高校人事檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

王艷婕，劉利國

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022；2.中國石油 吉林石化公司倉儲(chǔ)中心，吉林 吉林 132022)

在高等教育事業(yè)發(fā)展的形勢(shì)下，對(duì)于教育管理、教育體制都提出了全新要求，在人事檔案管理工作上，要做到與時(shí)俱進(jìn)。在人事信息中，涉及教職工的各項(xiàng)信息，保密性非常強(qiáng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作滯后，有效性、準(zhǔn)確性不高，在新的歷史時(shí)期下，需針對(duì)確高校人事檔案的管理存在的問題，采取科學(xué)有效的創(chuàng)新路徑。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的價(jià)值分析

(一) 促進(jìn)人事工作的穩(wěn)步前進(jìn)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，高校人才流動(dòng)更加頻繁，創(chuàng)新人事檔案管理，能夠改變傳統(tǒng)人事檔案管理工作的不足，從紛繁的信息中找到有價(jià)值的內(nèi)容，幫助人事管理人員做出科學(xué)決策，從而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，切實(shí)保障當(dāng)事人的隱私權(quán)和知情權(quán)，為高校人事行政決策提供科學(xué)的依據(jù)支持，推動(dòng)高校人事工作的穩(wěn)步前進(jìn)。

(二) 提升高校人事檔案管理的創(chuàng)新力

在高校人事檔案管理的改革上，需淡化原有的身份依附功能、政治功能，凸顯出信用憑證功能、信息記錄功能，以更好地為人事人才、人才資源工作服務(wù)。通過對(duì)高校人事檔案管理工作的改革，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，將靜態(tài)文本信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)資源，將一些基礎(chǔ)信息適度共享，能夠提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，推進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新步伐[1]。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

(一) 檔案意識(shí)薄弱

要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，需要具備良好的檔案意識(shí)，但是長期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視度不高，對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)不重視，針對(duì)檔案人員的職責(zé)缺乏科學(xué)的規(guī)章制度，致使工作難以開展。同時(shí)，在人事檔案管理工作中的經(jīng)費(fèi)投入較少，人事檔案的存儲(chǔ)、管理、共享都需要大量資源。高校的主要任務(wù)是以培育優(yōu)秀人才為主，因此，大量的資源也是朝著教學(xué)、科研方面傾斜，對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致整體的管理效率不高。

(二) 人事檔案管理機(jī)制不完善

為了確保人事檔案管理工作的順利開展，離不開完善的人事檔案管理機(jī)制。從橫向來看，近年來，高校人事檔案管理工作的開展取得了初步成效，檔案丟失等問題得到了顯著緩解，但是從高校的沿革來看，人事檔案管理機(jī)制還存在一定的改進(jìn)空間，尤其是進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開始被淘汰，電子檔案逐步普及，對(duì)于電子檔案的收集、分類、歸檔工作，現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制并沒有做出應(yīng)有的規(guī)定，由于規(guī)范不夠細(xì)致、制度不夠細(xì)化，會(huì)影響人事檔案管理工作的開展質(zhì)量[2]。

三、創(chuàng)新人事檔案管理的策略分析

(一) 革新傳統(tǒng)觀念，深化檔案意識(shí)

在高校行政管理工作中，人事檔案管理工作是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，作為檔案管理人員，需要主動(dòng)更新自己的思想觀念，強(qiáng)化自身檔案意識(shí)。高校管理層也要對(duì)這項(xiàng)工作予以足夠的重視，予以資源、資金上的支持和保障。高校檔案管理部門要對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，引起高校管理層和其他人員的重視，使之產(chǎn)生主動(dòng)協(xié)調(diào)、配合的積極性，共同創(chuàng)新人事檔案管理工作[3]。

為了確保高校人事檔案的真實(shí)、客觀，檔案部門和人員也要定期、不定期針對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行完善與補(bǔ)充，在各類因素影響下，高校人事檔案的信息內(nèi)容是大同小異的，真正有個(gè)性的內(nèi)容并不多。要凸顯出高校人事檔案的個(gè)性，需要在其中補(bǔ)充新的材料，對(duì)此，要讓高校人員對(duì)人事檔案有更為深刻的理解，推行人事檔案與本人見面制度，讓檔案本人能夠主動(dòng)參與到其中。在這一方面，可借鑒美國的人事檔案管理模式，采用喜聞樂見的形式，為高校人員提供雙向自主選擇的平臺(tái)，讓人事檔案成為個(gè)人的標(biāo)志[4]。

(二) 強(qiáng)化制度建設(shè)

1.完善收集制度

在收集高校人事檔案時(shí)，需要制定與之相關(guān)的收集制度，包括基本情況、參加科研與學(xué)術(shù)資料、榮譽(yù)與獲獎(jiǎng)情況、誠信資料。在收集資料時(shí)，要做到及時(shí)、全面，對(duì)于收集的材料要做到去偽存真，從源頭上保證檔案內(nèi)容的完整、真實(shí)。以人事材料檔案為例，需將與個(gè)人相關(guān)的材料收集齊全，包括可以反映個(gè)體的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、思想品德、工作能力等內(nèi)容，收集的材料要系統(tǒng)成套、有頭有尾。

2.保證檔案的真實(shí)

真實(shí)性是人事檔案的重要原則，只有真實(shí)、有效的檔案資料，才能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作提供準(zhǔn)確的資料支持，在人員錄用、干部提拔、政審、退休等方面，要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，避免混入虛假消息，對(duì)于由個(gè)人填寫的檔案，進(jìn)行仔細(xì)審查，如果有錯(cuò)誤出現(xiàn)，要第一時(shí)間糾正，對(duì)于無法確定的，進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確保結(jié)論的精準(zhǔn)性[5]。同時(shí)，嚴(yán)格按照要求來傳遞人事檔案，在出現(xiàn)人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、核對(duì)、編號(hào)，列出詳細(xì)清單，加蓋人事部門公章，通過機(jī)要渠道來傳遞。

3.強(qiáng)化檔案收集制度

各個(gè)部門要做好人事檔案材料收集、歸檔的監(jiān)督工作，強(qiáng)化管理，保證人事檔案材料的收集、歸檔工作能夠順利進(jìn)行。同時(shí)，明確檔案工作人員的紀(jì)律，不得以任何借口涂改、偽造檔案資料；不得將材料據(jù)為己有，延遲或者拒絕歸檔；檔案中不得有不符合要求或者虛假的材料[6]。針對(duì)違反規(guī)定的檔案工作人員，要根據(jù)其違規(guī)情節(jié)和性質(zhì)進(jìn)行處罰，對(duì)于涂改、偽造檔案的人員，要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，禁止其繼續(xù)從事人事檔案工作。

(三) 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

為了提升人事檔案管理工作的實(shí)效性，必須要加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，高校管理者要對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，制定完善的激勵(lì)制度。一方面，保障檔案人員數(shù)量，合理預(yù)測(cè)人事檔案管理工作所需的人力資源結(jié)構(gòu)，預(yù)測(cè)出人事檔案管理所需的專業(yè)需求、人力資源規(guī)模，根據(jù)此擬定人才招聘計(jì)劃，對(duì)于檔案管理工作需要的復(fù)合型人才，可提高待遇，吸引更多高層次人才的進(jìn)入[7]。另一方面，各個(gè)高校每年都會(huì)定期組織行政人員、教師外出學(xué)習(xí)，但針對(duì)檔案人員的培訓(xùn)并不多。為了提高檔案工作人員的綜合能力，在制定人才培訓(xùn)目標(biāo)時(shí)，需將檔案工作人員納入其中，在培訓(xùn)內(nèi)容中，要增加信息化、數(shù)字化內(nèi)容比例，切實(shí)提升其業(yè)務(wù)能力，定期安排檔案工作人員外出調(diào)研、參觀，學(xué)習(xí)兄弟院校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀做法，激活其潛能和工作創(chuàng)造力，提高其職業(yè)認(rèn)同感[8]。另外，高校需要對(duì)檔案工作人員予以更多的人文關(guān)懷，尊重其價(jià)值，做到以人為本，管理者要主動(dòng)關(guān)心檔案工作人員的生活，使之切實(shí)感受到來自單位內(nèi)部的尊重與關(guān)愛，在開展檔案管理工作的過程中，要做到公平、公開、公正，根據(jù)工作要求打造完善的激勵(lì)制度，既要有獎(jiǎng)勵(lì)，也要有懲處，以此來激發(fā)檔案人員的危機(jī)感，使之主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高能力。

(四) 加快人事檔案信息化步伐

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步下，人事檔案的信息化成了必然趨勢(shì)，高校需將人事檔案信息化納入高校工作范疇中，在轉(zhuǎn)變思想觀念的同時(shí)，爭(zhēng)取行政主管部門的支持，增加對(duì)人事檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入[9]。高校要增加投入，推行新手段、新技術(shù)，提升人事檔案信息化開發(fā)、管理能力，提升檔案服務(wù)水平，讓人事檔案朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。要打造人員信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)使用頻率較高的原件進(jìn)行數(shù)字化處理，針對(duì)各類檔案信息進(jìn)行二次開發(fā)、三次開發(fā)，做好人事檔案的深加工與綜合分析[10]。另外，還需針對(duì)人事檔案采用用戶識(shí)別、數(shù)據(jù)加密、終端識(shí)別技術(shù)，推行原始簽名，避免在傳輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)非法復(fù)制、修改問題，通過技術(shù)的創(chuàng)新要避免人事檔案被修改、刪除。并主動(dòng)關(guān)注國內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，不斷調(diào)整人事檔案的信息化建設(shè)思路，保障人事檔案改革可順利進(jìn)行。

四、結(jié) 語

人事檔案屬于高校檔案的重要組成部分，在人事制度變革的時(shí)代背景下，高校的人事檔案管理工作迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為了提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，需要從檔案內(nèi)容、管理機(jī)制、工作程序、信息化建設(shè)等多個(gè)方面進(jìn)行改革，通過多管齊下的渠道提高人事檔案管理能效。