淺談如何做好檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核工作

解利平

(青海省生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)中心，青海 西寧 810007)

內(nèi)部審核工作通常每年開(kāi)展一次，是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)自行組織的管理體系審核，是按照管理體系文件規(guī)定，對(duì)其管理體系的各個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展的有計(jì)劃的、系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查活動(dòng)。

在保證管理體系持續(xù)有效運(yùn)行中必須按計(jì)劃進(jìn)行內(nèi)部審核，通過(guò)內(nèi)部審核查明檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理體系運(yùn)行的效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并采取糾正措施，使管理體系持續(xù)有效運(yùn)行，從而改善管理體系，提高質(zhì)量管理水平。因此，內(nèi)部審核是提高管理體系有效運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量保證活動(dòng)的重要組成部分。然而在實(shí)際工作中，不少檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核工作或多或少地存在一些不足，影響著審核結(jié)果的有效性。所以如何做好內(nèi)部審核工作，提高內(nèi)部審核質(zhì)量就應(yīng)該引起我們的重視。結(jié)合青海省生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)中心歷年內(nèi)審工作中存在的問(wèn)題，淺談自己的一些感受和認(rèn)識(shí)。

1 內(nèi)部審核的策劃

內(nèi)部審核策劃主要包括年初制定內(nèi)審計(jì)劃、確定內(nèi)審組、內(nèi)審員、明確內(nèi)審工作安排、編制檢查表等。

1.1 內(nèi)審計(jì)劃

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)一般在年初由質(zhì)量負(fù)責(zé)人制定本年度對(duì)機(jī)構(gòu)各部門(mén)開(kāi)展內(nèi)部審核工作的計(jì)劃。審核計(jì)劃包括：審核范圍、審核準(zhǔn)則、審核日程安排、參考文件(如組織的質(zhì)量手冊(cè)和審核程序)和審核組成員的名單[1]。

1.2 內(nèi)部審核組的成立

質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)確保審核依照預(yù)定的計(jì)劃實(shí)施。由機(jī)構(gòu)質(zhì)量負(fù)責(zé)人任命內(nèi)審組長(zhǎng)，授權(quán)其成立內(nèi)審組，由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制定內(nèi)部審核的具體實(shí)施計(jì)劃，挑選內(nèi)審成員并組織實(shí)施內(nèi)部審核工作。

1.3 內(nèi)部審核員的選擇

內(nèi)審組長(zhǎng)在挑選內(nèi)審員的時(shí)候，必須注意以下幾個(gè)方面：一是必須經(jīng)過(guò)質(zhì)量管理及內(nèi)部審核的培訓(xùn)，具備內(nèi)審員資格，能夠正確理解內(nèi)審工作要求、熟悉工作程序，并由法人授權(quán)或任命才算是真正具備內(nèi)審員資格。二是掌握內(nèi)審的技巧、方法并具備編制內(nèi)部審核檢查表、出具不符合項(xiàng)報(bào)告的能力。三是內(nèi)審員應(yīng)在內(nèi)審工作中能保持獨(dú)立性和客觀性，條件允許的情況下，內(nèi)審員不能審核自己所在部門(mén)的工作。

1.4 內(nèi)審工作的安排

內(nèi)審組長(zhǎng)制定詳細(xì)的本次內(nèi)部審核的具體工作計(jì)劃。主要內(nèi)容應(yīng)該包括審核目的和范圍、審核依據(jù)、審核組成員、審核日期及日程安排，主要審核內(nèi)容等。

1.5 檢查表的編制

編制檢查表的目的是確保審核工作有的放矢，檢查內(nèi)容有針對(duì)性，且發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題也能被正確記錄，可追溯。檢查表一般是由內(nèi)審員根據(jù)內(nèi)審組長(zhǎng)的分工，各自編制審核范圍內(nèi)的內(nèi)容。檢查表一般是以表格的形式呈現(xiàn)，主要內(nèi)容包括受檢部門(mén)、審核內(nèi)容、依據(jù)、審核結(jié)果等，內(nèi)審員將在審核過(guò)程中記錄審核結(jié)果。檢查表的作用，一是明確審核內(nèi)容，指導(dǎo)內(nèi)審工作的實(shí)施；二是用于記錄審核結(jié)果，檢查表經(jīng)內(nèi)審組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，即可生效。內(nèi)審時(shí)檢查表設(shè)計(jì)的好與壞，直接關(guān)系到審核結(jié)果的有效性。

2 內(nèi)部審核的實(shí)施

內(nèi)部審核的實(shí)施一般包括首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)核查、形成內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)、開(kāi)具不符合報(bào)告、形成內(nèi)部審核結(jié)論、末次會(huì)議等。

2.1 首次會(huì)議

內(nèi)審組按內(nèi)審計(jì)劃的時(shí)間召開(kāi)首次會(huì)議，首次會(huì)議標(biāo)志著內(nèi)審工作的正式開(kāi)始。一般首次會(huì)議由內(nèi)審組長(zhǎng)主持，檢測(cè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、受審核部門(mén)的負(fù)責(zé)人、內(nèi)審員參加本次會(huì)議。會(huì)議的主要內(nèi)容包括：內(nèi)審組長(zhǎng)介紹內(nèi)審組成員、審核目的與范圍、明確審核的程序和方法，解釋相關(guān)細(xì)節(jié)，確認(rèn)時(shí)間安排，明確末次會(huì)議時(shí)間和參會(huì)人員等。

2015年運(yùn)營(yíng)指南在2005年的基礎(chǔ)上更明確了各地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)和教師標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)營(yíng)指南。同時(shí)各領(lǐng)域內(nèi)容囊括了達(dá)成基準(zhǔn)及說(shuō)明、學(xué)習(xí)要素、教學(xué)與學(xué)習(xí)方法及注意事項(xiàng)、評(píng)價(jià)方法及注意事項(xiàng)。使課程標(biāo)準(zhǔn)更容易被理解和實(shí)踐，對(duì)學(xué)校課程的教育及教師課程的設(shè)置有直接的影響，并對(duì)教育課程的改革有積極推動(dòng)作用。

2.2 現(xiàn)場(chǎng)核查

首次會(huì)議結(jié)束后，各內(nèi)審員就按照計(jì)劃分工，前往各個(gè)部門(mén)正式內(nèi)審。內(nèi)審員開(kāi)展審核工作的基本思路是，核查、驗(yàn)證質(zhì)量管理體系文件是否得到有效落實(shí)，部門(mén)各崗位是否嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)質(zhì)量管理體系文件，并按要求產(chǎn)生相應(yīng)記錄。內(nèi)部審核時(shí)采用提問(wèn)、面談、查閱記錄和現(xiàn)場(chǎng)觀察等方式方法，內(nèi)部審核實(shí)施過(guò)程中收集的客觀證據(jù)應(yīng)可證實(shí)，可追溯，客觀，有效[2]。

2.3 形成內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)

內(nèi)部審核的具體內(nèi)容，基本是“核實(shí)”。對(duì)收集的審核證據(jù)，內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)審核依據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，形成審核發(fā)現(xiàn)。如果審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，內(nèi)審員應(yīng)原原本本地把客觀證據(jù)記錄下來(lái)，包括情況描述，違反了程序文件哪一條要求等。

2.4 開(kāi)具不符合報(bào)告

分析所有內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)，盡可能以內(nèi)部審核所依據(jù)的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，以及相關(guān)管理體系文件的特定要求和檢驗(yàn)檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)等確定不符合項(xiàng)和改進(jìn)建議，如果核實(shí)確實(shí)存在問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)不符合項(xiàng)管理的要求，將其確認(rèn)為不符合項(xiàng)，開(kāi)具不符合項(xiàng)報(bào)告。

內(nèi)審員在填寫(xiě)不符合項(xiàng)報(bào)告過(guò)程中，應(yīng)準(zhǔn)備填寫(xiě)各項(xiàng)內(nèi)容，不符合或不合格的事實(shí)一定要描述清楚。同時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)一定要注意一個(gè)重要的問(wèn)題，對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)與被審核部門(mén)或責(zé)任人積極溝通和對(duì)話，被審核部門(mén)可以充分發(fā)表意見(jiàn)，在問(wèn)題得到確認(rèn)后，不符合項(xiàng)報(bào)告應(yīng)經(jīng)過(guò)被審核方簽字認(rèn)可。如果沒(méi)有發(fā)現(xiàn)什么問(wèn)題，內(nèi)審員就將核實(shí)結(jié)果記錄在檢查表上，同樣要與被審核方溝通，當(dāng)面核實(shí)，由其簽字，表示認(rèn)可。

2.5 形成內(nèi)審結(jié)論

內(nèi)審員與被審核方一起分析不符合的原因，確認(rèn)不符合項(xiàng)，被審核方確認(rèn)存在的問(wèn)題并予以簽字認(rèn)可，根據(jù)內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題最終形成內(nèi)審結(jié)論。

2.6 末次會(huì)議

內(nèi)審員在按照分工完成內(nèi)部審核工作后，整理各自檢查所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，交由內(nèi)審組長(zhǎng)匯總，再按日程安排召開(kāi)末次會(huì)議。在末次會(huì)議上，一般內(nèi)審組長(zhǎng)會(huì)重申本次內(nèi)審的目的、范圍和審核依據(jù)等，詳細(xì)介紹本次內(nèi)審工作的開(kāi)展情況，重點(diǎn)是對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行匯報(bào)，以便檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人清楚地知道，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)到底哪些地方存在管理程序執(zhí)行不嚴(yán)格、責(zé)任落實(shí)不到位等問(wèn)題。隨后，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)各部門(mén)的負(fù)責(zé)人發(fā)言表明觀點(diǎn)，檢查出問(wèn)題的部門(mén)提出后續(xù)糾正措施等。最后，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，總結(jié)本次內(nèi)審工作，對(duì)各部門(mén)提要求，標(biāo)志著內(nèi)部審核實(shí)施的現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束。

3 內(nèi)部審核報(bào)告、后續(xù)糾正措施及驗(yàn)證工作

末次會(huì)議結(jié)束后，內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審核工作的實(shí)施、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等，盡快編制書(shū)面的內(nèi)部審核報(bào)告，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)，下發(fā)至機(jī)構(gòu)各個(gè)部門(mén)。內(nèi)部審核報(bào)告的形式各檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)不一樣，但一般包括審核目的、范圍、依據(jù)，審核計(jì)劃完成情況、檢查所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及不符合項(xiàng)匯總分析、體系運(yùn)行結(jié)果的總體評(píng)價(jià)等，同時(shí)要明確審核報(bào)告分發(fā)范圍。

內(nèi)審員應(yīng)跟蹤檢查所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各部門(mén)實(shí)施糾正及預(yù)防措施期間，內(nèi)審員對(duì)糾正措施及成效進(jìn)行驗(yàn)證。驗(yàn)證的內(nèi)容包括是否按糾正及預(yù)防措施實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行，糾正的效果如何等。糾正及預(yù)防措施完成后，內(nèi)審員作為驗(yàn)證人員在不符合項(xiàng)報(bào)告上簽字。至此，本年度的內(nèi)部審核工作才算真正完成。如果某些驗(yàn)證要更長(zhǎng)時(shí)間才能體現(xiàn)，可留作問(wèn)題待下一次審核時(shí)再驗(yàn)證。

4 內(nèi)部審核記錄的保存

內(nèi)部審核結(jié)束后，應(yīng)完整保存內(nèi)審計(jì)劃、內(nèi)審實(shí)施、內(nèi)審檢查表、內(nèi)部審核現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、不符合項(xiàng)報(bào)告、內(nèi)審簽到表、糾正及預(yù)防措施、內(nèi)審報(bào)告等審核記錄，審核記錄應(yīng)清晰、完整、客觀、準(zhǔn)確，并按規(guī)定進(jìn)行歸檔。

5 內(nèi)部審核的幾個(gè)特點(diǎn)

(1)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核是自我發(fā)現(xiàn)、自我診斷、自我改進(jìn)、自我要求，完全是檢測(cè)機(jī)構(gòu)本身為了持續(xù)提高質(zhì)量管理水平而發(fā)起的一項(xiàng)正式的活動(dòng)。

(2)檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系是運(yùn)行著的，這就要求質(zhì)量管理體系文件中的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表格等都具有唯一性，具有層次性又相互協(xié)調(diào)和銜接，而且質(zhì)量體系文件要處于受控狀態(tài)。

(3)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核是一項(xiàng)經(jīng)常性開(kāi)展的質(zhì)量管理活動(dòng)，這項(xiàng)活動(dòng)是最高管理者介入質(zhì)量管理的手段，必須得到最高管理者的全面支持，否則無(wú)法順利開(kāi)展，也不會(huì)產(chǎn)生效果。

(4)內(nèi)部審核是一種抽樣審核，根據(jù)抽樣的驗(yàn)證來(lái)評(píng)價(jià)體系的符合性和有效性，檢查表可以幫助內(nèi)審員明確與審核目的有關(guān)的內(nèi)容，確保審核結(jié)果的充分性和有效性。

6 內(nèi)部審核的匯總分析

本年度的內(nèi)審全部完成后，質(zhì)量負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)各內(nèi)審組的內(nèi)審報(bào)告，匯總編寫(xiě)全面的內(nèi)審報(bào)告，對(duì)本年度的內(nèi)審工作進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)，包括年度內(nèi)審計(jì)劃是否合適、組織是否合理、內(nèi)審人員是否適合內(nèi)審工作、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等；分析評(píng)價(jià)整個(gè)管理體系的有效性，和上年度的內(nèi)審結(jié)果相比較，評(píng)價(jià)其進(jìn)步情況，同時(shí)對(duì)全年各部門(mén)糾正措施情況加以匯總分析。