行政事業(yè)單位政府采購(gòu)內(nèi)部控制措施淺析

黃丹丹

政府采購(gòu)內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位為達(dá)成控制采購(gòu)行為的目的，根據(jù)政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，如《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》等，結(jié)合具體工作要求而采取實(shí)施的內(nèi)部管理措施，以此促使政府采購(gòu)行為規(guī)范化。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)意識(shí)到加強(qiáng)政府采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)的必要性，針對(duì)當(dāng)前工作中存在的各類問(wèn)題，及時(shí)制定優(yōu)化措施予以有效處理，確保政府采購(gòu)行為能夠得到有效管控，以推動(dòng)政府采購(gòu)在行政事業(yè)單位中發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

政府采購(gòu)內(nèi)部控制的特征

一、制衡性

制衡性是指一種權(quán)力的制約和平衡狀態(tài)。政府采購(gòu)內(nèi)部控制制衡就是對(duì)行政事業(yè)單位開(kāi)展采購(gòu)行為的一種制約，使此項(xiàng)行為始終處于合法合規(guī)、安全可控的狀態(tài)。為此，行政事業(yè)單位在對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)劃部署時(shí)，須將內(nèi)部控制建設(shè)作為重點(diǎn)工作予以同步計(jì)劃，利用系統(tǒng)化、整體化的思維理念構(gòu)建符合單位政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)際情況的內(nèi)部控制機(jī)制體系，從而確保所建設(shè)的內(nèi)部控制措施有力、執(zhí)行有效、監(jiān)管有度。

二、流程化

流程化是一項(xiàng)策略，通過(guò)不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化具體工作流程，保障相關(guān)活動(dòng)可以順利實(shí)施。在進(jìn)行流程化設(shè)計(jì)和實(shí)施時(shí)，要對(duì)具體工作活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行不斷地改進(jìn)，以此提高流程化的應(yīng)用效果。因此，各級(jí)行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家及各省市區(qū)的政府采購(gòu)有關(guān)要求，明確自身主體責(zé)任，有效落實(shí)相關(guān)權(quán)責(zé)要求，理清本單位在采購(gòu)活動(dòng)中須注重的流程和履行的職責(zé)，以此加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的針對(duì)性和目的性，保證行政事業(yè)單位政府采購(gòu)活動(dòng)可行有效。

行政事業(yè)單位政府采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)的必要性

一、貫徹政府采購(gòu)法律法規(guī)要求

行政事業(yè)單位加強(qiáng)政府采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)已成為貫徹相關(guān)法律法規(guī)的必要工作，同時(shí)也是行政事業(yè)單位提高內(nèi)部控制建設(shè)與管理水平、嚴(yán)格規(guī)范政府采購(gòu)工作安排和具體活動(dòng)以及保障財(cái)政資金使用效益等有關(guān)要求的有效手段。

二、適應(yīng)政府采購(gòu)規(guī)模擴(kuò)大需要

通過(guò)集中采購(gòu)制度，政府采購(gòu)涉及領(lǐng)域由以往的貨物類項(xiàng)目為主發(fā)展至工程類、服務(wù)類相關(guān)項(xiàng)目，由一般辦公用品采購(gòu)擴(kuò)大至購(gòu)買社會(huì)服務(wù)、政府與社會(huì)資本共同合作等眾多新興領(lǐng)域。因此，為適應(yīng)政府采購(gòu)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大的實(shí)際需要，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，保障政府采購(gòu)行為的合理合規(guī)性，使政府采購(gòu)的財(cái)政資金支出效益實(shí)現(xiàn)最大化，以便為有效提升行政事業(yè)單位內(nèi)控管理水平提供支持。

三、強(qiáng)化行政事業(yè)單位主體責(zé)任的必然選擇

在持續(xù)強(qiáng)化政府采購(gòu)機(jī)制體系改革的同時(shí)，各地政府采購(gòu)有關(guān)部門自覺(jué)推動(dòng)了“放管服”改革，對(duì)貫徹黨和國(guó)家對(duì)于深化行政體制改革、推動(dòng)政府職能轉(zhuǎn)變作出了積極響應(yīng)。就政府采購(gòu)目錄來(lái)看，由于政府采購(gòu)活動(dòng)的主要對(duì)象為貨物、工程、服務(wù)三類，因而政府采購(gòu)目錄也按照貨物、工程、服務(wù)三部分做具體界定。各級(jí)行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按照各自主體責(zé)任，準(zhǔn)確落實(shí)政府采購(gòu)工作有關(guān)要求。例如，在明確政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)遵循因地制宜、分級(jí)管理、授權(quán)制定、科學(xué)確定的基本原則合理設(shè)置。如屬于地方預(yù)算的政府采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)由省、自治區(qū)、直轄市人民政府或者其授權(quán)的機(jī)構(gòu)確定并公布。

四、規(guī)范有序采購(gòu)活動(dòng)的客觀要求

政府采購(gòu)活動(dòng)覆蓋范圍廣泛、政策規(guī)范性強(qiáng)、實(shí)際操作復(fù)雜、存在廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。為有效達(dá)成采購(gòu)工作目標(biāo)、規(guī)范采購(gòu)行為活動(dòng)、節(jié)約單位財(cái)政資金以及防范采購(gòu)行為出現(xiàn)腐敗問(wèn)題，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立健全內(nèi)部控制管理機(jī)制體系，將內(nèi)部控制各項(xiàng)措施貫穿于政府采購(gòu)行為全部流程。如果未能有效加強(qiáng)內(nèi)部控制措施對(duì)于政府采購(gòu)行為的科學(xué)管控，則很有可能引發(fā)各種風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致內(nèi)部控制機(jī)制缺乏可靠性，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范有序的政府采購(gòu)活動(dòng)，無(wú)法保證采購(gòu)流程科學(xué)合理和采購(gòu)結(jié)果符合預(yù)期。因此，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制建設(shè)，確保內(nèi)部控制各項(xiàng)措施能夠在采購(gòu)活動(dòng)的具體流程中得以有效運(yùn)用，為滿足規(guī)范有序的政府采購(gòu)活動(dòng)的客觀要求打下良好基礎(chǔ)。

行政事業(yè)單位政府采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

一、崗位設(shè)置不合理

合理設(shè)置工作崗位是保障行政事業(yè)單位政府采購(gòu)活動(dòng)可行有效的必要前提。然而，部分行政事業(yè)單位受多種因素影響，導(dǎo)致所設(shè)崗位并不合理。比如，未對(duì)崗位權(quán)責(zé)作出明確細(xì)化，個(gè)別單位的財(cái)務(wù)部門不但參與政府采購(gòu)活動(dòng)的預(yù)算編制工作，而且負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)資金、采購(gòu)資產(chǎn)等相關(guān)內(nèi)容工作的審核監(jiān)督，造成單位政府采購(gòu)崗位缺乏規(guī)范性、合理性，同時(shí)明顯不符合不相容崗位分離原則。另外，部分行政事業(yè)單位在進(jìn)行崗位設(shè)置時(shí)未能注重實(shí)施定期輪崗，很有可能導(dǎo)致個(gè)別廉政風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)的工作人員長(zhǎng)期實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)，進(jìn)而出現(xiàn)徇私舞弊、濫用職權(quán)等違法違規(guī)行為，致使單位財(cái)政資金出現(xiàn)非必要浪費(fèi)。

二、采購(gòu)預(yù)算及計(jì)劃準(zhǔn)確性不高

行政事業(yè)單位實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)依據(jù)采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確執(zhí)行，因而采購(gòu)預(yù)算的計(jì)劃性和準(zhǔn)確性就顯得尤其關(guān)鍵。然而，部分行政事業(yè)單位未能意識(shí)到采購(gòu)預(yù)算對(duì)于政府采購(gòu)活動(dòng)的重要性，在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)沒(méi)有結(jié)合單位采購(gòu)工作總體規(guī)劃，時(shí)常出現(xiàn)臨時(shí)增添采購(gòu)預(yù)算的情況，導(dǎo)致政府采購(gòu)活動(dòng)的完整性偏低，難以利用集中采購(gòu)，致使采購(gòu)價(jià)格虛高，影響單位財(cái)政資金管理成效。甚至個(gè)別行政事業(yè)單位采取先采購(gòu)后編制預(yù)算的方式，在編制時(shí)也未能充分了解采購(gòu)對(duì)象的市場(chǎng)情況，存在盲目、隨意編制采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算的情況，不利于保障單位政府采購(gòu)活動(dòng)的可行有效。此外，在一些行政事業(yè)單位中存在信息傳遞失效的情況。單位政府采購(gòu)活動(dòng)未能結(jié)合各項(xiàng)工作實(shí)際需求，僅由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算編制，缺少與其他部門的有效交流，導(dǎo)致最終實(shí)施的政府采購(gòu)活動(dòng)缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性。

三、采購(gòu)流程不規(guī)范

保障政府采購(gòu)流程規(guī)范性，是行政事業(yè)單位嚴(yán)格落實(shí)政府采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)法律法規(guī)、政策制度的具體體現(xiàn)，同時(shí)對(duì)于行政事業(yè)單位提高財(cái)政資金使用效益以及防止采購(gòu)活動(dòng)產(chǎn)生廉政問(wèn)題具有重要作用。但在實(shí)際工作中，個(gè)別單位依然存在依法采購(gòu)意識(shí)不強(qiáng)、采購(gòu)活動(dòng)計(jì)劃性不足、采購(gòu)流程不規(guī)范等問(wèn)題。例如，行政事業(yè)單位從事政府采購(gòu)工作的相關(guān)人員或是代理采購(gòu)機(jī)構(gòu)一般只會(huì)對(duì)采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)資金、采購(gòu)用途等進(jìn)行深入研究，而對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)的具體流程則沒(méi)有加強(qiáng)規(guī)范和明確，容易出現(xiàn)招投標(biāo)流于形式化、采購(gòu)內(nèi)容后期維護(hù)管理不到位、虛增采購(gòu)預(yù)算等問(wèn)題，不利于政府采購(gòu)朝著規(guī)范化、嚴(yán)格化的方向發(fā)展。另外，個(gè)別行政事業(yè)單位存在未按規(guī)定選用采購(gòu)方法的問(wèn)題，如利用項(xiàng)目拆分的方式規(guī)避公開(kāi)招標(biāo)，且沒(méi)有組織單位人員進(jìn)行檢查驗(yàn)收，出現(xiàn)重采購(gòu)而輕驗(yàn)收的情況。

四、政府采購(gòu)監(jiān)督體系不完善

行政事業(yè)單位在實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的有效結(jié)合，構(gòu)建完善的政府采購(gòu)監(jiān)督體系，強(qiáng)化針對(duì)單位政府采購(gòu)活動(dòng)的約束監(jiān)管。但目前部分行政事業(yè)單位所構(gòu)建的監(jiān)督體系依然較為籠統(tǒng)，相關(guān)監(jiān)督管理措施未能有效貫穿政府采購(gòu)活動(dòng)的全部過(guò)程。除此之外，政府采購(gòu)監(jiān)督體系不完善的問(wèn)題還體現(xiàn)在未對(duì)監(jiān)督管理工作人員進(jìn)行有效限制，個(gè)別監(jiān)督管理人員存在消極怠工的狀態(tài)，對(duì)于監(jiān)督管理的內(nèi)容、要求等也并未充分掌握，導(dǎo)致政府采購(gòu)活動(dòng)中很有可能產(chǎn)生違法違規(guī)行為，使監(jiān)督體系及相關(guān)監(jiān)督管理部門形同虛設(shè)，嚴(yán)重威脅行政事業(yè)單位內(nèi)部管理的權(quán)威性和內(nèi)部控制具體措施的有效實(shí)施。

行政事業(yè)單位政府采購(gòu)內(nèi)部控制的優(yōu)化措施

一、合理設(shè)置采購(gòu)崗位

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依照財(cái)庫(kù)〔2016〕99號(hào)文件中的明確規(guī)定，合理設(shè)崗及強(qiáng)化全責(zé)對(duì)應(yīng)的相關(guān)要求，對(duì)界定崗位職責(zé)、不相容崗位分離、相關(guān)業(yè)務(wù)多人參與、實(shí)施定期輪崗等作出具體規(guī)定。行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照文件要求準(zhǔn)確執(zhí)行，明確所設(shè)崗位的職責(zé)、權(quán)限、責(zé)任主體，細(xì)化所設(shè)崗位的工作流程及具體環(huán)節(jié)，并針對(duì)相應(yīng)內(nèi)容制定科學(xué)合理的要求和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確保單位所設(shè)崗位滿足政府采購(gòu)活動(dòng)要求，以此保證單位政府采購(gòu)活動(dòng)可行有效。在合理設(shè)置采購(gòu)崗位的同時(shí)，要對(duì)采購(gòu)人員加強(qiáng)培訓(xùn)教育，使其正確認(rèn)識(shí)政府采購(gòu)活動(dòng)的重要性，以及規(guī)范開(kāi)展具體工作的現(xiàn)實(shí)意義，促使行政事業(yè)單位采購(gòu)人員牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在具體工作中廉潔自律，依法依規(guī)完成政府采購(gòu)工作。

二、完善預(yù)算管理體系

針對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)完善預(yù)算管理體系。首先，單位應(yīng)對(duì)當(dāng)前預(yù)算管理體系建設(shè)情況進(jìn)行全面梳理，針對(duì)體系中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地予以有效處理，為完善政府采購(gòu)活動(dòng)的預(yù)算管理體系打下良好基礎(chǔ)。其次，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合政府采購(gòu)活動(dòng)總體規(guī)劃，對(duì)預(yù)算需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門溝通交流，確保預(yù)算編制所用數(shù)據(jù)能夠滿足政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)際需求和業(yè)務(wù)部門對(duì)于采購(gòu)內(nèi)容的多樣化要求。在預(yù)算執(zhí)行階段，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部控制和監(jiān)督管理機(jī)制對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)各項(xiàng)預(yù)算的執(zhí)行情況加強(qiáng)管控，審核采購(gòu)內(nèi)容是否與工作計(jì)劃一致、采購(gòu)預(yù)算用途是否合規(guī)、采購(gòu)流程是否規(guī)范等。最后，在進(jìn)行預(yù)算績(jī)效考核時(shí)，應(yīng)將政府采購(gòu)活動(dòng)與預(yù)算管理方案進(jìn)行一一比對(duì)，嚴(yán)格設(shè)定考核標(biāo)準(zhǔn)，注重標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際情況相符，確保關(guān)于政府采購(gòu)工作的預(yù)算考核工作可靠有效。

三、規(guī)范政府采購(gòu)流程

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以實(shí)際采購(gòu)需求作為開(kāi)展政府采購(gòu)活動(dòng)的主要依據(jù)，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)政策組織實(shí)施具體工作。在選用政府采購(gòu)方式時(shí)應(yīng)當(dāng)注重科學(xué)性，需要公開(kāi)招投標(biāo)的項(xiàng)目嚴(yán)禁拆分項(xiàng)目規(guī)避招標(biāo)。選用單一來(lái)源為主要采購(gòu)方式時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)同級(jí)財(cái)政部門予以審批，待審批準(zhǔn)許后方可實(shí)施。對(duì)需要進(jìn)行信息公開(kāi)的采購(gòu)內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)按照合法合規(guī)、規(guī)范嚴(yán)格、真實(shí)全面、及時(shí)準(zhǔn)確的要求，扎實(shí)做好信息公開(kāi)工作，以此提高單位政府采購(gòu)活動(dòng)的公信力。此外，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)政府采購(gòu)內(nèi)容的驗(yàn)收管理，及時(shí)組建由相關(guān)部門專業(yè)人員組成的驗(yàn)收小組，根據(jù)采購(gòu)方案結(jié)合招標(biāo)文件、合同協(xié)議、發(fā)貨單等，全面驗(yàn)收采購(gòu)內(nèi)容是否與預(yù)期規(guī)劃一致以及供應(yīng)商的履約情況。

四、完善采購(gòu)監(jiān)督體系

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)完善政府采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督體系。首先，建立政府采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。行政事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)政府采購(gòu)構(gòu)建績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)績(jī)效目標(biāo)設(shè)定績(jī)效監(jiān)控管理，將績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果向社會(huì)公開(kāi)，自覺(jué)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。其次，加強(qiáng)政府采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督。采購(gòu)預(yù)算及計(jì)劃編制、選擇采購(gòu)方式、簽訂合同、驗(yàn)收付款、檔案管理等環(huán)節(jié)都應(yīng)納入政府采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。除此之外，每一項(xiàng)政府采購(gòu)內(nèi)容均應(yīng)落實(shí)至相關(guān)的責(zé)任主體，由單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)負(fù)主要責(zé)任?？稍O(shè)置采購(gòu)活動(dòng)監(jiān)管組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的重視和監(jiān)管，審查采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)流程、采購(gòu)資金等是否符合單位管理要求，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同參與采購(gòu)工作，防范產(chǎn)生違規(guī)行為，損害單位公共利益。

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)扎實(shí)做好內(nèi)部控制建設(shè)，理清現(xiàn)有關(guān)于政府采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)控措施，為政府采購(gòu)活動(dòng)高效有序?qū)嵤┨峁┛煽勘Ｕ稀Ｒ虼耍姓聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，從合理設(shè)置采購(gòu)崗位、完善預(yù)算管理體系、規(guī)范政府采購(gòu)流程、完善采購(gòu)監(jiān)督體系等方面著手，對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)行全方位的內(nèi)控管理，從而為政府采購(gòu)活動(dòng)取得預(yù)期成效提供有利條件。（作者單位：深圳市龍華區(qū)鷺湖外國(guó)語(yǔ)小學(xué)附屬懿花園幼兒園）