信息化時代下的醫(yī)用耗材科學(xué)管理

李輝 福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院設(shè)備與醫(yī)用材料管理處 （福建 福州 350004）

內(nèi)容提要： 在科技日新月異及醫(yī)學(xué)高速發(fā)展的今天，醫(yī)用耗材作為保障醫(yī)學(xué)工作順利開展的核心要件，也同樣面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。文章著重闡述在信息化時代下，醫(yī)用耗材如何進行科學(xué)管理的初步方案，探討醫(yī)用耗材管理委員會的設(shè)立及意義，并提出相關(guān)準(zhǔn)入制度、分類管理模式和協(xié)同合作新平臺，以期實現(xiàn)醫(yī)院運行的良好循環(huán)，提供醫(yī)用耗材的管理新思路。

對于醫(yī)院的發(fā)展而言，醫(yī)務(wù)工作者是核心骨干，是實施醫(yī)學(xué)活動的中樞力量。而醫(yī)用設(shè)備與耗材，便是活絡(luò)相關(guān)業(yè)務(wù)的潤滑劑。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷革新，新興的醫(yī)用耗材也應(yīng)運而生，逐步投入市場，但與此同時也涌現(xiàn)出了新的問題[1]。在瞬息萬變的信息化時代，促使著各類醫(yī)用耗材管理者重新反思醫(yī)用耗材現(xiàn)代化管理方式，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)制定醫(yī)用耗材的信息化管理策略，尋求多方矛盾下的平衡點。

1.醫(yī)用耗材信息化管理的必要性和基本思路

從本質(zhì)上來說，醫(yī)用耗材管理的最終目的是將醫(yī)院效應(yīng)進行最大化[2]。只有當(dāng)供需達到相對穩(wěn)定的狀態(tài)時，才可以避免在時間、成本、效益上的惡性循環(huán)，例如過多的耗材積壓導(dǎo)致不必要的浪費，或是庫存不足的耗材與臨床難以對接耽誤治療進程。在目前，醫(yī)療耗材管理中普遍存在的問題包括以下幾個方面：首先，新技術(shù)、新療法所需醫(yī)用耗材在引入的過程中，其采購流程復(fù)雜、周期長，產(chǎn)品分類不清，科室新技術(shù)開展不能及時得到滿足。同時，耗材引入過程中調(diào)研和匯報內(nèi)容未形成標(biāo)準(zhǔn)化模板，導(dǎo)致決策困難。而在當(dāng)前的運營模式下，耗材引入和后效管理機制尚不完善，“一管就死，一放就亂”，影響耗材的引入和后續(xù)管理。另一方面，同一材料可能存在不同名稱，如企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）材料名、科室俗稱、收費名稱、醫(yī)囑名、醫(yī)保名等，而管理人員在耗材種類多、數(shù)量大的情況下，依靠記憶，進行同一材料、不同名稱間材料管理（出入庫、發(fā)放、計費、執(zhí)行醫(yī)囑）時，難免產(chǎn)生錯漏。為了積極響應(yīng)國家衛(wèi)健委針對上述現(xiàn)狀提出的指導(dǎo)性意見，緊扣公立醫(yī)院精細化管理要求，醫(yī)用耗材的管理應(yīng)朝著規(guī)范化、精細化方向付出努力[3]。

從某種程度上看，醫(yī)用耗材的管理工作，是提高醫(yī)療質(zhì)量、降低醫(yī)院運行成本的關(guān)鍵[4]。為保證醫(yī)用耗材資源的合理配置，在信息化管理上參考學(xué)習(xí)了《醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材管理辦法（試行）》的相關(guān)思想，明確醫(yī)用耗材管理委員會架構(gòu)（圖1）。管委會的組成，涵蓋了醫(yī)務(wù)部、設(shè)備管理部、護理、醫(yī)保、信息中心、臨床醫(yī)學(xué)專家等。各部門協(xié)同合作，制定科學(xué)的管理制度和完善的監(jiān)管體系。此外，相關(guān)制度建設(shè)將覆蓋到醫(yī)用耗材的采購、領(lǐng)取、使用等環(huán)節(jié)中，形成至上而下、貫穿耗材始終的信息化管理。只有這樣，在健全的制度約束下，才能強化醫(yī)院的運行和管理效率，實現(xiàn)醫(yī)用耗材的全生命周期的管理[5]。

圖1.醫(yī)用耗材管理委員會架構(gòu)

2.醫(yī)用耗材的準(zhǔn)入流程與耗材委員會制度

醫(yī)用耗材的種類繁多，近年來的使用消耗也呈現(xiàn)上升的趨勢。增強對醫(yī)用耗材的遴選與準(zhǔn)入考察，是保證耗材良好運作的基礎(chǔ)與前提，也是滿足醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的迫切需求[6]?！夺t(yī)療機構(gòu)醫(yī)用耗材管理辦法（試行）》中提到：建立醫(yī)用耗材遴選制度，審核本機構(gòu)科室或部門提出的新購入醫(yī)用耗材、調(diào)整醫(yī)用耗材、調(diào)整醫(yī)用耗材品種或者供應(yīng)企業(yè)等申請，制定本機構(gòu)的醫(yī)用耗材目錄，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)用耗材字典庫。根據(jù)各醫(yī)療機構(gòu)的實際情況，制定了符合院情的相關(guān)準(zhǔn)入制度（圖2），將SPD庫（即醫(yī)院院內(nèi)物流系統(tǒng)）、臨床科室和供應(yīng)商三者有效串聯(lián)，并打通分庫房、臨床、財務(wù)等部門的界限，形成活絡(luò)的管理網(wǎng)狀系統(tǒng)。

圖2.醫(yī)療準(zhǔn)入制度及流程

所謂供應(yīng)加工配送（Supply Processing Distribution，SPD），是由醫(yī)院醫(yī)療物資管理部門為主導(dǎo)、以物流信息技術(shù)為工具，通過合理使用社會資源，對全院醫(yī)用耗材（耗材、試劑）在醫(yī)院內(nèi)的供應(yīng)、加工、配送等院內(nèi)物流的集中管理方法。服務(wù)方承擔(dān)服務(wù)過程中涉及的信息系統(tǒng)、信息設(shè)備、物流及庫房設(shè)施設(shè)備，提供專業(yè)的服務(wù)人員、管理人員，同時承擔(dān)相關(guān)系統(tǒng)和設(shè)備的運維工作。從某種意義上來說，SPD就等同于服務(wù)，涵蓋了從信息系統(tǒng)、設(shè)備投入、人員派遣，到運營維護和保供保質(zhì)五個方面，又由院內(nèi)耗材SPD系統(tǒng)、院外供應(yīng)商SPD平臺、智慧庫房、第三方服務(wù)四個部分組成。通過構(gòu)建SPD系統(tǒng)平臺，將生產(chǎn)商數(shù)據(jù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈協(xié)同系統(tǒng)、醫(yī)院內(nèi)耗材精細化管理系統(tǒng)三者有機串聯(lián)，實現(xiàn)藥監(jiān)、海關(guān)、國稅、ERP等多方面的有效交流，也促使醫(yī)院耗材管理部門職能發(fā)生積極改變。

另一方面，試行亞專業(yè)小組評估簽字制度，對所有經(jīng)遴選待入的醫(yī)用耗材產(chǎn)品進行論證評估，包括零采耗材、新增耗材和普通耗材。以零采耗材為例，相關(guān)的醫(yī)用耗材經(jīng)亞專業(yè)小組簽字后，經(jīng)科務(wù)會討論確定零采耗材需求及資質(zhì)證照合理性，而后由臨床層面進行試用，收集反饋意見后，對反響較為良好的耗材提請醫(yī)用耗材管理委員會轉(zhuǎn)常規(guī)準(zhǔn)入采購使用，最后進行敲定裁決。而對于新增耗材，包括常規(guī)及高值類耗材，召開醫(yī)用耗材管理委員會會議，經(jīng)臨床使用科室現(xiàn)場陳述和答辯，由專家投票決議。具體細分，各部門各司其職，由臨床科室提供耗材的臨床使用信息，設(shè)備管理部協(xié)助完善基本信息，醫(yī)保辦協(xié)助完善醫(yī)保收費審核情況，醫(yī)務(wù)部協(xié)助合理性使用判定。

3.醫(yī)用耗材的分類管理模式與后續(xù)監(jiān)管

針對醫(yī)用耗材管理過程，可以充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)及耗材掃碼解讀技術(shù)，來設(shè)計相應(yīng)的耗材管理信息系統(tǒng)[7]。從框架上，耗材庫房采用分類管理模式（圖3），以物資總庫和手術(shù)分庫房牽頭，分別面向臨床醫(yī)技科室?guī)旆亢椭攸c科室服務(wù)前移。這種“以一帶多”“放射式管理”的總體模式，有利于耗材在各部門之間有理有序地進行流通。一般而言，耗材特點決定耗材管理模式，例如，對于手術(shù)室的分庫房管理，根據(jù)其量小值高，應(yīng)采取按需領(lǐng)用，寄銷入庫（預(yù)入庫）的方式。而對于面向臨床的二級庫房，其量大值低，則采取基數(shù)管理，每日配送的策略。

圖3.耗材庫房的分類管理模式

除了合理的管理模式以外，科學(xué)有效的監(jiān)督也是確保醫(yī)院醫(yī)用耗材管理的重要組成部分，重視耗材的使用效能評價及相關(guān)后續(xù)反饋跟進，對醫(yī)用耗材實行生命周期的管理制度[8]。各類醫(yī)用耗材按照“部位、功能、品種”分類，區(qū)分功能、區(qū)分形態(tài)學(xué)、區(qū)分技術(shù)。

首先，供應(yīng)商在系統(tǒng)中錄入授權(quán)、注冊證、產(chǎn)品批號等證照信息，到期后系統(tǒng)及時提醒庫房和采購人員，避免證照過期帶來的安全隱患。依托HRP平臺（圖4），將醫(yī)療耗材的管理觸角延伸到了從供應(yīng)商到廠商、從醫(yī)生到患者的全過程閉環(huán)管理。同時，醫(yī)院多部門從準(zhǔn)確性、一致性、辨識度建立四碼合系統(tǒng)，使材料名、收費名、醫(yī)囑名、醫(yī)保名四級對應(yīng)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做到記錄準(zhǔn)確清楚、各環(huán)節(jié)可追溯。全院低值耗材原則按照一周用量制定基數(shù)，達到補貨點后自動生成補貨需求，系統(tǒng)將需補貨材料名稱、補貨量自動傳遞至一級庫。建立基于PDA掃碼的二級庫房管理機制，由二級庫自動出庫至護理治療組，系統(tǒng)里自動記錄二級庫實時數(shù)據(jù)，避免出庫減賬不及時，影響材料配送?？梢哉f，二級庫的參與，有利于耗材總庫更加直觀地查詢相關(guān)耗材的使用信息[9]。最后，通過系統(tǒng)封閉式管理的發(fā)票審核系統(tǒng)，供應(yīng)商線上自主審核，減少人工干預(yù)及反復(fù)核對，大幅提高審核效率，回款即時。對于異動的醫(yī)用耗材，借助醫(yī)院綜合運營管理系統(tǒng)監(jiān)管，由耗材委員會裁定。通過上述高質(zhì)量的耗材管控，能夠有效防范管理風(fēng)險，降低運營成本[10]。

圖4.國內(nèi)首創(chuàng)的供應(yīng)商協(xié)同業(yè)務(wù)平臺（HRP）

通過對醫(yī)用耗材信息化管理的重新梳理，可以對以往常面臨的痛點進行有效解決。①字典庫問題涉及醫(yī)工、信息、物價、醫(yī)保等多個部門，在有關(guān)制度的保障下，實現(xiàn)了字典庫的統(tǒng)一。②利用標(biāo)準(zhǔn)的耗材分類方法，避免了以財務(wù)為依據(jù)的不規(guī)范不專業(yè)的問題，為后期的物資精細化管理奠定基礎(chǔ)。③SPD系統(tǒng)可有效避免信息系統(tǒng)之間的孤島現(xiàn)象，實現(xiàn)管理平臺與院內(nèi)HIS、HRP等系統(tǒng)的互聯(lián)互通。④高值耗材采取集中管理，降低了追溯管理難度，減少了損耗，以全流程閉環(huán)管理體系應(yīng)對循環(huán)。⑤申領(lǐng)、采購及庫內(nèi)管理、證照管理得到院外及院內(nèi)的信息化平臺支持，緊跟時代變遷。⑥使用耗材原廠條碼唯一器械標(biāo)識（Unique Device Identification，UDI）為管理統(tǒng)一行業(yè)語言，精準(zhǔn)嚴謹。⑦新興的管理模式及結(jié)算方式，大大降低了運營成本和不必要的浪費。從建設(shè)成效上看，信息化管理方式可以取得如下的建設(shè)成果。零庫存、零資金，不承擔(dān)耗材管理成本，提高經(jīng)濟效益；院內(nèi)耗材目錄統(tǒng)一，名稱和編碼統(tǒng)一，實現(xiàn)條理管控；院內(nèi)物流服務(wù)專業(yè)迅速，保障耗材供應(yīng)；減少醫(yī)護人員工作量，轉(zhuǎn)嫁非醫(yī)工作量，活絡(luò)醫(yī)學(xué)工作環(huán)節(jié)；運營數(shù)據(jù)一目了然，監(jiān)管范圍達到“無死角”。

當(dāng)然，實現(xiàn)信息化管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅僅只是一套軟硬件系統(tǒng)的部署上線，還需要溝通、協(xié)調(diào)和解決各方面的問題，例如場地問題、數(shù)據(jù)統(tǒng)一問題、歷史舊帳問題、科室行為習(xí)慣問題和財務(wù)結(jié)算問題，任重而道遠。

總的來說，信息化時代為醫(yī)用耗材管理帶來了強勁挑戰(zhàn)，但同時也孕育了巨大的機會。本文總結(jié)了本院在醫(yī)用耗材科學(xué)管理方面的初步成功嘗試。不難得出，醫(yī)用耗材管理關(guān)乎患者的利益，也與醫(yī)院的效益密切相關(guān)[11]。醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)在進行科學(xué)地規(guī)劃后，可以進一步提高各部門之間的工作效率，提高醫(yī)院決策準(zhǔn)確度以及醫(yī)用耗材資源的利用效率[12]。本院積極響應(yīng)國家衛(wèi)健委的指導(dǎo)方針，努力貫徹以人為本的醫(yī)者仁心思想，通過各部門的協(xié)同合作策略、耗材的分類管理模式、嚴謹高效的準(zhǔn)入制度、耗材全生命周期的持續(xù)追蹤等信息化科學(xué)管理系統(tǒng)，為醫(yī)院的高效運作保駕護航，也為同行的工作者們提供了新的思路。