探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑

朱 玉

（遼寧省大數(shù)據(jù)管理中心（遼寧省信息中心），遼寧 沈陽 110002）

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，基層單位管理工作越來越嚴(yán)格，管理模式也在不斷升級。文件檔案管理作為基層單位管理工作中的重要組成部分，越來越多的單位已將精力分散到文件檔案管理工作中來。文件檔案是對一些人或事物的記載，它詳細(xì)記載了研究對象的各種信息。如今對文件檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，成了許多單位的選擇?，F(xiàn)代化管理方式之所以能夠得到眾多單位的青睞，不僅僅是因?yàn)樾畔⒒瘯r(shí)代的要求，更在于與傳統(tǒng)的人工管理模式相比，這種管理模式有著諸多好處，無論是從效率方面，還是安全性方面考慮，現(xiàn)代化管理都有著很大優(yōu)勢。但現(xiàn)代化管理在迅速發(fā)展的同時(shí)，也呈現(xiàn)出了許多問題。想要進(jìn)一步加強(qiáng)文件檔案管理的現(xiàn)代化，就必須解決這些問題。只有解決所出現(xiàn)的問題，才能使文件檔案管理方式穩(wěn)定發(fā)展，從而提高現(xiàn)代化管理水平。因此，本文將針對這些問題進(jìn)行詳細(xì)探討，并提供一些淺略的見解，僅供參考。

一、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化的重要性

對基層單位文件檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，符合信息化時(shí)代的要求。近年來，我國科技水平在不斷上升，傳統(tǒng)的管理方式已不再能適應(yīng)時(shí)代潮流，以紙張為媒介的文件檔案正在逐漸被多媒體檔案所代替。而現(xiàn)代化管理方式取代傳統(tǒng)的管理方式已成為必然趨勢。

1.提升工作效率

從工作效率上來看，傳統(tǒng)的人工管理模式從打印到密封保存的環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，工作人員在查找檔案時(shí)，由于保存的文件過多，種類過于復(fù)雜，往往不能在第一時(shí)間查找到所需的材料。即使查找所需的材料，所耗費(fèi)的時(shí)間也比較長。而采用現(xiàn)代化管理這種新型的管理模式，可以省略掉打印和密封保存等環(huán)節(jié)，再加上智能輔助設(shè)備可以自動(dòng)將各種復(fù)雜的文件進(jìn)行分類，所以工作人員在查找檔案時(shí)，只需要點(diǎn)開文件夾，就可以游覽到所需的文件內(nèi)容，這種管理模式大大縮短了保存和查找檔案的時(shí)間。因此，這是現(xiàn)代化管理模式必然取代傳統(tǒng)管理模式的原因之一。

2.減少資源浪費(fèi)，節(jié)約管理成本

傳統(tǒng)的文件檔案主要是以紙張形式所呈現(xiàn)出來。而從環(huán)保的角度來看，紙張是由樹木所制成，因此，紙張的使用量越大就代表被砍伐的樹木越多，對環(huán)境的破壞程度就越大。而現(xiàn)代化管理模式就不會(huì)對環(huán)境保護(hù)造成影響，在現(xiàn)代化管理模式下，文件檔案轉(zhuǎn)為智能設(shè)備的文件夾形式進(jìn)行保存。因此，現(xiàn)代化管理模式可以減少資源浪費(fèi)，從而減少環(huán)境污染的發(fā)生。除此以外，對紙張的使用還會(huì)增加管理成本，對于使用單位來說，所需要的紙張數(shù)量比較多，最終所耗費(fèi)的紙張成本也并非小數(shù)[1]。而現(xiàn)代化管理對紙張數(shù)量的要求相對較小，因此可以大大節(jié)約在文件檔案管理上的成本支出?？偠灾瑥馁Y源和成本這兩方面來看，現(xiàn)代化管理模式必定能夠取代傳統(tǒng)管理模式。

3.減少人力投入

現(xiàn)代化管理方式的載體是電腦，所有的文件、檔案都被保存在電腦中，這種保存方式除了可以方便查找、閱讀，還可以減少對人工的使用。傳統(tǒng)的文件、檔案都是以紙張為載體進(jìn)行記載，并且不同文件的內(nèi)容不同、種類也各異，僅憑個(gè)人無法及時(shí)完成如此繁重的工作任務(wù)，這就導(dǎo)致對人工的需求較大。而現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢在于減少了對人工的依賴，現(xiàn)代化管理方式對各種檔案的分類往往只需一個(gè)工作人員就可以操作完成，不需要過多的人員輸出，從而減少了人力投入。而人工輸出的減少，還可以進(jìn)一步降低管理成本。

二、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑存在的問題

1.管理制度不完善

文件檔案管理，需要有完善的管理制度。管理制度的設(shè)定能夠規(guī)范文件檔案管理工作流程，使整個(gè)過程高效、有序。但從目前來看，許多基層單位還未制定出完善的管理制度，在制度設(shè)定上還存在許多問題，具體可以從以下幾個(gè)方面來看。首先，一些基層單位都沒有統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)，審核標(biāo)準(zhǔn)的隨意性，可能會(huì)造成檔案資料不完善甚至缺失，進(jìn)而為檔案查詢增添難度，導(dǎo)致查詢速度減低。同時(shí)，審核標(biāo)準(zhǔn)的隨意性還可能會(huì)使檔案資料出現(xiàn)失誤，正確與錯(cuò)誤的內(nèi)容不能分辨清楚，從而降低檔案資料的準(zhǔn)確性，使文件檔案資料的價(jià)值不能得到充分體現(xiàn)。其次，管理制度的不完善還會(huì)造成標(biāo)題與目錄的缺失，其是整個(gè)文檔核心內(nèi)容的概括，一旦缺失，工作人員在查詢檔案時(shí)就不能迅速地了解檔案的內(nèi)容。如果在時(shí)間充裕的情況下，這種問題所造成的影響相對較小，但倘若遇到緊急時(shí)刻就會(huì)一定程度造成嚴(yán)重的后果。因此，結(jié)合以上的問題，管理制度的完善對文件檔案現(xiàn)代化管理具有十分重要的意義。

2.檢索系統(tǒng)不完善

文件檔案整理是為后期檔案檢索提供便利，要使檢索工作順利完成，就必須要有配套的檢索系統(tǒng)。但從目前各基層單位檢索工作狀況上看，雖然文件檔案整理有序、便于查詢，但由于查詢系統(tǒng)缺乏，沒有快捷有效的查詢系統(tǒng)，也就導(dǎo)致基層單位不能快速查詢到即時(shí)所需的檔案資料[2]。直至目前，大部分基層單位所采用的檢索方式仍然是依靠人工查詢，先進(jìn)的檢索系統(tǒng)仍比較缺乏，而先進(jìn)檢索系統(tǒng)的缺失，不利于節(jié)約查詢時(shí)間。

3.高素質(zhì)人員缺乏

部分單位不注重對文件檔案管理方面人才的培養(yǎng)，沒有明確認(rèn)識到文件檔案管理的重要性。在招聘相關(guān)工作人員時(shí)，未設(shè)置招聘門檻，導(dǎo)致所招聘的工作人員專業(yè)素質(zhì)低?；蚴浅霈F(xiàn)設(shè)置門檻，單位未及時(shí)對入職新人進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致管理工作的開展達(dá)不到理想狀態(tài)。除此之外，部分單位在招聘工作人員時(shí)非但沒有招收熟悉該專業(yè)的人才，反而從其他部門調(diào)配一些工作人員來進(jìn)行檔案管理。對于這些非專業(yè)人員來說，檔案管理屬于陌生領(lǐng)域，自然而然就不能管理好文件檔案。造成這種問題出現(xiàn)的原因，歸根結(jié)底是單位內(nèi)部的忽略，而這種現(xiàn)象在目前看來不占少數(shù)，比較普遍。

4.文件檔案管理人員和其他部門之間的溝通聯(lián)系相對較少

一般而言，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要及時(shí)對相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、分析、歸納。由于基層單位領(lǐng)導(dǎo)忽略文件檔案管理工作的開展，因此管理人員缺乏和其他部門之間進(jìn)行溝通交流的意識。受溝通缺失的影響，無法在有效時(shí)間內(nèi)進(jìn)行資料信息的更新和完善，導(dǎo)致資料缺失及材料不完整等問題的存在，對于后續(xù)檔案管理工作穩(wěn)定開展產(chǎn)生負(fù)面影響。

三、檔案管理現(xiàn)代化概述

1.檔案管理無紙化發(fā)展

隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及，基于當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下，文件檔案管理無紙化、虛擬化的特征逐漸顯現(xiàn)，文字的保存形式出現(xiàn)多樣化特征。由于信息技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，無紙化文字的存儲(chǔ)形式越來越普遍，被廣泛使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)儲(chǔ)存媒介的檔案管理模式已被徹底改變，并實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新。受信息技術(shù)發(fā)展的影響，檔案管理工作更加方便、快捷、規(guī)范，并能避免傳統(tǒng)紙質(zhì)資源管理中受人為因素影響而出現(xiàn)問題。通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)，使檔案資源得到極大豐富，檔案管理也形成虛擬化。

2.檔案管理的縮微化

縮微化、數(shù)字化也是當(dāng)前檔案管理的一大特點(diǎn)，隨著攝影技術(shù)的發(fā)展普及，數(shù)碼攝影技術(shù)已被大眾認(rèn)知和接受，為開展檔案管理的創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持。信息技術(shù)、攝影技術(shù)的綜合使用，能將傳統(tǒng)檔案管理中的問題實(shí)現(xiàn)圖文轉(zhuǎn)換并進(jìn)行保存，通過縮微攝影技術(shù)，再將其轉(zhuǎn)換為占用內(nèi)存較小的電子文件[3]。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用，能在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行智能化檢索，只需輸入關(guān)鍵詞，就可以搜索到自己想要的所有文件，從中進(jìn)行篩選與選擇。從根本上，避免傳統(tǒng)檔案管理中占用庫存大、檢索不便捷的問題，還可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的褪色、蛀蟲、腐蝕等問題。

3.檔案管理的社會(huì)化

社會(huì)發(fā)展的歷史記錄和儲(chǔ)存庫，就是社會(huì)化及市場化的檔案資料，在其歷史發(fā)展進(jìn)程之中，起到為當(dāng)代服務(wù)、為后代提供重要參考資料的作用，也是珍貴的不可再生型信息資源。檔案資源的社會(huì)化管理及后續(xù)開展市場化運(yùn)作，在強(qiáng)化人員對于檔案管理保護(hù)意識的同時(shí)，還可以使檔案管理共享機(jī)制得到健全優(yōu)化，促使檔案開發(fā)價(jià)值最大化，充分發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用。

四、基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化途徑

1.完善管理制度

在管理制度的制定上，不同單位有不同的發(fā)展情況。因此，在制定管理制度時(shí)，不能一概而論，要結(jié)合自身的實(shí)際情況進(jìn)行制定。同時(shí)，管理制度并非一成不變，需要根據(jù)實(shí)際情況和需求進(jìn)行變動(dòng)和優(yōu)化調(diào)整。這就要求基層單位在制定管理制度時(shí)，不能一度求穩(wěn)，而應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，利用制定好的管理制度對工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范。只有制定出完善的管理制度，審核標(biāo)準(zhǔn)才能得到統(tǒng)一，檔案內(nèi)容才能更加準(zhǔn)確，所蘊(yùn)含的價(jià)值得到真正體現(xiàn)。除此之外，管理制度的完善還可以保證目錄與標(biāo)題的完善，管理人員在查詢檔案時(shí)，可以快捷、便利、有效。無論查詢時(shí)間是否緊迫，管理人員都可以及時(shí)了解到所需檔案的內(nèi)容。要完善文件檔案管理制度，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行。首先，可以完善管理工作流程，并制定相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能夠嚴(yán)格規(guī)范工作人員的行為，從而減少失誤的發(fā)生。其次，基層單位應(yīng)認(rèn)真檢查各文件檔案是否附有完整的標(biāo)題與目錄，并對各類文件進(jìn)行編號，以便觀察使用。

2.完善檢索系統(tǒng)

從檢索系統(tǒng)的發(fā)展情況來看，大部分單位都采取的是人工查詢。因此，要想提升查詢速度，就必須不斷升級完善檢索系統(tǒng)，使檢索系統(tǒng)更加規(guī)范和專業(yè)。優(yōu)質(zhì)的檢索系統(tǒng)應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，從而達(dá)到電子化目的。但由于各單位的檢索條件不同，因此在探索新的檢索系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮自身的檢索條件，這樣才能設(shè)計(jì)性能完善的檢索系統(tǒng)。

3.提高工作人員專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代化管理，除了需要完善的硬件設(shè)施和管理制度外，更需要有相應(yīng)專業(yè)的人才配伍。因此，各單位若想獲得相應(yīng)的專業(yè)人才，在招聘工作人員時(shí)就應(yīng)適當(dāng)提高門檻，從而引進(jìn)一些高素質(zhì)的管理人才。除此之外，單位也要加強(qiáng)對文件檔案管理的認(rèn)識，明確文件檔案管理現(xiàn)代化的重要性，盡量減少跨部門調(diào)整工作人員的頻率，從而使整個(gè)管理工作更加有序。

4.強(qiáng)化與其他部門之間的溝通和聯(lián)系

首先，在進(jìn)行資料整理工作的前期，需要進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，例如收集、歸納、整理相應(yīng)的文獻(xiàn)資料等，還需要強(qiáng)化檔案部門和其他部門之間的溝通聯(lián)系，促使檔案管理現(xiàn)代化工作穩(wěn)定有序開展。其次，為不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，跟上發(fā)展的需求，就需要檔案管理部門強(qiáng)化與電子信息部門之間的溝通聯(lián)系，使其可以及時(shí)為文件檔案管理部門提供完整優(yōu)化的信息服務(wù)，促使檔案管理現(xiàn)代化工作穩(wěn)定、有序開展[4]。

結(jié)語

綜上所述不難看出，基于當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，可以促使文件檔案管理工作效率的提升，一定程度可以避免傳統(tǒng)檔案管理準(zhǔn)確率和效率較低問題的出現(xiàn)，同時(shí)也可以避免檔案管理中紙質(zhì)材料字跡褪色、磨損等問題的發(fā)生。各單位一定要提起高度重視，通過技術(shù)理念的更新和應(yīng)用，使文件檔案管理工作實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，滿足不同時(shí)期下不同需求的目標(biāo)。檔案管理屬于基層單位工作中的重要組成部分，檔案材料真實(shí)記錄基層組織的實(shí)際工作活動(dòng)情況，涉獵的內(nèi)容較寬泛?；诖耍疚尼槍鶎訂挝晃募n案管理發(fā)展現(xiàn)代化的有效途徑進(jìn)行分析，以系統(tǒng)管理、制度優(yōu)化、人員能力提升方面為切入點(diǎn)，論述有效的應(yīng)用途徑，以促進(jìn)相關(guān)工作效率的提高?？偠灾?，基于當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展背景下，基層單位文件檔案現(xiàn)代化管理已成了必然的趨勢。