淺析高?？蒲袡n案管理中存在的問題及改進措施

車 丹

（山西大學檔案館）

高校科研檔案是高等院校廣大師生在科研項目立項、實施、結題及推廣等全過程中形成的，既是高校科研成果的歷史積累，也是國家科技資源的重要部分。不僅記錄著不同科研領域的發(fā)展成果，也為科研工作的延續(xù)發(fā)展提供了保障，因此提高高?？蒲袡n案的管理水平，對于促進高?？萍紕?chuàng)新工作起著重要的作用。

一、《科學技術研究檔案管理規(guī)定》修訂內容的解讀

2020年11月1日起，國家檔案局、科技部共同修訂的《科學技術研究檔案管理規(guī)定》開始施行，這個規(guī)定的前身是國家科委、國家檔案局在1987年發(fā)布的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》，修訂的部分主要體現(xiàn)在以下七個方面：

（1）科研檔案的定義更加具體、完善?！翱蒲许椖浚ò蒲姓n題）在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物”。納入了音頻、視頻等載體形態(tài)，并增加了標本、樣本等實物，對高校檔案管理機構及科研管理機構在收集整理科研檔案提出了指導性意見。

（2）科研文件材料的歸檔內容進一步豐富。增補的材料包括“立項論證階段的項目指南、立項評審材料；研究實施及過程管理階段的科學數(shù)據(jù)與研制的樣機、樣品、標本等實物及其目錄、圖片；階段進展情況報告，結題驗收及績效評價、成果管理階段的驗收申請書、績效自評價報告、科技報告等”。和以往科研檔案的收集工作相比，強化了過程性的科研文件材料，弱化了那些行政性、依據(jù)性的科研文件的作用。

（3）科研檔案管理責任更為明確?！兑?guī)定》中詳細說明了科研檔案管理流程中涉及到的各級各類部門、單位及相關負責人，并闡述了不同主體所承擔的具體責任，同時還對一些特殊事項單獨進行了解釋，如財政支持的科研項目，其檔案工作責任都有明確的劃分和說明。從制度上保障了高?？蒲袡n案管理的規(guī)范性。

（4）科研電子檔案管理要求的增加?？紤]到目前檔案信息化的發(fā)展趨勢，對科研檔案管理過程中涉及到的電子文件、電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、處置等提出了具體要求。同時《規(guī)定》中提到，科研檔案中的電子文件適用電子化單套制歸檔方式，對科研檔案中電子文件的電子化單套制歸檔的系統(tǒng)功能、接口設置作出了明確的要求。這一內容的修訂對提升高?？蒲袡n案管理的信息化水平既是機會也提出了挑戰(zhàn)。

（5）對“三跨”科研項目（跨學科、跨領域、跨機構）的檔案管理提出明確要求?！翱蒲许椖砍袚鷨挝唬ê瑺款^承擔單位）對所承擔科研項目檔案工作負總責，對科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確檔案歸屬與流向，并按照有關規(guī)定進行審查或驗收?？蒲许椖繀⒓訂挝粦敯凑諊蚁嚓P規(guī)定及科研項目承擔單位的要求做好所參加科研項目的文件材料收集、整理、歸檔及檔案保管、利用、鑒定、處置等工作。”為高?？蒲袡n案在此方面的管理給予了制度上的支持。

（6）對科研檔案的驗收制度進行了優(yōu)化處理。根據(jù)科研項目的實際情況，對驗收節(jié)點可以做靈活改動，這一變化大大減輕了高?？蒲泄ぷ魅藛T在歸檔方面的負擔，可以很大程度上解決科研活動驗收對檔案驗收的依附問題，對于促進高?？蒲谢顒拥拈_展起到了積極作用。

（7）提倡科研檔案信息的共享利用。新規(guī)定中特別強調了科研檔案信息的開放共享與利用，同時堅持開放共享與保密安全相統(tǒng)一，也為高?？蒲袡n案管理工作指明了方向。

二、高?？蒲袡n案管理存在的問題

《規(guī)定》中修訂的部分體現(xiàn)了強烈的科學性和時代性，在新形勢下對高校檔案管理機構，就如何加強科研檔案管理工作、協(xié)同科研檔案與科學數(shù)據(jù)的關系提出了更高的要求。隨著新規(guī)定的落地，傳統(tǒng)高?？蒲袡n案的管理的弊端正逐步顯現(xiàn)。

（一）缺少整體規(guī)劃

目前，我國高?？蒲袡n案管理工作基本實現(xiàn)了從收集為起點，經(jīng)整理、鑒定、保管直至最終利用的全過程管理。但從整個管理過程的完成情況來看，仍然缺乏整體性的規(guī)劃。部分高校制定了完備的相關管理計劃并遵照執(zhí)行，而還有相當一部分高校并沒有建立規(guī)范的計劃體系。主要表現(xiàn)在一方面科研項目承擔部門在形成科研文件之初并未針對研究團隊內部的歸檔工作制訂相應的計劃，只是在科研管理部門或基金管理部門要求提交材料時才進行被動的整理和移交。由于很多科研項目周期較長，形成的文件數(shù)量較多，加之科學研究工作本身任務繁重，科研人員往往對臨時的歸檔工作無暇顧及，這導致了科研檔案工作從源頭就難以保證質量，對后續(xù)一系列的檔案工作也勢必造成影響。另一方面，高校科研管理部門和檔案管理部門在履行監(jiān)督、檢查、協(xié)助、指導等職責時也往往缺乏周密的計劃，只注重定期收集科研文件材料，而忽略了對科研項目承擔部門在檔案工作中的協(xié)助與指導，造成不符合要求的材料部分不得不進行二次返工或補充收集。既增加了檔案部門的管理成本，也給廣大科研工作者帶來了困擾。

（二）管理環(huán)節(jié)重復

大部分高校的科研工作管理流程一般需要經(jīng)歷以下過程：首先將形成的文件交由團隊內部的檔案管理員，再由檔案管理員集中管理檔案后移交給科研管理部門（部分高校需同時移交一份由院系管理），經(jīng)初步審核，再由科研管理部門提交至上級科研管理部門進行終審，待項目結項后所形成的各類材料方可由科研管理部門移交給檔案管理部門。從以上過程來看，由于院系、高?？蒲泄芾聿块T（科技處、社科處等）以及上級科研管理部門在歸檔要求上不能完全同步，科研人員往往需要準備多套申請文件，很多情況下申請文件還需電子和紙質雙份提交，給科研人員造成不必要的重復工作環(huán)節(jié)。

此外，由于不同高?？蒲泄芾聿块T之間、高校與上級科研管理部門或相關基金管理部門在機構設置上相對獨立，所使用的管理系統(tǒng)也有差異，相互之間很難實現(xiàn)檔案信息資源的共享與利用，在一定程度上阻礙了科研項目檔案價值的有效發(fā)揮。

（三）管理內容失衡

高?？蒲袡n案在管理內容上主要存在兩個方面的失衡：

在檔案鑒定環(huán)節(jié)，大部分高校會對檔案的重要程度、保管期限等作出區(qū)分，對那些國家、省級的重大、重點項目予以充分重視和保管，卻忽略了級別較低的基金項目的檔案管理工作。實際情況是，很多項目的周期較長，成果得以應用和價值凸顯需要一個漫長的過程，有相當一部分最終取得重要成果的科研項目，其早期的檔案文件未能得到有效管理，在一定程度上阻礙了科學數(shù)據(jù)的有效利用，不利于該領域科學研究的延續(xù)與發(fā)展。

此前，我國高校對科研項目檔案的管理，更多側重于綜合管理類文件材料的“收、管、用”，對研究過程中產(chǎn)生的科學數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一規(guī)范管理。不僅不利于重要研究數(shù)據(jù)的完整保存和提供利用，而且很難使科研檔案真正發(fā)揮其現(xiàn)實價值和研究價值。

（四）管理深度不足

一直以來，我國高?？蒲袡n案管理工作的重點仍在于保存和管理檔案原件，對其挖掘和開發(fā)的深度嚴重不足，檔案信息資源的價值未能得到充分利用。

科研檔案資源的加工和挖掘程度較低?？蒲许椖亢统晒畔⒌拈_發(fā)以匯編、摘編等形式居多，編研性的較少。主要表現(xiàn)是，在絕大多數(shù)高校綜合檔案管理網(wǎng)站中，用戶可以獲取的多是相關項目的題錄信息和成果應用推廣的報道信息，而專題型的成果展示和相關成果的推薦服務等很少能夠體現(xiàn)出來。

科研檔案資源之間的關聯(lián)集成度較差?？蒲许椖块_發(fā)與發(fā)布成果信息時往往只關注單一資源的價值挖掘和應用，體現(xiàn)跨機構、跨領域之間的科研信息資源關聯(lián)與集成的并不常見，且不同來源之間的科研信息也缺乏共享，導致了科研用戶獲取的信息量受到了較大的局限，不利于科學研究的創(chuàng)新發(fā)展。

缺乏數(shù)字科研檔案的價值挖掘。一方面表現(xiàn)為被動查閱的服務理念，在利用范圍和服務對象上表現(xiàn)為受眾范圍小，高?？蒲袡n案只為校內特定單位和教師服務。同時極少利用數(shù)字檔案的特點提升服務手段，一部分高校已經(jīng)將館藏科研檔案進行了數(shù)字化加工與處理。但在如何挖掘科研檔案價值，助力學校科研工作開展等方面的工作還明顯不到位。

三、完善高?？蒲袡n案管理的措施

（一）加強高?？蒲袡n案的歸檔管理

1.規(guī)范科研檔案收集流程

一要加強科研檔案的前端控制，實現(xiàn)科研檔案管理工作與科研活動的緊密結合。高校檔案部門對科研項目歸檔情況進行統(tǒng)一指導和監(jiān)督；二完善科研檔案收集制度及流程，對檔案管理的全程進行約束。如要求科研部門在項目結題后，在第一時間向檔案管理部門提交相關的檔案材料，并將歸檔作為高?？蒲许椖吭u估的一項指標；三強化宣傳，提升科研人員檔案意識，使科研人員熟悉科研項目結項后的檔案歸檔流程和要求。

2.細化科研檔案歸檔內容

高?？蒲袡n案歸檔的內容，包括了科研文件材料、電子文件及實物等，這些內容應嚴格遵循科研項目的形成規(guī)律，保持文件材料、電子文件及實物之間的有機聯(lián)系，保證同一項目的成套性，同時還要兼顧不同學科、不同專業(yè)的特點。在硬件、人員等方面有條件的高校，還可以考慮把未申報成功的科研項目也納入檔案的歸檔范圍，以便為日后科研申報工作的開展積累經(jīng)驗、提供有益的幫助。

3.優(yōu)化科研檔案保管條件

科研檔案的保管涉及兩個方面，一是實體管理的空間，二是檔案材料完整性的控制?？蒲袡n案實體除紙質的檔案材料之外，還包括在科學研究過程中所產(chǎn)生的樣本、標本等。這些實物因屬不同學科，材料性質、尺寸都有所差異，因此對實體管理空間有更高的要求，對科研檔案的管理模式也要因項目而異。在確保已收集的科研檔案齊全完整的前提下，在收集那些研究過程中形成的實物檔案時，高校檔案機構應要求各科研部門對所歸檔的實物檔案附上相應的保管條件。檔案機構則應設置特殊載體庫房專門保管，采用新技術、新手段對不同類別的科研實物檔案進行規(guī)范管理，并確保與其他科研檔案材料保持有機聯(lián)系。對那些涉及國家秘密的，則應當根據(jù)相關保密規(guī)定進行保管。

（二）落實高校科研檔案的管理責任

1.高校內部科研檔案的管理責任

高校與一般科研單位、企業(yè)不同，所負責的科研項目種類與層次更為豐富。學校中各院系、科研機構、研究中心既有橫向課題，也有縱向課題；既有校級、省級、國家級各個層面的科研項目，還有隸屬教務處管理的教學研究項目以及研究生院、行政、教輔等部門設立的科研項目。由于項目種類繁多、層次不同，再加之管理部門的差異，致使一些高校科研項目存在管理責任不明晰的問題。根據(jù)《科學技術研究檔案管理規(guī)定》，對高?？蒲袡n案管理負有責任的應是項目的負責人或科研項目承擔單位，包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔等?？蒲许椖抗芾聿块T在項目申請結項時，要特別注意結項材料與檔案材料之間的聯(lián)系，項目結項時可要求項目人或項目承擔單位預留一份完整的材料，以便作為日后的歸檔材料。

2.“三跨”（跨學科、跨領域、跨機構）科研項目的管理責任

一些特別大的科研項目，往往并不是單一的科研單位完成，需要兩所以上高?；蚺c其他研究機構合作完成。這種情況下，首先要明確科研檔案的歸屬問題，同時領頭承擔單位要負責科研項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔等，并對該科研項目的其他參與單位按本單位的科研檔案的管理制度提出要求。

（三）推進高校科研檔案的數(shù)字化改革

1.建構科研檔案數(shù)字化的法制規(guī)范

對科研檔案管理中所涉及到的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)需作出詳細而明確的規(guī)定。如果在數(shù)字科研檔案的利用范圍、利用方式方面沒有制定明晰的管理制度，在檔案的利用實踐中，往往因缺乏規(guī)范而出現(xiàn)利用不當?shù)那闆r。

2.豐富數(shù)字科研檔案的館藏資源

科研檔案從紙質檔案向數(shù)字檔案轉變，是科研檔案數(shù)字化改革的前提和基礎。從豐富數(shù)字科研檔案館藏資源的手段來講，首先要通過不同的信息化手段實現(xiàn)存量紙質檔案的數(shù)字化轉變。不論自建或是外包，存量科研檔案的數(shù)字化工作都必須在國家相關數(shù)字化標準的規(guī)范下進行。其次需要注意的是，為適應后期檔案數(shù)據(jù)加工和資源開發(fā)的需要，應對科研檔案的數(shù)字化成果做進一步數(shù)據(jù)化處理。在數(shù)字化掃描的基礎上，可以借助人工著錄、OCR識別等手段對科研檔案中的關鍵信息進行數(shù)據(jù)提取。

此外，數(shù)字科研檔案資源的豐富還依賴于完善的電子科研文件歸檔體系的建立。隨著信息化手段的日益發(fā)展，科研項目管理的全過程都有相應的電子文件產(chǎn)生，這為科研文件的電子化歸檔打下了基礎。部分高校內部已建立了規(guī)范的科研項目管理系統(tǒng)，科研項目的全過程均可在網(wǎng)上管理系統(tǒng)進行辦理并留痕。從電子化歸檔的角度來說，高校內部應規(guī)范科研檔案信息資源建設標準，這樣便于為后續(xù)不同管理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的對接、傳輸和統(tǒng)一檢索打下基礎。

3.保障數(shù)字科研檔案的安全穩(wěn)定

數(shù)字科研檔案的安全分為兩個層面，第一方面的安全是指數(shù)字科研檔案的實體安全，服務器、磁盤陣列、光盤、磁帶等是檔案機構保存數(shù)字檔案的硬件設備，在此基礎上也需要注意防范木馬、勒索病毒的攻擊，確保數(shù)字科研檔案的永久保存。為防范不可抗力的毀滅性影響，數(shù)字科研檔案還可以實現(xiàn)異地、異質的多套備份。另一層面為保證數(shù)字科研檔案的信息安全，高校檔案館需要建立數(shù)字檔案備份保全系統(tǒng)來維護數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定。利用數(shù)據(jù)保全系統(tǒng)，對數(shù)字科研檔案信息的監(jiān)測、預警、保全和修復實現(xiàn)實時化。

數(shù)字科研檔案的信息安全，事關科研檔案的真實性和憑證性，是高?？蒲袡n案管理必須堅守的底線。同時，由于科研檔案資料的特殊性，其中的科技數(shù)據(jù)、文本檔案還可能涉及國家秘密和個人隱私，對這部分資料，應確保在入館時做好相關檔案鑒定工作，確定其保密程度和受眾范圍，做好區(qū)分處理。

4.提升數(shù)字科研檔案的服務能力

首先，要搭建高校數(shù)字科研檔案的共享平臺。共建、共治、共享，已是當下互聯(lián)網(wǎng)時代的新要求，也是充分發(fā)揮數(shù)字資源自身優(yōu)勢的必然趨勢。通過建設檔案數(shù)據(jù)中心平臺，高校可以實現(xiàn)各種應用系統(tǒng)的信息資源集成，如數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)、部門預立卷系統(tǒng)、圖書館文庫等，并支持跨平臺科研檔案的檢索服務。其次，要注意數(shù)字科研檔案編研工作?？蒲袡n案數(shù)字化，特別是數(shù)據(jù)化之后，為科研檔案的編研提供便利。利用科研檔案的數(shù)字化成果，可以為高校提供科研項目、科研獲獎、科研成果等專題信息，有助于了解高校科研工作的歷史狀況和發(fā)展脈絡，同時將編研產(chǎn)品進行多樣化展示，還能起到相應的育人功能。