“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)生檔案管理的優(yōu)化建議
——由高校教師檔案管理過程中引發(fā)的思考

宋 霞

（山東青年政治學(xué)院，山東 濟(jì)南 250103）

近期在對高校教師檔案審核管理過程中發(fā)現(xiàn)，部分教師學(xué)生期間的檔案存在譬如漏裝、錯裝等問題，有時教師在補(bǔ)充檔案的過程中，表現(xiàn)出各大高校對學(xué)生檔案歸檔范圍及檔案管理方面存在很大的不同，由此引發(fā)思考如何對高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，以期更好地為學(xué)生服務(wù)?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，再加上目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，促使人們的工作及生活都出現(xiàn)了很多新的變化，而對于高校學(xué)生檔案管理工作而言，也應(yīng)積極引入信息技術(shù)，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念，持續(xù)完善檔案管理工作，構(gòu)建滿足新時期檔案管理要求的檔案管理模式。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

經(jīng)過調(diào)研，現(xiàn)階段對于大部分高校而言，在開展學(xué)生檔案管理時，幾乎都是借助傳統(tǒng)式管理模式進(jìn)行，并且相關(guān)的檔案管理者在開展工作時，往往是對大學(xué)生檔案資料進(jìn)行收集，利用線下收集及保存方式實(shí)現(xiàn)，對檔案的轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出，則是根據(jù)人工登記方式完成。在檔案管理工作上，有的高校缺少一定的重視，所以還未構(gòu)建規(guī)范性管理文件，相關(guān)的管理者在進(jìn)行檔案管理工作時，缺少積極性及創(chuàng)新性，有時存在一定的懈怠心理。因?yàn)闆]有科學(xué)的管理意識，使得很多檔案管理工作比較混亂，沒有第一時間對檔案材料進(jìn)行入檔處理，而在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞時，還不夠十分規(guī)范，有時會導(dǎo)致檔案材料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，在進(jìn)行檔案管理工作時，因?yàn)楣ぷ鞅容^程序化，缺乏一定的創(chuàng)新性，實(shí)際的工作也沒有一定的亮點(diǎn)，使得相關(guān)工作者缺乏管理積極性。相較于別的學(xué)生管理工作來看，檔案管理工作是最容易被忽視的，部分高校往往是學(xué)生入校時將檔案收集齊全，離校前將學(xué)生在學(xué)期間檔案入檔，只要保證沒有錯誤就可以了。所以在檔案審核過程中常常會發(fā)現(xiàn)學(xué)生期間檔案部分丟失的情況，甚至出現(xiàn)檔案材料錯裝漏裝的問題，或是“張冠李戴”的問題?；谛畔⒒芾砟Ｊ絹砜矗瑢W(xué)生檔案管理更存在一定的滯后性，實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時，相關(guān)的人工操作非常多，使得信息化利用率相對較低，有關(guān)的檔案記載也不夠豐富，從很大程度上不能滿足學(xué)生的就業(yè)及發(fā)展的需要。

二、檔案管理的原則

1．保密原則

就高校學(xué)生檔案來看，它是機(jī)密性文件，要求高校檔案管理部門按照有關(guān)的保密機(jī)制進(jìn)行管理，若是沒有允許的話，禁止將檔案帶離檔案室，也不可以對其他人泄露檔案中的相關(guān)內(nèi)容及信息。對于檔案管理部門而言，應(yīng)安排專人開展檔案管理工作，同時構(gòu)建學(xué)生檔案室，從而全面保證學(xué)生檔案室安全。

2．登記原則

針對檔案的保管、整理及查閱等工作來說，都應(yīng)開展相應(yīng)的登記，全面落實(shí)轉(zhuǎn)遞記錄，構(gòu)建科學(xué)的借閱及轉(zhuǎn)遞臺賬，確保檔案所有運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)都具備記錄及簽名，不但要保證檔案的安全性，還應(yīng)保證檔案的完整性[1]。

3．及時原則

檔案管理者應(yīng)結(jié)合學(xué)校教務(wù)處及各學(xué)院等提供的學(xué)生的獎懲材料等，第一時間開展歸檔工作，從而對學(xué)生檔案開展實(shí)時管理，做到及時、有序。

4．完整性原則

針對高校學(xué)生檔案來說，為有效彰顯其價值，需確保檔案的完整性，若是檔案內(nèi)容缺失，將對檔案價值及有效性產(chǎn)生較大的影響。因此，在開展檔案收集及管理工作時，應(yīng)全面確保檔案完整性，這是至關(guān)重要的。實(shí)際開展工作時，要求管理者每年都應(yīng)開展核查工作，特別是對學(xué)生的獎懲及鑒定材料，都應(yīng)第一時間開展裝檔。針對畢業(yè)生而言，在他們畢業(yè)之前，需對其檔案開展系統(tǒng)核查，全面確保檔案的完整性。

5．真實(shí)性原則

在開展高校學(xué)生檔案管理時，需全面按照有關(guān)的歸檔程序，確保檔案材料真實(shí)性，這將保證檔案管理的有效性，是檔案管理工作的前提基礎(chǔ)。對于檔案管理者來說，首先應(yīng)做到的是，要保證檔案的真實(shí)性，保證檔案可以第一時間體現(xiàn)學(xué)生的德、能等檔案材料，第一時間開展入檔工作，避免出現(xiàn)錯裝及漏裝的現(xiàn)象，更不能出現(xiàn)不裝的現(xiàn)象。

三、高校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題

1．檔案管理者缺少重視

從高校及有關(guān)部門來看，在學(xué)生檔案管理工作中，具有一定的認(rèn)識偏差，往往不夠重視學(xué)生檔案管理工作，實(shí)際在進(jìn)行學(xué)生檔案管理者安排時，有時會讓工作能力水平不高、年齡相對較大，且計(jì)算機(jī)水平不高的人開展學(xué)生檔案管理工作。有的高校，其學(xué)生檔案管理者基本上是學(xué)工人員，有的沒有專職檔案人員，學(xué)生檔案由二級學(xué)院輔導(dǎo)員進(jìn)行管理。正是因?yàn)閷W(xué)生檔案管理人員沒有一定的科學(xué)管理意識，使得有些管理者不能對數(shù)字化技術(shù)加以有效利用。除此之外，對于學(xué)生檔案管理來說，其硬件設(shè)施配套不夠完善，有關(guān)的經(jīng)費(fèi)投入也比較少。實(shí)際開展學(xué)生檔案管理時，相關(guān)檔案管理者缺少足夠的重視，因而其責(zé)任心也比較差。主要存在的問題有，沒有第一時間對學(xué)生的獎懲檔案開展入檔處理，檔案材料的存放、歸類、有關(guān)檔案查詢等程序缺乏規(guī)范性。

2．歸檔內(nèi)容較為陳舊、簡單

針對高校學(xué)生檔案來看，其歸檔范圍通常包含高校招生材料、錄取材料、學(xué)籍成績及畢業(yè)生登記表等鑒定材料。然而基于時代及社會的深入發(fā)展，要求學(xué)生檔案也能夠具備多元化特點(diǎn)。然而現(xiàn)階段一些學(xué)生檔案中包含的信息是非常簡單的，且過于陳舊，根本不能有效體現(xiàn)畢業(yè)生的在校表現(xiàn)。就社會選材來看，用人單位可以通過查詢學(xué)生檔案的方式，更好地掌握學(xué)生的個人素質(zhì)及能力等信息，但是在學(xué)生檔案中卻很少有能夠體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的材料[2]。這使得檔案的鑒定也比較形式化，大部分班主任及輔導(dǎo)員，對學(xué)生開展評價時，也是使用的套用模板，對學(xué)生的特點(diǎn)分析不夠全面，有關(guān)學(xué)生個性方面的材料非常少，幾乎不能滿足用人單位的需要。

3．歸檔工作相對落后

對于檔案材料來看，它有著原生性特點(diǎn)，由于獎懲構(gòu)建的檔案材料，需第一時間開展歸檔工作。然而大部分歸檔管理部門，一般都是在學(xué)生畢業(yè)離校前，對相關(guān)檔案開展整理，包括在校時形成的一系列獎懲材料等，大多分布在教務(wù)員及輔導(dǎo)員手中，在畢業(yè)生離校前，才會將其全部整理歸檔，有時因畢業(yè)生離校前工作量比較大，尤其是畢業(yè)生的獎勵材料收集不全，沒有系統(tǒng)全面的進(jìn)行整理就裝入檔案?；谶@樣的現(xiàn)象，就極易導(dǎo)致檔案材料丟失，從而對就業(yè)單位全面掌握畢業(yè)生信息產(chǎn)生較大的影響。針對轉(zhuǎn)專業(yè)及降級學(xué)生來看，也沒有在第一時間開展調(diào)整，使得學(xué)生在畢業(yè)時無法立即獲取檔案，這也將不利于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞。

4．沒有滿足畢業(yè)要求的學(xué)生的檔案處理

從各個高校來看，他們對沒有滿足畢業(yè)要求的學(xué)生的檔案進(jìn)行處理時，有關(guān)的處理方式是存在差異的，部分學(xué)校會把這些檔案同正常畢業(yè)生的檔案集中發(fā)往用人單位及生源地社會保障局，等到學(xué)生滿足畢業(yè)要求之后，再對其畢業(yè)材料進(jìn)行合檔。有的學(xué)校的處理方式，則是把這些學(xué)生檔案暫時放在學(xué)校，等到學(xué)生滿足畢業(yè)要求之后，再對畢業(yè)材料進(jìn)行合并歸檔，之后將其發(fā)往單位及社會保障局。針對這些檔案管理，還沒有制定統(tǒng)一的要求。

5．電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要規(guī)范以及提升

對畢業(yè)生檔案進(jìn)行查詢時，傳統(tǒng)的方式是根據(jù)人工核查形式完成，目前還無法實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生自主查詢的現(xiàn)象。對于檔案管理信息化發(fā)展，尚沒能有效應(yīng)用相關(guān)的信息化手段，使得檔案流轉(zhuǎn)及轉(zhuǎn)遞等工作往往是在線下完成，導(dǎo)致檔案管理效率不高，很難滿足社會發(fā)展的實(shí)際需要。高校學(xué)生檔案量非常大，檔案的流轉(zhuǎn)速度快，加之高校在信息化及網(wǎng)絡(luò)化上運(yùn)用較少，所以對往屆畢業(yè)生檔案進(jìn)行查詢時，往往會耗用很多的人力及時間。

6．學(xué)生檔案意識不夠強(qiáng)

現(xiàn)階段的學(xué)生，往往比較強(qiáng)調(diào)成績及就業(yè)，在自身檔案的保存及提取方面，反而缺少足夠的重視。目前畢業(yè)條件逐漸嚴(yán)格起來，有些學(xué)生很難正常畢業(yè)，或是存在中途退學(xué)的情況，他們的檔案就極易丟失。有的學(xué)生走向社會時是自由職業(yè)狀態(tài)，由于檔案意識淡薄，根本就沒有關(guān)心過自己的檔案流轉(zhuǎn)到哪里了，多年后開展戶口遷移或者后來找到工作單位需要提供學(xué)生檔案，這一過程中，學(xué)生才會想起查詢自己的檔案，但是因?yàn)闀r間過去比較久，檔案管理者變動也會比較頻繁，常常會導(dǎo)致檔案丟失，這種情況對學(xué)生是非常不利的[3]。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的優(yōu)化建議

1．提高認(rèn)識，加強(qiáng)服務(wù)意識

為全面增強(qiáng)學(xué)生檔案公信力，更好地滿足實(shí)際需要，就應(yīng)當(dāng)落實(shí)高校學(xué)生檔案管理。檔案管理者，應(yīng)對其工作思路進(jìn)行優(yōu)化，強(qiáng)調(diào)立德樹人的原則，貫徹圍繞及服務(wù)學(xué)生的態(tài)度，科學(xué)開展檔案管理工作，基于檔案歸檔及查詢等工作中，需確保為學(xué)生服務(wù)的意識，具備一定的責(zé)任感，這樣才能更好地保證檔案材料的真實(shí)性及完整性，要求歸檔工作根據(jù)相關(guān)程序完成，避免由于管理者的疏忽，而對學(xué)生的正當(dāng)權(quán)益產(chǎn)生不利影響。

2．強(qiáng)化規(guī)范管理，制定與完善相關(guān)機(jī)制

現(xiàn)階段，在開展學(xué)生檔案管理時，存在的比較明顯的問題就是缺少規(guī)章制度，有些規(guī)章制度相對落后，早已不能滿足目前的檔案管理模式。對于各高校而言，需結(jié)合有關(guān)的檔案管理辦法，根據(jù)自身學(xué)校具體狀況，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制及措施，從而對檔案歸檔質(zhì)量及時間等進(jìn)行規(guī)范，對檔案材料內(nèi)容還有相關(guān)的鑒定，構(gòu)建統(tǒng)一的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)有章可循，進(jìn)一步確保檔案的真實(shí)性及完整性，讓學(xué)生檔案可以充分體現(xiàn)用人單位所需的德智體美等方面的信息。

3．借助信息化技術(shù)，規(guī)范管理

對電子檔案進(jìn)行規(guī)范及補(bǔ)充，構(gòu)建紙質(zhì)和電子檔案有機(jī)融合的綜合管理模式。目前有的高校借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，開展網(wǎng)上檔案登記及流轉(zhuǎn)，從而增強(qiáng)檔案管理效率。對于高校來說，需構(gòu)建學(xué)生電子檔案，由于紙質(zhì)檔案存儲方面存在一定的局限性，不能全面彰顯學(xué)生的德、智、體、美等信息，無法將其全部裝入檔案中，在這一過程中，就可把部分檔案的照片及證明材料等，制作成電子檔案進(jìn)行保存，等到學(xué)生畢業(yè)之后，再把電子和紙質(zhì)檔案全部發(fā)往用人單位。設(shè)置往屆畢業(yè)生檔案自主查詢功能，全面降低檔案管理者查詢檔案的壓力。

4．規(guī)范學(xué)生檔案材料的采集以及整理

高校檔案管理部門在開展檔案歸檔及收集等工作時，應(yīng)全面貫徹真實(shí)性和及時性原則。針對大一新生來說，在入校時就應(yīng)認(rèn)真開展檔案整理，第一時間把他們?nèi)雽W(xué)之后產(chǎn)生的檔案材料及高中時期的檔案完成歸檔，構(gòu)建大學(xué)檔案，在后期階段，也應(yīng)結(jié)合學(xué)生的專業(yè)及班級等開展統(tǒng)一管理。對于檔案管理者來說，應(yīng)第一時間對事發(fā)性檔案開展歸檔，針對鑒定類材料，也應(yīng)結(jié)合時間要求開展入檔，及時做到這一點(diǎn)，也就能夠保證檔案的完整性。與此同時，還應(yīng)落實(shí)電子檔案的維護(hù)工作，針對要掃描完成的電子檔案，學(xué)校檔案館應(yīng)第一時間開展存儲及錄入，以保證線上線下一同維護(hù)及完成。

5．提升檔案管理者素質(zhì)，提高學(xué)生檔案意識

針對檔案管理工作來說，它的專業(yè)性及保密性都很強(qiáng)，在選取有關(guān)檔案管理者的過程中，應(yīng)選取具備較強(qiáng)責(zé)任心，且計(jì)算機(jī)水平比較好的人員來負(fù)責(zé)，這樣才能充分保證檔案的完整性。由于檔案材料類型非常多，檔案保管還有一定的連續(xù)性，所以要求檔案管理者應(yīng)具備固定性特點(diǎn)，這樣才能保證檔案管理連續(xù)及規(guī)范性。除此之外，學(xué)校及輔導(dǎo)員應(yīng)向?qū)W生強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，增強(qiáng)他們對自身檔案的重視，特別是畢業(yè)生，可通過網(wǎng)上通知及公告欄等方式，宣傳有關(guān)的檔案轉(zhuǎn)遞及存放等知識，進(jìn)一步提升學(xué)生的檔案意識。

6．未能順利畢業(yè)學(xué)生檔案的管理

針對沒有滿足畢業(yè)要求的學(xué)生檔案，其檔案資料是不夠完整的，在后期整理中，若是這些學(xué)生能夠在規(guī)定時間滿足相應(yīng)的要求，得到畢業(yè)證，還應(yīng)對其檔案開展合檔。想要有效確保檔案的安全，對于這些學(xué)生檔案，可讓學(xué)校進(jìn)行保存，等到學(xué)生滿足畢業(yè)要求之后，檔案管理者再對他們的檔案材料實(shí)施裝檔，同時完成郵遞工作。如此一來，不但可以減少學(xué)生來回提檔的時間，由學(xué)校統(tǒng)一保管檔案，而且還能更好地確保檔案的安全性。

結(jié)語

綜上所述，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景，使得高校學(xué)生檔案管理形成了新的特點(diǎn)，逐步開始實(shí)現(xiàn)電子化及數(shù)字化管理，在很大程度上增加了學(xué)生檔案管理的效率。原有的學(xué)生檔案管理模式存在一定的滯后性，應(yīng)進(jìn)一步完善創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，唯有如此才能促進(jìn)整個檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。只有全面利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，才能促使檔案管理高效化發(fā)展，為高校發(fā)展提供更大的助力，為用人單位選人用人提供更大的便利，為廣大畢業(yè)生提供更好的服務(wù)。