論事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

膠州市膠東國際機(jī)場和臨空經(jīng)濟(jì)區(qū)綜合辦公室 葉珊珊

一、基層事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

（一）秘密性

在檔案管理工作時(shí),這一點(diǎn)不容忽視，在開展相關(guān)工作時(shí),要將保密制度實(shí)施和執(zhí)行下去,如果出現(xiàn)泄密,將對單位造成極大影響。

（二）真實(shí)性

真實(shí)性這一特點(diǎn)也非常重要,可以將事業(yè)單位實(shí)際情況充分反映出來,在開展各項(xiàng)管理工作時(shí),檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作,將材料的真實(shí)性與權(quán)威性體現(xiàn)出來,防止非法行為的出現(xiàn)。

（三）動(dòng)態(tài)性

檔案管理自身的內(nèi)容、更新與變化比較顯著,大都隨著事業(yè)單位的發(fā)展而產(chǎn)生變化。因此,在開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí),要樹立高度的動(dòng)態(tài)性視角,不斷與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理缺乏重視

許多事業(yè)單位的檔案管理部門在當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)實(shí)下，往往是一個(gè)雞肋性質(zhì)的部門，這也是因?yàn)楣ぷ魅藛T對檔案管理缺乏重視，所以導(dǎo)致了事業(yè)單位整體服務(wù)性的缺失。隨著信息化發(fā)展的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位工作的內(nèi)容逐漸趨向于精細(xì)化，傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端逐漸凸顯。造成這種現(xiàn)狀的一個(gè)主要原因，是因?yàn)槭聵I(yè)單位面臨著轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，事業(yè)單位的改革與機(jī)構(gòu)的變動(dòng)性，導(dǎo)致很多檔案管理人員不能夠明確管理檔案工作中的工作重點(diǎn)和工作要點(diǎn)。造成這種現(xiàn)狀的主要一個(gè)原因，是因?yàn)槭聵I(yè)單位缺乏相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作人員。盡管很多事業(yè)單位的檔案管理人員雖然擁有較高的學(xué)歷，但是很大一部分專業(yè)不對口，是從行政部或者人力資源部調(diào)任過來的人員，對檔案管理的專業(yè)性并不擅長。另一方面，在頻繁的機(jī)構(gòu)改革中，檔案部門面臨著“人為刀俎，我為魚肉”的改革狀態(tài)，經(jīng)常被置于可有可無的地位，很多檔案管理人員在這種情況下出現(xiàn)了頻繁離崗、離職的情況，還有一部分人員覺得檔案管理工作是比較枯燥的，所以不愿意長期從事這一門工作。以上種種以上原因，導(dǎo)致了檔案管理工作的專業(yè)性缺失，傳承性也得不到有效的延展。傳統(tǒng)的事業(yè)單位針對以上情況，往往會(huì)派遣外部專業(yè)的人員來處理內(nèi)部檔案情況，但是外部專業(yè)人員由于對內(nèi)部情況不是很了解，所以也不能做到科學(xué)有效地解決問題，所以檔案管理人員專業(yè)性的問題依然存在的。

（二）缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度

很多事業(yè)單位把檔案管理工作視為邊緣化的工作。在實(shí)際工作開展中，并沒有制定合理的、科學(xué)的檔案管理制度。由于檔案管理制度性的缺失，在實(shí)際工作中沒有流程可以依據(jù)，沒有制度可以參考。制度規(guī)范性的缺失導(dǎo)致工作人員在處理和收集檔案信息的時(shí)候，沒有統(tǒng)一的操作模式，這樣久而久之就形成了檔案管理工作的混亂局面。雖然目前大部分企業(yè)的檔案管理都運(yùn)用了計(jì)算機(jī)來管理檔案，檔案管理的效率也進(jìn)一步得到了提升，但是很多問題仍然存在，例如在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面，就沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的程序、統(tǒng)一的規(guī)范和制度，管理手段依然比較落后，這樣就使檔案管理工作效率停滯不前，急需要統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范工作內(nèi)容，來規(guī)范人員的管理工作，這樣才能促進(jìn)管理效率提升。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位對于檔案管理人員的配置沒有采用優(yōu)化的配置方案，經(jīng)常是啟用一些離退休干部來進(jìn)行檔案管理。這些離退休干部普遍知識體系比較陳舊，不能適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。與此同時(shí)，在離退休的時(shí)候，老同志不能把心思全部放在工作上。想為自己爭取最后一段悠閑的時(shí)光，所以工作態(tài)度比較散漫，工作動(dòng)力不足。而且在這些老干部眼中，在經(jīng)歷了人生最輝煌的大起大落之后，反而認(rèn)為檔案管理是一種平庸工作。只是單位任命才不得不去從事檔案管理工作，所以在他們眼中，檔案管理是一件可有可無的工作。另外，除了在人員配備上的不合理之外，檔案工作室還會(huì)啟用很多臨時(shí)工作人員，包括兼職人員或者是其他部門代勞人員，這些人員的背景多樣化，使檔案管理出現(xiàn)出混亂的情況，不能使檔案工作得到系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化的管理，容易造成檔案管理的混亂、癱瘓。嚴(yán)重的情況還會(huì)導(dǎo)致文件丟失、文件損毀等等情況。

（四）傳統(tǒng)檔案管理數(shù)字準(zhǔn)確性不高

在傳統(tǒng)模式的檔案管理中，需要大量的人工成本，而且在紙質(zhì)化的檔案管理中，管理效率比較低，管理也很不方便，經(jīng)常因?yàn)槿斯さ氖д`或者人工管理的復(fù)雜性而帶來檔案管理的一些失誤，不但耗費(fèi)了大量的資源，而且也得不到很明顯的效果提升。與此同時(shí)，很多人事檔案管理者，雖然具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)與管理能力，但是并沒有進(jìn)行人事檔案信息化的充分學(xué)習(xí)，對于信息化的先進(jìn)手段與處理方法也沒有去及時(shí)地掌握。紙質(zhì)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的電子化存儲，導(dǎo)致人事檔案數(shù)量比較繁多，在工作應(yīng)用中遇到需要及時(shí)抽取或查閱的情況，不能夠準(zhǔn)確的實(shí)時(shí)提取和查閱。

（五）缺乏信息化的管理方式

傳統(tǒng)的管理模式缺乏信息化技術(shù)的應(yīng)用，多采用手動(dòng)管理和紙質(zhì)管理的方式，管理人員對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行手動(dòng)分類，手動(dòng)記錄，所以工作人員每天要面臨大量而繁重的檔案工作，這一方面降低了管理效率，另一方面造成了管理失誤率的提高，所以急需要在事業(yè)單位的檔案信息化管理過程中有所建樹。單純紙質(zhì)化的文件管理并不能滿足日益增長的檔案管理需求，所以應(yīng)該通過信息化的手段，對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入、存儲和傳遞，這對于檔案管理技術(shù)和檔案管理模式是一次嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，但是卻是勢在必行的一種趨勢。

三、事業(yè)單位檔案管理工作中的解決措施

（一）提高事業(yè)單位對檔案的認(rèn)識程度

之所以要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案部門的使用效率，根本上是為了提高檔案部門的重要性，把檔案部門提到企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展之中，提到主要的戰(zhàn)略地位之中。雖然檔案管理工作不會(huì)創(chuàng)造出直接效益，但是它關(guān)系到事業(yè)單位的工作形象和工作效率，也關(guān)系到事業(yè)單位自身的價(jià)值體現(xiàn)，所以工作人員應(yīng)該充分意識到檔案管理工作的重要性，要明確檔案部門不是事業(yè)單位發(fā)展的瓶頸和累贅，也不是可有可無的部門，而是事業(yè)單位發(fā)展的動(dòng)力，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展推住助瀾，能夠記錄事業(yè)單位發(fā)展的歷程，還能夠?qū)θ藛T進(jìn)行立檔歸卷。人事檔案的建立能夠?yàn)閭€(gè)人的發(fā)展奠基，能夠使人員對自己的職業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有一個(gè)綜合審視，也能夠使部門領(lǐng)導(dǎo)在對人員的管理、分配上達(dá)到有的放矢、有據(jù)可依的便利性，所以無論是從集體利益還是個(gè)人利益層面，事業(yè)單位檔案管理都具有重要的戰(zhàn)略地位，所以要提高認(rèn)識，不斷優(yōu)化檔案管理。首先，要加強(qiáng)集約化管理，防止檔案分散、凌亂，使檔案工作呈現(xiàn)系統(tǒng)性和完整性的特征，這樣才能使事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展歷程得到系統(tǒng)化、完整化的呈現(xiàn)。其次，要促使學(xué)員的檔案意識提高，進(jìn)行《檔案法》的普及，及時(shí)利用關(guān)鍵階段——例如世界讀書日，進(jìn)行文本閱讀的教育，讓全體人員都對檔案建立和檔案的管理工作重視起來，只有全員形成了綜合而健全的檔案意識，才能促使檔案管理部門戰(zhàn)略地位提高。

（二）建立統(tǒng)一的檔案管理制度

首先，應(yīng)該從檔案管理制度上不斷地變革，制度始終是事業(yè)單位行使工作的重要依據(jù)，也是流程化工作、科學(xué)化工作規(guī)范化工作的重要依據(jù)。在內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)設(shè)置過程中，同時(shí)需要注意檔案管理部門工作的獨(dú)立性，領(lǐng)導(dǎo)層要給予檔案管理部門相應(yīng)的權(quán)利，讓其擁有獨(dú)立的資源，獨(dú)立的組織設(shè)計(jì)。另一方面，檔案管理部門要加強(qiáng)在制度執(zhí)行過程中的監(jiān)督作用，圍繞著檔案管理為核心，打造一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的檔案管理體系。應(yīng)該在現(xiàn)有基礎(chǔ)上規(guī)范檔案的管理流程，從初步資料審查到檔案錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、檔案保密等等流程，提升檔案管理信息化的有效性、標(biāo)準(zhǔn)性。其次要避免管理人員肆意揮霍自己的權(quán)利，任意查處人事檔案資料。再者，對于現(xiàn)行的、優(yōu)化后的檔案管理制度，要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)格把控，要杜絕部分管理人員違法行為發(fā)生，做好工作人員的教育工作，強(qiáng)化管理人員的管理意識、安全意識和信息化意識，能夠讓相關(guān)人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)，能夠積極約束自己的行為，始終做到認(rèn)真、嚴(yán)肅、積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐瓿勺约旱南嚓P(guān)工作。

（三）不斷地建設(shè)和強(qiáng)化人才隊(duì)伍

傳統(tǒng)模式下，在配備相關(guān)的管理人員的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)部門沒有選擇比較優(yōu)秀的和負(fù)責(zé)任的重要員工來從事這個(gè)崗位的工作。如今，這種觀念應(yīng)該予以改變，在挑選員工的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注意選擇能力出眾、責(zé)任感較強(qiáng)的員工來進(jìn)行檔案管理。根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，需要不斷的建設(shè)和強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理部門需要引入優(yōu)秀的專業(yè)人才，并且配備合理的培訓(xùn)資源和激勵(lì)機(jī)制，讓整體的檔案管理人員工作水平、工作技能、工作素養(yǎng)得到進(jìn)一步的優(yōu)化和提升。與此同時(shí)，為了有效地提高檔案管理人員的檔案管理意識，需要在管理人員的思政建設(shè)上給予一定的策略。因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案管理工作不僅關(guān)系到相關(guān)的知識和技能的應(yīng)用，還關(guān)系到管理人員是否有職業(yè)道德，管理人員的道德和思想作風(fēng)是否完善，這樣才能做到檔案資料管理的安全性、保密性，才能為檔案管理的建設(shè)工作提供“人腦安全密碼”，并保證這些珍貴的人事資料能夠不外泄、不外賣。在整個(gè)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)過程中，對技術(shù)能力過硬和道德素養(yǎng)良好的檔案管理人員，要予以嘉獎(jiǎng)；對于重點(diǎn)崗位的關(guān)鍵技術(shù)人員和關(guān)鍵管理人員要給予充分的待遇提升，從福利和薪酬方面展開適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。只有人才隊(duì)伍經(jīng)過充分的激勵(lì)之后，他們才有動(dòng)力深化工作節(jié)奏、調(diào)整工作步伐、優(yōu)化工作內(nèi)容。正是因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位的檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該著重檔案管理人員的結(jié)構(gòu)性優(yōu)化，對于將要從事或已經(jīng)從事檔案管理的工作人員，要予以科學(xué)化的培訓(xùn)管理、正向的激勵(lì)和相關(guān)的待遇提升。

（四）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化和信息化

從初步資料審查到檔案錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、檔案保密等等流程，提升檔案管理數(shù)字化的有效性、標(biāo)準(zhǔn)性。數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理邁進(jìn)的一個(gè)基礎(chǔ)性革命。它告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的錄入，把紙質(zhì)文檔全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的文檔，所以在數(shù)字化的建設(shè)過程中，一定要配備專業(yè)的、細(xì)心的工作人員，保證檔案錄入工作的正確率。與此同時(shí)，要加緊實(shí)施信息化建設(shè)，使檔案管理過程能夠應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，協(xié)助事業(yè)單位進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用，來促進(jìn)事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在隨時(shí)調(diào)取、查閱、整編管理檔案工作中，能夠?qū)嵤└咝У男畔⒒芾砑夹g(shù)手段，提高事業(yè)單位管理效率，使檔案管理能夠更好地為事業(yè)單位發(fā)展而奠定基礎(chǔ)。

（五）掌握流動(dòng)性管理方式

事業(yè)單位不僅需要注重檔案管理水平的提升,還需要從工作基礎(chǔ)上意識到對人員流動(dòng)性管理的重要性。在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)時(shí),需要按照管理制度對人員的工作進(jìn)行合理的安排,讓每個(gè)檔案管理人員能夠明確自身的工作內(nèi)容。管理人員在離職或退休的時(shí)候,需要將自己手上的工作做好交接,保證檔案管理工作的全面性,進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理工作的高效性。

四、總結(jié)

現(xiàn)如今，國有企業(yè)和事業(yè)單位不斷深化改革的背景下，全面優(yōu)化檔案館管理工作，不但能夠滿足公眾對于事業(yè)單位的檔案服務(wù)要求，而且能夠促進(jìn)事業(yè)單位的管理性、政治性以及服務(wù)性的本質(zhì)提升。所以，事業(yè)單位應(yīng)該立足當(dāng)下，建立長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，以檔案部門為發(fā)展背書，不斷開啟事業(yè)單位發(fā)展的新篇章。