醫(yī)院特色檔案的收集、應用與管理

高 麗

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255000）

引言

基于現(xiàn)代化社會發(fā)展背景下，醫(yī)院加大特色檔案收集、管理力度，不僅能見證醫(yī)院發(fā)展歷程，又是檔案管理中重要的組成部分之一，必須做好收集、保管、利用等工作，是醫(yī)療水平、管理水平顯著提升的基礎保障。再加上醫(yī)院特色檔案類型與特點的詳細分析，在收集與應用過程中有針對性地制定防控措施，提高檔案資源利用率，為新時期醫(yī)院檔案工作全面開展奠定良好的基礎。

一、醫(yī)院特色檔案類別分析

1．特色人物檔案

在醫(yī)院特色檔案收集、管理中，醫(yī)院歷屆領導、名醫(yī)名家人物檔案也是特色檔案管理范疇中的重要組成部分，隨著醫(yī)院改建與創(chuàng)新發(fā)展，院領導照片檔案、文書檔案、管院經驗資料等詳細記錄，能真實反映出不同時期醫(yī)院發(fā)展實況，并使特色人物信息納入特色檔案管理范疇中，也是醫(yī)院重點收集、管理的核心要點之一。

例如，某市中醫(yī)醫(yī)院醫(yī)德、醫(yī)風、醫(yī)貌良好，名家名醫(yī)診療技術水平較高，在特色檔案管理工作開展階段，對“全國中醫(yī)優(yōu)秀人才”“省級名中醫(yī)”“省三五人才”“市級名中醫(yī)”等特色檔案詳細分析與管理，為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展提供參考依據(jù)[1]。

2．院務公開檔案

院務公開檔案包括黨風廉政建設、日?？己嗽u選、醫(yī)院等級評審等公開性的資料，也能突出醫(yī)院自身的特色，屬于特色檔案管理范疇。公開對象在不同管理階段還需制定相應的管理機制與標準，如服務信息、患者就醫(yī)須知類資料、醫(yī)院愿景、收費項目、受理部門、投訴電話、醫(yī)療糾紛處理程序等，均需在特色檔案管理中特別重視。

3．證件檔案

眾所周知，醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展對經濟社會水平提升、群眾生命安全等有巨大影響，醫(yī)院開創(chuàng)需獲取行醫(yī)資質、醫(yī)療準許后才可開展實踐工作，而醫(yī)療器械設備是醫(yī)院內部重要組成部分之一，無論是耗材供應商的選擇還是使用機構的考核，均需嚴謹管控，在管理過程中會產生各種證件，也屬于特色檔案的歸檔范疇[2]。

例如，《母嬰保健技術服務證》《醫(yī)療機構許可證》《國醫(yī)館組織機構代碼證》等，也需在特色檔案管理階段引起重視，也屬于醫(yī)療服務中的核心要點之一。

4．突發(fā)事件檔案

在醫(yī)院非正?；蚍浅Ｒ?guī)狀態(tài)下所產生的突發(fā)事件會有相關資料，此類檔案資料的管理影響醫(yī)院應急處理能力與水平，也是特色檔案歸檔的范疇之一。如突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，包括食物中毒、群體性不明原因疾病等?；蛲话l(fā)災害性事件，包括洪水、地震等事故等，醫(yī)院為了提高員工處理突發(fā)事件的能力，通常會建立檔案管理機制，將事件類型、解決流程進行記錄，定期整理和分析，方面類似事件出現(xiàn)后快速解決。

5．醫(yī)療糾紛檔案

醫(yī)患關系維護是各醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展極其重視的核心工作之一，為解決醫(yī)患矛盾問題，也會產生醫(yī)療糾紛類檔案，是特色檔案收集的重要領域。通過對糾紛檔案內容的收集、整理，能為類似事件的預防與處理提供參考依據(jù)，提升醫(yī)療技術水平與管理成效。

例如，糾紛檔案中所涉及的相關證據(jù)、搜集醫(yī)患雙方協(xié)議或判決結果、醫(yī)療糾紛產生經過說明等，就需在醫(yī)療糾紛檔案收集中細致研究、嚴格管控，既能維護醫(yī)患良好關系，又能推動醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。

二、醫(yī)院特色檔案特點

1．鮮明性

醫(yī)院特色檔案鮮明性特點，是從行業(yè)現(xiàn)狀與發(fā)展實況角度全面分析，在社會實踐現(xiàn)象形成后與其他行業(yè)有明顯的差異，強調特色風格與個性化，醫(yī)院特色檔案管理工作的開展會積累更多資源與數(shù)據(jù)，對醫(yī)院精神文化建設有顯著影響，也能呈現(xiàn)出行業(yè)性特點[3]。

例如，某市中醫(yī)醫(yī)院在建成后分別創(chuàng)設了專家工作站、國醫(yī)大師工作站、傳承工作室等，主要目的是突出鮮明的中醫(yī)特點，名家特色也是該中醫(yī)醫(yī)院特色診療的核心要點，選聘專家團隊在實踐中坐診與治療，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經濟效益。

2．多元化

考慮醫(yī)院內部組成科室較多，各科室工作內容與要求不同，在實踐階段會產生眾多的特色檔案，傳統(tǒng)化管理模式無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院特色檔案收集、應用、管理要求，還需在實踐階段注重大力創(chuàng)新，能使檔案直接形成。如特色人物檔案、醫(yī)療糾紛檔案、各種證件檔案、突發(fā)事件檔案等，均能在各項工作開展階段有具體的照片或視頻，通過及時儲存與管理便于各項工作秩序開展，對檔案信息資源有效應用，呈現(xiàn)出檔案主體多元化特點。

此外，從長遠化角度探究，醫(yī)院在行業(yè)中的穩(wěn)定發(fā)展，必須增強自身的綜合能力，提升醫(yī)療技術水平，根據(jù)日常監(jiān)管過程中所獲取到的信息資源，能編制針對性、完整性的管理機制，主要目的是在實踐中對常規(guī)問題的探究與處理，其中就包括特色檔案搜集、應用、管理，要采用精細化管理模式，本著與時俱進的創(chuàng)新原則，在管理模式及方法方面大力創(chuàng)新，既符合醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展要求，又能在根本管控特色檔案綜合成效，從而實現(xiàn)預期管理目標。

3．零散性

與文書檔案相比較，醫(yī)院特色檔案管理工作主要落實到各科室及個人中，未經過任何加工與處理，以原生態(tài)狀態(tài)為主，區(qū)分于其他檔案管理，要求整體分布形態(tài)與文書檔案或其他檔案相比較，特色檔案屬于“小眾”，但附加值比較高，在醫(yī)院檔案收集與管理方面是重要組成部分之一，發(fā)揮著較強的實效性作用[4]。

4．隱秘性

與普通型醫(yī)院檔案相比較，特色人物檔案、醫(yī)療糾紛檔案、各種證件檔案等均比較隱秘，檔案的存在狀態(tài)均突出較強的隱蔽性特點，檔案收集需深入調查、了解，獲悉特色檔案數(shù)據(jù)或存在的實際條件，也是醫(yī)院特色檔案收集工作開展的難點內容之一。為保證整體綜合成效，還需加大管控力度，組建專業(yè)化的工作隊伍，在細節(jié)上嚴謹管控，保證整體綜合成效更理想。

三、醫(yī)院特色檔案收集與應用要求

1．具備完善的管理機制

開展醫(yī)院特色檔案收集與應用工作，必須遵守各級各類檔案館收集檔案范疇的規(guī)定要求，要求各科室必須做好職責工作，隨著醫(yī)院發(fā)展及各項工作的開展，把各環(huán)節(jié)中所產生的特色檔案內容詳細記錄，準確鑒定特色檔案歸檔范疇，以查詢、借閱、歸還等相關管理制度嚴謹管控，確保醫(yī)院特色檔案收集、應用的規(guī)范性與科學性。

2．強調特色檔案收集、應用方式的合理性

特色檔案收集與應用是醫(yī)院內部核心工作之一，有一定的基礎性、長期性等特點，在收集與應用方式方面必須保證合理性，才能達到事半功倍的管理效果。例如，選擇“五結合”方法，制定完善的管理機制，隨著各項工作開展貫徹落實，在實踐中動態(tài)跟蹤與管控，并把實踐中所產生的信息數(shù)據(jù)詳細記錄、融合、分析等，把普通檔案與特色檔案范疇準確劃分，在電子文件、紙質文件方面的結合，明確特色檔案歸檔范疇，也可保障檔案收集、應用的規(guī)范性。同時，“五結合”方法的應用還能便于各部門對檔案內容相互交流與探究，保證特色檔案收集與應用的良好成效，整體預期效果更加理想。

3．提高特色檔案收集與應用重視度

分析醫(yī)院特色檔案分布狀態(tài)較為零散，在收集與應用的過程中有一定難度，還需根據(jù)醫(yī)院自身發(fā)展實況加大人力、物力、財力的投資力度。首先，對人員聘用于突出更高要求，推動各項工作持續(xù)開展，在具體工作環(huán)節(jié)中配置專業(yè)化管理人員，在細節(jié)上嚴謹管控杜絕常規(guī)問題發(fā)生[5]。例如，業(yè)務科室綜合崗位需要聘請一名或兩名檔案資料管理員，既能做好檔案資料管理工作，又能強調特色檔案與普通檔案的劃分標準。其次，加大資金投入力度，要在年初預算階段就會做好特色檔案收集與應用經費管控工作，設立專項專管資金，有具體的基礎條件，推動特色檔案收集、應用工作順利開展。最后，以課題申報形式向政府部門申請研究經費，醫(yī)院組建專業(yè)化研究隊伍，探析特色檔案收集、應用、管理等各項工作要點內容，全面拓展資金來源渠道，加大現(xiàn)代化技術手段與配套設施運用力度，能在掃描儀、照相機、計算機、刻錄機等規(guī)范應用下提升整體技術水平。再加上軟件、硬件的綜合配置，為醫(yī)院特色檔案收集、應用、管理工作開展提供良好的基礎保障。

4．嚴控特色檔案收集、應用宣傳工作質量

開展醫(yī)院特色檔案收集、應用、管理等工作，還需醫(yī)院自身提高重視度，組織部門發(fā)揮指導作用，要求全體醫(yī)護人員與廣大職工必須有較強的管控意識，要對醫(yī)院特色檔案收集、應用工作開展起到推動作用，并突出此項工作開展的重要意義[6]。例如，醫(yī)院檔案管理部門結合自身職責與作用，在各大平臺方面加大宣傳力度，積極開展宣傳工作，借助微博、微信、醫(yī)院網(wǎng)站等平臺突出特色檔案管理要點與核心目標，明確特色檔案收集與應用方向，為醫(yī)院內部工作開展營造良好氛圍，確?；A條件有效應用，推動醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

四、醫(yī)院特色檔案管理策略

1．加大特色檔案資源投資力度，組建專業(yè)化管理隊伍

考慮醫(yī)院特色檔案管理工作對醫(yī)院服務成效、綜合能力提升有巨大影響，也是醫(yī)院內部管理中的重要內容之一，需醫(yī)院對此加大管控力度，在醫(yī)院特色檔案收集、應用、管理等各個環(huán)節(jié)中強化管理標準，投入充足的人力、物力、財力，強化人員檔案管理意識與能力，優(yōu)化傳統(tǒng)化管理理念，保證每項工作均配備專業(yè)化的管理人員，加大網(wǎng)絡技術運用力度，構建網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，能使每項工作都能在管理模塊中規(guī)范實施，簡化醫(yī)院特色檔案收集與應用的工作流程，把各環(huán)節(jié)中所產生的信息數(shù)據(jù)篩選、配置，降低管理難度，減少人員工作量，有更多的時間與精力參與到管理系統(tǒng)創(chuàng)建與拓展方面。

此外，加大檔案管理人員培訓力度，積極開展實踐培訓工作，結合不同的工作內容與標準要求，制定多樣化的培訓方案，引導人員自主參與，在實踐活動中學習新技術、新理念、新模式，對各項工作質量提升帶來巨大影響[7]。醫(yī)院會制定完善的監(jiān)管機制與激勵措施，目的是調動人員積極性，使每位工作人員都能在實踐中充分發(fā)揮自身的職責作用與綜合能力，強調特色檔案分類合理、管理高效，為更多群眾提供良好的就醫(yī)服務。

2．發(fā)揮系統(tǒng)檔案協(xié)同作用，深度挖掘醫(yī)院特色檔案資源

在醫(yī)院構建階段就對檔案管理工作引起重視，有目的性地組建衛(wèi)生系統(tǒng)，以衛(wèi)生局領導小組為核心隊伍，積極開展檔案管理業(yè)務，對醫(yī)院特色檔案業(yè)務工作開展正確指導，在特色檔案管理中發(fā)揮較強的協(xié)作作用，通過深入調查與分析，拓展管理渠道，依據(jù)醫(yī)院特色檔案信息與衛(wèi)生系統(tǒng)建立標準，確定特色檔案歸屬范圍，編制指導性管理文件，為醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展提供參考依據(jù)。同時，加大檔案歸檔范圍的管控力度，每項工作開展均有具體的標準與要求，確保所收集的檔案有較強的依據(jù)性，根據(jù)各科室工作內容及時調整作業(yè)模式，保證檔案收集齊全，登記管理成效顯著提升。

3．制定完善的監(jiān)管機制，突出特色檔案管理重要性

分析醫(yī)院各項工作內容所產生的信息資源較多，均會影響工作進度與成效，還需醫(yī)院開展特色檔案管理工作時編制完善的管理機制，隨著實踐工作開展有效落實，發(fā)揮較強的監(jiān)管作用。同時，各部門也會根據(jù)自身工作內容與職責，在各項工作環(huán)節(jié)中嚴謹管控，對醫(yī)院特色檔案收集、應用、管理，提高重視度并加大監(jiān)管力度，發(fā)揮較強的監(jiān)管作用，在根本上發(fā)現(xiàn)與解決常規(guī)問題，具備針對性地解決措施，預防及避免問題持續(xù)發(fā)生，消除隱患及風險，強化醫(yī)院綜合能力，推動醫(yī)院健康發(fā)展。

結語

結合上述內容分析，能夠了解醫(yī)院特色檔案的特點，有較強的鮮明性、多元化、零散性、隱秘性等，開展醫(yī)院特色檔案收集與應用工作，還需對檔案類型全面掌握，依據(jù)不同檔案類型選擇適合的管理方式，形成有特色、價值的檔案數(shù)據(jù)，對醫(yī)院各項工作開展與創(chuàng)新發(fā)展有巨大影響。同時，還會加大檔案管理力度，制定完善的監(jiān)管機制，在細節(jié)上分析與管控，深度挖掘醫(yī)院特色檔案資源，經各部門工作內容的細化，在實踐階段相互配合，發(fā)揮檔案協(xié)同管理作用，加大特色檔案管理投資力度，突出特色檔案管理工作開展的重要性，成為醫(yī)院綜合能力提升的必要條件之一，在醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展中起到較強的促進作用。