工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)開發(fā)使用探討

文｜山東建筑大學 董從銀 高春艷；山東省水利勘測設計院有限公司 戴紅

近年來，信息技術被廣泛應用于審計工作，這既是審計技術的改進，也是審計工作方式的轉(zhuǎn)變。如何加快工程項目審計信息化建設步伐，適應信息化發(fā)展給工程審計帶來的新變化，是工程審計工作所面臨的新課題。本文結(jié)合 “工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)”的研發(fā)使用情況，探討一下信息技術在工程審計領域的發(fā)展應用。

1.信息技術在工程審計中的應用現(xiàn)狀

工程審計的技術手段經(jīng)歷了手工審計到電算化審計、信息化審計等階段。目前信息技術在基建工程審計領域應用多局限于工程量計算、造價軟件開發(fā)等，能夠完成工程項目預算、概算、結(jié)算階段的數(shù)據(jù)編制和審核，其應用提高了建設工程造價審計工作的效率和準確性。

2.工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)開發(fā)的必要性

教育系統(tǒng)的工程審計提出了新的要求。教育部下發(fā)的《關于加強直屬高校建設工程管理審計的意見》明確提出建設工程管理審計是對建設工程業(yè)務活動及其內(nèi)部控制的適應性、有效性進行的確認和評價活動。要求實行建設工程管理審計全覆蓋，把各類資金來源的新建、擴建及修繕工程均應納入審計范圍。建設項目的投資立項、勘察設計、施工準備、施工過程、竣工驗收等各階段的業(yè)務和管理活動均應納入審計范圍。

工程項目跟蹤審計涉及到項目全過程，內(nèi)容多，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣：項目前期有可行性研究、項目立項、工程設計、設計概算、清單編制、招標等環(huán)節(jié)；施工階段審計涉及設計變更、隱蔽工程、進度款控制、竣工階段審計等；工程后期涉及項目結(jié)算、工程決算、項目評估、投資評估審計等。如此多的環(huán)節(jié)和內(nèi)容需要借助信息管理系統(tǒng)來解決現(xiàn)實的審計問題。

審計資料科學管理的要求。工程項目的審計需要各種資料，包括可研報告、發(fā)改委批文、招投標資料、CAD 圖紙、合同、施工及管理情況、工程施工照片、工程造價軟件、預算定額、工程造價法規(guī)文件及其它有關資料等。當前審計資料和數(shù)據(jù)的收集、分析、歸檔多為人工操作，工作效率低，分析較困難。利用信息技術對審計項目的資料和數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)管理和科學分析，實現(xiàn)工程審計管理信息化、系統(tǒng)化已成為必然。

3.工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)開發(fā)的主要內(nèi)容

3.1 總體要求

工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)縱向設計貫穿建設項目的全生命周期，從項目決策、設計到竣工決算、投資評估。橫向設計涵蓋建設項目的所有參與方。通過該審計管理系統(tǒng)收集數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析、整理，將信息管理、項目管理等功能融為一體，根據(jù)工程進度審計人員進入系統(tǒng)錄入相關信息，進行相關專業(yè)操作，及時、全面地實現(xiàn)建設項目跟蹤審計目標。

3.2 橫向設計內(nèi)容

工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)所容納的數(shù)據(jù)信息涉及甲方基建處、資產(chǎn)處（招投標）、財務處、審計處，施工單位，監(jiān)理單位，供應商等多個相關主體，各個主體所提供的工程建設信息隨著工程進度逐漸匯集到信息管理系統(tǒng)，這種原始審計信息的收集匯總也為我們對工程建設項目實施跟蹤審計提供了客觀的審計依據(jù)；另外委托審計機構(gòu)派駐現(xiàn)場的跟蹤審計人員與審計處審計人員之間通過信息系統(tǒng)進行的工程信息共享，甲方能隨時對現(xiàn)場審計人員的工作進行管理、監(jiān)督，同時也可以實現(xiàn)資源多方共享、綜合利用。

3.3 主要功能模塊

工程項目全過程跟蹤審計管理系統(tǒng)設計按工程項目管理、項目招標管理、項目立項管理、招標合同管理、工作日志管理、例會紀要（周報）管理、工程變更管理、過程造價管理、階段性付款、考察信息報告、審計確認等列項編制。

工程項目管理欄目下設工程項目列表、工程項目視圖表、新建工程項目、待填寫項目列表。每一個工程項目詳情包括工程項目主體、前期費用、招標、合同、工作日志、會議紀要、工程變更欄目；各個工程項目主體下列項目名稱、項目類型、項目概況、可研報告、批復文件。該系統(tǒng)主要功能模塊為工程審計數(shù)據(jù)和資料收集模塊，系統(tǒng)支持doc、docx、xisx、xis、zip、pdf、tar 等文件格式，實現(xiàn)工程審計基本數(shù)據(jù)的快捷方便導入，每個單體工程項目由各項目的跟蹤審計人員負責整理登記每個項目建設過程中的所有信息，構(gòu)建工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)平臺。為了保障信息安全，系統(tǒng)進行嚴格的權(quán)限設置，為不同人員設置不同的權(quán)限，項目所有參與者只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)操作。

工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)設計視圖如圖1、圖2。

3.4 系統(tǒng)的檔案功能

工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)開發(fā)初衷是服務于工程項目全過程跟蹤審計，主要服務于造價審核，造價控制，工程款撥付，工程款結(jié)算，工程審計過程及結(jié)算造價控制資料留存等，兼顧工程造價檔案功能。隨著開發(fā)的進行，為保證上述功能的完整、準確、全面，在系統(tǒng)中錄入的資料陸續(xù)擴展到涵蓋可行性研究資料，立項資料，工程手續(xù)辦理及審批資料，工程設計資料及圖紙，招投標資料，工程變更資料，工程會議紀要等。此部分資料的功能模塊設置及資料錄入極大地擴展了系統(tǒng)的容量和功能，結(jié)合工程概算，工程預算，工程結(jié)算等，同程互補又相互支撐，各方相關人員在規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)均可錄入并隨時使用。隨著工程進展各方相關人員陸續(xù)錄入，實際上就是工程項目電子檔案相對完整的建立過程，功夫都在工程進展過程中，不單服務于造價控制及審計，而且服務于整個工程建設和參建各方日常需求。工程完工、決算完成后就是一部完整的工程項目建設電子檔案。根據(jù)調(diào)閱權(quán)限，完整地服務于甲方，有選擇地服務于其他參建方，并可導出備份保存。工程交付后，在工程的全生命周期中服務于工程管理，工程維修。與紙質(zhì)檔案互補，有存儲調(diào)閱方便、可長期保存、可遠程調(diào)用等優(yōu)點，對工程建設檔案的電子化、信息化起到了很好的支撐作用。此功能的拓展也深受乙方，監(jiān)理方、跟蹤審計方的歡迎。

圖1

圖2

4.工程項目跟蹤審計管理系統(tǒng)開發(fā)建設的意義

該信息系統(tǒng)投入使用后大大提高了跟蹤審計工作的管理水平：審計處的工程審計人員可以根據(jù)現(xiàn)場跟蹤審計人員上傳的工程資料，隨時了解現(xiàn)場工作情況，避免了人員現(xiàn)場匯報的環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量的時間和精力；部分審計數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以自動合計完成，減少了不少審計工作量；進度款的撥付添加了合計功能，我們打開某一單體項目，點擊相應欄目，就能查找到我們想要的數(shù)據(jù)，簡單便捷，一目了然。(如圖3)

5.開發(fā)使用建議

為發(fā)揮信息化在建設工程審計中的作用，加快工程跟蹤審計信息化的建設，結(jié)合系統(tǒng)使用情況，提出以下建議：

5.1 注重審計管理系統(tǒng)作用發(fā)揮

緊跟時代發(fā)展，充分利用網(wǎng)絡信息技術，持續(xù)完善審計管理系統(tǒng)，與進駐現(xiàn)場審計相結(jié)合，實時查找管理系統(tǒng)存在的問題和需優(yōu)化之處，促進審計管理系統(tǒng)更好地服務項目的實施和資金的規(guī)范管理，發(fā)揮好審計的作用。

5.2 提高審計系統(tǒng)化意識

信息化、系統(tǒng)化審計使審計人員傳統(tǒng)的審計方式和審計方法面臨重大挑戰(zhàn)，也為工程跟蹤審計工作帶來發(fā)展的契機。要發(fā)揮好建設工程審計職能，促進事業(yè)健康發(fā)展，就要提高審計系統(tǒng)化意識，不斷轉(zhuǎn)變審計觀念，創(chuàng)新審計方式。

5.3 培養(yǎng)審計復合型人才

要對現(xiàn)有的工程審計人員進行計算機和網(wǎng)絡知識培訓，能熟練運用相關審計軟件，提高其信息化系統(tǒng)應用水平?？梢M計算機專業(yè)人員從事審計相關工作，進行審計專業(yè)培訓，開發(fā)更完備的審計管理系統(tǒng)，推進跟蹤審計信息化、系統(tǒng)化的進程，服務于審計管理。

6.總結(jié)

總之，工程項目全過程跟蹤審計管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用，改變了傳統(tǒng)的工程項目審計方式，將復雜分散的工程審計數(shù)據(jù)資料按照時間順序統(tǒng)一匯總、處理、傳遞、共享，實現(xiàn)了建設項目審計全過程的信息化、系統(tǒng)化，提高了審計效率和審計質(zhì)量，極大地降低了審計風險，實現(xiàn)了工程項目審計科學化、系統(tǒng)化。

圖3