基于信息化背景的財務(wù)檔案管理新思路

李 恩

（鄄城縣人力資源和社會保障局）

檔案管理工作在企業(yè)當(dāng)中是一種政策性、系統(tǒng)性的工作，尤其是財務(wù)檔案在一個企業(yè)當(dāng)中的重要性更高。但是在實踐當(dāng)中，企業(yè)對于財務(wù)檔案管理方面還有許多的不足，在各方面給予的支持還不夠，因此為了解決現(xiàn)有的問題，需要對財務(wù)檔案管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究和討論。

一、企業(yè)財務(wù)檔案管理必要性

一個企業(yè)當(dāng)中，各方面的檔案都有著十分重要的作用，這些檔案不僅對于企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營項目還有工作有所記錄，而且相應(yīng)地保存了許多很重要的資源內(nèi)容。其中財務(wù)檔案在企業(yè)檔案之中也有著重要的位置，一個企業(yè)各項生產(chǎn)發(fā)展都離不開金錢的使用，那么也就是說，財務(wù)工作涉及到方方面面，因此進(jìn)行企業(yè)財務(wù)檔案管理是十分重要的。

許多時候，企業(yè)在遇到相應(yīng)的財務(wù)問題時，可能并非一次的工作失誤造成，而是在過去的大量財務(wù)流動以及工作往來之間就已經(jīng)產(chǎn)生了問題的漏洞。那么要尋找到相應(yīng)的漏洞存在點，僅憑員工回憶是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這個時候財務(wù)檔案的重要性就浮現(xiàn)于水面。通過對于可能存在問題的所有保留的財務(wù)檔案進(jìn)行調(diào)取然后進(jìn)行篩查，就能夠更好更明顯發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，也能更好發(fā)現(xiàn)問題的源頭。由此可見，檔案的存在是工作能夠更為有效、有序開展的依靠，其會為工作提供相應(yīng)的參考，從而達(dá)到指引作用。而且財務(wù)檔案本身還有著原始且真實的特性，其中所有的內(nèi)容和成果都是真實可信的，因此為了后續(xù)的生產(chǎn)發(fā)展也能起到承上啟下的作用[1]。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，想要使企業(yè)能在時代的洪流當(dāng)中站穩(wěn)腳跟，并占據(jù)一席之地，就需要更加積極地開展企業(yè)的創(chuàng)新與改革工作。而且在現(xiàn)實生活當(dāng)中，科技發(fā)展使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸地不符合發(fā)展的需求，通過檔案要獲取的信息量也越來越多。沒有信息化技術(shù)的支撐，獲取信息的效率也不會有所提升，最終對企業(yè)發(fā)展造成了影響，為了能夠更好地發(fā)揮財務(wù)檔案管理的作用，企業(yè)應(yīng)該盡快采取手段對其加以創(chuàng)新管理。

二、信息化背景下企業(yè)財務(wù)檔案管理存在的問題

經(jīng)過調(diào)查，企業(yè)當(dāng)中目前還存在著對于財務(wù)檔案管理不夠重視的問題，這種問題不僅涉及到企業(yè)層面，還滲透到企業(yè)當(dāng)中的全體工作人員。在這種問題之下，時常會出現(xiàn)對于相關(guān)檔案管理技術(shù)不加以更新的情況，也就是較少采用信息管理模式，依然沿用純?nèi)肆Φ墓芾砟Ｊ?。雖然因為信息技術(shù)的發(fā)展，各個企業(yè)也都相應(yīng)地建設(shè)了企業(yè)的檔案信息管理平臺，但是存在著使用情況不佳的情況，實際的操作起來隨意性也很大。在全人力式的檔案保存當(dāng)中，最容易發(fā)生的就是任意地把檔案材料堆放，然后等過一段時間想起來整理的時候已經(jīng)不能很好地記憶其管理內(nèi)容，最后造成檔案丟失或者難以找到的情況[2]。而且人力找尋檔案材料速度是相對較慢的，僅憑管理員的記憶也很難保證第一時間就能找到相應(yīng)的檔案。因為不夠重視，也不會更加多地對各種設(shè)備進(jìn)行引入，比如一般的電子檔案掃描儀。這都是由于對檔案管理內(nèi)容不夠重視所引發(fā)的結(jié)果。

第二個問題是在信息化背景之下的財務(wù)檔案信息化程度比較低，上文說到了因為企業(yè)對于檔案管理的不重視，從而引起依然大量使用人力的情況。而現(xiàn)代信息化檔案管理當(dāng)中有著許多的好處，比如面對著大量的檔案文件，這使企業(yè)的檔案管理部門承受著巨大的管理壓力，從而工作當(dāng)中越發(fā)會出現(xiàn)問題，導(dǎo)致管理混亂，也會造成檔案存放導(dǎo)致的企業(yè)空間擠壓以及因此造成過多的成本負(fù)擔(dān)，但是應(yīng)用了信息化手段就會很好地解決這種局面，其通過紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子版的方式，一方面將所占用的空間大大降低了，又能夠令后續(xù)的工作人員檔案查找工作變得簡單了許多。明明現(xiàn)在的企業(yè)當(dāng)中各個崗位的信息化系統(tǒng)技術(shù)都已經(jīng)有所進(jìn)步和發(fā)展，也相應(yīng)地投入了使用，但是對此卻依然不加以相關(guān)應(yīng)用，管理和信息內(nèi)容不能同步最終影響了企業(yè)事務(wù)的開展和經(jīng)濟(jì)效益的提高。

第三個問題就在于企業(yè)財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平依舊有所缺乏。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前企業(yè)中的在職檔案管理人員的工作情況和工作態(tài)度并不符合企業(yè)的實際需要。實際上，一個企業(yè)對于檔案管理人員的要求應(yīng)該是很高的，而且隨著工作年限的增長，還有工作經(jīng)驗的積累，其工作水平應(yīng)該是達(dá)到與日俱增，越來越高的情況。但是現(xiàn)實當(dāng)中卻與之相反，一些企業(yè)中的管理人員雖然有著很多年的工作經(jīng)驗，但是工作水平卻難以隨著時代的發(fā)展而有所提升。就以信息化為例，因為在過去的長期實踐當(dāng)中，其一直采取的是人力管理的工作手段，對于信息化不但更加難以接受，而且上手速度也十分緩慢，最終使信息化管理變?yōu)榭照刐3]。

三、信息化背景下優(yōu)化財務(wù)檔案管理的對策

（一）提高財務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識

根據(jù)上文對于目前企業(yè)當(dāng)中財務(wù)檔案管理存在的問題的討論，發(fā)現(xiàn)了企業(yè)因為不夠重視相關(guān)工作而對其不加以投入的情況。因此為了使財務(wù)管理能夠第一步進(jìn)行優(yōu)化，就需要先將企業(yè)對于財務(wù)檔案管理的理念加以轉(zhuǎn)變。

首先，要轉(zhuǎn)變理念，就需要理解財務(wù)檔案管理的優(yōu)勢還有在企業(yè)當(dāng)中的重要性。實際上要想讓企業(yè)轉(zhuǎn)變認(rèn)識，主要轉(zhuǎn)變的就是企業(yè)管理者的認(rèn)識。這就需要企業(yè)當(dāng)中的相關(guān)管理人員對此方面加強學(xué)習(xí)。但是在一般情況下，要讓其主動轉(zhuǎn)變理念是很難的。因此就需要上級部門以及社會層面的協(xié)助。比如在大學(xué)相關(guān)企業(yè)管理課程當(dāng)中，需要著重對于企業(yè)檔案管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行教學(xué)，從而使后續(xù)的所有企業(yè)管理人員能夠認(rèn)識到相關(guān)檔案管理的重要性。這種方法主要面對人群是企業(yè)管理預(yù)備人員。針對現(xiàn)有的企業(yè)管理人員，就需要企業(yè)的上級管理部門采取手段，比如黨務(wù)部門可以積極開展檔案管理的任務(wù)布置，開展相關(guān)的講座或者邀請管理人員去檔案管理工作做得比較優(yōu)秀的企業(yè)進(jìn)行參觀，從而告訴管理人員檔案管理的重要性。最終使其能夠轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的理念。

其次，就是企業(yè)財務(wù)人員也可以通過自身的專業(yè)素養(yǎng)，積極地與企業(yè)管理者溝通，將檔案管理的重要性加以告知。有些時候通過員工之口傳達(dá)給管理者的信息可能不能很好地被接受，要想能夠讓企業(yè)管理者認(rèn)識到檔案管理的重要性，最好的方式就是為其在這個方面創(chuàng)造出相應(yīng)的利益，但是在沒有企業(yè)支持的情況下也很少有員工能夠主動做到這一點，因此可以以相關(guān)優(yōu)秀管理案例的舉例在企業(yè)大會或者其他場合下展示給企業(yè)的管理者，員工需要做好充足的準(zhǔn)備，從而才能夠更好地使管理人員接受這一點。準(zhǔn)備的時候，最重要需要展示的方面就在于做好相關(guān)工作能夠為企業(yè)帶來的利益方面，然后爭取相應(yīng)的資金撥款，最終對目前的財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的信息化更新和優(yōu)化。

最后，隨著企業(yè)管理人員的管理認(rèn)識轉(zhuǎn)變，要帶動企業(yè)所有員工相關(guān)檔案意識的轉(zhuǎn)變。檔案管理工作不僅僅是檔案管理人員一個人的工作，其還要涉及到整個公司的全運營流程當(dāng)中所有崗位的工作人員。要使所有人都能支持檔案管理工作，并能相互協(xié)助，需要管理人員組織開展相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，以及相關(guān)制度的制定。在開展學(xué)習(xí)方面，可以采取統(tǒng)一培訓(xùn)的方式，講師就由檔案管理人員擔(dān)任，在課中，內(nèi)容也需要包括具體檔案管理工作內(nèi)容以及相應(yīng)的能夠與其他各個部門相關(guān)聯(lián)的工作內(nèi)容部分。最終使所有員工都能相應(yīng)地對如何做好檔案保存還有相交叉的部分的基本工作內(nèi)容。在制定檔案管理制度的時候，需要明確管理人員所需進(jìn)行的各個工作的內(nèi)容，并相應(yīng)地規(guī)定好流程。在開始制定相關(guān)制度時，先要保證其合法合規(guī)，制定人員需要相關(guān)法律法規(guī)，避免造成后續(xù)工作有不合法現(xiàn)象。所規(guī)定的工作內(nèi)容和流程也需要明確細(xì)致有章法，最終實現(xiàn)工作人員能夠依據(jù)規(guī)定的指導(dǎo)實現(xiàn)更好的管理效果。

（二）加大對企業(yè)技術(shù)檔案管理工作投入

信息化時代背景下，許多新型設(shè)備也都有所產(chǎn)生和發(fā)展，由此對于工作人員能夠掌握的內(nèi)容也有所增加。因此要加大投入不僅需要在設(shè)備，還有技術(shù)方面加大投入，還需要在人員方面增加一定的投入[4]。

設(shè)備方面，因為目前信息化檔案管理平臺已經(jīng)有了一定的發(fā)展，企業(yè)當(dāng)中也對于相應(yīng)的信息化平臺有所建立和建設(shè)，因此針對此只需要對相關(guān)設(shè)備的增加做好相關(guān)工作即可。在規(guī)劃設(shè)備投入之前，相關(guān)人員需要與檔案管理人員進(jìn)行溝通，或者直接由檔案管理人員直接對設(shè)備進(jìn)行采購。結(jié)合該企業(yè)目前的設(shè)備情況，對一些缺少的設(shè)備進(jìn)行清單的羅列，還有對于一些比較老舊的設(shè)備，時間比較長經(jīng)常出現(xiàn)故障的或者是功能已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化需求的設(shè)備也需要進(jìn)行更換。在采購之后憑借收據(jù)等由企業(yè)財政部門做好報銷工作。

對于人力投入方面，因為現(xiàn)有的一些員工并不能很好的對信息技術(shù)加以操作，也不能很好地上手。因此需要再進(jìn)行雇傭一到兩名有相關(guān)技術(shù)操作經(jīng)驗的工作人員?；蛘唛_展培訓(xùn)活動，提升目前工作人員的工作水平還有技術(shù)。所有的資金撥付都要應(yīng)用在實際當(dāng)中，而且資金使用一定要有效，這才能更好地為財政檔案管理工作的開展產(chǎn)生積極的作用。

（三）做好財務(wù)信息收集工作

要保證檔案信息的全面性還有真實性。需要檔案管理人員與其他崗位的工作人員進(jìn)行協(xié)同工作。只有收集的全面、完整、沒有缺漏，才會使檔案本身發(fā)揮自己的作用。在一些企業(yè)當(dāng)中，對于檔案內(nèi)容的收集已經(jīng)做的比較全面，但是在有些企業(yè)當(dāng)中，相關(guān)收集工作還存在著一些漏洞。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，造成這種問題的原因在于部分負(fù)責(zé)歸檔的其他崗位的工作人員沒有足夠的責(zé)任心，從而使工作并沒有做到位。還有一種原因是檔案管理方面沒有對歸檔等內(nèi)容進(jìn)行好相應(yīng)的指導(dǎo)，從而使其他崗位人員不能很好地完成工作。因此財務(wù)檔案管理人員，需要對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行指導(dǎo)教學(xué)，并參與到各個崗位的工作當(dāng)中，一邊指導(dǎo)一邊監(jiān)督。因為是財務(wù)工作檔案，主要需要聯(lián)系的部門就是財務(wù)部門，對于每一次的資金流水還有項目資金流動都要加以相應(yīng)的核對和檢查，從而實現(xiàn)信息的真實不缺漏。

但是因為每個企業(yè)的檔案管理人員有限，不可能在同時開展多個項目的時候?qū)γ恳粋€項目的信息收集進(jìn)行相應(yīng)的管理和監(jiān)督。這時相關(guān)信息技術(shù)平臺就能夠派上用場。財務(wù)檔案管理人員可以通過要求崗位上的實際工作人員在獲取到一定量信息的時候就立刻進(jìn)行掃描和上傳，務(wù)必保證在項目進(jìn)行到一定階段關(guān)鍵點的時候能夠進(jìn)行相應(yīng)的上傳工作。管理人員也要根據(jù)每個項目開展之前的工作計劃和工作流程去計算應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)信息收集數(shù)據(jù)上傳的時間，并在相應(yīng)的時間對項目財務(wù)工作人員提出上傳數(shù)據(jù)的要求[5]。在平臺當(dāng)中應(yīng)該有專門的窗口，主要負(fù)責(zé)相應(yīng)的財務(wù)管理分批次信息上傳。這樣不僅降低了工作難度，還能夠相應(yīng)地提高信息的時效性，也會更好地梳理時間脈絡(luò)。對未來檔案搜尋還有信息查找都有許多好處。

（四）加快檔案數(shù)字化進(jìn)程

在這種需要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程的背景下，檔案內(nèi)容處理主要集中于生產(chǎn)經(jīng)營當(dāng)中已經(jīng)產(chǎn)生的極大數(shù)量的紙質(zhì)檔案。需要做的就是盡快將已有的紙質(zhì)版檔案掃描為電子版并錄入的工作。在許多的企業(yè)中都會認(rèn)為不需要對過去已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，只要使其依然保持著原有的狀態(tài)即可。但是實際上因為在現(xiàn)在的工作進(jìn)程當(dāng)中，往往需要對過去檔案中的內(nèi)容進(jìn)行查詢，人力尋找就會付出很多的人力和物力，而且因為過去工作的不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致很多檔案內(nèi)容有所缺失，長時間的存放還會造成一些信息的損壞，也會對于公司的實際工作占地面積有所影響，成本也隨之提高了。為了解決這種問題，企業(yè)可以通過在業(yè)務(wù)淡季分配大量的工作人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)錄入工作，按照時間順序?qū)⒓堎|(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并相應(yīng)地上傳到各個年份的信息文件夾當(dāng)中，最后由檔案管理工作人員進(jìn)行檢查和上傳到檔案信息管理平臺的工作。如果企業(yè)全年沒有工作量較少的時間段，就可以采用外聘數(shù)字化管理人員的方式，進(jìn)行一個臨時的檔案文件處理，從而在不占用工作人員時間的情況下完成過去內(nèi)容的數(shù)字化。

（五）開發(fā)財務(wù)檔案價值

檔案如果一直放置在檔案庫中或者一直在信息網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中不被使用就會失去儲存它的意義。為了能夠不使耗費了大量資源的檔案成為一堆廢紙，就需要對財務(wù)檔案的價值進(jìn)行深度的開發(fā)。

往往在使用相關(guān)檔案的時候，檔案管理人員都會采取一種被動工作的模式。只有在其他部門對于檔案有所需要的時候，其才會進(jìn)行相應(yīng)信息的檢索和查看。但是要使檔案價值更好地發(fā)揮出來，最好能夠化被動為主動，通過主動將檔案送到相關(guān)部門或者開啟預(yù)約查檔等方式，將利用檔案的功能加以創(chuàng)新，使工作人員不再抵觸查檔，不再怕查檔麻煩。在進(jìn)行改造過程中，要思考其他各部門使用檔案的目的，還有其中到底能夠包含什么重點內(nèi)容，可以由檔案人員先行將檔案內(nèi)容加以總結(jié)和重點的摘出，并在歸檔的時候?qū)?nèi)容重點總結(jié)大綱或者概要表現(xiàn)在信息平臺當(dāng)中，這一工作也可以要求歸檔人員在歸檔之前做好，從而能夠在使用的時候以最快的方式解決燃眉之急。

（六）保證財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全

只要是網(wǎng)絡(luò)信息平臺，就可能會面臨著一些網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，比如黑客攻擊導(dǎo)致的信息泄露，病毒造成的檔案丟失等等。檔案的丟失會對企業(yè)造成很嚴(yán)重的影響，不僅是財務(wù)檔案內(nèi)容，還有企業(yè)可能的專利檔案或者項目安排等一旦泄露，都會對企業(yè)產(chǎn)生無法估量的損失，因此為了能夠更好地避免這些情況的發(fā)生，需要對于企業(yè)檔案信息平臺的安全性加以鞏固和保障。企業(yè)可以通過聘請專業(yè)的信息技術(shù)工程師對整個企業(yè)當(dāng)中的所有工作系統(tǒng)進(jìn)行安全防范，比如建立起相應(yīng)的防火墻。還有針對可能會出現(xiàn)的檔案丟失情況，需要建立起相應(yīng)的云備份。由于一個企業(yè)當(dāng)中的檔案數(shù)量十分龐大，因此需要外部云端備份系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)助，技術(shù)人員需要對于備份平臺加以選擇，并做好云端保存時限的安排，實現(xiàn)整個檔案管理信息平臺中的內(nèi)容能夠在上傳好數(shù)據(jù)的同時完成云端備份，并不會在有效時間范圍內(nèi)滅失，最終達(dá)到數(shù)據(jù)保護(hù)的效果。

四、結(jié)論

總而言之，基于信息化背景，企業(yè)進(jìn)行財務(wù)檔案管理還存在著許多的問題，為了能夠解決這些問題，更好地實現(xiàn)檔案管理，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展出一份力，就需要企業(yè)更加關(guān)注對此的改善，采取多種手段，力求達(dá)到效果，使管理質(zhì)量還有水平都能得到提高。