企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的應(yīng)用場景與實(shí)踐案例

蘇毅興

（廣西外國語學(xué)院，廣西 南寧 530222）

一、前言

“十四五”規(guī)劃指出：“加快數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)數(shù)字中國，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革[1]?！彪S著新一輪科技革命的演進(jìn)，數(shù)字時(shí)代快速到來，數(shù)字經(jīng)濟(jì)對我國經(jīng)濟(jì)增長的拉動作用日益突出。作為市場經(jīng)濟(jì)主體之一的企業(yè)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路不可阻擋。從我國企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，行政管理環(huán)節(jié)存在的問題嚴(yán)重影響企業(yè)效能提升，也不利于企業(yè)走數(shù)字化發(fā)展之路。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)借助數(shù)字化技術(shù)手段，對行政管理體系進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐，從而找到科學(xué)的降本增效方式。企業(yè)行政管理的內(nèi)涵十分豐富，因此，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用場景也比較多，相關(guān)實(shí)踐會得出一些經(jīng)驗(yàn)與思考。企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的意義及實(shí)踐是本文著重研究的內(nèi)容，希望借此對企業(yè)行政管理創(chuàng)新進(jìn)行的深入思考，為今后企業(yè)行政管理數(shù)字化發(fā)展提供借鑒幫助。

二、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的意義

（一）有助于解決現(xiàn)有行政管理弊端

從我國企業(yè)現(xiàn)有行政管理情況來看，主要存在行政管理體系不完善、行政管理效能低、行政管理人員能力不足等問題[2]，這取決于企業(yè)傳統(tǒng)行政管理工作特點(diǎn)，也取決于企業(yè)的戰(zhàn)略與發(fā)展愿景。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)行政管理工作后，能夠解決一系列傳統(tǒng)體系中存在的問題。傳統(tǒng)行政管理體系過于依賴人力，使得企業(yè)負(fù)擔(dān)較重，在企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新后，部分環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)自動化管理；傳統(tǒng)行政管理更多依賴于行政人員的經(jīng)驗(yàn)和判斷，而數(shù)字化技術(shù)則可實(shí)現(xiàn)科學(xué)預(yù)測與決策；傳統(tǒng)企業(yè)行政管理主要依靠OA等系統(tǒng)，存在功能性不強(qiáng)、缺乏人性化等特點(diǎn)，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能有效解決這些弊端。企業(yè)行政管理的數(shù)字化發(fā)展不是偶然現(xiàn)象，而是現(xiàn)代企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必選題。

（二）有助于提升行政管理效能

在企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新過程中，主要通過打造數(shù)字化平臺幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)行政管理效能的提升。一方面，數(shù)字化平臺能夠有效提升行政管理效率。企業(yè)有些行政審批手續(xù)過于復(fù)雜，需要層層審批，導(dǎo)致管理效率低下。在數(shù)字化平臺搭建后，相關(guān)審批環(huán)節(jié)雖然沒有改變，但是線上審批的方式節(jié)約了人力和時(shí)間，效率大大提升。例如，在企業(yè)印章管理中，借助數(shù)字化平臺可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一保管、流程在線、用印審批通過后即可通過用印機(jī)器加蓋印章。另一方面，數(shù)字化平臺可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各個(gè)部門之間高效協(xié)同。企業(yè)行政管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型之后，各個(gè)部門之間不再是信息孤島，可以借助數(shù)字化平臺實(shí)現(xiàn)信息共享，溝通效率不斷提升，各個(gè)部門之間的協(xié)作也更加順暢，從而對于企業(yè)行政管理效能的提升也具有重要意義。

（三）有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效目標(biāo)

在全球經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇步伐放緩的大背景下，企業(yè)要想保生存，就需要通過設(shè)定具體的降本增效目標(biāo)來追求高質(zhì)量的發(fā)展。成本高、效率低已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)健康發(fā)展的重要阻力，因此需要借助數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。一方面，數(shù)字化行政管理有利于降低企業(yè)成本。企業(yè)行政管理涉及日常運(yùn)營的方方面面，因此行政管理成本也是企業(yè)的重要支出，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)智能化成本管控，從而降低企業(yè)運(yùn)營的整體成本。另一方面，數(shù)字化行政管理是實(shí)現(xiàn)增效目標(biāo)的基礎(chǔ)。數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的推進(jìn)，將企業(yè)復(fù)雜和繁瑣的工作交給數(shù)字化平臺解決，使得行政管理效能不斷提升，因此有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)整體增效目標(biāo)。

（四）有助于推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、虛擬現(xiàn)實(shí)等技術(shù)正在改變企業(yè)傳統(tǒng)的發(fā)展模式，也在商業(yè)應(yīng)用層面取得了顛覆式發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來為企業(yè)發(fā)展帶來了更多機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)不是一道選擇題，而是一道必選題，或者說是生存題，關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要影響因素包含成本極致優(yōu)化、應(yīng)對不確定性和市場變化，這是決定企業(yè)能否成功實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。而數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的推進(jìn)，將幫助企業(yè)有效管控成本，改善內(nèi)部運(yùn)營環(huán)境，提升企業(yè)核心競爭力，進(jìn)而幫助企業(yè)應(yīng)對復(fù)雜多變的市場環(huán)境?？梢哉f，企業(yè)行政管理的數(shù)字化發(fā)展是企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，對企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有推動作用。

三、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的應(yīng)用場景與實(shí)踐案例

從企業(yè)實(shí)踐來看，數(shù)字化行政管理場景具有多樣化特征，制度管理、印章管理、后勤管理等多場景借助數(shù)字化技術(shù)均實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新。本文選取行政管理的五個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，具體闡述數(shù)字化行政管理的創(chuàng)新實(shí)踐。

（一）數(shù)字化制度管理

企業(yè)傳統(tǒng)制度管理中存在制度不規(guī)范、管理困難等問題，數(shù)字化制度管理模式的推進(jìn)不僅解決了相關(guān)問題，而且更加方便快捷。一是企業(yè)各項(xiàng)制度自動分類識別，查詢起來更加方便。二是實(shí)現(xiàn)了制度在線發(fā)布與傳達(dá)，提升了行政效率，也加快了制度的落實(shí)進(jìn)程。三是實(shí)現(xiàn)了制度在線分析與評價(jià)，為制度的制定者和執(zhí)行者均提供了便利，有利于規(guī)范制度體系的形成。

某企業(yè)使用了EBPM數(shù)字化制度管理平臺，積極推進(jìn)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新實(shí)踐。在制度編寫環(huán)節(jié)，達(dá)成內(nèi)容自動轉(zhuǎn)化為制度要素、文件條款共享與協(xié)同等功能；在制度管理環(huán)節(jié)，達(dá)成制度在線發(fā)布與查看，同時(shí)通過設(shè)定不同角色權(quán)限對制度進(jìn)行嚴(yán)格管控，保證制度安全性；在制度評價(jià)環(huán)節(jié)，通過動態(tài)評價(jià)對制度進(jìn)行不斷優(yōu)化，提升制度有效性。該企業(yè)自搭建數(shù)字化制度管理平臺后，有效解決了制度管理問題，制度管理體系也愈發(fā)完善。

（二）數(shù)字化采購管理

從現(xiàn)代企業(yè)采購管理現(xiàn)狀來看，存在采購費(fèi)用占比高、管理松散等問題。具體來看，一些企業(yè)采購管理缺乏完善流程，造成采購管理混亂；一些企業(yè)管理過程不透明，為采購管理增加難度；很多企業(yè)目前采購管理借助OA系統(tǒng)或者ERP系統(tǒng)完成，造成管理效率低下。由此可知，企業(yè)數(shù)字化采購管理系統(tǒng)應(yīng)用是大勢所趨。

某企業(yè)使用了行政數(shù)字化采購系統(tǒng)，體驗(yàn)頗佳。該系統(tǒng)擁有八大功能模塊，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對采購需求、訂單進(jìn)行管理，還可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商、合同等方面的管理。該系統(tǒng)的主要特點(diǎn)有采購任務(wù)智能提醒，將采購任務(wù)置入系統(tǒng)日歷即可實(shí)現(xiàn)；智能分析，通過自動核算采購金額的變化趨勢，讓企業(yè)管理人員清晰了解費(fèi)用情況；支持B2B支付，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)線上代付，解決了行政代付的難題。該企業(yè)在使用數(shù)字化采購系統(tǒng)后，采購費(fèi)用支付更加合理化，行政管理也更加科學(xué)化。

（三）數(shù)字化固定資產(chǎn)管理

有效的固定資產(chǎn)管理是企業(yè)良性發(fā)展的前提，但是企業(yè)在固定資產(chǎn)管理方面還存在許多問題。一方面是賬實(shí)不符，造成固定資產(chǎn)流失。對于大型企業(yè)來說，一名行政人員可能要管理上千個(gè)固定資產(chǎn)，盤點(diǎn)難度比較大，容易造成固定資產(chǎn)實(shí)際數(shù)量與賬面數(shù)量不符的情況，這樣極易造成企業(yè)損失。另一方面是固定資產(chǎn)管理混亂，造成閑置浪費(fèi)。主要存在急用的商品找不到、常用物品沒有庫存的情況，這主要是由于固定資產(chǎn)登記、領(lǐng)用等方面存在薄弱環(huán)節(jié)。數(shù)字化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)則可以很好地解決這些問題。

某企業(yè)在實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的數(shù)字化管理后，行政管理效率大大提升。一是實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)自助登記和領(lǐng)用。員工自己通過小程序就可以完成登記和領(lǐng)用，并且系統(tǒng)設(shè)定了歸還提醒功能。二是一物一碼，實(shí)時(shí)查詢。每一個(gè)固定資產(chǎn)上都貼上二維碼標(biāo)簽，手機(jī)掃碼即可獲得資產(chǎn)詳細(xì)信息。三是協(xié)同盤點(diǎn)，提高效率。實(shí)現(xiàn)了部門盤點(diǎn)和全員盤點(diǎn)，減少了行政人員工作量。通過對固定資產(chǎn)的數(shù)字化管理，該企業(yè)有效提升了固定資產(chǎn)的價(jià)值，同時(shí)對行政管理的數(shù)字化進(jìn)程具有積極影響。

（四）數(shù)字化活動管理

企業(yè)相關(guān)活動安排是企業(yè)文化的體現(xiàn)，也是增強(qiáng)員工工作積極性的有效手段。在傳統(tǒng)的行政管理模式下，行政人員有時(shí)對活動傳達(dá)不到位，造成活動效果不佳；還存在員工參與度不高，導(dǎo)致“形式主義”等問題。這樣就失去了企業(yè)活動的意義，甚至還會適得其反。因此，現(xiàn)代企業(yè)積極探索數(shù)字化活動管理十分必要。

某企業(yè)在引入數(shù)字化活動管理系統(tǒng)后，并取得了良好效果。通過在線通知、群內(nèi)溝通的方式，將活動通知有效下發(fā)，并且溝通效率不斷提升。同時(shí)，通過移動簽到、多場景直播等方式，員工可以選擇多種方式參與其中，從而提升了員工參與活動的主動性。此外，還實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用在線管理，更加便捷靈活的費(fèi)用支付方式幫助活動順利推進(jìn)。借助數(shù)字化活動管理系統(tǒng)，該企業(yè)活動參與人數(shù)持續(xù)提高，有效激發(fā)了員工的積極性，同時(shí)踐行了企業(yè)文化。這樣的行政管理模式既人性化，又智能化，行政管理水平也得以提升。

（五）數(shù)字化會議管理

在傳統(tǒng)的行政管理中，企業(yè)會議主要采用現(xiàn)場方式完成，會后行政人員需要整理會議紀(jì)要并歸檔相關(guān)資料。企業(yè)各個(gè)部門之間會因?yàn)闀h室資源有限而產(chǎn)生“撞車”現(xiàn)象，各部門需要花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行協(xié)調(diào)，降低了企業(yè)運(yùn)營效率。另外，一些出差人員無法及時(shí)參加會議，影響會議精神的傳達(dá)。而數(shù)字化會議管理幫助企業(yè)提升了行政效能。

某企業(yè)使用的數(shù)字化會議管理系統(tǒng)，具有多項(xiàng)功能：一是支持在線預(yù)訂，將會議室資源進(jìn)行合理利用，提高了企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通效率；二是支持在線會議模式，員工可以隨時(shí)隨地參會，十分便利；三是支持無線投屏功能，會議效果更佳。該企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化會議管理后，會議不再是行政管理工作的難題，既優(yōu)化了企業(yè)資源配置，也節(jié)約了人力資源成本。

四、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的思考

企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的諸多實(shí)踐獲得了一定成效，不僅轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)行政管理模式，而且也提升了行政管理效能，由此引發(fā)了一些思考。

（一）數(shù)字化理念轉(zhuǎn)變是基礎(chǔ)

現(xiàn)代企業(yè)要獲得良性發(fā)展，要想提升核心競爭力，則應(yīng)向數(shù)字化發(fā)展邁進(jìn)，而行政管理數(shù)字化則是第一步。一方面，企業(yè)高管要對數(shù)字化行政管理有充分認(rèn)識。數(shù)字化行政管理不僅僅是數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用，而是要建數(shù)字化規(guī)劃貫穿于行政管理工作的始終，有的放矢，順暢推進(jìn)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新過程[3]。同時(shí)，企業(yè)高管還應(yīng)看到數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，全力保障行政管理效能提升。另一方面，構(gòu)建正確的數(shù)字化發(fā)展理念，與時(shí)俱進(jìn)。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，數(shù)字化發(fā)展理念絕不能僅僅停留在理論層面，更重要的是將數(shù)字化理念落地、轉(zhuǎn)化為實(shí)踐的過程。依據(jù)時(shí)代特征與數(shù)字化技術(shù)的更迭，調(diào)整企業(yè)行政管理模式與目標(biāo)，賦能企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（二）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用與融合是樞紐

數(shù)字化技術(shù)要與企業(yè)行政管理充分融合，才能實(shí)現(xiàn)最佳效果。一是從企業(yè)行政管理需求出發(fā)，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用與創(chuàng)新。企業(yè)在引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)時(shí)，不能脫離實(shí)際，相關(guān)技術(shù)要與企業(yè)需求相匹配，否則只會造成資源浪費(fèi)。二是搭建完善的數(shù)字化行政管理平臺。從企業(yè)行政管理現(xiàn)狀、需求和目標(biāo)出發(fā)，進(jìn)行數(shù)字化行政管理平臺開發(fā)，購買的第三方平臺也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，方可推進(jìn)使用。數(shù)字化行政管理平臺上線之前，要在企業(yè)內(nèi)部做好培訓(xùn)和宣傳工作，提升全員的配合度，以便更好地推進(jìn)平臺使用。三是注重業(yè)務(wù)與技術(shù)的融合。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用后，組織邊界和信息邊界均被打破，數(shù)字化技術(shù)需要沉淀才能形成轉(zhuǎn)化，只有與企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行充分融合，才能發(fā)揮最大優(yōu)勢。

（三）行政管理多場景應(yīng)用是根本

在企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新中，還應(yīng)當(dāng)注重?cái)?shù)字化技術(shù)的多場景應(yīng)用與融合。一方面，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有行政管理場景的充分運(yùn)用。除了本文中提及的制度、采購、會議等場景的應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)還可應(yīng)用于企業(yè)行政管理中的用車管理、訪客接待、證照管理等場景，借助多場景應(yīng)用加快數(shù)字化技術(shù)的沉淀與融合，從而賦能企業(yè)行政管理數(shù)字化發(fā)展。另一方面，加強(qiáng)場景開發(fā)，推動行政管理數(shù)字化創(chuàng)新。數(shù)字化技術(shù)迭代速度十分快，這一過程也是技術(shù)下沉的過程，因此企業(yè)應(yīng)以此為契機(jī)，注重?cái)?shù)字化技術(shù)應(yīng)用場景的開發(fā)，為行政管理工作提供全方位服務(wù)，助力企業(yè)行政管理水平的持續(xù)提升。這一過程也是企業(yè)不斷創(chuàng)新的過程，也是未來發(fā)展的必然選擇。

（四）行政人員數(shù)字化能力提升是關(guān)鍵

現(xiàn)代企業(yè)行政人員應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面提升數(shù)字化能力。一是數(shù)字環(huán)境適應(yīng)能力。企業(yè)數(shù)字化行政管理平臺正式上線之前，要組織行政人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過理論學(xué)習(xí)與模擬實(shí)踐等方式，讓行政人員適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境，完成理念與工作方式的轉(zhuǎn)變。二是數(shù)字化行政管理系統(tǒng)操作能力。行政人員要充分熟悉數(shù)字化系統(tǒng)以及相關(guān)功能，在實(shí)際工作中才能更好地應(yīng)用，借助數(shù)字化行政管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)行政管理效能提升。三是抽象分析能力。這里不是說復(fù)雜的抽象分析能力，而是指行政人員要具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)采集、集成、分析和預(yù)測能力，這是企業(yè)數(shù)字化發(fā)展對行政人員提出的新要求，也是行政人員轉(zhuǎn)型的重要方向。在具備了這些能力后，企業(yè)行政人員自身也會獲得更好成長。

五、結(jié)論

企業(yè)行政管理效能的提升是企業(yè)降本增效的重要途徑，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。而企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新則是提升行政管理效能的有效手段，也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。通過數(shù)字化制度管理、數(shù)字化采購管理、數(shù)字化固定資產(chǎn)管理、數(shù)字化活動管理和數(shù)字化會議管理的實(shí)踐，進(jìn)一步證明了數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的必要性。針對企業(yè)傳統(tǒng)行政管理的弊端，以及數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，本文進(jìn)行了一些思考：一是數(shù)字化理念轉(zhuǎn)變是基礎(chǔ)；二是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用與融合是樞紐；三是行政管理多場景應(yīng)用是根本；四是行政人員數(shù)字化能力提升是關(guān)鍵。隨著數(shù)字化技術(shù)的深入應(yīng)用和持續(xù)沉淀，相信一定能夠在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中發(fā)揮重要作用。