基于知識管理的企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略研究

陳藝偉，陳增成，邱衍森

（福建中博至誠數(shù)據(jù)科技有限公司，福州 350000）

1 引言

伴隨知識經(jīng)濟時代的來臨，社會環(huán)境和政策規(guī)定不斷變化，社會發(fā)展趨勢和行業(yè)創(chuàng)新需求對企業(yè)發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，同時，也提供了新的機遇。企業(yè)為及時把握機遇、勇于克服困難，應(yīng)充分挖掘和利用搜集到的知識信息，以此來提升企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)應(yīng)細致了解“知識管理”這一概念，即獲取、處理、存儲以及創(chuàng)新知識的管理過程，旨在提升組織中知識工作者的生產(chǎn)能力，提升組織者的應(yīng)變能力，優(yōu)化企業(yè)的商業(yè)模式，增加經(jīng)濟效益。當(dāng)前，如何在知識管理模式下依托信息技術(shù)來發(fā)展企業(yè)檔案成為亟待解決的問題之一，這就需要企業(yè)管理層積極投身其中，充分發(fā)揮檔案的效用，為企業(yè)內(nèi)部管理和產(chǎn)品生產(chǎn)服務(wù)。

2 知識管理和企業(yè)檔案的概念

2.1 知識管理的概念

知識無論是在哲學(xué)領(lǐng)域還是科學(xué)領(lǐng)域都是重要的概念之一，通常，知識是人類結(jié)合生產(chǎn)和生活中的經(jīng)驗積累對客觀事物進行的綜合評價，是在教育、實踐活動中得出的研究成果，同樣，也是對事實和信息進行的總結(jié)與提煉。由此可知，知識是人類進行主觀判斷和行為決策的重要基礎(chǔ)，其中涉及感知、推理等大量的思維活動。企業(yè)知識管理的定義可以從以下兩方面闡述：從狹義角度來講，知識管理能夠?qū)χR的搜集、儲存、創(chuàng)新以及融合帶來至關(guān)重要的影響，進而對知識本身進行有效管理；從廣義角度來講，知識管理包含知識資源開發(fā)和利用方面的管理工作，完善知識管理理論體系、創(chuàng)新知識管理方式，對知識開發(fā)、利用和學(xué)習(xí)的完整閉環(huán)發(fā)揮重要的作用，最終能夠建立極具自主性和先進性的知識管理架構(gòu)。

2.2 企業(yè)檔案的概念

企業(yè)檔案屬于檔案中的一種形式，具有檔案的通性和特征，一般而言，檔案是對人類生產(chǎn)與生活中產(chǎn)生的有效信息的原始記錄，這一點也反映了檔案的本質(zhì)屬性。1988年正式施行的《中華人民共和國檔案法》對“檔案”進行了明確定義，即過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)檔案是在企業(yè)環(huán)境下對檔案的進一步細化，即對企業(yè)管理與生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的各種信息進行的全面記錄，具有可塑性、多樣性以及價值性等特征。檔案管理工作中應(yīng)秉承安全原則，不僅是對檔案資料的保護，避免其遭受損害，還是對檔案知識內(nèi)容的保護，從而最大限度地保留檔案的真實性和原始性信息，避免在檔案管理工作中對檔案信息進行篡改，最終能夠充分彰顯企業(yè)檔案的價值。

3 知識管理對企業(yè)檔案管理的作用

企業(yè)檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要構(gòu)成部分，因此，企業(yè)管理者應(yīng)把握社會發(fā)展趨勢、認清行業(yè)局勢，強調(diào)知識的重要性，在檔案管理中依托知識來創(chuàng)新檔案管理機制、優(yōu)化管理成效。基于此，知識管理對企業(yè)檔案管理的重要性主要表現(xiàn)為以下兩點：

第一，知識管理能夠提升企業(yè)檔案開發(fā)深度。傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理僅僅是對重要文件的收納和儲存，多數(shù)材料在歸檔后并未進行開發(fā)和利用，文件是否具有服務(wù)價值也并未得到準確認證。知識管理要求對儲存的檔案信息進行分析和整合，對檔案中的重要知識進行進一步開發(fā)和利用，旨在促進企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。除此之外，借助知識管理機制有利于將信息轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展所需的知識，提高整體收益率?；谥R管理機制的企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不僅能夠創(chuàng)新檔案管理模式，充分發(fā)揮檔案的有效性，還能為檔案管理工作提供新路徑，大幅度提升企業(yè)的管理效率。

第二，知識管理能夠推動檔案管理的信息化進程。在現(xiàn)代化背景下，計算機技術(shù)蓬勃發(fā)展，企業(yè)應(yīng)嘗試引進各種先進技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理途徑。其中，企業(yè)應(yīng)依托信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)知識數(shù)據(jù)庫，從而最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案信息的服務(wù)價值?？傮w來講，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用知識管理，既可以提升企業(yè)檔案管理水準，還可以創(chuàng)造額外經(jīng)濟收益，促進企業(yè)良性發(fā)展。

4 基于知識管理的企業(yè)檔案管理中存在的問題

4.1 管理人員的思想觀念亟待更新

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，很多管理人員深受傳統(tǒng)思維限制，沿用實體檔案保管方式，對于檔案信息的挖掘和檔案知識的利用并不關(guān)注和重視。一般而言，傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理更注重存儲和保護，重點在于對檔案本身的管理。長此以往，便忽視了對檔案所含信息知識的開發(fā)和利用。在知識經(jīng)濟時代，由于管理人員管理思想的落后和管理方式的單一，限制了企業(yè)檔案管理成效的提升。由于檔案管理人員并未及時轉(zhuǎn)變管理思維和方式并接納先進管理觀念，導(dǎo)致對檔案所含知識信息的探究上投入的時間、精力較少，并未借助先進技術(shù)與設(shè)備開發(fā)益于企業(yè)發(fā)展的知識。除此之外，很多管理人員并未在工作中建立發(fā)散視野與思維，并不關(guān)注日常生產(chǎn)經(jīng)營和內(nèi)部管理中所產(chǎn)生的有效信息，從而造成企業(yè)知識資產(chǎn)的缺失。

4.2 管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

結(jié)合實踐調(diào)研可知，企業(yè)檔案部門聘請的管理人員普遍存在學(xué)歷較低、專業(yè)性不足以及專業(yè)不對口等問題?；谝陨弦蛩兀w檔案管理成效較低，與此同時，限制了檔案知識管理的持續(xù)性發(fā)展。除此之外，很多檔案管理人員并不熟悉企業(yè)的項目進展和經(jīng)營情況，與生產(chǎn)發(fā)展嚴重脫節(jié)，若管理人員不了解企業(yè)檔案信息的需求，則很難有效開發(fā)企業(yè)檔案中所包含知識與信息。一般而言，檔案是信息的載體，知識是對原有信息的加工和利用，為此，管理人員需要具有專業(yè)知識、熟練技能以及職業(yè)素養(yǎng)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀把握企業(yè)所需信息與知識，從而在日常工作中有針對性地搜集和挖掘有效信息，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

4.3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)滯后

伴隨社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營逐漸趨向于信息化和智能化發(fā)展?；诖?，企業(yè)的項目開發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)辦公等方面都發(fā)生了質(zhì)的改變，結(jié)合實踐調(diào)研可知，部分企業(yè)的檔案部門仍沿用滯后的管理技術(shù)，從而很難滿足社會發(fā)展和企業(yè)創(chuàng)新的需求。對傳統(tǒng)檔案管理模式進行深入剖析可知，這種管理方式多是對紙質(zhì)檔案的手工管理，并未對檔案內(nèi)包含的信息資源進行信息化開發(fā)和利用，此外，對檔案內(nèi)容的挖掘不夠深入、對知識管理的要求不夠明確?，F(xiàn)代化企業(yè)通常實行計算機辦公機制，部分企業(yè)已經(jīng)開啟了智能化辦公模式，即便如此，很多企業(yè)對檔案管理方面仍不夠重視，特別是檔案管理部門未全面實現(xiàn)信息化管理，無法實現(xiàn)知識共享。

4.4 企業(yè)檔案部門的服務(wù)能力薄弱

企業(yè)檔案部門的服務(wù)能力薄弱是由各種因素導(dǎo)致的，第一，傳統(tǒng)企業(yè)組織架構(gòu)層次較多，信息傳遞效率較低且容易失真，從而使得檔案服務(wù)質(zhì)量無法得到有效保障；第二，檔案管理部門人員與其他部門人員的溝通交流不夠及時和全面，從而無法切實提升檔案部門的服務(wù)效率；第三，公司對檔案部門人員的架構(gòu)設(shè)計和工作規(guī)劃不夠重視，缺乏知識管理人員，使得檔案知識服務(wù)水平受到限制。

4.5 企業(yè)檔案的知識開發(fā)不夠深入

企業(yè)檔案部門中保存了企業(yè)創(chuàng)業(yè)以來的各種資料，包含企業(yè)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的文檔資料。當(dāng)前，部分企業(yè)實現(xiàn)了館藏資源的數(shù)字化，也有效地解決了檔案文件的保存問題、借閱檔案資料的安全問題，但是目前并未對原有資料、電子檔案以及數(shù)字化存儲信息進行深入挖掘。此外，知識內(nèi)容一般有顯性與隱性之分，其中顯性知識指的是視覺所見且可以用語言表達的信息，而隱性知識指的是需要實踐經(jīng)驗和專業(yè)知識來獲取的信息，無法通過語言進行傳遞。但是很多管理人員僅僅是對檔案本身的管理，并不注重檔案知識的管理，也并未側(cè)重于挖掘檔案中的隱性知識。

5 基于知識管理的企業(yè)檔案信息化發(fā)展策略

5.1 優(yōu)化管理方式

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的落實，需要檔案人員及時更新自身的思維觀念、積累管理經(jīng)驗、提升先進管理技術(shù)水平，將檔案信息化工作視為檔案部門工作的重點?；谥R管理背景，檔案信息化管理內(nèi)容包括負責(zé)搜集、歸納以及整理企業(yè)運營、管理過程中產(chǎn)生的各類信息資料，其全員性、全過程的特點尤為突出，能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、不同來源、不同形式的各類文獻資料進行有效歸納和整合，并對搜集的信息進行有效篩選，對有價值的知識進行組織、存儲以及處理，旨在滿足企業(yè)運行、管理工作所需，從而構(gòu)建相對完善的企業(yè)檔案內(nèi)容管理平臺，旨在共享和創(chuàng)新企業(yè)檔案知識，提高企業(yè)核心競爭力。

5.2 完善檔案分類管理機制

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，需要對檔案進行科學(xué)且合理的分類與管理，不僅要依據(jù)國家政策和行業(yè)規(guī)定來根據(jù)檔案來源進行分類，還要樹立整體化和科學(xué)化意識來對企業(yè)檔案進行整體管理，依據(jù)一定的邏輯規(guī)律構(gòu)建系統(tǒng)且全面的資源體系，避免不必要的重疊和交叉。例如，企業(yè)在進行檔案分類整理時需要依據(jù)文書檔案按件裝訂，為后續(xù)檢索提供便利。與此同時，在設(shè)置檔號時應(yīng)在保留原始功能的同時，直接體現(xiàn)文件的來源特征和管理特點。

5.3 提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

基于知識管理視角，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水準以及技術(shù)水平都與檔案信息化建設(shè)成效有著直接或間接的關(guān)系，因此，管理人員有必要在工作中強化自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，提升檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性。通過提升檔案記錄的規(guī)范性，切實提升信息錄入的準確性；通過提高檔案分類的統(tǒng)一性，切實提升題目檢索的準確性。除此之外，管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，使得檔案管理趨于智能化和信息化，并且將規(guī)范的檔案工作準則、完善的檔案工作流程納入檔案管理體系。管理人員應(yīng)高效解決信息管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的對接問題和管控矛盾，從而切實提升檔案資源建設(shè)的有效性。

5.4 提高檔案知識服務(wù)水平

企業(yè)檔案內(nèi)容包含整個企業(yè)的創(chuàng)業(yè)史、發(fā)展史以及創(chuàng)新史，應(yīng)得到企業(yè)管理層的重視與關(guān)注。基于此，為實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，管理人員需篩選檔案中有效的知識，提升檔案知識服務(wù)水準，這樣不僅能夠發(fā)揮該部門的服務(wù)功能，還能夠推動企業(yè)發(fā)展進程。第一，檔案部門人員應(yīng)充分意識到提升檔案知識服務(wù)水準的重要性，并將這一理念融入日常工作。同時，檔案管理部門人員應(yīng)與其他部門人員及時進行溝通與交流，進而在分享、交流中提升檔案部門的服務(wù)質(zhì)量。第二，應(yīng)設(shè)計完善的部門工作流程，從而結(jié)合企業(yè)需求、依托信息技術(shù)為用戶提供自主查詢、自由借閱的服務(wù)，從而大幅度提升檔案知識服務(wù)水準。

5.5 深度挖掘利用檔案知識

在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)應(yīng)充分意識到為適應(yīng)社會發(fā)展趨勢和滿足行業(yè)創(chuàng)新需求，需注重實施知識管理，而企業(yè)檔案管理部門也應(yīng)承擔(dān)起自身的管理重任。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，對檔案知識進行深入挖掘和利用，積極扮演檔案知識管理開發(fā)者、監(jiān)督者以及服務(wù)者的角色。為充分挖掘檔案包含的知識，提升知識管理效能，應(yīng)做到以下三點：一是企業(yè)應(yīng)制定統(tǒng)一的知識共享準則，從而在保障個人利益不受損的基礎(chǔ)上進行知識共享，鼓勵企業(yè)員工積極參與知識共享；二是管理層應(yīng)充分意識到信息技術(shù)對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要作用，檔案管理部門亦是如此，通過引進先進技術(shù)與高端設(shè)備來提升檔案知識的利用率；三是隱性知識具有顯著的特殊性、獨特性，屬于企業(yè)知識資產(chǎn)，為此，檔案管理部門應(yīng)派遣經(jīng)驗豐富且技術(shù)達標的管理人員參與隱性知識開發(fā)工作。

5.6 營造知識共享文化氛圍

檔案管理部門應(yīng)充分認識到檔案資源信息化建設(shè)不僅要體現(xiàn)在對工作中顯性知識的搜集，還應(yīng)對員工的工作經(jīng)驗、靈感感悟等隱性知識進行整理與歸納。為確保隱性知識順利轉(zhuǎn)化為顯性知識，不僅要加大隱性知識檔案的宣傳力度，還應(yīng)制定有效的激勵政策來鼓勵員工將自身的隱性知識通過經(jīng)驗總結(jié)和評價活動進行顯性表現(xiàn)。其中，應(yīng)借助檔案信息化管理設(shè)備與系統(tǒng)對隱性知識進行歸納、存儲和創(chuàng)新，以供企業(yè)其他員工借鑒和參考，提升檔案知識的共享性，提升員工的參與度，最終營造知識共享的文化氛圍，促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

6 結(jié)語

總而言之，為適應(yīng)社會發(fā)展趨勢和滿足行業(yè)創(chuàng)新要求，企業(yè)應(yīng)基于知識管理背景，探尋依托信息技術(shù)推動企業(yè)檔案信息化建設(shè)進程的有效措施，其中，可以通過管理人員優(yōu)化管理方式、完善檔案分類管理機制、提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)、提升檔案知識服務(wù)水平、深度挖掘利用檔案知識、營造知識共享文化氛圍來滿足知識經(jīng)濟時代的發(fā)展所需，通過加大檔案信息知識的挖掘、利用力度，為企業(yè)的內(nèi)部管理和產(chǎn)品生產(chǎn)提供參考依據(jù)，最終有效推動知識管理模式的建設(shè)進程，完善企業(yè)檔案的信息化管理模式，提升企業(yè)的核心競爭力。