基于全生命周期的事業(yè)單位固定資產管理探討

文/張海帥（北京市密云水庫管理處）

貫穿固定資產從入口到出口的全生命周期管理理論，把固定資產存在的全過程囊括其中，對固定資產所處的各個階段進行規(guī)范化、合理化的監(jiān)管、控制。2020年財政部頒發(fā)了《關于加強行政事業(yè)單位固定資產管理的通知》，通知中明確要求各級行政事業(yè)單位必須進一步貫徹“過緊日子”要求。事業(yè)單位應對當前在固定資產管理中存在的問題進行剖析，采取有效的措施確保事業(yè)單位固定資產高效使用、全面盤活，避免出現資產流失、重復購置、閑置等問題，在全面提升固定資產管理水平和效率的同時，大力推進固定資產管理體系和管理能力現代化的實現。因此，在行政事業(yè)單位的固定資產管理中充分運用全生命周期理論有利于實現對國有固定資產的高效率管理，這對有效降低財政支出、提升財政資金的使用效率有著極其重要的意義[1]。

一、相關概念闡述

（一）行政事業(yè)單位固定資產的基本概念

行政事業(yè)單位的固定資產主要是行政事業(yè)單位為了適應自身業(yè)務活動或者相關活動而進行控制的，使用期限在一年以上，單位價值超過固定資產規(guī)定的標準，并且能夠大體維持原始狀態(tài)的資產。這其中主要包括：房屋及構筑物、專用設備、通用設備等。

（二）固定資產全生命周期管理的相關概念

固定資產全生命周期管理是一項全面的、完整的、系統(tǒng)的、動態(tài)化的管理過程，其管理對象是固定資產，并且對固定資產的預算規(guī)劃、采購、初始計量、投入使用以及報廢處置等各環(huán)節(jié)從入口到出口進行全方位的分析和管控。

（三）行政事業(yè)單位固定資產的基本特征

1.具有無償性

行政事業(yè)單位的固定資產等國有資產主要是依靠財政撥款來購置，在購置資產和使用資產時必須嚴格遵循國家的相關規(guī)定，這也充分表明行政事業(yè)單位的固定資產具有無償性。

2.具有非經營性

行政事業(yè)單位的固定資產是在替國家履行其社會管理職責，并且為社會的發(fā)展提供公共服務，在非特殊情況下，行政事業(yè)單位并不直接從事生產經營活動，這充分體現出行政事業(yè)單位的國有資產并不是以盈利為目標，具有非經營性[2]。

二、基于全生命周期事業(yè)單位固定資產管理中存在的問題——以A事業(yè)單位為例

（一）A事業(yè)單位基本情況介紹

A事業(yè)單位成立于1963年，管理層級為省級，性質為全額撥款事業(yè)單位，預算級次為二級，編制人數669人，職責主要是貫徹執(zhí)行國家和本市關于開展相關工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、行政規(guī)范文件等。

（二）A事業(yè)單位固定資產管理中存在的問題

1.固定資產崗位分工缺乏明晰性

目前，A事業(yè)單位固定資產管理中的大部分工作由財務部門和其他部門共同完成。這樣的職責分工缺乏明晰性，導致固定資產在管理的過程中，財務部門和職能部門各自為政，互相之間缺乏有效的信息溝通，這樣容易導致固定資產管理效率低下，一旦出現問題后，各個部門之間相互推卸責任。例如：A事業(yè)單位在崗位設置上并未完全按照內部控制的要求做到不相容崗位相分離，存在固定資產的采購、驗收由同一名工作人員完成的現象，很明顯這完全不符合內部控制規(guī)范性的要求，長此以往，也會為該事業(yè)單位的腐敗埋下隱患。

2.固定資產預算編制不完善

從表面上看A事業(yè)單位的固定資產預算管理流程從預算編制開始，一直到預算的審批、執(zhí)行基本符合新預算法提出的要求。但是在實際的預算編制過程中，固定資產預算編制還不夠完善，預算編制十分草率。例如：A事業(yè)單位在固定資產的預算編制上，存在采取增量預算法的現象，預算的數額也是根據上一年度的實際采購為基礎來確定下一年度的預算數額，很明顯這樣的固定資產預算編制過于草率，并未根據本單位的實際需求、市場的調研等來進行編制。為了順利完成固定資產的預算編制任務，A事業(yè)單位每年9月進行固定資產預算編制都是以上一年的實際發(fā)生數為基礎，按照5%～10%的比例上浮來確定下一年度的固定資產預算數額，而對于這一比例并未經過科學的、充分的論證，如此草率的固定資產采購預算編制為后續(xù)的固定資產分配帶來了問題，導致有些部門已經存在的固定資產又進行了重復購置，而有些部門未按實際需要購置相關固定資產，出現固定資產分配不均的情況[3]。

3.固定資產采購存在較大的隨意性

A事業(yè)單位在固定資產預算編制中缺乏完善性和較為草率，使得事業(yè)單位的固定資產采購方面存在很大的隨意性。例如：A事業(yè)單位對于集中采購目錄外的固定資產采購缺乏有效的約束力。就近幾年來該事業(yè)單位固定資產的采購情況來看，其中一大部分的固定資產采購并沒有在集中采購的目錄中，集中采購的固定資產只有計算機、打印機以及服務器等辦公設備，其他固定資產的采購是通過自行采購的方式完成，雖然自行采購具備快捷、方便以及及時的優(yōu)勢，但是該事業(yè)單位并未在內部構建一套完整的、科學的制度來對自行采購的固定資產進行規(guī)范和約束，雖然表面上有報價和比價環(huán)節(jié)，但這些自行采購的供應商都較為固定，這就導致該事業(yè)單位的采購存在很大的隨意性，稍有不慎很有可能為權力尋租留下可能。

4.固定資產初始計量存在偏差

首先，A事業(yè)單位確定初始計量成本時存在只計量購買價款和相關稅費，不計量運輸費、安裝費等其他費用的現象，導致初始成本的計量不符合管理制度要求。其次，管理制度要求當固定資產的各組成部分符合使用年限不同、服務方式不同等情況時，要按各組成部分確認單項固定資產，A事業(yè)單位在此類問題上，并未進行單獨確認，比如：在X項目中，視頻成像儀和硬盤錄像機折舊年限分別為5年和6年，使用功能也不相同，應當分別確認為單項通用設備，而A事業(yè)單位并未進行拆分，將兩個設備直接確認為一項視頻設備，導致后續(xù)報廢階段出現賬實不符的現象。再者，制度要求使用年限超過1年的大批同類物資應當確認為固定資產，例如，采購單價900元的辦公桌15臺或者單價800元的柜子50個，雖然辦公家具的使用年限為15年，但因A單位相關管理制度中并未明確規(guī)定具體金額和數量，此類大批同類物資均未確認為固定資產，存在此類資產流失的現象[4]。

5.固定資產使用階段中的管理問題重重

A事業(yè)單位在固定資產的使用過程中要求財務人員必須定期對固定資產計提折舊，并且將固定資產的折舊等財務數據向單位領導匯報，以便為領導能夠做出更符合單位需求和實際狀況的決策提供數據依據。目前A事業(yè)單位所采用的是年限平均法來完成對固定資產折舊的計算，這種折舊計算方法適用于壽命長、耐用度高的固定資產，所帶來的問題為是否使固定資產的實際價值得到了真正的體現。比如有些專用設備損耗性大，更新換代快，往往未達到使用年限就已經不具有使用價值，長期處于閑置狀態(tài)，降低了使用效率，未達到預期使用效果。并且，A事業(yè)單位未建立資產清查小組，固定資產盤點形式化，未能全面掌握賬實情況和固定資產使用狀態(tài)等，未形成有效的固定資產盤點報告。另外，A事業(yè)單位固定資產的保養(yǎng)維修缺乏有效的存檔資料。A事業(yè)單位的家具、通用設備等需要進行日常的修繕或保養(yǎng)，只是通過固定資產的使用部門與后勤部門進行聯系后，或者是作出口頭說明后，后勤部門直接向與本單位建立了長期合作伙伴關系的修理工派遣任務來完成對固定資產的修繕或保養(yǎng)。事業(yè)單位固定資產管理的要求中規(guī)定：必須科學地論證固定資產在使用過程中設備存在的不足和故障，根據業(yè)務的需求升級改造固定資產的功能，在降低固定資產運行成本的同時提高效益，然而A事業(yè)單位的工作人員缺乏對固定資產維修保養(yǎng)、使用成本等方面的全面掌控，并未在單位內部制定科學而完善的固定資產維修保養(yǎng)制度，固定資產的維修保養(yǎng)記錄也并未進行存檔，對固定資產申請保養(yǎng)和專人鑒定的工作流程也不到位[5]。

6.固定資產報廢處置階段缺乏有效管理

A事業(yè)單位缺乏對固定資產報廢處置階段的有效監(jiān)管。首先，各部門申請報廢計劃時，經常出現未到使用年限就申請報廢的固定資產，或者已經到達使用年限，但仍然需要使用的固定資產，導致實物報廢發(fā)生時，才發(fā)現一些固定資產使用狀態(tài)良好，又因未申報預算計劃不能進行購置，導致與該類固定資產相關的工作無法正常開展。其次，有些部門未申請已到達使用年限，無法正常使用的固定資產，或者存在國家行業(yè)要求禁止使用，又因未到達使用年限，固定資產狀態(tài)良好，達不到A事業(yè)單位報廢標準的固定資產，導致A事業(yè)單位固定資產賬面價值虛增，存在大量的“僵尸”資產。另外，A事業(yè)單位未建立有效的固定資產報廢審核流程，未實地考察各項固定資產的使用狀態(tài)，報廢鑒定流于形式。

三、基于全生命周期的事業(yè)單位固定資產管理水平提升的有效措施

（一）加強對固定資產全生命周期的成本管控

首先，事業(yè)單位應在單位內部搭建固定資產全生命周期成本管理模型。事業(yè)單位搭建全生命周期成本管理模型能夠對固定資產全生命周期成本進行科學的預測與分析、有效的管理與控制，使固定資產在生命周期內的綜合成本達到最低值。其次，事業(yè)單位應盡快完善固定資產預算編制流程，從固定資產生命周期一開始就要對其預算管理予以高度重視，從申報采購預算開始，各職能部門應根據新一年度的工作計劃、本部門的實際需求申報固定資產的采購預算。最后，事業(yè)單位可以采用層次分析法深入開展研究評標各因素的權重，充分挖掘出各個因素之間存在的內在聯系，將定性評價轉為定量評價與分析。

（二）強化對固定資產全生命周期的風險管控

第一，盡快完善固定資產投入運行的系統(tǒng)化管控與考核。各事業(yè)單位應增加固定資產的線上驗收環(huán)節(jié)，事業(yè)單位可以通過在OA系統(tǒng)中增加固定資產線上驗收投入運行的環(huán)節(jié)，驗收的各個相關人員可以在OA系統(tǒng)上直接確認驗收結果，最后由系統(tǒng)自動生成驗收結果的通知單，固定資產才能投入運營或正式使用，財務人員再在財務管理系統(tǒng)中將固定資產做入賬處理。第二，全面提升工作人員關于固定資產的知識水平。事業(yè)單位應盡快結合本單位的實際狀況，對固定資產管理人員進行培訓，要求他們盡快掌握固定資產全生命周期管理的相關理論知識。第三，制定科學而完善的固定資產驗收投入使用考核制度。為了積極推進事業(yè)單位固定資產的及時驗收工作，必須增強工作人員辦理驗收投入運行和使用手續(xù)的積極性與主動性，要求事業(yè)單位應建立固定資產驗收投入使用績效考核制度。第四，對固定資產的清查實施高效化管理。事業(yè)單位可以成立專門的資產清查領導小組，認真劃分固定資產清查的任務，指派各職能部門中認真負責、工作細致的人員擔任本部門的資產清查管理員，資產管理部門必須對固定資產清查進行全過程、動態(tài)化監(jiān)督與管理。

（三）全面提升固定資產全生命周期效率管理

首先，促使固定資產全生命周期管理的信息實現集成化。事業(yè)單位充分利用固定資產全生命周期的信息集成化管理能夠從根本上打破在不同管理階段、不同系統(tǒng)之間存在的壁壘問題，實現固定資產管理信息數據的流通與共享，并且能夠快速查詢到固定資產全生命周期內的各項數據信息，最后對數據信息進行統(tǒng)計與分析后出具各式報表，以此來滿足事業(yè)單位管理層業(yè)務的需要。其次，優(yōu)化固定資產的報廢審批流程。這就要求各事業(yè)單位必須依據實際狀況優(yōu)化固定資產的報廢審批流程，使固定資產的報廢變得更合理、更靈活，從而全面提升固定資產全生命周期的管理效率。

（四）加大對固定資產全生命周期內部監(jiān)督的力度

事業(yè)單位應充分并統(tǒng)籌考慮固定資產在全生命周期每一個階段的狀況和管理特征，在嚴格遵循國家相關法律法規(guī)、本單位內部規(guī)章制度的基本前提下，開展對固定資產的內部審計工作，可以審查固定資產在全生命周期的各個階段是否具有規(guī)范的流程、各項手續(xù)是否完整、對固定資產的使用和處置是否還存在不合理和不合規(guī)的問題、固定資產內部控制是否得到有效落實。事業(yè)單位還應該定期或者不定期對固定資產進行日常的檢查。

（五）提升固定資產全生命周期效益管理的有效措施

首先，分類處理報廢的固定資產。事業(yè)單位應根據本單位固定資產的現狀對其報廢進行分類管理，將固定資產結合當前的使用狀況進行分類，如：A類固定資產可以定義為無法繼續(xù)使用的報廢資產，B類固定資產可以定義為能夠繼續(xù)保持正常運轉的報廢資產。其次，在事業(yè)單位內部構建閑置資產再利用制度。事業(yè)單位對于閑置的資產可以進行改造，結合當前的技術水平和技術人員提供的專業(yè)改造方案考察改造的可行性，一定要避免投入大量的人力、物力、財力后仍然不能夠被使用問題的發(fā)生。再者，根據不同資產的特性，科學制定維護保養(yǎng)制度，維修記錄合理存檔，以防資產嚴重磨損，失去使用價值。最后，要在改造方案中對改造的成本和未來預期的社會效益進行科學而準確的評估，一定要確保社會效益最大化。

四、結語

綜上所述，隨著事業(yè)單位固定資產種類、數量、管理難度的增加，固定資產管理面臨著新的困境，而解決這一難題不僅要國家從整體上進行宏觀把控，更需要各事業(yè)單位在內部制定科學而合理的管理對策。

隨著國家進一步深入推進機構改革，事業(yè)單位應充分借助先進的管理方法和手段，將全生命周期管理理論運用到固定資產的管理中，實現固定資產管理的精細化、科學化、規(guī)范化，為促進事業(yè)單位的全面發(fā)展奠定堅實的基礎。