關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的思考*

中國(guó)民用航空飛行學(xué)院廣漢分院 徐菡湄

檔案是記載、傳播和傳承人類文明的重要載體，高校檔案作為檔案的重要組成部分同樣也記錄著高校的建設(shè)、發(fā)展和歷史文化[1]，隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理也朝著信息化建設(shè)發(fā)展，即檔案管理工作從實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)型和深化，但在高校檔案管理的實(shí)際工作中依舊更多地依賴手工操作，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)和高效檢索等技術(shù)沒(méi)有得到充分利用，其檔案管理的機(jī)制、理念和模式方法都已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代高校發(fā)展的需要，因此需要加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

首先，高校檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)和高校運(yùn)行發(fā)展的需要。高校作為當(dāng)代社會(huì)人才培養(yǎng)和技術(shù)創(chuàng)新的重要陣地，在運(yùn)行發(fā)展和人才培養(yǎng)過(guò)程中形成了大量檔案，由此大量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和調(diào)用需求倒逼高校檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求來(lái)建設(shè)和強(qiáng)化檔案資源的信息化利用和開(kāi)發(fā)，并且信息化的電子檔案無(wú)論是從大容量的儲(chǔ)存保管還是調(diào)用和資源共享方面都具備更大優(yōu)勢(shì)，更能滿足高校信息化發(fā)展中對(duì)教學(xué)、科研、學(xué)生管理等資料需求激增的要求。

其次，高校檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理工作質(zhì)效提升的需要。高校檔案管理的傳統(tǒng)方式為紙質(zhì)文檔、錄像帶等實(shí)物儲(chǔ)存，其存在的主要問(wèn)題之一便是實(shí)物資料在儲(chǔ)存過(guò)程中會(huì)由于主客觀等多方面因素影響而不可避免地出現(xiàn)老化、破損或遺失等問(wèn)題，而檔案管理的信息化建設(shè)則能夠在很大程度上克服以上弊端，同時(shí)檔案管理的信息化建設(shè)還能有效提高檔案信息的檢索和使用效率，有助于高校檔案資源的高效利用，從而更好地為學(xué)校教學(xué)、基建和科研等工作提供支撐。

最后，高校檔案管理的信息化建設(shè)是強(qiáng)化其公共服務(wù)功能和發(fā)揮社會(huì)效益的需要。高校檔案不僅記錄著學(xué)校的建設(shè)、發(fā)展和歷史文化，更包含有大量真實(shí)有效的學(xué)術(shù)研究數(shù)據(jù)和科研成果等原始資料憑證，不光是學(xué)校更是社會(huì)的寶貴財(cái)富。隨著高校教育及管理體制改革的深入推進(jìn)，高校檔案管理的社會(huì)公眾服務(wù)需求也在逐步擴(kuò)張，通過(guò)加強(qiáng)高校檔案的信息化建設(shè)可以充分利用電子版檔案信息資源為兄弟高校、公司企業(yè)以及社會(huì)大眾等不同機(jī)構(gòu)和不同群體提供信息資源服務(wù)，從而有效提高高校檔案的使用效率，更好發(fā)揮其社會(huì)效益。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及其原因

（一）檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不健全

高校檔案管理的信息化建設(shè)顧名思義就是用大數(shù)據(jù)的形式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字信息，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)媒介來(lái)記錄和儲(chǔ)存檔案信息及管理應(yīng)用，并且檔案管理的信息化建設(shè)通過(guò)將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子文件不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理在保存期限上的限制，還做到了一次錄入永久使用的便利，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化[2]。但是在對(duì)目前高校檔案管理工作及其信息化建設(shè)現(xiàn)狀的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大部分高校的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備尚不健全，雖然隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮和高校發(fā)展，其在硬件設(shè)施上已經(jīng)具備一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案管理部門的計(jì)算機(jī)數(shù)量也基本實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)，但是在如服務(wù)器、掃描儀以及防磁聲像柜等其他各種數(shù)字化硬件設(shè)備上卻略顯不足，在軟件設(shè)施上也缺乏高校自身的自主創(chuàng)新系統(tǒng)，在信息化建設(shè)上有著較強(qiáng)的依賴性，不利于高校檔案信息化管理的發(fā)展。

（二）缺乏專業(yè)的檔案信息化管理機(jī)構(gòu)和信息化專業(yè)人才

通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段高校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成效，有的學(xué)校成立了檔案資源建設(shè)部來(lái)開(kāi)展收集、著錄檔案信息及其數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，有的學(xué)校成立了數(shù)字化部門來(lái)負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與管理制度的建設(shè)和檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，有的學(xué)校成立了專門的信息技術(shù)室來(lái)推進(jìn)數(shù)字校園工程建設(shè)，完善檔案數(shù)字平臺(tái)，并研究通過(guò)移動(dòng)終端和遠(yuǎn)程服務(wù)來(lái)最大限度滿足需求者檔案提取的途徑和方法等，除此之外，部分高校正在持續(xù)推進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系的建設(shè)，推動(dòng)檔案管理信息化工作的深入開(kāi)展。但是仍有近一般的高校尚未設(shè)立專門的檔案信息化機(jī)構(gòu)，甚至有的高校出于檔案信息的安全考慮而放棄使用信息網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高校檔案館或綜合檔案室的設(shè)立也根據(jù)其學(xué)校的建校歷史、辦學(xué)規(guī)模和檔案數(shù)量等不同規(guī)模有著相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)論是在人員管理還是專業(yè)設(shè)備設(shè)施的配置上都有一定的專業(yè)要求[3]，部分高校在檔案信息化管理機(jī)構(gòu)方面的缺乏在一定程度上也影響了其檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

其次，高校檔案管理的信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的信息化人才，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是檔案管理人員的學(xué)歷水平總體偏低，目前高校在招聘檔案管理人員時(shí)對(duì)于招聘人員所修專業(yè)沒(méi)有硬性要求，真正所學(xué)專業(yè)為計(jì)算機(jī)專業(yè)或檔案類專業(yè)的人員較少，并且有相當(dāng)一部分高校檔案管理人員以兼職或副業(yè)為主，崗位的人員流動(dòng)性較大，從而導(dǎo)致檔案管理人員團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化程度偏低，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。二是高校管理人員對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)重視程度不足，加上檔案管理部門經(jīng)費(fèi)緊張，導(dǎo)致相關(guān)工作人員的受培訓(xùn)程度較低，因此更不利于檔案管理信息化建設(shè)工作的持續(xù)推進(jìn)。三是高校檔案管理崗位存在結(jié)構(gòu)性缺員現(xiàn)象，比如部分高校為了照顧人才引進(jìn)或其他高管家屬的就業(yè)問(wèn)題，會(huì)選擇將其安排在檔案管理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理崗位人員冗余，加上檔案管理崗位的工作人員以中老年人為主，無(wú)論是工作效率還是學(xué)習(xí)能力相較于年輕人都有所欠缺，不利于高校檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

（三）檔案信息化管理制度不健全

高校檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)健全的制度和規(guī)范的保障，雖然目前各高校在建設(shè)運(yùn)行過(guò)程中十分重視規(guī)章制度的建立和完善，在檔案管理工作上也基本具備了相對(duì)完善的規(guī)章制度，但是從信息化角度來(lái)看仍不健全，尤其是在檔案信息的安全和保密系統(tǒng)方面缺乏完善的管理規(guī)范，以及檔案的鑒定、歸檔以及銷毀流程、檔案管理信息化建設(shè)的電子設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)都缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的明文規(guī)定。比如檔案的歸檔在范圍和分類上不夠細(xì)致，容易出現(xiàn)檔案的錯(cuò)分和漏分等問(wèn)題，比如檔案的調(diào)取和共享在借閱權(quán)限設(shè)置和系統(tǒng)限制方面存在較大的漏洞，存在安全隱患，以及電子設(shè)備的維修和保養(yǎng)上沒(méi)有明確的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)，忽視了對(duì)硬件設(shè)施的保護(hù)等。

另一方面，高校檔案管理工作在安全保密軟硬件設(shè)施建設(shè)機(jī)制以及工作人員的安全保密意識(shí)方面都有所欠缺，高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中由于投入的資金有限，因此在防火墻、防盜、防線路截獲、電源保護(hù)等安全保密軟硬件設(shè)施建設(shè)上相對(duì)落后，其檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密性能也缺乏規(guī)范的檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，加上檔案管理人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，在工作過(guò)程中不按照安全保密規(guī)程操作而導(dǎo)致無(wú)意中泄密，以及機(jī)房重地缺乏完善的管理制度導(dǎo)致入侵者乘機(jī)入侵等，這是推進(jìn)高校檔案信息化管理過(guò)程中的一個(gè)短板。

（四）檔案信息化管理模式封閉固化

高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中雖然逐步加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用，但仍有相當(dāng)數(shù)量的高校仍以人工管理為主，并且在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用上也相對(duì)封閉固化，僅限于本校內(nèi)部機(jī)構(gòu)以及本院系或?qū)I(yè)內(nèi)的人員調(diào)取使用，一般不對(duì)外開(kāi)放，導(dǎo)致高校檔案管理的社會(huì)公共服務(wù)功能和效益無(wú)法充分發(fā)揮，并且檔案管理的信息化建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用仍停留在查閱服務(wù)上，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)和開(kāi)發(fā)效率低下，雖然部分高校探索建立了檔案網(wǎng)頁(yè)或網(wǎng)站服務(wù)，提供少量的檔案資源信息服務(wù)，算是一種創(chuàng)新和突破，但還是難以滿足信息化時(shí)代對(duì)高校檔案工作的要求[4]。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，加強(qiáng)基礎(chǔ)保障

首先要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)高校師生員工檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)。高校檔案管理的信息化建設(shè)工作不是單純用信息技術(shù)取代傳統(tǒng)實(shí)物檔案管理，而是長(zhǎng)期地從思想到管理模式的深刻轉(zhuǎn)變，因此需要引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)和設(shè)備，同時(shí)引導(dǎo)高校領(lǐng)導(dǎo)層及檔案管理崗位工作人員轉(zhuǎn)變管理理念、樹(shù)立正確的檔案信息化管理意識(shí)，這就要求高校要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的宣傳力度，引導(dǎo)師生認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，以贏得廣大師生的支持。

其次要引起高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視，為其建設(shè)工作的順利開(kāi)展提供保障。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中離不開(kāi)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和專業(yè)人才的支撐，以及充足的資金保障，而這些大量的人力、物力和財(cái)力的投入離不開(kāi)高校領(lǐng)導(dǎo)層在政策上的支持和幫助，因此高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，能有效地保障建設(shè)過(guò)程中所需的資源供給，有利于檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，為其建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）完善檔案信息資源管理制度

首先，要完善檔案的歸檔制度，以雙軌歸檔的形式提高檔案錄入和儲(chǔ)存的完整性和安全性。雙軌歸檔制度即實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案與電子檔案的雙向保存，除紙質(zhì)檔案的常規(guī)歸檔外，還要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息的精準(zhǔn)錄入和實(shí)時(shí)補(bǔ)充與更新，提高檔案儲(chǔ)存的效率以及調(diào)取和共享的便捷性和靈活性。

其次，要完善檔案的保管和保密制度，嚴(yán)防檔案信息泄露。傳統(tǒng)的檔案管理由于傳播路徑較為單一，因此檔案信息在保管上相對(duì)安全，而檔案管理信息化建設(shè)通過(guò)采用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然提高了檔案管理的水平，但也改變了檔案信息的傳播速度和路徑，增大了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)論是對(duì)學(xué)生個(gè)人還是學(xué)校都有著不小的隱患，因此，有必要完善檔案保管保密制度，從而既能確保個(gè)人和學(xué)校信息的安全，也能促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）推進(jìn)數(shù)字檔案館藏，提高檔案資源開(kāi)發(fā)和利用效率

首先要改變檔案的編研方式以提高檔案信息化效率，在檔案管理的信息化建設(shè)中要積極推進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備的運(yùn)用，以提高檔案編研的有效性和準(zhǔn)確性，做好檔案的掃描、錄入、分類歸檔和保存等信息化建設(shè)的前端控制工作，更有助于提高檔案管理的完整性。

其次要積極推進(jìn)檔案館藏?cái)?shù)字化進(jìn)程，轉(zhuǎn)變檔案儲(chǔ)存模式[5]，這也是檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和實(shí)物資料以文件袋整理-裝袋-加封條和存箱的傳統(tǒng)儲(chǔ)存模轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游谋拘问胶蛨D像等數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存模式，更有利于后期檔案信息的檢索和提取，而信息化管理模式的建立和轉(zhuǎn)型離不開(kāi)信息化設(shè)備的支持，所以需要大力推進(jìn)檔案館藏?cái)?shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

最后要完善數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索方式來(lái)提高檔案信息的檢索效率和利用率。這就要求高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中要積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)檢索的實(shí)用性，同時(shí)針對(duì)檔案管理系統(tǒng)以目錄檢索為主要檢索方式的現(xiàn)狀，可以進(jìn)一步完善全文檢索的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)目錄和全文檢索的全數(shù)據(jù)庫(kù)檔案覆蓋，以提高信息獲取的速度和準(zhǔn)確性。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和信息化專業(yè)水平

一方面要加強(qiáng)專業(yè)教育，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。由于高校檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)涉及面廣、工作量大且保密要求極高的工作，因此更需要具有專業(yè)素質(zhì)的人才來(lái)從事和管理，針對(duì)目前高校檔案管理人員普遍學(xué)歷較低、專業(yè)性不足等檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題，高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)提供大量專業(yè)化的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和外出深造機(jī)會(huì)來(lái)提高相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，掌握信息化管理技術(shù)，從而大力推進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)的引進(jìn)和運(yùn)用。除專業(yè)要求外，還要提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，基于高校檔案管理工作的隱私性和機(jī)密性，檔案管理人員只有具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，才能避免檔案信息的泄露，尤其是在當(dāng)今媒體發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，良好的職業(yè)道德和修養(yǎng)更是成為檔案管理人員的必要素質(zhì)。

另一方面，高校也要積極引進(jìn)管理人才和信息化人才，從而優(yōu)化檔案信息化管理的人才團(tuán)隊(duì)，為檔案管理的信息化建設(shè)提供人才支撐。高校不僅是人才培養(yǎng)重地，也是學(xué)術(shù)研究和科研重地，檔案管理重要性不言而喻。面對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)中抓也人才的結(jié)構(gòu)性缺失，學(xué)校要從根本上轉(zhuǎn)變忽視檔案管理工作的態(tài)度，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入，引進(jìn)相關(guān)專業(yè)管理人才，留住人才，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，真正解決信息化建設(shè)中專業(yè)人才缺失問(wèn)題。

（五）全面做好檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障及保密工作

首先高校要加大安全保障技術(shù)和硬件設(shè)施的投入，減少安全漏洞。高校檔案管理信息化建設(shè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息安全是其建設(shè)的重要問(wèn)題，數(shù)字檔案館藏的建立對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)境和信息安全有著較高要求，因此務(wù)必要加大安全技術(shù)的投入，不僅要加入防盜和加密措施以防止數(shù)據(jù)被惡意篡改或因操作失誤而導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失[6]，還要在計(jì)算機(jī)傳輸過(guò)程中設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以防止電腦被惡意入侵或盜取數(shù)據(jù)，來(lái)全面保障計(jì)算機(jī)的安全運(yùn)行和數(shù)字檔案儲(chǔ)存及傳輸?shù)陌踩Ｃ苄浴?/p>

其次要建立和完善安全管理體制，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，不僅要在思想層面強(qiáng)化檔案管理人員的信息安全和保密意識(shí)，還要從管理體制層面結(jié)合獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)激勵(lì)其積極發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，規(guī)范和約束檔案管理人員的工作行為，為檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全工作提供全面保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要，是高校內(nèi)涵式發(fā)展的需要，是信息化時(shí)代發(fā)展的需要。但由于推動(dòng)高校檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要高校、檔案管理人員和社會(huì)公眾等多方努力才能最終實(shí)現(xiàn)。