于曉喬
(中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行北京市分行 集中采購(gòu)部,北京 100010)
對(duì)于零星采購(gòu),目前暫時(shí)沒有一個(gè)法定的、統(tǒng)一的定義。筆者認(rèn)為,商業(yè)銀行零星采購(gòu)是相對(duì)于集中采購(gòu)的概念,根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策,我國(guó)商業(yè)銀行基本建立起了“統(tǒng)一管理、分級(jí)授權(quán)、相互制約”的集中采購(gòu)管理體制,對(duì)于超過限額或?qū)儆诩赡夸泝?nèi)的貨物、工程、服務(wù)必須納入集中采購(gòu)管理。那么對(duì)于集中采購(gòu)之外的采購(gòu)對(duì)象,即未納入集中采購(gòu)目錄且未達(dá)到集中采購(gòu)限額的貨物、工程、服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)視為零星采購(gòu)。零星采購(gòu)對(duì)象通常是日常經(jīng)營(yíng)的必需品,直接影響到商業(yè)銀行的正常運(yùn)轉(zhuǎn),涵蓋范圍廣,采購(gòu)頻次高,單價(jià)從幾元到幾十萬(wàn)元不等(具體根據(jù)集中采購(gòu)限額確定),涵蓋范圍參見圖1。
圖1 商業(yè)銀行集中采購(gòu)及零星采購(gòu)范圍
商業(yè)銀行總行下轄一級(jí)分行、二級(jí)分行、一級(jí)支行、二級(jí)支行等層級(jí),根據(jù)實(shí)際情況一般采取以下幾種零星采購(gòu)模式。
1.1.1 分級(jí)授權(quán),自主采購(gòu)
對(duì)于未達(dá)到集中采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)對(duì)象,部分商業(yè)銀行按層級(jí)給予授權(quán),在規(guī)定的限額范圍內(nèi),各層級(jí)行可自主選擇采購(gòu)方式、自主挑選供應(yīng)商及產(chǎn)品服務(wù)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是靈活性強(qiáng)、采購(gòu)效率高,缺點(diǎn)是合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)大、易出現(xiàn)利益輸送等不良行為。
1.1.2 集中采購(gòu)遴選入圍供應(yīng)商
部分商業(yè)銀行通過招標(biāo)、磋商、比選等集中采購(gòu)流程確定相應(yīng)品目的入圍供應(yīng)商,各層級(jí)行根據(jù)采購(gòu)結(jié)果、劃片安排等從指定供應(yīng)商處實(shí)施采購(gòu)。這種方式多用于年用量較大且全行標(biāo)準(zhǔn)較為統(tǒng)一的商品,其優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格經(jīng)過競(jìng)爭(zhēng)、較為合理,缺點(diǎn)是選擇范圍有限、靈活性較差。
1.1.3 信息化商城平臺(tái)
隨著科技金融與電商平臺(tái)的日益發(fā)展,部分商業(yè)銀行也開始探索建立行內(nèi)商城平臺(tái),即商業(yè)銀行選擇具有一定科技能力的經(jīng)銷商,通過信息化建設(shè)構(gòu)建行內(nèi)商城平臺(tái),各層級(jí)行通過商城下單采購(gòu)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是選擇范圍較大、操作簡(jiǎn)捷利于管理,缺點(diǎn)是科技水平要求高、存在中間商賺差價(jià)、過于依賴某一兩家電商而不再關(guān)注價(jià)格變化。
鑒于以上每種模式有利有弊,部分商業(yè)銀行也會(huì)采取以上兩種或三種模式相結(jié)合的管理方式。
目前,零星采購(gòu)活動(dòng)缺乏針對(duì)性的法律法規(guī)約束,權(quán)威性文件均未將其納入約束范疇:《政府采購(gòu)法》第二條規(guī)定,本法所稱政府采購(gòu),是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織,使用財(cái)政性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以內(nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為?!秶?guó)有金融企業(yè)集中采購(gòu)管理暫行規(guī)定》第二條規(guī)定,本規(guī)定所稱集中采購(gòu),是指國(guó)有金融企業(yè)以合同方式有償取得納入集中采購(gòu)范圍的貨物、工程和服務(wù)的行為。
綜上所述,無論從政府采購(gòu)還是金融企業(yè)采購(gòu)角度,暫時(shí)都沒有針對(duì)零星采購(gòu)的權(quán)威法律法規(guī)參考依據(jù),現(xiàn)階段相關(guān)規(guī)制的闕如促使商業(yè)銀行必須也必要自主專門對(duì)零星采購(gòu)建章立制,不斷完善和健全制度要求,降低甚至避免零星采購(gòu)的隨意性、風(fēng)險(xiǎn)性,通過制度化、體系化、流程化管理確保該項(xiàng)工作實(shí)施的規(guī)范性、科學(xué)性。
我國(guó)商業(yè)銀行網(wǎng)點(diǎn)數(shù)量眾多,分布分散,大中型銀行的部分網(wǎng)點(diǎn)更是深入鄉(xiāng)鎮(zhèn),使得商業(yè)銀行零星采購(gòu)管理具有一些自身特性:
2.1.1 品類多樣性
商業(yè)銀行經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍廣,從業(yè)員工多,從內(nèi)部、外部使用角度來看,主要可以區(qū)分出以下兩大類零星采購(gòu)事項(xiàng):一是維持日常經(jīng)營(yíng)所需的辦公用品,諸如筆、便簽、訂書機(jī)、電子耗材等在經(jīng)營(yíng)辦公中必需,但單價(jià)較低、年采購(gòu)額難以達(dá)到采購(gòu)限額的商品。二是推廣營(yíng)銷所需的宣傳物料及服務(wù),商業(yè)銀行前臺(tái)部門涉及個(gè)人、對(duì)公、投行等,這些部門直接對(duì)接客戶,需要采購(gòu)大量宣傳物料或推廣服務(wù)推動(dòng)營(yíng)銷工作。
2.1.2 采購(gòu)高頻性
從倉(cāng)儲(chǔ)條件來看,商業(yè)銀行屬于服務(wù)行業(yè),不具備生產(chǎn)企業(yè)完善的倉(cāng)儲(chǔ)物流設(shè)備儲(chǔ)存用來辦公營(yíng)銷的消耗品,傾向于“輕庫(kù)存”經(jīng)營(yíng);從需求量來看,商業(yè)銀行分支機(jī)構(gòu)眾多、地域覆蓋廣,從全行口徑統(tǒng)計(jì)物品消耗量巨大。因此,商業(yè)銀行在零星采購(gòu)方面需要保持較高的采購(gòu)頻次,通過“小額多次”來滿足日常經(jīng)營(yíng)需求。
2.1.3 需求緊急性
商業(yè)銀行業(yè)務(wù)繁多,任何一個(gè)部門都存在可能需要緊急采購(gòu)的事項(xiàng),尤其是疫情特殊期間,零星采購(gòu)需求更加急迫;同時(shí)零星采購(gòu)重要的需求部門——營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn),承載著客戶了解銀行最直接的渠道,由于其接觸客戶眾多,造成突發(fā)情況較多,其對(duì)外經(jīng)營(yíng)的特殊性也決定了一些突發(fā)狀況必須在第一時(shí)間解決,因此,商業(yè)銀行部分零星采購(gòu)需求十分緊迫。
2.1.4 管理復(fù)雜性
零星采購(gòu)幾乎牽涉到商業(yè)銀行的所有條線部門,其中采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)制定相關(guān)制度,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)預(yù)算審批,內(nèi)控合規(guī)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查,條線主管部門或者分支機(jī)構(gòu)執(zhí)行零星采購(gòu)實(shí)施。因此,零星采購(gòu)業(yè)務(wù)深入基層、覆蓋面廣,管理幅度很大,加上上文提到的品類多樣性、采購(gòu)高頻性、需求緊急性,商業(yè)銀行零星采購(gòu)面臨著復(fù)雜的管理環(huán)境。
2.2.1 相關(guān)規(guī)制不完善
制度化是科學(xué)開展零星采購(gòu)工作的前提,有利于減少人為不確定因素,避免零星采購(gòu)選擇隨意性,避免不正當(dāng)利益輸送等實(shí)質(zhì)性風(fēng)險(xiǎn)行為發(fā)生,保證商業(yè)銀行的高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。然而,前文已提到《政府采購(gòu)法》《國(guó)有金融企業(yè)集中采購(gòu)管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)均未涉及零星采購(gòu)的內(nèi)容,這就需要商業(yè)銀行自身結(jié)合實(shí)際情況,專門針對(duì)零星采購(gòu)工作建章立制,從供應(yīng)商選擇、采購(gòu)審批流程、履約驗(yàn)收等方面出發(fā)健全零星采購(gòu)管理體系。
2.2.2 采購(gòu)過于分散,缺乏規(guī)模效應(yīng)
商業(yè)銀行層級(jí)較多,對(duì)于沒有集中采購(gòu)結(jié)果的零星采購(gòu)業(yè)務(wù),由各層級(jí)自主做出對(duì)供應(yīng)商、產(chǎn)品、服務(wù)的選擇。從單個(gè)一級(jí)支行來看,由于其對(duì)于某個(gè)單項(xiàng)用品的采購(gòu)量不大,容易傾向于關(guān)注其供貨及時(shí)性及售后響應(yīng)速度,而對(duì)于采購(gòu)單價(jià)并不太重視;然而從總行或一級(jí)分行層面來看,某項(xiàng)用品可能是所有轄內(nèi)機(jī)構(gòu)都需使用的物品,積少成多后原本微弱的單價(jià)差異可能對(duì)成本產(chǎn)生較大影響。同時(shí),分散的零星采購(gòu)使得商業(yè)銀行失去了依靠較大采購(gòu)規(guī)模贏得的議價(jià)能力,在無形中增加了經(jīng)營(yíng)成本。
2.2.3 合規(guī)管理存在風(fēng)險(xiǎn)
一是財(cái)務(wù)監(jiān)管缺位。財(cái)務(wù)監(jiān)管傾向于重視大額資金使用,由于單項(xiàng)零星采購(gòu)數(shù)量小、金額低容易被忽視,這使得零星采購(gòu)滋生的腐敗問題也容易被忽略;同時(shí),零星采購(gòu)積少成多,若財(cái)務(wù)監(jiān)管持續(xù)缺位將會(huì)從小問題衍變?yōu)榇竺?。二是采?gòu)結(jié)果選擇存在隨意性。商業(yè)銀行各個(gè)層級(jí)采購(gòu)經(jīng)辦人眾多,供應(yīng)商及產(chǎn)品服務(wù)的選擇主要依靠經(jīng)辦人的主觀判斷,缺乏科學(xué)、系統(tǒng)、統(tǒng)一的零星采購(gòu)決策流程,容易成為滋生貪污腐敗、利益輸送、謀取私利等不良行為的溫床。三是履約驗(yàn)收缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。由于零星采購(gòu)物品單價(jià)較低,其履約驗(yàn)收往往不受重視,幾乎沒有或僅僅是“走過場(chǎng)”,蠶食商業(yè)銀行利益。
商業(yè)銀行零星采購(gòu)的特點(diǎn)決定了必須對(duì)其進(jìn)行靈活管理,既不能完全“一概而論”,也不能完全“放任自流”,需要結(jié)合制度的剛性與管理的柔性,既要考慮適應(yīng)其隨機(jī)采購(gòu)特點(diǎn)的靈活性,又要考慮零星采購(gòu)工作有效開展的現(xiàn)實(shí)性。
首先,上級(jí)行需要給予下級(jí)行一定的自主空間。具體來說總行可以通過指導(dǎo)意見的形式在大框架內(nèi)規(guī)范采購(gòu)行為,一級(jí)分行根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r制定實(shí)施細(xì)則,進(jìn)一步對(duì)立項(xiàng)審批、采購(gòu)方式、采購(gòu)限額、供應(yīng)商選擇等進(jìn)行規(guī)定,地域覆蓋面積較大的一級(jí)分行也可授權(quán)二級(jí)分行完善制度細(xì)節(jié)。
其次,商業(yè)銀行迫切需要在零星采購(gòu)流程優(yōu)化上下功夫。根據(jù)自身組織層級(jí)特點(diǎn)科學(xué)設(shè)置審批路徑,效率、風(fēng)控兩手抓、兩手硬,合理劃分采購(gòu)職責(zé),確保每項(xiàng)采購(gòu)標(biāo)的都有對(duì)應(yīng)的責(zé)任部門,重要采購(gòu)標(biāo)的應(yīng)落實(shí)審批責(zé)任到人,在保障采購(gòu)效率的同時(shí),降低各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)事件可能性。
一是要適度合并同品類采購(gòu)需求。將采購(gòu)用量較大、經(jīng)濟(jì)規(guī)模程度較高的產(chǎn)品動(dòng)態(tài)納入集中采購(gòu)范疇,盡量避免由于過于分散采購(gòu)造成的采購(gòu)成本增加和人力資源浪費(fèi)。二是要適度規(guī)定相對(duì)統(tǒng)一的采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。各層級(jí)行可根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)計(jì)劃安排、制定零星采購(gòu)計(jì)劃臺(tái)賬,對(duì)轄內(nèi)機(jī)構(gòu)需求進(jìn)行統(tǒng)籌科學(xué)管理;同時(shí)應(yīng)明確緊急采購(gòu)應(yīng)對(duì)方案,在計(jì)劃外給予適當(dāng)寬松以滿足銀行經(jīng)營(yíng)特殊性要求。三是要注重零星采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)。人才是企業(yè)發(fā)展的根本,商業(yè)銀行在資源整合過程中繞不開對(duì)人力資源體系的培養(yǎng)和搭建:首先要提高采購(gòu)管理?xiàng)l線崗位待遇,吸納更多高素質(zhì)人才,拓寬采購(gòu)管理思路,最終實(shí)現(xiàn)整體團(tuán)隊(duì)的優(yōu)化;其次是定期宣導(dǎo)培訓(xùn),上級(jí)行應(yīng)定期對(duì)下級(jí)行進(jìn)行政策宣導(dǎo)及培訓(xùn)教育,注重采購(gòu)過程中需求、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、內(nèi)控監(jiān)督等各方的專業(yè)素養(yǎng)及合規(guī)意識(shí)的培養(yǎng),為零星采購(gòu)工作的科學(xué)開展提供人才保障和支撐。
近幾年我國(guó)電商事業(yè)不斷發(fā)展,部分商業(yè)銀行與電商也開始逐步討論并搭建零采平臺(tái);同時(shí)商業(yè)銀行的數(shù)字化轉(zhuǎn)型也促使采購(gòu)管理部門不斷探索信息化采購(gòu)之路,以提升采購(gòu)質(zhì)量和效率。在搭建信息化零采平臺(tái)、選擇供應(yīng)商過程中,商業(yè)銀行需要注意以下幾個(gè)方面問題:一是相匹配的科技與專業(yè)能力,零采平臺(tái)設(shè)計(jì)要突出專業(yè)性、可操作性、審批合規(guī)性,商業(yè)銀行應(yīng)建立起具備采購(gòu)、需求、科技等專業(yè)人員的“專項(xiàng)小組”,理念先行,步子跟上,穩(wěn)扎穩(wěn)打構(gòu)建零采信息化。二是遴選適合線上化的零采產(chǎn)品,優(yōu)先實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化、批量化、需求分散化的產(chǎn)品線上化,避免過早將定制化、個(gè)性化產(chǎn)品或服務(wù)嵌入商城,防止出現(xiàn)溝通不暢、影響效率的問題。三是關(guān)注供應(yīng)商B2B業(yè)務(wù)成熟度,提前做好市場(chǎng)調(diào)研,把關(guān)注重點(diǎn)由電商名氣、C端業(yè)務(wù)、產(chǎn)品豐富程度等轉(zhuǎn)向物流覆蓋度、供貨時(shí)效、售后服務(wù)、與上游供應(yīng)商關(guān)系、財(cái)務(wù)管理水平等方面。四是重視價(jià)格動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè),商業(yè)銀行與供應(yīng)商共同完善健全價(jià)格監(jiān)測(cè)體系,對(duì)于價(jià)格波動(dòng)超出一定市價(jià)范圍的商品及時(shí)給予雙方預(yù)警,動(dòng)態(tài)調(diào)整價(jià)格。五是提升信息化安全程度,商業(yè)銀行系統(tǒng)保密性要求很高,在信息化平臺(tái)建設(shè)中要自始至終將安全性放在重要位置,做好事前風(fēng)險(xiǎn)分析,強(qiáng)化計(jì)算機(jī)及云盤軟硬件管理,構(gòu)建實(shí)時(shí)預(yù)警體系,嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)泄密,盡量將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
由于商業(yè)銀行零星采購(gòu)單價(jià)低、數(shù)量多,其履約情況容易被輕視,針對(duì)這一情況,一是要建立起相對(duì)統(tǒng)一的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收要求,保證對(duì)采購(gòu)數(shù)量及產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),確保履約驗(yàn)收的科學(xué)規(guī)范。二是建立起科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系,加強(qiáng)合同管理、財(cái)務(wù)管理、發(fā)票管理的規(guī)范性,進(jìn)一步明確供需方權(quán)利責(zé)任,通過電子臺(tái)賬及時(shí)記錄購(gòu)買明細(xì)、經(jīng)辦人、庫(kù)存等情況,動(dòng)態(tài)科學(xué)管理好零星采購(gòu)。三是建立健康良好的供應(yīng)商合作關(guān)系,嚴(yán)格供應(yīng)商評(píng)級(jí)管理,明確不良供應(yīng)商行為懲罰措施,上級(jí)行定期開展面向下級(jí)機(jī)構(gòu)的供應(yīng)商穿透式考核評(píng)價(jià),對(duì)于具有行賄、作假、履約不力等行為的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)處理,營(yíng)造公開、公平、公正的良好采購(gòu)風(fēng)氣。
目前,在商業(yè)銀行競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的背景下,零星采購(gòu)所涉及的成本控制、質(zhì)量管理、效率提升等都切實(shí)影響到全行的業(yè)務(wù)布局和發(fā)展進(jìn)程,同時(shí)零星采購(gòu)是一項(xiàng)全面性、系統(tǒng)性、持續(xù)性工作,既要從整體科學(xué)決策,也要從細(xì)節(jié)精準(zhǔn)施策。各商業(yè)銀行必須要建立科學(xué)有效的零采制度體系,規(guī)范零采全流程操作,創(chuàng)新拓寬現(xiàn)代化管理思路,才能不斷提升采購(gòu)質(zhì)效,進(jìn)而服務(wù)好商業(yè)銀行的全面綜合發(fā)展。