聲像檔案管理中存在的問題及對策

賈 妍

（河北省農(nóng)林科學院農(nóng)業(yè)信息與經(jīng)濟研究所 河北 石家莊 050051）

在科學技術(shù)飛速發(fā)展的社會形勢下，檔案管理工作也面臨著各種壓力與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能夠滿足社會發(fā)展的需求，要想使單位有更好的發(fā)展，就必須對檔案管理工作進行創(chuàng)新，將聲像檔案管理融入其中，使其實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的發(fā)展，推動檔案管理事業(yè)的進步。

1 聲像檔案的特征

1.1 直觀性。聲像檔案主要是以音像的形式存在，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，更具有直觀性和形象性，而且通過視頻、音頻存儲的檔案資更具有真實性和客觀性，可信度更高，并能夠真實的反映社會現(xiàn)象、工作實錄等等，可收集、整理和存入的價值更高。

1.2 廣泛性。聲像檔案的主要形式除了照片之外，以音像形式存在的范圍更加廣泛，可以通過光盤、錄像帶以及百度硬盤等方式，對這些聲像資料進行收集和整理，而且收集的范圍還可以擴大到各個不同時期、不同地區(qū)的各個階層，所以聲像資料較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更具有廣泛性和豐富性。

1.3 專業(yè)性。聲像檔案可以真實有效的反映出不同時期的發(fā)展趨勢和價值取向，能夠通過對發(fā)生過的活動或事跡的記錄，為檔案管理或領(lǐng)導決策提供重要參考。小到一次會議，大到一個重大的活動，甚至還可以對一粒種子的播種、生長、成熟的全過程進行采集，形成一份完備的聲像檔案資料，既可以自成一體，還能夠成為紙質(zhì)檔案資料的有效補充。

2 聲像檔案管理中存在的問題

2.1 需要資金投入。要想使聲像檔案管理工作獲得更大的成效，就必須要提高聲像檔案的質(zhì)量，這就需要相應的資金投入，以保證聲像采集設備的先進性，提高聲像的錄制和存儲效果，這無形之中就給單位的資金管理工作帶來了很大的壓力，這也是目前檔案管理工作中聲像檔案管理的首要問題。

2.2 專業(yè)人員匱乏。聲像檔案雖然存儲簡單，查閱便利，但由于聲像檔案的載體形式及種類多種多樣，而且不同部門對于聲像檔案存儲的要求也不一樣，如果檔案管理員還以傳統(tǒng)的管理模式進行工作，肯定會增加勞動量和勞動強度，這時就突顯出檔案管理工作者專業(yè)性的重要，同時也對檔案管理工作提出了更高層次的要求。

2.3 缺乏規(guī)范性。無規(guī)矩不成方圓，聲像檔案管理中最難以解決的問題就是其制度性和規(guī)范性，雖然當前很多事業(yè)單位在檔案管理工作中已經(jīng)制定了相應的管理制度和行為規(guī)范，但是執(zhí)行力度不夠，從聲像資料的采購到歸檔和存儲工作中都能發(fā)現(xiàn)問題，丟三落四的現(xiàn)象非常突出，所以說聲像檔案管理雖然向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，但是如果疏于管理，仍舊達不到管理的有效性，甚至還會影響到聲像檔案的使用價值，使聲像資料的存儲失去真正的意義。

3 對策

3.1 建立完善的制度體系。完善的管理制度是保證聲像檔案工作順利實施的前提基礎，只有加強規(guī)范性管理，才能保證各個部門的聲像資料能夠形成收集、整理、歸類、存儲的閉環(huán)，同時制度體系的實施還需要輔以相應的監(jiān)督和檢查，這樣才能從根本上杜絕資料的殘缺不全，不會令一些寶貴的聲像資料損壞或丟失。而且，作為檔案管理員更需要提高自身的綜合素質(zhì)，以強烈的責任心和使命感投入到工作當中，保證聲像檔案管理工作品質(zhì)的提升。

3.2 加強信息化建設。聲像檔案是在新時代發(fā)展中應運而生的，所以信息化建設是其堅實的后盾，只有提高聲像檔案管理的數(shù)字化應用，才更有利于提升其使用價值。而且從當前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，大多數(shù)檔案室也已經(jīng)建立了相應的在線數(shù)據(jù)庫，只要加以完善，并加大科學化、規(guī)范化的管理，就一定能夠通過聲像檔案來提升檔案管理的有效性。

3.3 做好聲像檔案管理的基礎工作。只有加大聲像檔案管理的基礎工作力度，才能使聲像檔案從收集、整理，到歸檔、保存變得井然有序，作為檔案管理員必須要提高對聲像檔案管理工作的認識，發(fā)揮檔案管理員的有效作用，對收集上來的聲像資料進行嚴格的歸檔管理，并加強自身專業(yè)性的學習，保證聲像檔案的保存壽命，提高檔案的使用價值。