淺析發(fā)電企業(yè)固定資產全生命周期的信息化管理

劉 穎

（四川華能嘉陵江水電有限責任公司，四川 南充 637000）

1 研究背景和意義

固定資產作為企業(yè)資產的重要表現形式，能夠持續(xù)給企業(yè)帶來經濟效益，大部分企業(yè)的健康運營和發(fā)展在很大程度上需要依靠固定資產作為基礎和保障。發(fā)電企業(yè)屬于典型的資產密集型企業(yè)，具有數量多、金額大、分類復雜、分布廣泛、一項資產下包括很多系統(tǒng)設施設備等特點，因此管理難度較大。

從財務角度來看，固定資產創(chuàng)造的收入和成本是影響企業(yè)經營成果的重要因素。發(fā)電企業(yè)的收入主要來源于與固定資產直接相關的售電收入；每年發(fā)生的折舊費、修理費、材料費等都與固定資產密切相關，并且占企業(yè)總成本的比重較大；固定資產“重采購、輕管理”的現象較為突出，需要加強固定資產全生命周期管理。為了更好地實現管理目標，企業(yè)需要充分應用信息技術對現有固定資產管理流程進行再梳理，整合原有的系統(tǒng)平臺，搭建新的信息化管理平臺，從而實現固定資產從采購到交付運行后的維護、更新改造直至報廢的全生命周期的管理。

2 發(fā)電企業(yè)固定資產管理現狀

2.1 資產管理“卡、簿”脫節(jié)

固定資產管理本身就是一個復雜的過程，包括固定資產購建、驗收、使用、維護、更新改造、報廢等多個環(huán)節(jié)。財務部門建立“固定資產卡片”進行價值管理，資產使用部門建立“固定資產登記簿”進行實物管理，財務部門與資產使用部門應每年至少核對一次，確保固定資產賬實相符。但在實際工作中，財務部門“固定資產卡片”與資產使用部門“固定資產登記簿”因管理要求不同，對資產的命名、細化程度不一致，導致資產管理“卡、簿”脫節(jié)。

財務部門掌握著固定資產的管理權，但日常的維護、使用、更新改造、資產使用的安全性和完整性等是由各資產使用部門負責[1]。資產使用部門對固定資產的拆除、維修、更新改造、報廢等記錄只有流轉至財務部門，才能在價值端得以體現。在實際管理工作中，這種記錄的傳遞是滯后、低效甚至缺失的，因而導致實物管理與價值管理的脫節(jié)，最直接的結果就是賬實不符。

2.2 閑置、報廢固定資產處置存在問題

固定資產閑置有兩種情況：一是企業(yè)購建后由于使用場景或政策環(huán)境發(fā)生變化，導致的資產閑置。二是因為科技進步造成的無形損耗，這主要體現在機械自動化電子設備方面，這部分資產雖然尚未提完折舊，但如果繼續(xù)使用，其修復成本較高且已不能滿足安全生產和經營需要。

固定資產報廢主要分為兩種情況：一是長期使用，已達到資產使用年限并且完全喪失使用價值的正常報廢。二是由于事故或自然災害造成資產不可修復的毀損而提前報廢。

作為國有企業(yè)，為防止國有資產流失，對閑置報廢資產需要嚴格按照相關要求，經上級審批后，履行公開、透明的原則。但由于報廢處置程序復雜，導致資產報廢處置時間與停止使用時間嚴重不同步。

2.3 制度不完善或者內控制度執(zhí)行不到位

如果是集團企業(yè)，固定資產管理制度必須涵蓋整個集團資產管理需要，而發(fā)電廠作為基層企業(yè)，在遵照集團公司相關制度執(zhí)行外，還應當結合企業(yè)自身的經營特點，對固定資產管理體系進行完善。在實際工作中，如果未對職責權限進行明確，就會造成部門間相互推諉、資產的歸口管理存在困難的現象；如果固定資產的計量方法界定模糊，就會造成業(yè)務部門對統(tǒng)計固定資產的口徑不一致。雖然公司內控制度對固定資產的購置直至報廢都進行了嚴格規(guī)定，但是依然存在各業(yè)務部門對制度的了解不夠深入和執(zhí)行不到位的問題。

3 實現發(fā)電企業(yè)固定資產全生命周期信息化管理途徑

3.1 加強固定資產管理信息化系統(tǒng)建設

經過調研學習發(fā)現，不少企業(yè)通過粘貼紙質標簽的方式進行資產管理，紙質標簽雖然直觀，但不能更多地負載資產信息，并且一旦資產發(fā)生變化，標簽信息無法同步更新，需要重新打印進行粘貼，大大增加了工作人員的工作量；而大部分基于條形碼的固定資產管理系統(tǒng)也存在一定的局限性，條形碼主要表現為一串數字，無法直觀地獲取固定資產相關信息。為加強發(fā)電企業(yè)固定資產管理，擺脫傳統(tǒng)管理模式帶來的弊端，實現對固定資產全生命周期的真實、完整、準確記錄，需要加快資產管理系統(tǒng)的開發(fā)和信息化管理手段的應用，基于二維碼和手機應用的固定資產管理系統(tǒng)應運而生[2]。

二維碼技術是一種全新的信息儲存、傳遞和識別技術，是實現固定資產卡片信息拓展的有效手段，它不但能夠大大提高信息錄入的質量和速度，也可以消除人為因素的干擾；手機應用App的引入使得固定資產管理更加動態(tài)化，借助手機應用App進行掃描，就可識別對象，獲取所有臺賬信息，并且能夠針對固定資產的實時情況進行信息維護和流程操作，提高了資產信息質量和使用效率。

3.2 加強固定資產管理制度建設

3.2.1 完善固定資產管理體系

目前，固定資產管理存在的問題，在很大程度上是長期粗放式管理形成的歷史遺留問題，歸根結底還是制度體系不完善。作為基層企業(yè)，要在執(zhí)行集團公司、區(qū)域公司固定資產管理制度的基礎上，結合自身經營特點，制定一整套處理流程，包括固定資產購建、驗收入庫、保管、盤點、維修、更新改造、報廢等，進一步細化和完善本企業(yè)的固定資產管理體系。針對固定資產的價值管理、實物管理進行職責劃分，明確各職能部門固定資產的職責分工，嚴格執(zhí)行歸口分級管理和專人專管制度。同時，加強制度的宣貫，提高各職能部門的責任意識。

3.2.2 促進資產轉固業(yè)務流程優(yōu)化

業(yè)務流程優(yōu)化目的是解決企業(yè)經營過程中出現的一些管理不規(guī)范現象，從而提高固定資產的管理水平和效率，通過對企業(yè)自身業(yè)務流程的再梳理，有針對性地進行優(yōu)化改善。如果說信息化管理系統(tǒng)的上線可以實現固定資產管理“卡、簿”的充分對接，從而達到對固定資產全生命周期的管控，那么資產轉固流程的優(yōu)化則是讓信息化管理手段發(fā)揮最大效能的保障。從固定資產驗收階段增加轉固流程管控，設計“轉固申請”模板，內容涵蓋臺賬所需的全部信息，從源頭處保證財務部門和資產使用部門數據統(tǒng)一。

4 固定資產信息化管理系統(tǒng)的功能架構設計

要實現資產的全生命周期管理，就必須從前期的規(guī)劃、立項，到后期的運行、報廢進行全過程監(jiān)管，要在保證企業(yè)經濟效益的基礎上把資產全生命周期成本降到最低作為決策的最終目標[3]。依托SAP系統(tǒng)搭建的固定資產管理系統(tǒng)實現財務核算模塊與資產管理模塊的充分對接，其中財務模塊負責對固定資產的價值核算和管理，資產管理模塊負責對資產使用進行全過程監(jiān)督，通過把各自內容進行整合，產生聯動效果，最終達到全生命周期管理的目的。

4.1 數據對接

資產管理系統(tǒng)組成包括了本次搭建固定資產業(yè)務管理系統(tǒng)，以及SAP資產財務一體化系統(tǒng)中的固定資產管理部分，深入挖掘其數據價值，實現固定資產業(yè)務管理和固定資產價值管理的融合對接，構建固定資產全生命周期管理體系[4]。

4.2 標簽打印

通過從SAP中進行數據導入的方式，進行資產分類和登記資產臺賬信息。對導入后的資產數據，進行標簽打印。標簽顯示數據包括但不限于資產名稱、使用人信息、資產編號、資產分類、規(guī)格型號、存放地點、購置價值、折舊情況等。

4.3 資產變動

資產變動模塊主要涉及資產信息變更，可分為部門內變更和跨部門變更，包含資產使用部門、使用人、資產存放位置等內容。使用人可通過掃描資產二維碼或進入資產管理系統(tǒng)發(fā)起變更申請，經相關部門審批后，完成變更申請手續(xù)，系統(tǒng)可匯總查詢各部門發(fā)起的資產變更清單。規(guī)劃一個完整的變更流程，實現了賬面與實物相對應，提高了資產的使用效率。

4.4 資產報修

當發(fā)現固定資產需要修理時，資產使用人可選擇掃描二維碼標簽或登錄資產管理系統(tǒng)創(chuàng)建資產報修單，填寫資產信息，描述報修問題；待資產完成修理檢查后，資產使用人需在系統(tǒng)內維護報修結果，確認資產狀態(tài)信息為“正?！被颉按龍髲U”。如果報修后資產狀態(tài)為正常，可以不填處理結果；如果報修后資產狀態(tài)為待報廢，則需詳細填寫處理結果，保證固定資產的各階段狀態(tài)都被詳細記錄，降低資產閑置率，同時為資產的報廢處置提供有力依據。

4.5 更改項目

固定資產進行更新改造時，資產使用人應進入系統(tǒng)進行更改項目預登記。選擇公司、經辦部門、是否在原資產上改造，維護項目名稱、項目概述。輸入資產編碼或點擊資產編碼內方框，進入搜索查詢界面，選擇要維護的資產，經審批后，完成更改項目預登記，所有單據可在系統(tǒng)內進行集中查詢。

4.6 資產報廢

資產報廢在業(yè)務操作上需要遵循嚴格的審批流程，作為資產終結的去向之一，形成資產生命周期的閉合管理。由資產使用人在系統(tǒng)內創(chuàng)建資產報廢鑒定單，技術部門組織對擬報廢資產進行鑒定，鑒定完成后，由資產使用人發(fā)起資產報廢申請流程，通過線上審批，生成報廢認定申請單和報銷清單，作為資產報廢的支撐性材料。

4.7 資產盤點

與集中于倉庫存放的倉儲型盤點完全不同，電廠資產分布在不同的區(qū)域，由各個職能部門的人員進行保管。相對于零星細小的設備零部件，資產的體積、面積一般都較大?；诖耍梢詫⑹殖纸K端和二維碼標簽很好地應用到資產管理當中。

由財務部建立盤點任務，下發(fā)至各職能部門進行任務的二次分配，資產使用人利用手持終端對現場盤點數據進行采集，針對房屋、建筑物等特定不可移動的資產，統(tǒng)一操作完成盤點；對于可移動的設備、電子產品、工器具等資產，通過掃描資產表面粘貼的二維碼標簽完成盤點，上傳盤點數據后，生成盤點報告。盤點結果包括但不限于盤點時間、盤點部門及人員、應盤點資產清單、實際盤點數、盤點結果等。

5 固定資產信息化管理系統(tǒng)的應用情況

5.1 形成固定資產管理新模式

價值與實物管理集成形成全新的管理模式，解決了原有各部門間由于管理目標不同而導致“卡、簿”相互脫節(jié)、賬實不符的弊端，為實現整體資產成本最優(yōu)和項目、財務、固定資產管理一體化的全生命周期管理目標奠定了堅實基礎。

從管理角度來看，資產信息化管理系統(tǒng)融合了與資產管理部門相關的各個職能，管理者可以從源頭處開始了解資產的投入、運行、維修、更新改造、閑置報廢等情況，為企業(yè)資源整合、生產運行和投資決策提供可靠的依據支撐，促進管理決策的科學化。

5.2 實現了對固定資產全生命周期管理

通過SAP系統(tǒng)把固定資產管理各個階段聯結成一個有機的整體，管理信息能全方位、全過程地在固定資產整個生命周期的信息化管理系統(tǒng)中得以反映，從源頭處提高了購置固定資產投資決策的科學性；在投入運行階段，利用信息系統(tǒng)掌握數據，將資產管理責任落實到人，實時跟蹤資產使用狀態(tài)；報廢退出階段，及時對已經喪失使用價值的固定資產進行清理，避免造成資源浪費，進而提高固定資產的整體使用效能[5]。

6 固定資產信息化管理系統(tǒng)應用前景分析

基于SAP搭建的固定資產信息化管理系統(tǒng)是一個全新的管理平臺，對其應用的推廣不是一蹴而就的事情，需要公司各個職能部門的密切配合，積極適應全新的管理模式和管理流程；同時，需要管理者轉變思路，只有管理者適應了全新的管理模式，接受了業(yè)務流程改變所帶來的變化，才能最大化地把這個系統(tǒng)的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

傳統(tǒng)的管理模式下，固定資產信息錄入等工作是由財務人員擔任的，這也是導致價值端和實物端無法有效對接的重要原因。系統(tǒng)投入運行后，需要進一步加強前端業(yè)務數據錄入質量，信息的錄入和確認將延伸到前端業(yè)務部門，這就要求前端業(yè)務部門加強工程核算和資產價值管理知識的學習，比如項目管理部門錄入的業(yè)務信息應當滿足會計核算的要求，資產購建部門提供的設施設備信息要與固定資產目錄建立對應關系，對于不單獨形成固定資產的附屬設備、備品備件要正確區(qū)分。財務人員要加強對前端業(yè)務操作人員的指導，也要更多地了解生產流程和學習固定資產功能性等相關知識。

固定資產信息化管理系統(tǒng)最初的設計是為了滿足當下迫切需要解決的問題，而系統(tǒng)還需要在使用過程中不斷完善。通過對使用者的調研、業(yè)務需求層面的調整，創(chuàng)建新的業(yè)務流程。例如，各流程人員的權限配置合理性、SAP資產財務一體化系統(tǒng)中的固定資產管理部分與資產管理系統(tǒng)數據交互的靈活型等，使企業(yè)的各個管理模塊能在系統(tǒng)中得到充分應用，通過不斷充實完善固定資產信息化管理流程，優(yōu)化管理辦法，最終實現對固定資產全生命周期管理的目標。