提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

趙海珍

（雙遼市中醫(yī)醫(yī)院）

目前，信息技術(shù)的應(yīng)用和普及從根本上改變了事業(yè)單位的檔案管理模式。保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，還會(huì)造成文件丟失、老化等一系列問(wèn)題。對(duì)此，我們要把檔案信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案規(guī)范化管理的主要方面，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，明確提出檔案信息化建設(shè)的方向，全力支持檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)朝著正確的方向發(fā)展。為事業(yè)單位提供有效的歸檔支持。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)

事業(yè)單位檔案管理具有政治性和專業(yè)性。首先，事業(yè)單位檔案管理與國(guó)家相關(guān)政策和政策密切相關(guān)。檔案資料的收集、加工和使用應(yīng)當(dāng)在具體政策的指導(dǎo)下進(jìn)行。有關(guān)人員必須牢記自己的政治使命。其次，組織檔案管理有自己的管理方法和程序，專業(yè)性很強(qiáng)。事業(yè)單位的文件包含有關(guān)各個(gè)領(lǐng)域社會(huì)活動(dòng)的重要信息，文件涵蓋教育、文化和其他領(lǐng)域，這些文件是提高國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力和國(guó)家健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)，可以為國(guó)家發(fā)展和決策提供信息支持。保護(hù)事業(yè)單位的文件不僅是一項(xiàng)專業(yè)性工作，也是一項(xiàng)保密工作[1]。服務(wù)社會(huì)是事業(yè)單位工作的核心和重要內(nèi)容，檔案管理是每個(gè)部門(mén)的核心職能，因此這些部門(mén)的檔案管理對(duì)效率的要求是非常高的。此外，事業(yè)單位檔案的機(jī)密性決定了檔案管理的機(jī)密性，文件中的大部分政策和科研資料應(yīng)當(dāng)保密。因此，事業(yè)單位文檔的管理是非常重要的。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）儲(chǔ)存和備份

事業(yè)單位檔案管理的第一步是完成紙面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)的過(guò)程，將其輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，并通過(guò)手動(dòng)掃描進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，越來(lái)越多的行業(yè)開(kāi)始感受到大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，這些技術(shù)在不斷發(fā)展和完善，事業(yè)單位檔案管理也不例外。如果大量的數(shù)據(jù)與檔案管理密切相關(guān)，那么原始的紙質(zhì)文件就會(huì)變成電子數(shù)字信息。存儲(chǔ)庫(kù)是一個(gè)本地硬盤(pán)，其中一部分存儲(chǔ)在云空間中，它可以更好地服務(wù)于檔案管理，增強(qiáng)檔案管理者的意識(shí)，提高檔案管理的整體效果，為檔案管理的健康可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)[2]。

（二）憑借計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理

電子信息技術(shù)已在現(xiàn)代社會(huì)得到廣泛應(yīng)用，專業(yè)應(yīng)用軟件也將應(yīng)用于文檔管理和文檔維護(hù)，不斷優(yōu)化文檔管理應(yīng)用程序可以提高文檔信息的檢索速度和準(zhǔn)確性，減少與文檔接觸的可能性，避免信息泄露和文檔丟失，確保文檔數(shù)據(jù)的完整性和安全性。因此，檔案管理人員必須具有較高的政治覺(jué)悟和檔案處理專業(yè)技能。崗位應(yīng)特別重視人員培訓(xùn)和設(shè)備升級(jí)，真正體現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化。

（三）共享管理云技術(shù)

現(xiàn)階段，云技術(shù)的聯(lián)合管理相對(duì)成熟和安全。受現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的影響，云傳輸更加簡(jiǎn)單、高效、易于操作。在文件服務(wù)管理過(guò)程中，終端技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)資源共享。共享云技術(shù)的重要性不言而喻。如果使用得當(dāng)，文件管理可以及時(shí)共享內(nèi)部文件，這有助于改變管理和維護(hù)方法。由于云技術(shù)優(yōu)勢(shì)，信息共享在所有領(lǐng)域都是可行的，但是在運(yùn)行的過(guò)程中，必須加強(qiáng)信息安全，提高聯(lián)合使用單位文件人員的綜合技能，防止信息泄露。最后，應(yīng)該加強(qiáng)電子信息技術(shù)與各業(yè)務(wù)單位檔案管理的合作，有助于提高檔案管理的整體服務(wù)水平[3]。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）促進(jìn)高水平檔案信息化管理體系的建成

現(xiàn)階段，在互聯(lián)網(wǎng)上保存科技成果的最佳方式是建立信息管理系統(tǒng)，特別是紙質(zhì)文檔被轉(zhuǎn)移到電子存儲(chǔ)庫(kù)后，各種信息技術(shù)被用來(lái)有效地管理和傳輸電子文檔。在這一過(guò)程中，現(xiàn)代信息技術(shù)以具體方案和設(shè)備的形式付諸實(shí)施，幫助事業(yè)單位形成一個(gè)高層次的管理體系。在檔案館中使用信息系統(tǒng)不僅可以縮短檔案管理的時(shí)間，而且可以提高檔案整合的效率，為今后檔案管理形式的多樣化奠定良好的基礎(chǔ)。因此，網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理可以有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的高層次建設(shè)。

（二）保障檔案數(shù)據(jù)的安全性

文件管理中的數(shù)據(jù)安全是文件管理和使用中不可忽視的重要問(wèn)題。因此，大多數(shù)事業(yè)單位都有足夠的機(jī)密和權(quán)威文件。通過(guò)信息管理系統(tǒng)，文檔中的部分?jǐn)?shù)據(jù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)連接，這帶來(lái)了一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上，各部門(mén)在建立信息檔案管理體系時(shí)，應(yīng)提高保密資料的安全意識(shí)和檔案的保密性。面對(duì)機(jī)密文件，要始終堅(jiān)持內(nèi)網(wǎng)管理，堅(jiān)決防止不安全使用互聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)安全體系建設(shè)，防止黑客入侵，確保文件安全[4]。

四、檔案信息化建設(shè)與管理的原則

(一)全面統(tǒng)籌原則

在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和管理過(guò)程中，應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃的原則，按照指揮結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，改造傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，最大限度地減少人力、財(cái)力、物力浪費(fèi)。各類檔案信息管理重點(diǎn)是從舊的檔案管理模式向新的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，完善組織體系，充分發(fā)揮檔案信息化和管理的優(yōu)勢(shì)。

(二)技術(shù)適用原則

在經(jīng)濟(jì)組織檔案信息化建設(shè)和管理中，要順利開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，必須遵循技術(shù)應(yīng)用的原則。文件的建設(shè)和管理必須依靠信息技術(shù)，事業(yè)單位應(yīng)選擇符合自身實(shí)際的系統(tǒng)軟件平臺(tái)，并使用兼容性好的擴(kuò)展接口，全面擴(kuò)展系統(tǒng)平臺(tái)的能力。同時(shí)，在檔案管理和建設(shè)過(guò)程中，要構(gòu)建高度兼容的體系結(jié)構(gòu)，整合新技術(shù)、新結(jié)構(gòu)、新要素，體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和管理的作用和優(yōu)勢(shì)[5]。

五、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）信息化體系硬件設(shè)施不健全

事業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)還處于研究階段，現(xiàn)階段還沒(méi)有建立管理信息系統(tǒng)。一些政府機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位沒(méi)有采取統(tǒng)一的監(jiān)管制度，部門(mén)之間的統(tǒng)計(jì)合并標(biāo)準(zhǔn)也不同。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，在選擇信息的過(guò)程中要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。事業(yè)單位事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案信息化重視不夠，投入不多，檔案系統(tǒng)軟件不完善。因此，盡管需要輸入和過(guò)濾相關(guān)信息，但輸入過(guò)程繁瑣且容易出錯(cuò)，由于軟件的可訪問(wèn)性和功能有限，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要大大優(yōu)化。管理信息系統(tǒng)沒(méi)有更高版本，如果系統(tǒng)頻繁運(yùn)行，很容易發(fā)現(xiàn)漏洞，這種情況的存在必然會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)輸入和信息資源的利用產(chǎn)生負(fù)面影響。此外，一些管理者對(duì)管理信息系統(tǒng)的重要性認(rèn)識(shí)不足，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，不能促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

（二）缺乏科學(xué)有效的工作標(biāo)準(zhǔn)

目前，政府部門(mén)對(duì)檔案管理信息化更加重視，但對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍、有效的組合方式以及檔案信息化管理的具體成果尚未探索。在先進(jìn)的工作體系中，這些因素?zé)o法量化，缺乏明確的要求和規(guī)范，使員工在檔案管理中應(yīng)用信息科學(xué)技術(shù)時(shí)處于被動(dòng)地位。因此，要糾正這種狀況，必須制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的有效交流，提高檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值[6]。

（三）管理人員水平良莠不齊

根據(jù)對(duì)當(dāng)前政府檔案管理階段的分析，許多部門(mén)沒(méi)有對(duì)檔案管理的改進(jìn)給予應(yīng)有的重視，聘用的專業(yè)檔案管理人員薪酬不合理，培訓(xùn)不規(guī)范、不系統(tǒng)，導(dǎo)致能力參差不齊；檔案管理不嚴(yán)格，沒(méi)有遵循統(tǒng)一要求，檔案分類不明確，談判過(guò)程耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，業(yè)務(wù)水平急劇下降。此外，政府部門(mén)人員流動(dòng)率高，文件移交未初步完成，丟失文件數(shù)量事件增加。此外，一些組織還委托員工家屬擔(dān)任多個(gè)職位，以吸引各種專業(yè)人員。然而，大多數(shù)員工沒(méi)有足夠的經(jīng)驗(yàn)接受教育。因此，他們無(wú)法在一定時(shí)間內(nèi)改變工作態(tài)度，工作表現(xiàn)也不理想。

六、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效策略

（一）建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

文檔信息資源的建立和完善是信息技術(shù)應(yīng)用階段的關(guān)鍵工作，旨在更方便、快捷地整合和優(yōu)化各種文檔資源。然而，在實(shí)踐中，許多事業(yè)單位都忽視了這一點(diǎn)。數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)可以在確保檔案資源的完整性和共享方面發(fā)揮作用。此外，各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)時(shí)，可以利用這一優(yōu)勢(shì)，方便快捷地查詢單據(jù)，共同提高事業(yè)單位的工作效率和效益。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括存儲(chǔ)時(shí)間、檔案類型、檔案信息、檔案規(guī)格等，為了使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、全面和安全，要求專業(yè)人員和管理當(dāng)局負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)和文檔的快速更新和維護(hù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的信息技術(shù)可以選擇建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。選用先進(jìn)的信息技術(shù)保障和完善數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化水平。

（二）健全檔案信息化管理制度

規(guī)范檔案行為，必須建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)。制度性文件反映了事業(yè)單位的歷史發(fā)展，它們記錄了有關(guān)重要會(huì)議、戰(zhàn)略目標(biāo)、機(jī)構(gòu)改革和重組的重要信息，是事業(yè)單位管理方面的助理和顧問(wèn)。如果沒(méi)有文件，則無(wú)法比較數(shù)據(jù)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)的檔案管理體制越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代信息時(shí)代的要求，因此要建立健全檔案管理制度，提高檔案管理的科學(xué)性。在信息化過(guò)程中，在現(xiàn)有體系的基礎(chǔ)上，不斷更新和完善文檔管理體系，構(gòu)建文檔管理體系，構(gòu)建文檔信息系統(tǒng)。技術(shù)的存在是為了滿足用戶的需求，因此，在信息化建設(shè)中，應(yīng)充分考慮管理者的意見(jiàn)，以滿足各種文件的管理和使用需求，有利于事業(yè)單位有效的信息化和應(yīng)用活動(dòng)。此外，根據(jù)檔案管理信息化績(jī)效考核體系，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制定科學(xué)的考核體系，提高檔案管理的權(quán)力和效果。此外，各部門(mén)還應(yīng)建立相應(yīng)的維護(hù)制度，進(jìn)行定期維護(hù)，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新和維護(hù)現(xiàn)有信息系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)字文件的最大安全性。

（三）確立檔案管理信息化建設(shè)方案

根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展和信息化的發(fā)展過(guò)程，應(yīng)該結(jié)合國(guó)家信息化管理規(guī)定，制定和建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)方案。首先，通過(guò)近幾年進(jìn)行的受眾調(diào)查和研究，確定檔案管理信息化的最終方向和群體。其次，在檔案保管制度改革中，管理標(biāo)準(zhǔn)也將發(fā)生變化。事業(yè)單位應(yīng)按照新標(biāo)準(zhǔn)提供教育和管理服務(wù)。最后，要明確檔案管理的主要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，建立部門(mén)間的溝通協(xié)調(diào)。與此同時(shí)，事業(yè)單位對(duì)檔案管理員的需求也在增加。因此，選拔優(yōu)秀人才至關(guān)重要，每個(gè)人都應(yīng)該達(dá)到相應(yīng)的水平。檔案管理改革不是全面創(chuàng)新，不是要擺脫舊的管理方式，而是要實(shí)現(xiàn)新舊聯(lián)動(dòng)，妥善保存?zhèn)鹘y(tǒng)管理方式，提高管理效果。

（四）建立并不斷優(yōu)化檔案管理信息化平臺(tái)

建立正式的檔案管理網(wǎng)站是檔案管理的重要內(nèi)容之一。邀請(qǐng)專家提供技術(shù)指導(dǎo)，建立快速、方便、完善的網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)。平臺(tái)應(yīng)確保信息的公開(kāi)性、用戶對(duì)有效請(qǐng)求的訪問(wèn)以及平臺(tái)提供的服務(wù)。此外，應(yīng)邀請(qǐng)專家定期對(duì)平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，以填補(bǔ)平臺(tái)的空白，使服務(wù)器正常運(yùn)行。管理員會(huì)將信息寫(xiě)入文件，以確保信息可以快速準(zhǔn)確地下載。用戶可以在登錄后請(qǐng)求信息，也可以通過(guò)服務(wù)請(qǐng)求幫助。同時(shí)，檔案的計(jì)算機(jī)化和檔案管理的優(yōu)化必須同步進(jìn)行。檔案管理模式應(yīng)與信息化相適應(yīng)，使各部門(mén)能夠在信息化的基礎(chǔ)上高效、高質(zhì)量地開(kāi)展工作，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。

（五）完善安全管理的方式

在檔案信息化的過(guò)程中，安全性非常重要。為了進(jìn)一步提高信息建設(shè)的安全性，必須安裝防火墻和防病毒軟件，以避免信息系統(tǒng)受到外部攻擊。應(yīng)該選擇一位專家定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)信息有危險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)處理，確保電腦安全運(yùn)行。首先，管理人員在操作計(jì)算機(jī)的過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，不能將外部網(wǎng)絡(luò)和外部USB連接到計(jì)算機(jī)，這基本上保證了儲(chǔ)存的安全性。為了方便管理員的工作，有必要制定一個(gè)統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，以便能夠及時(shí)傳遞電子文檔內(nèi)容的信息。此外，文件管理員必須創(chuàng)建電子備份，以防止在運(yùn)行時(shí)丟失文件。其次，安全級(jí)別應(yīng)基于不同級(jí)別的文檔數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，并通過(guò)分類和編碼確保文檔信息的安全性。在訪問(wèn)期間，必須設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限以規(guī)范存檔管理員的行為。在使用之前，必須以用戶身份登錄。數(shù)據(jù)訪問(wèn)必須基于不同用戶的認(rèn)證權(quán)限，數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)必須按照審批程序進(jìn)行。要加強(qiáng)文件編制，掌握各種信息技術(shù)，規(guī)范各種信息手段的操作。這不僅可以提高檔案管理的信息化水平，而且可以保證檔案信息的安全。特別是，在文件中輸入信息時(shí)，必須根據(jù)規(guī)范對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)分類。為了確保數(shù)字信息輸入的準(zhǔn)確性和完整性，在將來(lái)轉(zhuǎn)換文檔中的信息和圖像的過(guò)程中，應(yīng)特別注意方便檢索，必須輸入關(guān)鍵字才能找到相關(guān)信息。

（六）合理配置管理資源

在檔案管理過(guò)程中，要明確不同部門(mén)的不同職責(zé)，既要保證檔案管理的質(zhì)量，又要保證檔案管理的有效性。只有明確檔案人員的具體職責(zé)和權(quán)限，有針對(duì)性地開(kāi)展工作，才能有效提高工作質(zhì)量和效率。在實(shí)際管理過(guò)程中，要進(jìn)行科學(xué)分析，增強(qiáng)管理能力。在實(shí)踐中，系統(tǒng)應(yīng)區(qū)分具體工作內(nèi)容，細(xì)化管理方法，進(jìn)行系統(tǒng)分析，合理有效地管理實(shí)際工作，確保檔案管理的科學(xué)性。此外，應(yīng)通過(guò)電子信息管理、系統(tǒng)模式管理、人事管理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理等手段優(yōu)化管理結(jié)果。優(yōu)化系統(tǒng)分析檔案管理實(shí)踐，確定管理內(nèi)容，完善管理結(jié)構(gòu)，建立各部門(mén)員工管理檔案，主要保證管理質(zhì)量和效率。此外，檔案管理在工作中非?？菰?，這對(duì)員工提出了更高的要求。我們不僅要提高他們對(duì)檔案管理的興趣，還要提高他們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高他們的管理能力。

（七）提高人員綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位檔案管理人員的能力和素質(zhì)直接影響檔案信息化和資源共享的發(fā)展。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)化水平，更好地滿足事業(yè)單位檔案信息化和資源共享的實(shí)際需要。首先，必須開(kāi)展常規(guī)培訓(xùn)。定期培訓(xùn)檔案人員的檔案處理技能，進(jìn)一步增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，提高檔案信息化效率。二是提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。我們不僅要關(guān)注檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和價(jià)值觀，還要關(guān)注生產(chǎn)事業(yè)單位通過(guò)檔案數(shù)字記錄技術(shù)等相關(guān)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息和資源共享的實(shí)際需要，以及檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)。由于文檔信息數(shù)據(jù)和應(yīng)用邏輯，生產(chǎn)事業(yè)單位的文檔管理員具備購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)辦公設(shè)備滿足所需的功能，充分發(fā)揮文檔管理員在文檔信息化和資源共享中的價(jià)值和作用。

七、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代發(fā)展的需要。特別是，現(xiàn)代事業(yè)單位需要處理的信息量在不斷增加，人工處理檔案管理已經(jīng)難以滿足，因此應(yīng)該建立可靠的數(shù)據(jù)庫(kù)，分析文件中有價(jià)值的信息，進(jìn)一步改進(jìn)各職能部門(mén)的工作。