新冠肺炎疫情防控常態(tài)下醫(yī)院檔案管理的SWOT分析及策略

劉 霞

(山西省人民醫(yī)院，山西 太原 030012)

醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，既要求檔案管理的高效性，也需要檔案管理的準(zhǔn)確性。特別是在特殊時(shí)期，受到疫情的沖擊和影響，疫情防控常態(tài)下的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新勢在必行。研究將關(guān)注焦點(diǎn)集中于此，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作在重大突發(fā)事件下的響應(yīng)能力，制訂全新的工作預(yù)案。

1 新冠肺炎疫情防控常態(tài)下醫(yī)院檔案管理的SWOT分析

1.1 優(yōu)勢分析

a)電子檔案管理基本完善。相比于紙質(zhì)檔案的檔案管理方式，電子檔案的管理效率更高，且極大減少了病毒的傳播。電子檔案在存儲(chǔ)、使用調(diào)取等方面遠(yuǎn)比紙質(zhì)載體更有優(yōu)勢。b)醫(yī)院檔案的可利用率較高，為疫情防控和防疫工作開展提供基礎(chǔ)依據(jù)。目前醫(yī)院檔案管理工作的電子化和數(shù)字化，讓管理工作的有效性明顯增強(qiáng)，根據(jù)檔案的記錄內(nèi)容，可以獲取最真實(shí)的有關(guān)于疫情下新冠肺炎病例的相關(guān)資料，為防疫工作的推進(jìn)和自身應(yīng)急防控能力的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；c)大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐，有助于完成對病例的快速篩查與定位。讓醫(yī)院檔案管理工作的門診患者、住院患者、醫(yī)院職工等篩查工作得到推動(dòng)，做到早發(fā)現(xiàn)、早防控、早治療，為疫情防控貢獻(xiàn)力量[1]。

1.2 劣勢分析

a)對當(dāng)前管理工作的重視度有限。醫(yī)院檔案管理工作者對于檔案管理工作的重視程度不足，對檔案創(chuàng)新管理以及新鮮事物的接受能力較差，短時(shí)間內(nèi)很難改變醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀；b)檔案信息化管理系統(tǒng)存在不足。原有系統(tǒng)無法支撐現(xiàn)代檔案信息化的使用需求，檔案管理工作面臨極大挑戰(zhàn)，不利于醫(yī)院新冠肺炎疫情防控的需要；c)醫(yī)院基礎(chǔ)資源不足，檔案管理工作處于劣勢。醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完全，經(jīng)費(fèi)支撐和投入比例占比重偏低，造成檔案管理的服務(wù)水平受限[2]。

1.3 機(jī)遇分析

a)新冠肺炎疫情防控常態(tài)化對醫(yī)院智能化的要求不斷提高。醫(yī)院檔案管理工作的智能化發(fā)展，需要信息化技術(shù)來提供必要支撐，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作走向創(chuàng)新；b)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益改善。隨著5G技術(shù)的快速推廣和普及，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得到改善。檔案管理工作的開展涉及到的工作任務(wù)繁重，良好的、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)場景能夠提高檔案信息化管理效率[3]。

1.4 挑戰(zhàn)分析

a)信息化管理工作成本較高。醫(yī)院檔案管理工作的信息化實(shí)踐，需要大量資金支撐；b)信息化安全問題的考量。醫(yī)院檔案管理工作的信息化實(shí)踐，始終保持檔案的安全性是關(guān)鍵，做好安全防護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全顯得尤為重要；c)疫情檔案的收集與整理。受到疫情的沖擊和影響，醫(yī)院成為抗疫主陣地，醫(yī)院的各項(xiàng)工作的開展情況如何直接影響疫情防控的效果。檔案管理工作作為關(guān)鍵一項(xiàng)，檔案的使用率顯得尤為關(guān)鍵[4]。

2 新冠肺炎疫情防控常態(tài)下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 增長型策略

其一，醫(yī)院持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)電子檔案管理工作。醫(yī)院的檔案管理工作作為醫(yī)院管理體系的關(guān)鍵組成，需要持續(xù)優(yōu)化電子檔案管理模式。醫(yī)院可以建立針對電子檔案管理的監(jiān)察系統(tǒng)，針對電子檔案管理中的實(shí)時(shí)問題做出糾正，讓醫(yī)院檔案管理工作得到創(chuàng)新；其二，有關(guān)于疫情檔案的特殊歸類和整理。醫(yī)院作為防疫工作的關(guān)鍵屏障，要建立圍繞疫情防控的專門檔案管理部門，用以應(yīng)對疫情的反復(fù)，建立緊急防控預(yù)案；其三，引入和使用先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)，為檔案管理工作創(chuàng)新服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行，新技術(shù)的引入和使用勢必為檔案管理效率提升奠定基礎(chǔ)[5]。

2.2 扭轉(zhuǎn)型策略

其一，檔案管理工作要提高檔案管理工作者的創(chuàng)新意識(shí)。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，由于過程和模式相對枯燥，在應(yīng)對突發(fā)事件時(shí)醫(yī)院的檔案管理工作的響應(yīng)機(jī)制不夠迅速，勢必影響檔案管理效果。檔案管理工作者要樹立正確的檔案管理工作意識(shí)，對現(xiàn)代檔案管理工作有全新認(rèn)知，從而適應(yīng)新冠肺炎疫情防控常態(tài)化醫(yī)院的檔案管理工作要求；其二，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。檔案管理的信息化實(shí)踐是未來檔案管理的主要方向，雖然目前醫(yī)院已經(jīng)開始嘗試電子檔案管理，但信息化程度和智能化程度不高，受到疫情的沖擊與影響，醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)的完善和革新顯得尤為重要，開發(fā)全新的檔案信息管理系統(tǒng)，不斷完善各項(xiàng)檔案管理工作；其三，強(qiáng)化專業(yè)人員管理素養(yǎng)。內(nèi)部針對檔案管理工作人員要做好培訓(xùn)工作，包括信息檔案管理系統(tǒng)的使用方法、電子檔案管理工作流程等培訓(xùn)內(nèi)容，要成為檔案管理工作人員的基礎(chǔ)性的常規(guī)培訓(xùn)，為后續(xù)疫情防控背景下檔案管理工作的效率提升打好基礎(chǔ)。外部要引進(jìn)檔案管理方面的優(yōu)質(zhì)人才，適應(yīng)未來檔案管理工作的創(chuàng)新需要，滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作要求[6]。

2.3 進(jìn)攻型策略

其一，建立網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案。醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，信息化管理將成為未來檔案管理的主要形式。醫(yī)院要建立網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案，在面對網(wǎng)絡(luò)安全問題時(shí)可以有效啟動(dòng)預(yù)案，避免醫(yī)院檔案信息資源的完整性受到影響；其二，充分利用線上平臺(tái)輔助檔案管理工作展開。在疫情防控期間，醫(yī)院的檔案管理工作可以借助多元的線上平臺(tái)和渠道，開展相關(guān)的資料下載、查詢，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理平臺(tái)與線上平臺(tái)的資源共享，使用者可以根據(jù)權(quán)限獲得相關(guān)資料，減少直接接觸；其三，形成檔案管理數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化格式。受到疫情復(fù)雜性的影響，有關(guān)于新冠肺炎的檔案要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化格式，以此來實(shí)現(xiàn)與普通檔案的區(qū)分，為更快速地應(yīng)對檔案調(diào)取需要，提高醫(yī)院檔案管理工作效率[7]。

2.4 防御型策略

其一，增加醫(yī)院檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)。檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化進(jìn)程，需要大量經(jīng)費(fèi)支撐。確保為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境，為疫情防控常態(tài)化工作推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)保障；其二，建立檔案管理的應(yīng)急預(yù)案。檔案管理工作作為醫(yī)院工作體系中的關(guān)鍵一項(xiàng)，檔案的使用效率直接影響醫(yī)院的正常運(yùn)行。為此，醫(yī)院要結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀制定應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)疫情之后有效提高檔案管理的工作效率；其三，配備高質(zhì)量檔案管理專業(yè)人才。醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)開始朝著信息化管理方向轉(zhuǎn)變，為提高醫(yī)院檔案管理效率，信息化管理成為主要選擇。醫(yī)院要配備高質(zhì)量的檔案管理專業(yè)人才，最終目的是確保醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)于疫情防控需要，為打贏疫情攻堅(jiān)戰(zhàn)保駕護(hù)航。

3 結(jié)語

總之，醫(yī)院的體制改革的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作的創(chuàng)新顯得至關(guān)重要。在新冠肺炎疫情防控的常態(tài)化背景下，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作面臨發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為妥善處理這一問題，利用SWOT分析法得出具體結(jié)果，并針對現(xiàn)實(shí)問題和面臨的挑戰(zhàn)提出解決方案，目的是確保醫(yī)院的檔案管理工作得到推動(dòng)，為新冠肺炎疫情防控常態(tài)化提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的先進(jìn)性和現(xiàn)代化，建立應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，保證醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)為疫情防控工作的推進(jìn)服務(wù)。