建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制研究

胡培娜

（北京京能建設(shè)集團(tuán)有限公司，北京102300）

1 引言

針對(duì)建筑施工企業(yè)而言，工程項(xiàng)目的總體成本費(fèi)用可劃分為材料、人工及運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用。其中，建材費(fèi)用通常占據(jù)總經(jīng)費(fèi)的半數(shù)以上。正是由于建材費(fèi)用占據(jù)總費(fèi)用的比例較大，其對(duì)企業(yè)所產(chǎn)生的影響通常表現(xiàn)在工程項(xiàng)目的成本與質(zhì)量層面上。因此，建筑施工企業(yè)必須強(qiáng)化材料采購(gòu)的內(nèi)部控制工作，進(jìn)而提升企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保證企業(yè)堅(jiān)持走可持續(xù)發(fā)展的道路。

2 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)的特點(diǎn)

2.1 種類多樣性

建筑施工企業(yè)的工程項(xiàng)目具備單體定制這一特征，各項(xiàng)目之間存在著很大的差異性。對(duì)此，企業(yè)所需采購(gòu)的材料涉及的層面十分廣泛，種類規(guī)格比較眾多，數(shù)量一般較為龐大。針對(duì)一個(gè)建筑工程項(xiàng)目而言，可能會(huì)運(yùn)用上百種，乃至上千種的建材。各種建材的重要性、消耗和價(jià)值等都有著較大的差異性，不僅包含了大型建材，而且還含有諸多零星的小材料。由此可以看出，建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)具備多樣性的特點(diǎn)。

2.2 價(jià)格波動(dòng)性

目前，建筑行業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，建筑市場(chǎng)環(huán)境的變化較大，因此，建筑施工企業(yè)涉及的施工材料的成本與價(jià)格的變化幅度比較大，在實(shí)際的材料采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)考慮這一問(wèn)題。在與材料供應(yīng)廠商簽署采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在合同上體現(xiàn)出材料價(jià)格上漲或下跌時(shí)要如何調(diào)整貨款，是根據(jù)合同簽署時(shí)的價(jià)格來(lái)確定，還是依據(jù)材料實(shí)際進(jìn)入施工進(jìn)場(chǎng)時(shí)的價(jià)格來(lái)確定總價(jià)，這些均是材料采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)全面考量的問(wèn)題，進(jìn)而達(dá)到降低建筑施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)的目的。

3 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性

3.1 可有效控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

倘若建筑施工企業(yè)嚴(yán)重欠缺采購(gòu)內(nèi)部控制制度，那么將極易造成采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，乃至于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。基于此，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制管理的重視。通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)在開(kāi)展材料采購(gòu)工作之前，會(huì)對(duì)材料采購(gòu)工作內(nèi)容作出深度的了解，掌握企業(yè)所要采購(gòu)材料的品種及數(shù)量，與此同時(shí)，結(jié)合材料市場(chǎng)的變化規(guī)律及企業(yè)施工的現(xiàn)實(shí)需求科學(xué)合理地制定材料采購(gòu)計(jì)劃，從而有效控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。建筑施工企業(yè)的內(nèi)部控制工作者應(yīng)具有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)思維能力，全面了解材料市場(chǎng)的現(xiàn)實(shí)狀況，進(jìn)而更好地預(yù)防采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，避免企業(yè)在材料采購(gòu)時(shí)因成本過(guò)高而影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r，使得材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展更為順利。

3.2 可有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)建筑施工企業(yè)和材料供應(yīng)廠商確定合作關(guān)系之后，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化監(jiān)管工作，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中各環(huán)節(jié)之間的有效銜接。建筑施工企業(yè)不僅要強(qiáng)化監(jiān)管內(nèi)部工作者的材料采購(gòu)過(guò)程，而且要強(qiáng)化對(duì)材料質(zhì)量的監(jiān)管，倘若存在質(zhì)量不過(guò)關(guān)的材料，那么將會(huì)造成企業(yè)施工難度系數(shù)的加大和不必要的資源浪費(fèi)。對(duì)此，建筑施工企業(yè)必須嚴(yán)格認(rèn)真地分析簽訂合同的內(nèi)容，預(yù)防合同當(dāng)中存在內(nèi)容不全面、不細(xì)致以及欠缺具體性條款的問(wèn)題，從而對(duì)企業(yè)造成影響。除此之外，企業(yè)在開(kāi)展材料采購(gòu)活動(dòng)之前，應(yīng)全方位了解采購(gòu)材料的信息，如材料的重要性和品種等，進(jìn)而提升材料采購(gòu)內(nèi)部控制的效率，有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)[1]。

4 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題

目前，隨著建筑行業(yè)的蓬勃發(fā)展，建筑市場(chǎng)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，建材良莠不齊，在進(jìn)行材料采購(gòu)時(shí)，假如缺少健全完備的管理機(jī)制，那么極易導(dǎo)致建筑施工企業(yè)的材料采購(gòu)業(yè)務(wù)和項(xiàng)目脫節(jié)。在開(kāi)展材料采購(gòu)工作時(shí)，建筑施工企業(yè)必須了解建筑市場(chǎng)的環(huán)境，明確各個(gè)種類材料的差別。目前，我國(guó)建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)工作中主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

4.1 材料采購(gòu)內(nèi)部管理機(jī)制不完善

在建筑施工企業(yè)采購(gòu)材料的過(guò)程當(dāng)中，很多施工企業(yè)的內(nèi)部管理機(jī)制并不完善，普遍認(rèn)為材料采購(gòu)工作只是由采購(gòu)部門獨(dú)立負(fù)責(zé)，和其他部門無(wú)關(guān)，此錯(cuò)誤觀點(diǎn)極易導(dǎo)致很多問(wèn)題的出現(xiàn)，如成本部門未參與其中，無(wú)法將材料的采購(gòu)成本和預(yù)算成本加以比較，如此便會(huì)造成成本控制工作的缺失[2]。

4.2 材料采購(gòu)合同不規(guī)范

當(dāng)材料供貨商確定之后，便要與其簽訂正式的采購(gòu)合同，但部分施工企業(yè)的內(nèi)部程序并不規(guī)范，沒(méi)有嚴(yán)格管理小型材料，只是達(dá)成了口頭協(xié)議，在后續(xù)材料進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，沒(méi)有確定合同條款的內(nèi)容，極易造成材料進(jìn)場(chǎng)不及時(shí)或建材質(zhì)量不過(guò)關(guān)等問(wèn)題。因欠缺合同條款難以約束供貨商的行為，進(jìn)而嚴(yán)重地影響了工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行。即使針對(duì)部分材料簽署了采購(gòu)合同，但合同中的內(nèi)容并不規(guī)范，未明確指出雙方的權(quán)利與義務(wù)，極易產(chǎn)生糾紛，導(dǎo)致材料無(wú)法及時(shí)提供，拖延施工進(jìn)度。

4.3 材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收機(jī)制不完善

材料驗(yàn)收是建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作中的重要部分。材料驗(yàn)收指的是按照采購(gòu)合同對(duì)所采購(gòu)的建材展開(kāi)嚴(yán)格的檢驗(yàn)，待檢驗(yàn)無(wú)誤后再簽字接收。檢驗(yàn)工作內(nèi)容包括建材規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題便要拒絕簽字?；诖谁h(huán)節(jié)，企業(yè)存在一定的采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，究其原因主要是欠缺明確的規(guī)范及要求、欠缺正規(guī)的流程、欠缺對(duì)該環(huán)節(jié)的重視程度，進(jìn)而導(dǎo)致賬實(shí)不符及采購(gòu)材料丟失等問(wèn)題產(chǎn)生，最終引出一系列的采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。

4.4 材料采購(gòu)與管理人員的工作能力有限

從當(dāng)前的工作形勢(shì)與狀況分析，建筑施工企業(yè)的材料管理人員的工作能力存在較大的提升空間，部分采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)價(jià)格及走向趨勢(shì)把握不清，采購(gòu)工作缺乏明確的方向。負(fù)責(zé)材料管理的人員綜合素養(yǎng)較低，年輕管理人員短缺。其中，部分材料管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)極為豐富，但因?yàn)樽陨韺W(xué)歷與知識(shí)水平較低，工作理念落后且單一，缺乏科學(xué)的管理知識(shí)，在工作中未抓住管理技巧，經(jīng)常出現(xiàn)協(xié)調(diào)失誤、材料存放混亂等問(wèn)題。另外，部分管理人員的執(zhí)行力監(jiān)督不到位、管理能力不足，這也是建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)工作中的一大問(wèn)題。很多單位不重視材料管理人員在建設(shè)項(xiàng)目中的重要作用，沒(méi)有為他們規(guī)劃發(fā)展空間并給予良好的待遇，導(dǎo)致材料管理人員的積極性不高，材料采購(gòu)管理也就體現(xiàn)不出效果和效益。

5 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的有效措施

建筑施工企業(yè)在進(jìn)行材料采購(gòu)工作時(shí)，通常是根據(jù)每一個(gè)施工環(huán)節(jié)中的需求進(jìn)行采購(gòu)，按部就班，在這種采購(gòu)模式下，施工進(jìn)度與材料采購(gòu)時(shí)間之間存在偏差，因此，在材料采購(gòu)工作上，企業(yè)并未形成完善的工作機(jī)制，導(dǎo)致材料采購(gòu)工作中問(wèn)題頻出，購(gòu)進(jìn)的材料質(zhì)量參差不齊。將這種質(zhì)量不一的材料運(yùn)用到工程施工中，會(huì)嚴(yán)重影響工程的使用壽命，更甚者，將埋下一定的安全隱患，在徒增工程施工難度的同時(shí)，增加了企業(yè)的成本投入。另外，如果工程能夠順利推進(jìn)，但因?yàn)樗貌牧腺|(zhì)量不合格，通常會(huì)出現(xiàn)后期返工的現(xiàn)象。針對(duì)上述情況，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)優(yōu)化材料采購(gòu)工作機(jī)制，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行具體分析，并給出有效的應(yīng)對(duì)措施[3]。

5.1 強(qiáng)化對(duì)材料采購(gòu)合同的管理和控制

合同風(fēng)險(xiǎn)是建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)過(guò)程中所要面對(duì)的一個(gè)主要風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)材料采購(gòu)合同的管理及控制。針對(duì)金額比較大的材料采購(gòu)工作一定要簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，在合同中要明確指出所需采購(gòu)材料的價(jià)格、數(shù)量、支付方式、運(yùn)輸方式、到貨的時(shí)間和地點(diǎn)等，并要注明雙方各自的權(quán)利與義務(wù)。針對(duì)采購(gòu)合同而言，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)采購(gòu)部門擬定，然后經(jīng)財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門進(jìn)行嚴(yán)格的審核，當(dāng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)之后，方可正式簽署合同。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)合同一式三份，供應(yīng)商、建筑施工企業(yè)財(cái)務(wù)部門及檔案管理部門各持一份。除此之外，企業(yè)在簽訂合同之后，應(yīng)對(duì)簽訂的合同展開(kāi)進(jìn)一步的管理及控制，定期對(duì)合同的實(shí)際實(shí)施狀況展開(kāi)檢查，進(jìn)而保障合同實(shí)施的實(shí)效性及有序性。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須第一時(shí)間和供應(yīng)商取得聯(lián)系并展開(kāi)探討，立刻處理問(wèn)題，必要時(shí)可解除合同，并按照合同的具體要求令供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任[4]。

5.2 構(gòu)建完備的材料采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，建筑市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境愈發(fā)嚴(yán)峻，建筑施工企業(yè)如果想在愈演愈烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出、長(zhǎng)足發(fā)展，并始終保持高效的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，那么就需要建立健全監(jiān)督機(jī)制。在組建內(nèi)部審計(jì)部門時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證其高度的獨(dú)立性，進(jìn)而保障內(nèi)部審計(jì)部門可以對(duì)企業(yè)各個(gè)層面的運(yùn)營(yíng)狀況發(fā)揮全面監(jiān)督的作用，特別是對(duì)材料采購(gòu)的監(jiān)督。首先，構(gòu)建完善的、高度獨(dú)立的上報(bào)機(jī)制。如果企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，那么相關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間向企業(yè)管理人員或高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)保證上報(bào)的渠道徹底打開(kāi)，進(jìn)而確保企業(yè)管理人員可以及時(shí)準(zhǔn)確地了解基層的現(xiàn)實(shí)狀況。其次，組建一支專業(yè)的監(jiān)督管理團(tuán)隊(duì)，并加大培養(yǎng)力度，相關(guān)工作人員除了要具有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力以外，而且要具有相關(guān)法律法規(guī)以及財(cái)務(wù)層面的知識(shí)體系。最后，可定期聘請(qǐng)專業(yè)人士走入企業(yè)展開(kāi)專題講座，鼓勵(lì)全體員工養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)、自我完善和自我提升的良好習(xí)慣，使得工作人員可以全方位地了解企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)實(shí)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)而促使建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制水平的提升。

5.3 重視材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收管理

想要保證進(jìn)場(chǎng)材料的質(zhì)量符合要求，那么就要強(qiáng)化材料采購(gòu)管理，應(yīng)建立完善的材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收檢查機(jī)制。在進(jìn)場(chǎng)前，要求供應(yīng)商必須提供材料的出廠證明以及合格證，資料齊全、質(zhì)量過(guò)關(guān)方可進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)。嚴(yán)格管控需要現(xiàn)場(chǎng)取樣送檢的材料，無(wú)特殊情況，必須及時(shí)送檢，確保材料質(zhì)量達(dá)標(biāo)，對(duì)于不達(dá)標(biāo)的材料，檢測(cè)人員有權(quán)阻止其進(jìn)場(chǎng)，并及時(shí)反饋，指出材料質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，及時(shí)告知采購(gòu)人員，在后續(xù)采購(gòu)工作中，重點(diǎn)關(guān)注該建材廠家其他產(chǎn)品的質(zhì)量。有目的性地開(kāi)展采購(gòu)工作，明確采購(gòu)工作的重要性，從源頭解決因?yàn)榻ú馁|(zhì)量不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致的工程后期問(wèn)題。同時(shí)，在采購(gòu)合同的條款中應(yīng)當(dāng)明確有關(guān)材料質(zhì)量的規(guī)定，進(jìn)而更好地約束供應(yīng)商的行為，把好材料質(zhì)量關(guān)。針對(duì)存在材料質(zhì)量問(wèn)題的供貨商，要終止合作。

5.4 加大對(duì)材料采購(gòu)工作的監(jiān)督力度

建筑施工企業(yè)的材料采購(gòu)工作中，面對(duì)其中的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)，需要加強(qiáng)把控與監(jiān)督，完善采購(gòu)流程與機(jī)制，在不斷實(shí)踐當(dāng)中，完善采購(gòu)機(jī)制。在進(jìn)行材料采購(gòu)工作時(shí)，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)派遣經(jīng)驗(yàn)豐富、熟悉市場(chǎng)的人員負(fù)責(zé)采購(gòu)工作，派遣新人時(shí)，也要由經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工帶領(lǐng)，開(kāi)展師徒合作。在日常采購(gòu)工作中，培養(yǎng)新人的工作能力及對(duì)于建材市場(chǎng)價(jià)格與質(zhì)量的洞察力。對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督與管理，遇到問(wèn)題給予全面分析，及時(shí)高效地解決。從多方面入手，減少成本及資金無(wú)故流失的狀況，并從源頭控制好建筑材料的質(zhì)量。剔除低質(zhì)材料，多方比較，摸清高質(zhì)量材料的品牌。出現(xiàn)材料短缺的問(wèn)題時(shí)，及時(shí)補(bǔ)齊，避免因材料欠缺而出現(xiàn)停工的現(xiàn)象。在這種情況下，工程后期因?yàn)椴牧腺|(zhì)量問(wèn)題而進(jìn)行返工返修的概率將大大降低，有效保障了工程質(zhì)量，在提高建筑施工企業(yè)社會(huì)影響力的同時(shí)，全面保障了建筑使用者的生命與財(cái)產(chǎn)安全[5]。

5.5 加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員及管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

負(fù)責(zé)建筑材料采購(gòu)及管理的人員，其建材市場(chǎng)價(jià)格把控及高效管理能力對(duì)企業(yè)成本管控有著極大的影響與作用，因此，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織員工參加專業(yè)培訓(xùn)。聘請(qǐng)專家等各類人才幫助采購(gòu)人員分析市場(chǎng)建材種類、性能及價(jià)格，加強(qiáng)采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)的全面了解，為采購(gòu)價(jià)格適中的高質(zhì)量建材提供專業(yè)參考。在培訓(xùn)結(jié)束后，企業(yè)可采用考核的形式，考查采購(gòu)人員的學(xué)習(xí)成果，成績(jī)優(yōu)秀者，以資鼓勵(lì)，成績(jī)不合格者，加強(qiáng)培訓(xùn)，直至合格后，才能參加采購(gòu)工作。對(duì)材料采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理人員而言，企業(yè)可聘請(qǐng)管理學(xué)專業(yè)教師，開(kāi)展關(guān)于現(xiàn)代管理知識(shí)的講座，提高管理人員的綜合素養(yǎng)，給予他們良好的薪資待遇，規(guī)劃發(fā)展空間。引進(jìn)年輕的管理人才，適當(dāng)?shù)貫椴牧喜少?gòu)管理隊(duì)伍“換血”。鼓勵(lì)管理人員積極學(xué)習(xí)，提升個(gè)人學(xué)歷，把握工作技巧，增強(qiáng)個(gè)人協(xié)調(diào)能力，保證材料管理工作的條理性與科學(xué)性。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文以建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制為題展開(kāi)研究，首先分析了建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)的特點(diǎn)和重要性，另外就目前我國(guó)建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，最后給出了建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的有效措施。當(dāng)前，建筑施工企業(yè)在開(kāi)展材料采購(gòu)工作的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制的重視，意識(shí)到企業(yè)內(nèi)部控制的重要性，積極構(gòu)建科學(xué)合理的計(jì)劃和方案，規(guī)避采購(gòu)失誤問(wèn)題的出現(xiàn)，充分利用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的多種資源展開(kāi)招投標(biāo)，在確保材料質(zhì)量的同時(shí)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)建筑施工企業(yè)的長(zhǎng)足穩(wěn)健發(fā)展。