辦公自動化中計算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用探析

孫洪慶

（大慶龍南醫(yī)院 黑龍江 大慶 163000）

0 引言

辦公自動化是信息時代下提出的新觀念，其主要是將傳統(tǒng)的辦公室辦公方式和現(xiàn)代計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面結(jié)合起來的新型辦公方式[1]。辦公自動化屬于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物，在以往的辦公室辦公中，人力是關(guān)鍵，借助人力資源來做到資料查找、翻閱、記錄，整個過程相對較長、耗時多。而辦公自動化則是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來代替人力完成這些操作，并且還能實現(xiàn)信息的快速傳遞，能很好地提升辦公效率。

1 辦公自動化的內(nèi)涵

對于辦公自動化，是相較于傳統(tǒng)手工辦公的概念，其主要是借助現(xiàn)代信息化手段來實現(xiàn)辦公，是對傳統(tǒng)手工辦公的改革創(chuàng)新。其通過現(xiàn)代化信息手段對復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息、資料進(jìn)行智能化整理分析，在很大程度上促進(jìn)了辦公效率提升，改變了傳統(tǒng)的辦公工作方式[2]。辦公自動化的核心是通過計算機(jī)信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，來改變傳統(tǒng)的辦公處理方式，其特點(diǎn)主要有以下幾個方面。

1.1 安全性

通過辦公自動化的開展，能在極大程度上促進(jìn)數(shù)據(jù)安全性的提升，可以很好地保護(hù)重要的文件，減少了人為操作失誤引起的損失，確保了信息安全程度，同時也有效促進(jìn)了辦公效率的提升。

1.2 智能性

辦公自動化對數(shù)據(jù)信息的處理并不是機(jī)械的變化，而是借助高質(zhì)量的算法、處理方式，對辦公中的各種情況開展智能化辨析，從中選出最佳的解決方案，計算機(jī)本身的運(yùn)算速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過人工計算方式，并且計算機(jī)運(yùn)算更容易找到最優(yōu)的問題解決路徑[3]。

2 辦公自動化中計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用存在的問題

辦公自動化的實現(xiàn)需要計算機(jī)信息技術(shù)的大力支持，而從當(dāng)前辦公自動化中計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀看，還存在一些問題。

2.1 對硬件設(shè)施不重視

計算機(jī)信息技術(shù)支撐下的辦公自動化方式需要有相應(yīng)的硬件設(shè)施支撐。在實踐中，有的管理層存在這樣的思想觀念，認(rèn)為只要在辦公室中購買相應(yīng)的軟件，就做到了辦公自動化，這種思想是存在明顯錯誤的。在辦公自動化中無論是一個計算機(jī)，還是服務(wù)器，都需要相應(yīng)的硬件設(shè)施，只有保證了硬件設(shè)施的高效運(yùn)作，才可以為辦公自動化提供良好保障[4]。

2.2 部分辦公人員綜合素質(zhì)較差

辦公自動化的發(fā)展對辦公人員本身的綜合素質(zhì)有極高要求，但是在實踐中有一部分辦公人員的綜合素質(zhì)相對比較低，很難靈活應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)完成日常辦公。對辦公室工作人員來說，其不管是學(xué)習(xí)新技術(shù)，還是接受新的內(nèi)容，都需要一定時間，很多企業(yè)會直接升級辦公自動化，然后要求辦公人員直接操作，很少考慮到辦公人員的實際情況，也沒有對其進(jìn)行必要的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致其難以勝任辦公自動化工作需求。此外，還有辦公人員在操作中會出現(xiàn)各種失誤，從而引起了諸多數(shù)據(jù)信息的泄露，這就會對企業(yè)的發(fā)展帶來負(fù)面影響。

3 辦公自動化中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢及策略

3.1 計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

辦公自動化是依托計算機(jī)信息技術(shù)，對企業(yè)的所有辦公流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，其包含了文件管理、人事管理、信息傳遞、業(yè)務(wù)流程處理等方面。計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾方面。

3.1.1 規(guī)范業(yè)務(wù)流程

在以往的辦公處理中，辦公人員很少嚴(yán)格執(zhí)行辦公流程規(guī)范，經(jīng)常會出現(xiàn)由于工作優(yōu)先級、重要性而跳過工作流程的情況，引起了辦公混亂問題。通過辦公自動化的實施，能讓辦公人員借助計算機(jī)信息技術(shù)來處理各類事物，并且能配合辦公事項的動態(tài)化改變進(jìn)行合理處置，有助于辦公人員更加規(guī)范地完成各項工作[5]。

3.1.2 降低辦公成本

在過去的辦公業(yè)務(wù)中，需要用到很多紙質(zhì)文件，即便是用到了計算機(jī)也僅僅是將紙質(zhì)文件中的內(nèi)容存儲到計算機(jī)系統(tǒng)中，在此過程中會耗費(fèi)工作人員大量的時間及精力，影響辦公效率[6]。將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中，可以借助計算機(jī)信息技術(shù)的文件處理能力對各類文件進(jìn)行分類，確定辦公優(yōu)先級，從中篩選出最重要的信息，幫助辦公人員實現(xiàn)對文件的整理，有效節(jié)約了辦公時間。同時在以往的辦公中交流需要用到電話、手機(jī)等設(shè)備，計算機(jī)信息技術(shù)融入辦公自動化中，可以為辦公自動化提供更加專業(yè)的交流平臺，其便捷性、適用性更強(qiáng)，能在極大程度上方便辦公，降低了辦公成本。

3.1.3 提升信息利用率

在日常辦公中，做好辦公數(shù)據(jù)處理工作是很關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，而在傳統(tǒng)辦公模式下，辦公人員無法準(zhǔn)確地記憶各種辦公信息，有很多數(shù)據(jù)信息需要反復(fù)的計算查找才能確認(rèn)使用。而辦公自動化的應(yīng)用可以很好地解決這些問題，借助辦公自動化能分門別類地提取各個部門事務(wù)信息，從而針對性地應(yīng)用數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)了信息利用率提升[7]。

3.2 強(qiáng)化數(shù)據(jù)處理

在辦公自動化中，計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用的主要作用之一就是提高數(shù)據(jù)處理水平。借助計算機(jī)信息技術(shù)，不僅可以對平常辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，還能對文本數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、單位資料、員工信息、檔案信息等進(jìn)行全面處理，借助結(jié)構(gòu)化的方式進(jìn)行處理，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，收集全方位的辦公信息，辦公人員在應(yīng)用這些數(shù)據(jù)時，就可以從數(shù)據(jù)庫中及時提取，提升了其辦公效率[8]。在實際辦公中，對于高層次的數(shù)據(jù)，還可以設(shè)置不同的關(guān)鍵詞及查詢內(nèi)容，借助計算機(jī)系統(tǒng)的收集技術(shù)，讓看似沒有邏輯、沒有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)相互轉(zhuǎn)化，從而得到準(zhǔn)確的關(guān)鍵內(nèi)容。并且在數(shù)據(jù)處理完以后，在展現(xiàn)方式上也有極大改變，不再是傳統(tǒng)的方正表格、黑紙白字，可以是數(shù)據(jù)圖表，也可以是PPT，有效促進(jìn)了辦公數(shù)據(jù)處理水平。另外，在進(jìn)行文件修復(fù)時，也可以利用計算機(jī)信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)撤回、修復(fù)，能幫助辦公人員在操作錯誤后及時修正，增強(qiáng)了辦公質(zhì)量。最后，通過計算機(jī)信息技術(shù)還可以實現(xiàn)文件、文檔的加密設(shè)置，針對不同等級、不同優(yōu)先級的文件設(shè)置不同密碼，滿足不同信息使用者的要求。

3.3 網(wǎng)絡(luò)信息傳輸

在辦公自動化領(lǐng)域中，計算機(jī)信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)信息傳輸方面的應(yīng)用表現(xiàn)在3 個方面：（1）信息傳輸。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息傳輸選擇也更加多樣化，在辦公自動化中關(guān)于信息傳輸不僅要滿足快捷、高效的要求，還需要具備良好的安全性能，特別是在萬物互聯(lián)的大背景下，保證信息傳輸安全是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在辦公自動化信息傳輸過程中，通過計算機(jī)信息技術(shù)能對相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理，這就能在很大程度上確保信息傳輸不會發(fā)生泄露。（2）無線網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于辦公自動化中。無線網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的覆蓋范圍，并且現(xiàn)代辦公也朝著無線網(wǎng)絡(luò)的方向發(fā)展，通過計算機(jī)信息技術(shù)，可以進(jìn)一步提高無線網(wǎng)絡(luò)本身的穩(wěn)定新、安全性，優(yōu)化調(diào)整無線網(wǎng)絡(luò)的功能，如借助移動端實現(xiàn)高效查詢辦公文件，實現(xiàn)手機(jī)辦公、智能終端辦公，提升了辦公普及性，強(qiáng)化了辦公效率。（3）網(wǎng)絡(luò)會議使用。網(wǎng)絡(luò)會議是當(dāng)前辦公中比較常見的一種會議召開方式，特別是在跨地區(qū)、跨國界會議中，而在此過程中辦公文化傳輸工作是很重要的，在過去受硬件設(shè)備等因素的影響，會出現(xiàn)信息傳輸失真的情況。在辦公自動化中，通過計算機(jī)信息處理技術(shù)的使用，可以進(jìn)一步優(yōu)化辦公文化傳輸，確保傳輸質(zhì)量，并且在此基礎(chǔ)上促進(jìn)了遠(yuǎn)程辦公質(zhì)量的提高，強(qiáng)化了遠(yuǎn)程辦公效率。

3.4 辦公精細(xì)化與個性化

計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中，能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)管理從集約化向精細(xì)化、個性化的方向發(fā)展。對于不同的行業(yè)，其辦公處理標(biāo)準(zhǔn)是存在一定差異的，計算機(jī)信息技術(shù)也會隨著行業(yè)特征做出適宜的調(diào)整、優(yōu)化，滿足不同客戶、辦公人員的實踐操作需求，推動了辦公業(yè)務(wù)處理水平提升[9]。

在計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用中，圖文制作演示是比較常見的，辦公人員可以結(jié)合自身的工作需求，對相應(yīng)的圖片視頻、聲音進(jìn)行辯護(hù)處理，設(shè)計成自己喜歡的形式，通過幻燈片的方式展現(xiàn)出來。圖文制作及演示可以進(jìn)一步增強(qiáng)文字表達(dá)的形象性，更容易突出表達(dá)主題。辦公人員在日常工作中涉及大量的文字信息處理工作，如合同、報告、文件等處理，工作人員可以借助計算機(jī)信息技術(shù)來實現(xiàn)對文字信息的處理。同時文字處理在表格、圖形等方面也有良好應(yīng)用，辦公人員可以根據(jù)應(yīng)用需求來實現(xiàn)文字圖片的整合，便于信息查閱管理[10]。

在企業(yè)日常辦公中電子表格的應(yīng)用也是比較常見的，一些復(fù)雜的工作內(nèi)容都需要借助電子表格來處理相關(guān)內(nèi)容，這樣既能提升數(shù)字處理效率，又能提升工作人員的工作質(zhì)量。特別是在財務(wù)工作、人事人員管理中，電子表格發(fā)揮著十分重要的作用。此外，辦公人員還可以借助計算機(jī)信息技術(shù)對平常的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，保證數(shù)據(jù)信息處理的規(guī)范性、有效性。企業(yè)在發(fā)展生產(chǎn)中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，借助計算機(jī)信息技術(shù)的數(shù)據(jù)處理功能可以實現(xiàn)對這些數(shù)據(jù)信息的集中收集、處理、應(yīng)用，對于企業(yè)發(fā)展十分有利。

3.5 強(qiáng)化相關(guān)人員綜合素質(zhì)

辦公自動化發(fā)展中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用已成必然趨勢，而這也需要辦公室工作人員本身具有良好的素質(zhì)。在實踐中，辦公室工作人員必須具備文字、數(shù)據(jù)、視頻、圖文等處理技術(shù)，可以熟練地應(yīng)用相關(guān)辦公自動化軟件來完成平常業(yè)務(wù)處理工作。對此在實踐中企業(yè)還應(yīng)該關(guān)注辦公室工作人員的素養(yǎng)培育，定期開展再教育活動，逐步提高其綜合水平。同時企業(yè)也要積極招聘優(yōu)秀現(xiàn)代辦公室工作人員，調(diào)整人力資源結(jié)構(gòu)，為辦公自動化開展奠定基礎(chǔ)。

4 計算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用方式

4.1 Web2.0 技術(shù)

在辦公室自動化應(yīng)用中，計算機(jī)信息處理技術(shù)是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其可以在很大程度上推動辦公水平的提高。從當(dāng)前辦公自動化開展?fàn)顩r看，Web2.0技術(shù)具有廣泛的應(yīng)用，這種技術(shù)屬于比較成熟、先進(jìn)的計算機(jī)信息處理方式，其可以為辦公室辦公人員提供全面的服務(wù)平臺。在實際辦公中工作人員可以通過進(jìn)入APP 平臺，實現(xiàn)互動交流，并且工作人員還可以借助Web2.0 技術(shù)與行業(yè)精英進(jìn)行互動，或者是構(gòu)建相應(yīng)的客戶關(guān)聯(lián)交流群，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[11]。通過Web2.0 技術(shù)的使用，能全方位減少地區(qū)、距離造成的影響，促進(jìn)了辦公工作效率提升。

4.2 B/S 型結(jié)構(gòu)

在信息處理系統(tǒng)中，B/S型結(jié)構(gòu)是很重要的一個部分，這種結(jié)構(gòu)是在過去的C/S 型結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，屬于新型計算機(jī)信息處理結(jié)構(gòu)，其涉及接口、Web 服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器等3 層。在接口層面能保持系統(tǒng)與用戶之間的信息連接，借助B/S 型結(jié)構(gòu)程序，讓用戶連接瀏覽器實現(xiàn)上網(wǎng)。在接口服務(wù)請求發(fā)出以后，Web 服務(wù)器可以收到相應(yīng)的信息，并按照既定程序向客戶反饋、回復(fù)信息，通過B/S 型結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫，與Web 服務(wù)器協(xié)同配合，實現(xiàn)對用戶獲取數(shù)據(jù)信息的保存。

在辦公自動化中，工作人員可以借助B/S型結(jié)構(gòu)，快速、準(zhǔn)確地瀏覽相關(guān)網(wǎng)頁，做到網(wǎng)絡(luò)化辦公。并且工作人員還能結(jié)合具體的工作要求，借助瀏覽器發(fā)出工作請求，服務(wù)器在接收到信息以后，會快速地處理請求信息，并將處理結(jié)果反饋給員工。B/S 型結(jié)構(gòu)在辦公自動化中具有很明顯的優(yōu)勢，能很好地提升辦公信息處理速度，工作人員可以實時訪問瀏覽器，如果想要處理信息或者是轉(zhuǎn)化信息，僅需要安裝相應(yīng)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫就可以做到。同傳統(tǒng)的辦公方式相比，B/S 型結(jié)構(gòu)操作更加簡單，能讓工作人員輕松地做到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)切換。

4.3 推進(jìn)辦公智能化發(fā)展

在信息化時代下智能化已經(jīng)成為各個領(lǐng)域的發(fā)展重心，對辦公室自動化發(fā)展來說，注重日常辦公智能化發(fā)展具有十分重要的意義。辦公智能化主要是借鑒先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、設(shè)備來推動辦公自動化水平的提升。計算機(jī)信息技術(shù)是實現(xiàn)辦公智能化的重要途徑，也是辦公信息化發(fā)展的主力，借助計算機(jī)技術(shù)能全面提高辦公室信息智能化處理水平。當(dāng)前在辦公室工作中，借助信息化技術(shù)實施智能化業(yè)務(wù)處理，能很好地優(yōu)化辦公流程，所以企業(yè)在實際工作中應(yīng)該結(jié)合具體工作情況來選擇適宜的辦公處理軟件，推動辦公智能化建設(shè)。

在當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)處理中，圖文視頻技術(shù)是比較常用的一種自動化方式，借助圖文視頻技術(shù)能突破空間方面的障礙，提升交流便捷性，并且這種技術(shù)還具備技術(shù)操作簡單、圖文制作效率高等優(yōu)勢，如通過PPT 處理辦公室的各種圖文資料信息等，或者是借助其他辦公軟件來整合處理信息資源。視頻技術(shù)是當(dāng)下辦公中應(yīng)用很廣的信息化技術(shù)，借助視頻技術(shù)開展視頻剪輯加工等操作，更容易強(qiáng)化宣傳效果，同時也能為網(wǎng)絡(luò)會議的開展提供便捷，對于辦公智能化推進(jìn)十分有利。

隨著5G 技術(shù)的全面發(fā)展，無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也較之過去有了很大發(fā)展。在現(xiàn)代生活、工作中，無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有很廣泛的應(yīng)用。無線網(wǎng)絡(luò)主要是用戶建立相應(yīng)的遠(yuǎn)距離無線連接數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，其涉及紅外線技術(shù)、射頻技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。在辦公自動化建設(shè)中，對網(wǎng)絡(luò)的要求相對比較高，通過5G 技術(shù)的使用則可以在很大程度上滿足辦公室日常辦公所需。

5 結(jié)語

新時期下，計算機(jī)信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，在企業(yè)辦公自動化中，通過計算機(jī)信息技術(shù)的使用，能全面促進(jìn)辦公效率、辦公水平的提升。因此在實踐中要進(jìn)一步關(guān)注計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用優(yōu)勢，并且要充分把握辦公自動化的內(nèi)涵，靈活運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)來推進(jìn)辦公自動化發(fā)展，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。