助決策時(shí)面臨的挑戰(zhàn)和提升輔助決策實(shí)效的路徑展開研究。

一、秘書相關(guān)概念

（一）秘書的概念和工作內(nèi)容

秘書主要是輔助管理者進(jìn)行綜合性公務(wù)服務(wù)工作的工作人員。他們以綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事和輔助決策等為主要職能，是企業(yè)管理者的參謀和助手。輔助性是秘書的根本屬性，服務(wù)于企業(yè)管理者是根本對象。

秘書的工作職責(zé)是在工作中必須完成的具體工作內(nèi)容，具有具體性與多樣性特征，需解決的問題是秘書應(yīng)當(dāng)做的問題。職能是秘書在職責(zé)范圍內(nèi)的整體功能，具有宏觀性和概括性特征，不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。

秘書的工作由事務(wù)性和政務(wù)性兩個(gè)方面組成，具體內(nèi)容如下。

1.輔助決策

秘書在決策過程中，在知識、能力、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

2.協(xié)調(diào)關(guān)系

秘書在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。在協(xié)調(diào)過程中秘書需要按照先厘清事情情況、找出“癥結(jié)”、恰當(dāng)協(xié)調(diào)、督促落實(shí)、檢查反饋等一系列流程來進(jìn)行協(xié)調(diào)。

3.處理信息

處理信息是秘書工作中比較重要的一項(xiàng)，每天需要面對、接收與處理不同的信息。在處理信息的過程中，秘書需要遵循信息的及時(shí)性、保真性、適用性、預(yù)測性等原則。根據(jù)接收信息的不同時(shí)間、不同級別、不同內(nèi)容對信息進(jìn)行加工、傳遞、反饋、儲(chǔ)存來決定如何更加合理地處理信息。

4.辦理事物

一般秘書辦理的事物都有以下特征：綜合性、服務(wù)性、煩瑣性、突擊性。要根據(jù)辦理事物的原則與辦事程序來一一解決。

（二）秘書在企業(yè)行政工作中輔助決策職能的具體表現(xiàn)

秘書輔助決策并不是丟掉秘書的本職工作，更不是越位替代管理者做決策，而是充分發(fā)揮秘書部門的職能，從高層次上去服務(wù)、改革、建設(shè)和發(fā)展，從根本上把握方向。輔助決策是現(xiàn)代秘書的重要素質(zhì)，輔助決策型秘書必將成為秘書隊(duì)伍中的主體。決策既包括決策的制定，又包括決策的實(shí)施。在現(xiàn)代管理中，決策是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和管理者的基本職能和權(quán)力，也就是說管理者是決策的主體。領(lǐng)導(dǎo)過程說到底，就是一個(gè)不斷制定并實(shí)施決策的過程。現(xiàn)代管理中的決策一刻也離不開輔助力量的支持，一旦失去這種支持就會(huì)可能導(dǎo)致管理系統(tǒng)的信息失靈、決策失誤、目標(biāo)失控。

秘書部門作為多功能的綜合辦事機(jī)構(gòu)，在其職業(yè)活動(dòng)過程中，必然發(fā)揮輔助決策的職能。現(xiàn)代秘書系統(tǒng)輔助決策活動(dòng)的經(jīng)常性、綜合性及全過程性是極其重要的，因此秘書應(yīng)具備輔助決策的意識，提高輔助決策的能力，做綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。但輔助決策不能等同于參與決策，不能主觀地夸大輔助決策的職能范圍。事實(shí)上，輔助決策或者說參謀作用，與參與決策是不能等同起來的。

二、秘書在企業(yè)行政工作中輔助決策職能的現(xiàn)狀分析

從目前企業(yè)行政工作中秘書的工作情況來看，辦公室秘書的綜合培訓(xùn)與崗位要求不符。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和公司的成長，公司承擔(dān)著越來越多的責(zé)任，秘書的工作標(biāo)準(zhǔn)越來越高，秘書工作水平與工作質(zhì)量和實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展需求之間存在巨大差距。與此同時(shí)，公司在招聘中對其職業(yè)水平并沒有太多的高要求，并且招聘的一些秘書在行使職能之前沒有經(jīng)過正規(guī)系統(tǒng)的培訓(xùn)，也很少在招聘后接受過職業(yè)培訓(xùn)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，自身的經(jīng)驗(yàn)通常是基于過去的經(jīng)驗(yàn)或團(tuán)隊(duì)合作的積累，這樣一來通常很難完成領(lǐng)導(dǎo)要求的工作內(nèi)容。這使企業(yè)辦公室秘書處于被動(dòng)位置，企業(yè)辦公室秘書的工作既龐大又復(fù)雜，在許多領(lǐng)域都需要各種要素，并且很難對具體工作中發(fā)生的所有事情進(jìn)行概述，這意味著他們在工作場所通常是被動(dòng)的。

作為秘書，既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的有益補(bǔ)充，從而完善領(lǐng)導(dǎo)決策中可能出現(xiàn)的漏洞，借助秘書的優(yōu)勢及輔助決策去完善不足，使公司能有一個(gè)更完美的戰(zhàn)略目標(biāo)；又要根據(jù)企業(yè)的需求成為領(lǐng)導(dǎo)決策的有力助手，從偏重于辦文、辦事轉(zhuǎn)變?yōu)椴粌H辦文、辦事也要出謀劃策。因此，秘書在做好行政工作的基礎(chǔ)上，要主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)層溝通，做好決策前、中、后期的各項(xiàng)準(zhǔn)備、控制和善后工作，成為領(lǐng)導(dǎo)決策的有力助手。

三、秘書在企業(yè)行政工作中輔助決策工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）領(lǐng)導(dǎo)不重視秘書參與決策

由于觀念陳舊加上秘書職能轉(zhuǎn)變不及時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)對秘書的意見也只是象征性地去詢問，并不能影響最終結(jié)果，從而導(dǎo)致輔助決策失去了作用，無法規(guī)避那些已經(jīng)預(yù)想到的可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。秘書需要做的是需要讓管理者對自己有一定的信任基礎(chǔ)，有一個(gè)良好的參謀環(huán)境。輔助決策既包括輔助者能力的大小，也包括輔助對象影響力的大小，這都由秘書的智能素質(zhì)、思維方式、知識水平、專業(yè)能力、工作態(tài)度及個(gè)人品質(zhì)決定。輔助決策作用的發(fā)揮也與參謀環(huán)境有直接關(guān)系。在輔助決策中，最好的狀態(tài)是管理者與秘書能夠保持一種互動(dòng)的關(guān)系，但是一般情況下，都是由管理者先向秘書發(fā)出需要輔助決策的信息，再由秘書向管理者提出方案建議。

（二）秘書工作不夠?qū)I(yè)化

秘書工作還存在專業(yè)化不強(qiáng)、單一的問題。在我國高校中，秘書專業(yè)并不是一個(gè)熱門專業(yè)，導(dǎo)致企業(yè)吸收新鮮血液供不應(yīng)求，目前在崗秘書絕大多數(shù)根本沒有經(jīng)過嚴(yán)格的、系統(tǒng)性的培養(yǎng)和培訓(xùn)，沒有完整的工作體系概念，導(dǎo)致大部分秘書都需要消耗大量的人力、物力去手把手培養(yǎng)，在工作中摸著石頭過河，存在經(jīng)驗(yàn)主義現(xiàn)象。這樣對秘書個(gè)人而言固然也有好處，但是對于一個(gè)企業(yè)來說，卻要走很多彎路，領(lǐng)導(dǎo)決策在經(jīng)過這一過程時(shí)也容易出現(xiàn)紕漏。

（三）輔助決策的崗位職責(zé)缺失

企業(yè)中的大部分秘書在工作中崗位職責(zé)不清晰，導(dǎo)致秘書無法產(chǎn)生較大的價(jià)值。秘書對于自身的崗位職責(zé)認(rèn)識仍停留在端茶送水和接待等雜務(wù)工作中，根本意識不到秘書工作的關(guān)鍵性和整體意義。崗位職責(zé)認(rèn)識不清晰導(dǎo)致秘書在工作中根本沒有起到輔助決策的作用，無法將自己的價(jià)值最大化實(shí)現(xiàn)。除此之外，不少企業(yè)管理者也無法全面地認(rèn)識到秘書的崗位職責(zé)，在工作當(dāng)中為秘書分配了許多本不應(yīng)該是秘書做的任務(wù)，導(dǎo)致秘書的日常工作雜亂無章、效率不高，造成了秘書崗位職責(zé)混亂的現(xiàn)象。秘書輔助決策的崗位職責(zé)缺失也導(dǎo)致秘書無法在領(lǐng)導(dǎo)決策中進(jìn)行參與和輔助，在向其他工作者傳達(dá)決策時(shí)，無法表述出決策的根本意義和理念，沒能夠建立起管理者與執(zhí)行者之間的一個(gè)良好的溝通橋梁，使企業(yè)整體走向出現(xiàn)偏差。

（四）秘書缺少輔助決策的綜合能力

企業(yè)秘書的綜合能力還不夠。秘書由于工作涉及企業(yè)眾多事務(wù)，工作尤為繁重和駁雜，完成管理者的決策、監(jiān)督和反饋對一個(gè)秘書的綜合能力要求較高。一個(gè)秘書能做好輔助決策的綜合能力包括很多方面，如業(yè)務(wù)能力、個(gè)人能力、個(gè)人品質(zhì)，以及對工作、企業(yè)的熱情，都是決定秘書輔助決策能力的因素。在工作中，許多秘書存在對領(lǐng)導(dǎo)決策不明確、任務(wù)分配不合理及執(zhí)行不到位的情況，甚至有些秘書在工作中存在應(yīng)付差事、借口拖延的不良現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)經(jīng)營管理的發(fā)展，更遑論進(jìn)行輔助決策了。在進(jìn)行決策或者下達(dá)某些命令時(shí)，由于級別差異，管理者無法了解每個(gè)人的特性，導(dǎo)致被管理者個(gè)人價(jià)值無法得到最大限度的發(fā)揮，這就需要秘書進(jìn)行輔助決策，根據(jù)被管理者的個(gè)人優(yōu)勢提出建議，使領(lǐng)導(dǎo)決策更加合理化。

四、秘書在企業(yè)行政工作中有效實(shí)施輔助決策的路徑

（一）管理層要革新對秘書輔助決策職能的認(rèn)知

管理層應(yīng)隨時(shí)代潮流，提高秘書在工作決策中的地位，善于發(fā)掘秘書的優(yōu)勢和長處，使之成為領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的一個(gè)溝通的橋梁。大部分秘書都是為管理者服務(wù)的，而管理者又疲于各種瑣事，難免會(huì)出現(xiàn)一些紕漏，此時(shí)就更需要一個(gè)優(yōu)秀的秘書去輔助決策，甚至領(lǐng)導(dǎo)給秘書分權(quán)。真正優(yōu)秀的管理者是學(xué)會(huì)知人善用，所以企業(yè)應(yīng)從上到下全面培養(yǎng)秘書的輔助決策職能，緊跟時(shí)代潮流，否則必將被時(shí)代淘汰。

（二）搭建秘書輔助決策的支撐平臺(tái)

支撐平臺(tái)包括信息平臺(tái)和虛擬平臺(tái)，秘書在進(jìn)行輔助決策的工作中必須得到管理者的支持與肯定，管理者應(yīng)不遺余力地開放支撐平臺(tái)給秘書，包括搭建數(shù)據(jù)庫、信息平臺(tái)，以大數(shù)據(jù)和理論知識體系去支撐秘書的輔助決策，秘書可以通過大量的數(shù)據(jù)和理論知識去分析策略、評估風(fēng)險(xiǎn)程度，確保決策的正確性。在進(jìn)行輔助決策時(shí)，如果是未知項(xiàng)目，靠的就是管理者與秘書的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、直覺和長遠(yuǎn)的眼光；而如果是成熟項(xiàng)目，需要的就是已經(jīng)積累的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)報(bào)告，依靠信息平臺(tái)中的波動(dòng)數(shù)據(jù)了解情況，分析出管理層所做決策的漏洞，及時(shí)彌補(bǔ)。

（三）把握方向，找準(zhǔn)自己的定位

輔助決策服務(wù)的對象是領(lǐng)導(dǎo)，輔助的是領(lǐng)導(dǎo)決策，所以應(yīng)當(dāng)一切從領(lǐng)導(dǎo)決策出發(fā)，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，這是輔助決策的本質(zhì)屬性。

首先要明確領(lǐng)導(dǎo)決策的根本目的，確定決策方向，涉及企業(yè)的總體走向的問題、影響全局的問題、前進(jìn)方向的起點(diǎn)性問題、瓶頸性問題等都是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的。秘書在進(jìn)行輔助決策時(shí)要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的一系列問題進(jìn)行研究，或是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策已經(jīng)給出的目的在過程上進(jìn)行改動(dòng)和建議，這樣比較容易取得不謀而合的效果，可以讓領(lǐng)導(dǎo)決策受到啟發(fā)。

要在被動(dòng)中尋求主動(dòng)。企業(yè)行政工作中，領(lǐng)導(dǎo)起主導(dǎo)作用，秘書輔助決策則處于被動(dòng)地位。但作為一個(gè)出色的秘書，在輔助決策時(shí)應(yīng)積極主動(dòng)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，眼光和思路在與管理者同步的基礎(chǔ)上，更應(yīng)超前，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，把領(lǐng)導(dǎo)未考慮的細(xì)節(jié)提前做好部署，不能等因奉此，將一切危機(jī)扼殺在搖籃中。要站在管理者的角度思考問題，如在提出、思考、研究問題時(shí)，必須同領(lǐng)導(dǎo)在一個(gè)角度和高度上，胸懷企業(yè)和全局利益，研究出的問題、出的主意、提的建議及做出的輔助決策才能適領(lǐng)導(dǎo)。因此，秘書在進(jìn)行輔助決策時(shí)必須有“我就是領(lǐng)導(dǎo)”的意識，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)就要把自己放在領(lǐng)導(dǎo)的高度，這也是一個(gè)秘書在履行輔助決策職能時(shí)的要求。

（四）增強(qiáng)秘書輔助決策的能力素質(zhì)

企業(yè)的逐步向前，對秘書的綜合能力素質(zhì)要求越來越多，加強(qiáng)和提高秘書的綜合能力是一個(gè)企業(yè)必須完善的工作。在新時(shí)代的企業(yè)競爭中，一個(gè)能做好輔助決策的復(fù)合型秘書人才顯得尤為重要，應(yīng)具備以下四種能力。

1.大局觀

作為企業(yè)的行政秘書，最重要的就是具有大局觀。因?yàn)槊貢枰o助的決策是一個(gè)企業(yè)的走向，決定一個(gè)企業(yè)的命運(yùn)，優(yōu)秀的秘書所做的輔助決策能讓企業(yè)飛得更高、走得更遠(yuǎn)，反之則會(huì)消耗企業(yè)的生命力。所以，秘書在進(jìn)行輔助決策時(shí)首先需要的就是擁有良好的大局觀，不能為一己私利、蠅頭小利左右自己的判斷，應(yīng)努力培養(yǎng)大局意識。

2.專業(yè)能力

作為企業(yè)的行政秘書，其次重要的就是專業(yè)能力。秘書的專業(yè)能力也近乎各項(xiàng)全能，包括協(xié)調(diào)、分配、指揮、接待等，但是如果連最基本的這些都做不好，何談輔助決策，秘書的輔助決策是在一切行政工作都游刃有余的基礎(chǔ)上，發(fā)揮自己的聰明才智，根據(jù)自己在各項(xiàng)日常行政工作中的經(jīng)驗(yàn)去出謀劃策，所以專業(yè)能力是基本。

3.協(xié)調(diào)能力，對各個(gè)成員的了解

作為管理者，不可能做到對每個(gè)員工的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)都了如指掌，在分配任務(wù)時(shí)也不可能面面俱到，這時(shí)就需要秘書進(jìn)行輔助決策，秘書需要在輔助決策時(shí)根據(jù)每個(gè)員工優(yōu)缺點(diǎn)合理分配任務(wù)，提出自己的觀點(diǎn)，并在完成決策時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督。這要求秘書必須具備相應(yīng)的協(xié)調(diào)能力，以及對員工有所了解。

4.創(chuàng)新能力，積極探索

優(yōu)秀的秘書也需要有一定的創(chuàng)新能力，在當(dāng)代競爭壓力如此之大的市場經(jīng)濟(jì)下，擁有創(chuàng)新能力往往能得到出其不意的效果。秘書在做好自己本職工作的情況下，更應(yīng)積極探索新事物，具備創(chuàng)新能力，推陳出新，完善管理者領(lǐng)導(dǎo)決策，多進(jìn)諫言。