新時代高校檔案工作發(fā)展路徑探析

薛靖秋 江蘇醫(yī)藥職業(yè)學院

高校檔案記錄著學校教學科研、黨政管理等各類活動，是一項基礎支撐性工作，有著無可替代的重要地位。當前高校檔案工作制度體系尚不健全，重保管輕利用，主動創(chuàng)新服務意識不足，數(shù)字化建設進程整體相對緩慢且效果不夠理想。新時代背景下，如何有效促進高校檔案工作持續(xù)并健康地發(fā)展，值得深入研究分析。

眾所周知，檔案是對歷史的真實記載，是黨和國家的寶貴財富。十八大以來，在以習近平同志為核心的黨中央的領導下，我國檔案事業(yè)發(fā)生了前所未有的歷史性變革。習近平總書記對檔案工作的高度重視，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展進一步指明了方向。在“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”等信息化數(shù)字化技術飛速發(fā)展的今天，如何擺脫傳統(tǒng)檔案管理思維模式的束縛，有效促進高校檔案工作持續(xù)并健康地發(fā)展值得深入探討。

高校檔案工作

高校檔案的概念與功能

檔案通常指的是人們在社會活動中形成的具有各種形式的，有著特定保存價值的一系列原始記錄。由此可見，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。高校檔案是國家檔案的重要組成部分，是高等學校從事教學科研、招生就業(yè)以及黨政管理等一系列活動后，直接形成的具有特定保存價值的各種文字、圖表、音像等載體和形式的歷史記錄。高校檔案是充分反映高校教育思想、辦學理念以及歷史沿革的重要資料，作為學校各項工作的重要支撐，檔案起著服務教學科研、維護高校歷史、傳承大學精神，并提供各類決策參考等重要功能，其重要性顯而易見。

高校檔案工作的現(xiàn)實意義

我國的檔案工作始終堅持中國共產(chǎn)黨的領導，由此可見，檔案工作具有較強的政治屬性，這就要求檔案工作人員必須具備過硬的政治素質(zhì)。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定，國家層面要將檔案事業(yè)全面納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，要確保我國的檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應。相關法律規(guī)定更加明確了檔案工作的基礎性和重要性，作為黨和國家檔案的重要組成部分，高校檔案工作也不例外。高校檔案管理部門需求真務實，積極宣傳檔案相關政策法規(guī)，增強師生檔案意識，提高檔案工作地位，在人力、物力、財力上加大對檔案工作的投入支持力度。中國特色社會主義新時代背景下，我國高校檔案工作的內(nèi)外環(huán)境隨之發(fā)生變化，檔案工作者必須解放思想，實事求是，消化吸收先進的檔案工作理念，促進高校檔案管理工作的價值得以全面實現(xiàn)，更好地服務師生和社會公眾，彰顯新時代檔案工作力量。

高校檔案工作現(xiàn)狀

管理制度體系尚不健全，制約檔案工作規(guī)范化

科學完善的管理制度體系可以為做好檔案工作保駕護航，切實保障檔案工作長期有序運行。目前高校對檔案相關管理制度體系的重視程度有所提高，但在實際工作中，很多高校并未真正將有關規(guī)章制度落地，工作不深入不細致，執(zhí)行不嚴謹不到位。在工作過程中，由于檔案管理體系自上而下對檔案工作的重要性缺乏正確的認知，導致檔案工作普遍未受到足夠重視。俗話說，“沒有規(guī)矩不成方圓”，缺少相關制度的約束，勢必導致檔案工作規(guī)范化水平欠缺，檔案服務質(zhì)量有限。雖然新時代背景下，新《中華人民共和國檔案法》的出臺使整個檔案行業(yè)社會地位的明顯提升，檔案人的職業(yè)自信與使命擔當前所未有，但不少高校仍未將檔案工作納入學校整體規(guī)劃和工作考核中，監(jiān)督監(jiān)管不力，檔案管理工作尚存在較大的發(fā)展空間。

重保管輕利用，主動創(chuàng)新服務意識不足

在日常工作中，高校檔案部門的性質(zhì)類似后勤保衛(wèi)工作，相比教學科研一線工作，檔案工作容易被邊緣化，因其作用發(fā)揮相對隱蔽，常常被片面定性為輔助性工作，甚至有的部門歸檔意識極為淡薄，一些重要的文書、報表、圖片、聲像等檔案資料隨處散落，致使珍貴的文件資料極易流失。歸檔工作未能被嚴肅正確對待，相關工作人員不能用可持續(xù)發(fā)展的眼光看待檔案工作，被動消極地視其為工作負擔，甚至認為其可有可無。此外，很多人認為，檔案管理只是專職檔案員的本職工作，充其量是專職檔案員與兼職檔案員間的文件傳遞歸檔工作，工作中存在較強的被動性。再者，值得一提的是，專職檔案員自身對檔案管理工作也存在“重保管輕利用”現(xiàn)象，囿于基礎性工作，導致檔案工作的重要地位和價值難以得到充分體現(xiàn)。眾所周知，檔案工作的根本目的，是在保證檔案信息安全性的基礎上，向社會提供豐富且高質(zhì)量的檔案信息服務，從而最大限度地使檔案信息的價值和作用得以實現(xiàn)。而在目前檔案信息的開發(fā)中，原始收集的材料占主要比例，編研性資料相對較少，甚至大多數(shù)高校檔案日常查閱僅僅作簡單登記，后期統(tǒng)計跟蹤查閱情況存在很大難度，很難實現(xiàn)利用效果反饋和分析。此外，檔案工作人員的創(chuàng)新意識淡薄，不能主動從需求者的角度探索提高檔案信息開發(fā)利用效率的方法。

信息化建設進程緩慢，效果不夠理想

信息化建設主要依托數(shù)字化和計算機存儲等技術手段，其在高校檔案工作中的應用仍存在諸多不足，設備設施及人力資源等限制了信息技術作用的有效發(fā)揮。當今時代，檔案資源不管是總量還是種類，都較過去有了倍數(shù)增長。傳統(tǒng)檔案工作主要依靠人工進行錄入存儲和提供檢索服務，無法更好地滿足當前人們對檔案信息資源的使用需求。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第五章專項針對檔案信息化建設做了全方位規(guī)定，推動檔案資源有效利用,一定程度上加快了高校檔案信息化建設步伐。檔案工作雖然取得了一些成績，但很多高校檔案信息化建設推進力度不夠，缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，資金投入不足，信息化方面的人才資源短缺，檔案工作效率難以得到顯著提高，信息化發(fā)展進程與國家、社會發(fā)展需求仍存在極大差距。

高校檔案工作發(fā)展路徑分析

高校檔案工作承擔著為校管檔守史、為師生服務的重要職責。新時代背景下，從信息化到數(shù)字化的轉(zhuǎn)型升級，深刻改變著人們的生產(chǎn)生活方式。高校檔案部門應努力適應新時代，開拓創(chuàng)新、協(xié)同合作，促進檔案工作更好地服務學校教學科研，服務校內(nèi)廣大師生以及社會公眾。

完善檔案管理制度，提升高校治理能力

學校管理制度是實現(xiàn)學校職能的必要條件，制度可以將工作流程規(guī)范化、科學化，對提升管理效能具有至關重要的作用。首先，高校檔案管理者應當樹立全局發(fā)展觀念，做好頂層設計，從工作實際出發(fā)，不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度，明確和協(xié)調(diào)相應崗位工作的職責分工。其次，高校檔案部門應定期組織各部門交流探討工作經(jīng)驗，分析總結(jié)歸納寶貴經(jīng)驗和存在的不足，理清理順下一步工作思路。再次，要定期組織學校相關部門負責人進行聯(lián)合督導檢查，強化檔案管理的過程監(jiān)督，循序漸進。最后，高校檔案管理部門自身必須嚴格進行自我要求，主動統(tǒng)籌規(guī)劃，明確分工協(xié)作，不斷提高檔案工作效率，變檔案管理為檔案治理，進一步提升高校綜合治理能力。

多措并舉，全面提升檔案工作人員綜合素養(yǎng)

現(xiàn)階段，我國檔案發(fā)展進入新的歷史時期。檔案工作人員綜合素養(yǎng)的高低，勢必會影響其檔案服務水平，進而影響檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。

1.與時俱進，提供便捷高效的檔案服務

檔案工作者必須緊隨時代步伐，提高自身政治覺悟，不斷進行自我革新，主動更新知識結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，秉持“以人為本”的服務宗旨，理論與實踐相結(jié)合，努力為檔案資源需求者提供更加便捷高效的服務。

2.加強培訓學習，構(gòu)建檔案人才培養(yǎng)機制

高校檔案管理部門應提前謀劃，構(gòu)建科學規(guī)范的檔案管理人才培養(yǎng)機制，做好績效評價，致力于打造專業(yè)的檔案工作團隊，可定期邀請校內(nèi)外檔案領域的專家面向?qū)?、兼職檔案員開展線上、線下業(yè)務培訓，在提高其業(yè)務能力的同時，帶動各部門高度重視檔案工作，做到規(guī)范、及時建檔立檔，推進高校檔案工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展。

3.深化交流合作，促進檔案工作健康發(fā)展

高校檔案工作的全面高質(zhì)量發(fā)展，需要多方協(xié)作。檔案日常工作相對煩瑣，因此檔案管理部門應有計劃地安排檔案工作人員參與高校間的工作交流，集思廣益，取長補短，促進我國高校檔案事業(yè)繁榮發(fā)展。此外，還需要與檔案相關行業(yè)和企業(yè)保持合作，獲取行業(yè)發(fā)展最新資訊，不斷解放思想。

加快檔案數(shù)字化建設，提高管理利用效率

高校檔案是學校乃至國家的寶貴財富，鐫刻著學校發(fā)展沿革的歷史足跡，承前啟后，具有至關重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。妥善保管并延長檔案資源的使用壽命，是各大高校檔案管理工作的首要任務。傳統(tǒng)檔案工作模式下的檔案資源主要以紙質(zhì)為主，隨著時間推移和反復查閱利用，一些檔案材料易出現(xiàn)變質(zhì)、破損等問題，這加大了檔案保管工作的難度。新《中華人民共和國檔案法》立足于國際國內(nèi)信息化發(fā)展新形勢新任務，以立法形式對檔案信息化數(shù)字化建設給予了高度支持，提出檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織都應當加強檔案信息化建設，并采取有效措施保障檔案信息安全。對檔案資源進行數(shù)字化加工，使檔案以最接近原貌的形式被安全保管到檔案管理系統(tǒng)中，一方面能夠有效避免因檔案原件的老化和破損等而導致的各種問題；另一方面，對于檔案工作人員而言，省去了到檔案庫房現(xiàn)場海量查閱檔案的時間，可以遠程查閱調(diào)用檔案信息，省時省力，工作效率由此得到顯著提高。

豐富檔案資源收集利用，推動校園文化建設

十九大報告指出，要堅定文化自信，推動社會主義文化繁榮興盛。高校校園是文化建設的重要基地，新時代信息化“大數(shù)據(jù)”背景下，高校檔案資源的收集和利用應與其自身社會角色相適應，立德樹人，開拓創(chuàng)新，切實推動校園文化建設，真正意義上促進文化育人目標實現(xiàn)。

1.拓展檔案資源收集范圍，增進文化育人實效

當前高校檔案資源的日常歸檔收集，普遍側(cè)重于文書檔案、教學檔案、科研檔案等常規(guī)業(yè)務模塊，從檔案工作人員到相關資料責任人，都極易忽視校園文化資料的重要價值。高校檔案資源中潛藏著豐富多樣的文化資源，是學校發(fā)展的靈魂與精髓。校園文化檔案往往并非直接直觀的存在，它常常散存于文書、實物、影音檔案中，需要按專題及時收集歸納和整理。因此，檔案工作部門應深入挖掘相關檔案資源，拓展檔案資料收集范圍，豐富校園文化檔案資源，助推高校文化育人工作不斷取得實效。

2.追求呈現(xiàn)形式多元化，深挖檔案資源文化價值

信息技術背景下，深入挖掘檔案資源蘊含的文化價值，能夠增強民眾文化自信。實現(xiàn)檔案資源的價值需要通過對檔案的信息內(nèi)容所具有的潛在功能和價值進行深度加工及開發(fā)利用，這個過程就是檔案編研。檔案編研是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，它以檔案資源為基礎，通過總結(jié)、提煉、分析、研究等環(huán)節(jié)，逐步形成文字材料，滿足利用者需求。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案部門應立足當下，創(chuàng)新突破，逐步將紙質(zhì)檔案與信息數(shù)字技術有效融合，將文字轉(zhuǎn)換成直觀立體的影像資料，使檔案的呈現(xiàn)形式更加豐富多元。同時，高校應切實整合多方資源，改革傳統(tǒng)工作模式，運用計算機技術不斷推動檔案資源數(shù)字化進程，不斷優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，完善館藏資源，促進校園文化建設信息化水平大幅提升。

3.實現(xiàn)檔案資源載體多樣化，打造檔案教育課堂

檔案的傳統(tǒng)載體主要以紙張為主，輔以實物檔案。隨著時代發(fā)展，音像檔案日益充實。網(wǎng)絡信息時代下，檔案資料主要依賴計算機及其應用系統(tǒng)環(huán)境進行存儲，如磁盤、光盤等存儲載體應運而生。作為數(shù)字信息的新型載體，它們更方便檔案信息的存儲、遷移、呈現(xiàn)及傳播，也有助于檔案編研工作的深入開展，進而為社會公眾提供更加多樣且人性化的檔案服務。高校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，其教育檔案蘊藏著豐富的文化資源，載體形式豐富多樣，包括實物、圖片、音像等。高校檔案工作者應自覺提高工作要求，圍繞“國慶”“校慶”“國際檔案日”等專題，多渠道收集整理檔案資源，定期通過校園網(wǎng)、微信公眾號、電子顯示屏等，廣泛開展宣傳推廣活動，弘揚社會主義核心價值觀，激發(fā)師生愛國愛校情懷。此外，校史檔案是檔案教育價值的主要實現(xiàn)形式。高校教師可以以更為開放、創(chuàng)新的姿態(tài)投入校史檔案這一教育資源的開發(fā)中，與檔案工作人員一起深入挖掘并有效整合校史檔案中的教育資源，再選擇適合的檔案載體形式將其穿插應用到思政課堂教學中。

隨著科技和經(jīng)濟的高速發(fā)展，信息數(shù)字化已深入各行各業(yè)，高校檔案工作同樣面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。對此，高校應積極發(fā)揮檔案工作在高校治理體系中的基礎性、保障性作用，健全和完善檔案工作各項管理制度，重視檔案工作人員綜合素養(yǎng)的提高，做好檔案信息數(shù)字化建設，多角度多途徑地開發(fā)利用檔案信息資源，尤其是文化教育資源，不忘初心，創(chuàng)新變革，將高校的文化育人工作落到實處。