高校電子檔案單套制管理研究

張巍筠

（北華航天工業(yè)學(xué)院 河北 廊坊 065000）

0 引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和國(guó)家數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智慧校園建設(shè)的推動(dòng)，高校不斷普及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，催生了海量的原生電子文件，在此背景下，雙套制管理的弊端日益凸顯，電子文件歸檔與電子檔案管理的模式面臨新的變革，電子檔案單套制管理逐漸得到國(guó)家和檔案學(xué)界的認(rèn)同，正逐步取代雙套制成為新的發(fā)展趨勢(shì)。但我們也應(yīng)看到單套制的實(shí)施也面臨著許多風(fēng)險(xiǎn)與難題，高校檔案工作也具有自身的復(fù)雜性，需要我們立足實(shí)際，研究與制定適應(yīng)高校單套制管理的策略。

1 單軌制與單套制、雙軌制與雙套制概念辨析

在電子檔案歸檔與管理的理論研究和實(shí)踐工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“軌”與“套”“單軌制與單套制”“雙軌制與雙套制”等概念混淆，表述不清的情況，極易引起誤解和理解偏差，明確相關(guān)概念的內(nèi)涵才能順利開(kāi)展工作，并做到有的放矢。

“軌”是指文件在生成、流轉(zhuǎn)直至歸檔節(jié)點(diǎn)的生命周期期間的存在形式，是針對(duì)業(yè)務(wù)流程來(lái)說(shuō)的。

“套”是指文件在歸檔之后的存在形式，是針對(duì)載體形態(tài)來(lái)說(shuō)的?！疤住钡母拍顟?yīng)注意與“份”相區(qū)別，“雙套”是文件內(nèi)容相同，載體形態(tài)不同的兩個(gè)文件，“雙份”是文件內(nèi)容與載體形態(tài)等完全一致的兩個(gè)文件，是對(duì)文件數(shù)量的說(shuō)明[1]。

1.1 單軌制與單套制

單軌制是指文件在生成、流轉(zhuǎn)直至歸檔節(jié)點(diǎn)期間，僅以紙質(zhì)或電子一種形式存在運(yùn)轉(zhuǎn)，若文件僅以紙質(zhì)形式生成與流轉(zhuǎn)則是紙質(zhì)單軌制，若文件僅以電子形式生成與流轉(zhuǎn)則是電子單軌制。

單套制是指文件僅以傳統(tǒng)載體或電子形式其中一種載體形態(tài)進(jìn)行歸檔保存，若只歸檔紙質(zhì)文件則是紙質(zhì)單套制，若只歸檔電子檔案則是電子單套制。

紙質(zhì)單軌制、電子單軌制、紙質(zhì)單套制、電子單套制四種形式兩兩組合，可以得到兩種文件歸檔與管理模式?！凹堎|(zhì)單軌制+紙質(zhì)單套制”是僅以紙質(zhì)形式運(yùn)行流轉(zhuǎn)并且僅以紙質(zhì)形式歸檔保存的管理模式，這是最為傳統(tǒng)的檔案管理模式；“電子單軌制+電子單套制”是僅以電子形式運(yùn)行流轉(zhuǎn)并且僅以電子形式歸檔保存的管理模式，這是數(shù)字時(shí)代電子檔案歸檔模式改革的趨勢(shì)和題中之義，本文討論電子檔案單套制即是指這種模式，是以電子形式在電子設(shè)備中生成與流轉(zhuǎn)，并僅以電子形式歸檔和管理的方式。

1.2 雙軌制與雙套制

雙軌制是指文件在生成、流轉(zhuǎn)直至歸檔節(jié)點(diǎn)期間，以紙質(zhì)和電子兩種形式存在，有些環(huán)節(jié)以電子形式運(yùn)轉(zhuǎn)，另一些環(huán)節(jié)以紙質(zhì)形式運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)踐工作中這種情況很常見(jiàn)，例如電子公文審批，文件的起草、流轉(zhuǎn)都在OA系統(tǒng)中運(yùn)行，但是審批環(huán)節(jié)因?yàn)橐恍┨厥馇闆r經(jīng)常需要打印出紙質(zhì)文件線下進(jìn)行簽發(fā)，這就造成了同一文件辦理流轉(zhuǎn)過(guò)程中具有兩種存在形式，加劇了歸檔與管理工作的復(fù)雜性與難度。

雙套制是指文件以傳統(tǒng)載體和電子形式兩種載體形態(tài)進(jìn)行歸檔保存，本文所討論的是以紙質(zhì)和電子兩種載體歸檔和管理的方式。

高校檔案工作實(shí)踐中長(zhǎng)期所面臨的情況仍然是雙軌制與雙套制，隨著辦公自動(dòng)化與業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的不斷發(fā)展，面臨電子文件數(shù)量的激增，電子單軌制+電子單套制的電子檔案歸檔與管理模式勢(shì)必成為未來(lái)的發(fā)展方向。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案是指高等學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有憑證、查考和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的原始記錄。它除了具有原始性、真實(shí)性等檔案的基本特征外，還具有與其他行業(yè)與領(lǐng)域檔案資料不同的特性。

高校檔案資料涵蓋的類別多樣，按照高校檔案實(shí)體分類法可以劃分為黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、產(chǎn)品、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物11大類，按照檔案性質(zhì)可以劃分為文書(shū)、教學(xué)、科技、會(huì)計(jì)等類型，總得來(lái)說(shuō)門類多樣、數(shù)量浩大，而且有些門類如科技、會(huì)計(jì)等具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，不同種類業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件數(shù)量巨大、格式復(fù)雜，歸檔與管理的難度大。僅僅依靠過(guò)去傳統(tǒng)的歸檔與管理方式難以適應(yīng)和把握。

高校的業(yè)務(wù)職能部門較多，高校檔案的歸檔來(lái)源分散，且不同部門檔案整理與歸檔水平各異，參差不齊，對(duì)檔案信息化的重視與接受程度也差距較大，形成的電子文件更是存在于各自獨(dú)立的不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，互相不可兼容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件通常無(wú)法全部實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)際工作中純電子版文件、純紙質(zhì)版文件、電子與紙質(zhì)混合版文件都會(huì)存在[2]，因此，現(xiàn)階段各高校文書(shū)類檔案采取的依然是傳統(tǒng)的雙套制歸檔與管理模式，其他類別的檔案，如基建、會(huì)計(jì)、科研等依然采取紙質(zhì)檔案的歸檔與管理模式?？傮w來(lái)說(shuō)，高校檔案管理尤其是電子檔案管理情況復(fù)雜，基礎(chǔ)較弱，信息化發(fā)展水平相對(duì)滯后，需要順應(yīng)現(xiàn)階段電子檔案發(fā)展的大趨勢(shì)，緊抓數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，不斷推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的深度發(fā)展。

3 高校電子檔案單套制管理的必要性與可行性

3.1 必要性

電子政務(wù)和智慧校園建設(shè)不斷深入，無(wú)紙化辦公應(yīng)用不斷普及，高校在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生海量的原生電子文件，電子文件逐漸成為各項(xiàng)活動(dòng)的主流記錄方式，從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，電子文件終將逐步取代紙質(zhì)文件，文件歸檔工作的重點(diǎn)也應(yīng)順應(yīng)這種趨勢(shì)，向電子文件傾斜，現(xiàn)階段采用的紙質(zhì)+電子檔案的雙套制歸檔方式已不再適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需求，并且雙套制管理的弊端也日益凸顯，迫切需要?jiǎng)?chuàng)新與改革歸檔方式，由紙質(zhì)檔案+電子檔案雙套制向電子檔案單套制的轉(zhuǎn)變具有其必要性。

一是降低工作成本，提升工作效率。雙套制模式下，高校檔案人員既需要管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子檔案，還需要管理對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，工作量大幅增加且效率低下，單套制管理將不再需要打印紙質(zhì)副本，并且不必按照傳統(tǒng)的收集、分類、整理、編目等環(huán)節(jié)進(jìn)行立卷，在線歸檔不但提高工作效率而且可以避免重復(fù)性勞動(dòng)，大力節(jié)省人力、物力等資源的消耗。

二是克服備份依賴，尊重電子檔案原生狀態(tài)。電子檔案歸檔應(yīng)尊重文件的原生狀態(tài)，若文件生成的形式即是電子形式，則應(yīng)以電子形式歸檔。電子檔案管理的主體是電子形式的文件，不應(yīng)將紙質(zhì)文件納入其中，更不能依賴紙質(zhì)文件來(lái)保障電子檔案的真實(shí)性與完整性。但是雙套制管理模式下，檔案工作人員對(duì)紙質(zhì)副本具有強(qiáng)烈的依賴性，認(rèn)為紙質(zhì)副本是對(duì)電子檔案的完全復(fù)制，可以長(zhǎng)期保存，從而忽略對(duì)電子檔案背景信息、元數(shù)據(jù)的收集，也缺乏對(duì)電子檔案的定期抽查與備份、遷移等管理，極易造成電子檔案要素缺失，導(dǎo)致其完整性與真實(shí)性受損[3]。另外，業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件種類、格式復(fù)雜，如數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、超文本等，這類信息紙質(zhì)載體無(wú)法同等呈現(xiàn)，也易造成檔案的不完整與缺失[4]。

3.2 可行性

一是政策法規(guī)支持引導(dǎo)，電子檔案法律地位逐步確立。近年來(lái)國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的政策法規(guī)不斷出臺(tái)，對(duì)電子檔案單套制管理由限制逐步轉(zhuǎn)向支持引導(dǎo)，并進(jìn)一步明確了電子檔案的法律效力。法律與政策的規(guī)定與要求，充分體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)于電子檔案法律地位的認(rèn)可，為實(shí)行電子檔案單套制歸檔提供了引導(dǎo)與保障，對(duì)于高校乃至全國(guó)各行各業(yè)的電子檔案歸檔工作都具有重要的指導(dǎo)作用。

二是單套制試點(diǎn)工作逐步推進(jìn)，提供可供借鑒的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。近年來(lái)，全國(guó)已有多家單位積極開(kāi)展電子文件歸檔及電子檔案單套制管理的試點(diǎn)工作，探索與積累了許多先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。上海自貿(mào)區(qū)率先開(kāi)展實(shí)踐探索，電子檔案單套制模式在全自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行并復(fù)制推廣經(jīng)驗(yàn)；浙江省進(jìn)行行政審批電子檔案單套制管理模式探索；上海市高級(jí)人民法院探索電子卷宗“混合單套制”管理試點(diǎn)。各行各業(yè)的試點(diǎn)工作穩(wěn)步推進(jìn)，試點(diǎn)范圍逐步擴(kuò)大，為高校電子檔案單套制管理工作的實(shí)行積累了大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

三是信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為電子檔案單套制管理創(chuàng)造了技術(shù)條件。電子檔案單套制管理模式要想成功實(shí)行必須要確保電子文件和電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性與長(zhǎng)期保存，需要解決電子文件接收、電子檔案管理與長(zhǎng)期保存的難題[5]。近年來(lái)數(shù)字簽名、電子簽章、身份認(rèn)證、安全備份等技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用為解決這些難題提供了技術(shù)支持，各單位的信息化水平進(jìn)步明顯，實(shí)行電子檔案單套制管理的技術(shù)條件逐步走向成熟。

四是高校本身科研與人才優(yōu)勢(shì)顯著。各地試點(diǎn)單位的成功實(shí)踐離不開(kāi)各地高水平的信息化技術(shù)水平和大量專業(yè)人才，高校是科研人才匯集的場(chǎng)所，科技研發(fā)能力強(qiáng)大，具備得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

4 高校實(shí)行電子檔案單套制管理面臨的問(wèn)題與解決策略

4.1 面臨的問(wèn)題

一是缺乏適用于高校電子檔案工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系。近年來(lái)，隨著國(guó)家信息化建設(shè)的深入發(fā)展，陸續(xù)出臺(tái)了一系列電子文件相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，其中缺乏能夠完全適用于高校電子檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系，高校電子檔案工作與政府機(jī)關(guān)、企業(yè)等領(lǐng)域或行業(yè)相比具有其獨(dú)特性與復(fù)雜性，除文書(shū)檔案外的其他門類電子檔案無(wú)法完全參照歸檔文件整理規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)工作，高校電子文件歸檔分類體系、著錄規(guī)則、檔號(hào)的編制、長(zhǎng)期保存要求等標(biāo)準(zhǔn)與配套規(guī)范亟需出臺(tái)[2]。

二是高校檔案信息化軟、硬件設(shè)施及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)不足，無(wú)法滿足電子檔案單套制管理需求。許多高校的檔案信息化建設(shè)前期投入不足，基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，軟、硬件設(shè)施及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)本身存在很多問(wèn)題，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到電子檔案單套制歸檔的技術(shù)要求，無(wú)法確保電子檔案在線歸檔的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性與歸檔后的長(zhǎng)期保存?，F(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，在電子文件管理方向取得了較多突破，但是技術(shù)發(fā)展仍不完善，并沒(méi)有完全成熟，在許多方面仍存在較大的安全隱患。

三是高校檔案部門、業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門之間缺乏協(xié)同合作。高校職能部門眾多，每個(gè)部門生成的電子檔案類別與格式不盡相同，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間互不兼容，系統(tǒng)搭建之初缺乏針對(duì)電子檔案歸檔的整體規(guī)劃，無(wú)法做到前端控制與全流程統(tǒng)一管理，這些工作無(wú)法由檔案部門單獨(dú)完成，需要調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門共同參與，協(xié)同配合。

四是缺乏兼具檔案管理與信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。電子檔案單套制管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，復(fù)雜度高、專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與信息技術(shù)素養(yǎng)提出了更高的要求。

4.2 解決策略

一是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式，提升電子文件歸檔和電子檔案單套制管理意識(shí)。高校電子檔案歸檔管理模式的變革必然會(huì)伴隨著思想觀念的更新與認(rèn)知的改變，傳統(tǒng)的雙套制歸檔思維方式已經(jīng)逐步滯后于國(guó)家數(shù)字轉(zhuǎn)型和智慧校園建設(shè)的時(shí)代發(fā)展要求，高校檔案工作人員要打破思維局限，加大對(duì)電子檔案單套制管理的法律、法規(guī)和價(jià)值宣傳，使高校領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員逐步意識(shí)到電子檔案單套制管理變革的必要性與可行性，不斷謀求軟硬件建設(shè)的資金和人力支持。

二是構(gòu)建高校電子文件歸檔和電子檔案單套制管理標(biāo)準(zhǔn)體系，建立健全配套制度和管理措施。高校電子檔案歸檔模式由雙套制向單套制變革，其制度措施和管理方式必然要發(fā)生改變，如電子文件歸檔分類體系、著錄規(guī)則、檔號(hào)的編制、長(zhǎng)期保存要求等都亟需出臺(tái)，應(yīng)從國(guó)家層面，立足于高校電子檔案工作實(shí)際盡快建立健全適用于高校單套制歸檔模式的制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，為今后高校電子檔案單套制管理與運(yùn)行提供政策與法規(guī)依據(jù)。

三是做好頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，選擇信息化基礎(chǔ)較好、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)、有條件的高校開(kāi)展電子檔案單套制管理試點(diǎn)工作。采取先試點(diǎn)后推廣的方式，分批次、分步驟實(shí)施，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修正，逐步積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，再將工作全面鋪開(kāi)。各高校內(nèi)部推行電子單套制管理工作也應(yīng)做好校級(jí)頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門，選擇電子公務(wù)文書(shū)檔案為試點(diǎn)，分批次、分步驟實(shí)施，逐步向其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子檔案推廣。

四是建立高校檔案部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門共同參與的協(xié)同歸檔機(jī)制，成立單套制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，立足本校工作實(shí)際，對(duì)電子文件進(jìn)行前端控制和全程管理，共同研究制定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和風(fēng)險(xiǎn)控制策略，明確各部門責(zé)任與分工，同心協(xié)作，共同推進(jìn)[6]。

五是加強(qiáng)技術(shù)攻關(guān)，與專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)展開(kāi)合作，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全。實(shí)現(xiàn)3點(diǎn)：一是檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接；二是檔案管理系統(tǒng)支持電子簽章、電子認(rèn)證等技術(shù)的綜合運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)各部門對(duì)數(shù)據(jù)的互信互認(rèn)；三是檔案管理系統(tǒng)能夠定期對(duì)電子文件數(shù)量、種類和質(zhì)量等指標(biāo)進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控和抽檢[4]。

六是創(chuàng)建人員培訓(xùn)機(jī)制，建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍。高校電子檔案單套制管理對(duì)檔案工作人員提出了更高要求，要加大對(duì)檔案工作人員的繼續(xù)教育，不斷增強(qiáng)其專業(yè)技能與信息化技術(shù)素養(yǎng)，創(chuàng)建培訓(xùn)機(jī)制，培養(yǎng)兼具檔案管理與信息技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才，為高校電子檔案單套制管理提供切實(shí)的人力支撐與保障[7]。

5 結(jié)語(yǔ)

伴隨著現(xiàn)代信息社會(huì)無(wú)紙化辦公進(jìn)程，高校在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生海量的電子文件，電子文件數(shù)量的激增與類型的多元化對(duì)傳統(tǒng)的電子檔案雙套制管理模式提出了巨大挑戰(zhàn)，雙套制歸檔效率低下、資源浪費(fèi)等管理弊端日益凸顯，隨著信息技術(shù)水平的提升，電子檔案的真實(shí)性、完整性與長(zhǎng)期保存技術(shù)也獲得較大突破，電子檔案歸檔模式由雙套制向單套制的變革成為必然趨勢(shì)。但是這種變革不是一蹴而就的，更不可操之過(guò)急，身為高校檔案工作者既要看到單套制管理的必要性與可行性，積極擁抱趨勢(shì)，也要看到其發(fā)展過(guò)程面臨的風(fēng)險(xiǎn)，必須謹(jǐn)慎對(duì)待，要立足工作實(shí)際，穩(wěn)妥務(wù)實(shí)地不斷推動(dòng)與探索高校電子檔案單套制管理進(jìn)程。