機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作實踐研究

呂梁市規(guī)劃和自然資源局 成博

一、數(shù)字化檔案的基本概念

數(shù)字化檔案就是應(yīng)用數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備，對企業(yè)、機關(guān)單位的檔案進行管理、應(yīng)用、存儲。數(shù)字化檔案在應(yīng)用的過程中會綜合應(yīng)用多種不同的技術(shù)種類，包括計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。而在實際的應(yīng)用中，對于檔案的數(shù)字化處理和管理應(yīng)用，一方面需要應(yīng)用掃描技術(shù)進行紙質(zhì)檔案的掃描，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化錄入，另一方面也可以通過人工錄入和處理的方式，直接建立數(shù)字化檔案。

二、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)實意義

機關(guān)事業(yè)單位作為我國重要的行政單位和社會服務(wù)機關(guān)，其各項工作對于社會治理、人民服務(wù)、活動開展都有深遠影響，因此做好機關(guān)事業(yè)單位自身的水平建設(shè)，促使機關(guān)事業(yè)單位具備更高的工作效率十分重要，而數(shù)字化檔案管理作為當下社會發(fā)展中重要的事業(yè)單位應(yīng)用技術(shù)，能夠在應(yīng)用的過程中對機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生重要的現(xiàn)實價值和意義。

（一）降低機關(guān)事業(yè)單位管理成本

我國機關(guān)事業(yè)單位日常工作中需要涉及很多檔案信息，包括專業(yè)技術(shù)檔案、人事檔案、黨政資料、辦公文檔等，這些檔案在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，通常需要使用人力進行檔案收集、整理、應(yīng)用，總體管控水平和效果十分低下，并且很容易因為管理過程中人力增加以及管理不當造成檔案管理成本提升。對于這一情況，本文認為數(shù)字化檔案管理就可以起到很好的效果，數(shù)字化檔案管理能夠降低機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理成本，主要是因為在數(shù)字化檔案管理技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)管理模式中繁雜的紙質(zhì)檔案管理手段和工作將被更高效率的計算機技術(shù)取代，不但可以節(jié)省很大的檔案存儲空間，減少檔案管理成本維護費用，更可以減少人力成本支出，最大限度地降低機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作成本，實現(xiàn)開源節(jié)流。

（二）促進機關(guān)企業(yè)單位工作資源共享

我國機關(guān)事業(yè)單位有教育、科學、文化、衛(wèi)生等多個領(lǐng)域不同的類型，雖然這些事業(yè)單位種類較多且領(lǐng)域不同，但在實際工作中并非獨立的，很多單位在日常工作中需要與其他事業(yè)單位合作共事，并且需要接受國家黨政機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，因此在各部門協(xié)同工作的過程中，避免不了信息的傳遞和互換。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，對于信息傳遞多以人力傳輸、傳真機傳輸?shù)确绞竭M行，不但效率低且錯誤率較高，因此在當下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化檔案技術(shù)十分必要。數(shù)字化檔案技術(shù)本身具備數(shù)據(jù)傳輸?shù)淖饔?，只要能夠?qū)崿F(xiàn)各單位之間網(wǎng)絡(luò)互連，就可以實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)檔案的遠程傳輸，不但便利性得到極大的提升，在數(shù)據(jù)保真和遠程溝通上也能起到很好的保障作用。

（三）優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位管理隊伍

數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用對于機關(guān)事業(yè)單位來說還具備管理隊伍優(yōu)化發(fā)展的作用。之所以能夠起到如此作用，主要因為數(shù)字化檔案技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)有很大差別，需要檔案管理人員繼續(xù)學習和著重實踐才可以實現(xiàn)技術(shù)的落實，因此，在機關(guān)事業(yè)單位中推廣應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對各種技術(shù)設(shè)備及技術(shù)手段的應(yīng)用，促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊伍水平提升。

三、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的實踐問題

機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的落實和技術(shù)應(yīng)用具有重要意義，但現(xiàn)實中很多機關(guān)事業(yè)單位在自身數(shù)字化檔案管理工作的落實發(fā)展中并沒有做到完全落實，在很多工作層面還存在實踐問題，因此也就無法發(fā)揮其價值，本文總結(jié)出了較為主要的實踐問題。

（一）數(shù)字化檔案管理設(shè)備問題

機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的推行首先面臨設(shè)備問題，主要凸顯在設(shè)備更新、設(shè)備管理、設(shè)備應(yīng)用上。設(shè)備更新問題表現(xiàn)在機關(guān)事業(yè)單位雖然裝配了相應(yīng)數(shù)字化設(shè)備，實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化升級，但由于對技術(shù)革新不重視以及設(shè)備資金不充裕，導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作長期應(yīng)用老舊設(shè)備，這些老舊設(shè)備在處理普通檔案管理事務(wù)時可堪一用，但一旦涉及大規(guī)模的數(shù)據(jù)處理和檔案調(diào)用，就很容易因為設(shè)備陳舊、配置低端而出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓情況，極大的影響了檔案管理效率。設(shè)備管理問題則是部分事業(yè)單位對于各種設(shè)備只顧平時使用而不管用后管理，包括設(shè)備清理、維護、檢查等都沒有落實到位，這就容易導(dǎo)致設(shè)備在日常工作中損毀概率增加，影響正常的檔案管理工作。設(shè)備應(yīng)用問題則是管理人員在設(shè)備應(yīng)用過程中存在不良習慣，例如設(shè)備長期運行、設(shè)備硬關(guān)機等，都很容易對設(shè)備的使用壽命造成影響，此外，非專業(yè)人士對專業(yè)設(shè)備的任意操作也是導(dǎo)致問題發(fā)生的重要原因。

（二）數(shù)字化檔案管理人員問題

機關(guān)事業(yè)單位在落實檔案管理過程中，管理人員自身技術(shù)水平不高導(dǎo)致設(shè)備應(yīng)用和管理手段存在問題，繼而導(dǎo)致檔案管理工作時有問題發(fā)生。技術(shù)水平不高，簡單來說就是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員不具備合格數(shù)字化檔案技術(shù)應(yīng)用能力，在設(shè)備應(yīng)用、數(shù)字化管理上存在知識盲區(qū)和技術(shù)謬誤，而出現(xiàn)這一問題的主要因素是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員大多長期應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理手段，對傳統(tǒng)手段的長期應(yīng)用和經(jīng)驗積累以及對新技術(shù)新手段的認知不足很容易導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理中的技術(shù)應(yīng)用問題。此外，管理人員非專業(yè)化也是一個主要問題，傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多單位對于人員選拔并沒有太多技術(shù)要求，對人才也不夠重視，因此對于檔案管理人員的選擇大多持隨意態(tài)度，部分單位還存在不同崗位人員兼職檔案管理的非專業(yè)情況，這也是導(dǎo)致管理問題發(fā)生的一大重要因素。

（三）數(shù)字化檔案管理安全問題

雖然數(shù)字化檔案管理為當下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作提供了很多便利，但也在安全問題上表現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢。數(shù)字化檔案管理工作中，安全問題主要體現(xiàn)為檔案信息容易外泄這一問題，問題的發(fā)生主要是因為數(shù)字化檔案管理技術(shù)的根基是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)之上的，數(shù)字化檔案管理之所以具備多方面的應(yīng)用價值，主要是因為該技術(shù)能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫支持、數(shù)據(jù)云傳輸、數(shù)據(jù)遠程發(fā)送等功能，雖然極大地方便了數(shù)據(jù)的管理應(yīng)用，但也更容易遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，造成檔案信息外泄。

四、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的實踐對策

基于上文研究，我們可以明確機關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理工作中存在的管理問題，對于這些問題的處理必須要盡快且得當，以保障數(shù)字化檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位能發(fā)揮良好的應(yīng)用價值，對于上述問題的處理和數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，本文認為主要需要注意以下幾點：

（一）完善檔案管理設(shè)備應(yīng)用

鑒于檔案管理設(shè)備在數(shù)字化檔案管理工作中的重要性，以及數(shù)字化管理過程中當前機關(guān)事業(yè)單位存在的問題，本文認為應(yīng)當首先從檔案管理設(shè)備入手，進行設(shè)備應(yīng)用的完善。對于設(shè)備應(yīng)用的完善主要做好如下三點：

首先，及時更新管理設(shè)備。數(shù)字化檔案管理工作的進行很大程度上依賴設(shè)備，因此，為提升數(shù)字化檔案管理的效率，提升數(shù)字化管理效果，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當做好管理設(shè)備的更新，一方面是更新檔案管理主體設(shè)備，包括計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)庫設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等都需要保持較為革新和符合時代需求的狀態(tài)。另一方面則是要做好對各種輔助保障設(shè)備的革新，這些設(shè)備主要包括消防設(shè)備、防火感知設(shè)備、溫度控制設(shè)備等，對于安全要求較高的機關(guān)事業(yè)單位也需要配備單獨的數(shù)據(jù)處理庫房，并配備專門的門禁系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的安全管控。

其次，建立專業(yè)的設(shè)備管理制度。數(shù)字化檔案管理中設(shè)備的管理工作極為重要，良好的設(shè)備管理是避免設(shè)備損毀和延長設(shè)備使用壽命的重要基礎(chǔ)，因此機關(guān)事業(yè)單位需結(jié)合自身情況建立專業(yè)的設(shè)備管理制度，對于制度的建立本文認為應(yīng)注意以下幾點：其一，檔案設(shè)備的使用需明確設(shè)備直接使用人，并在設(shè)備交付的過程中，明確對設(shè)備的管理、清潔、維護職責，并通過制度明確除直接使用人以外其他人員不得在未經(jīng)許可的情況下擅自使用；其二，設(shè)備的使用要注意對定期報表的填寫，包括設(shè)備使用目的、時間、結(jié)果以及設(shè)備在這一過程中的應(yīng)用狀況等；其三，建立定期的設(shè)備運維和保養(yǎng)制度，一般來說，對于管理設(shè)備每周一小檢、每月一大檢即可保障設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)；其四，建立規(guī)范化的檔案管理制度，在該制度的要求下，檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作人員需嚴格落實自身工作職責，并明確自身工作權(quán)限，在不越權(quán)越職的基礎(chǔ)上保證工作準確無誤。

最后，規(guī)范化設(shè)備應(yīng)用。對于設(shè)備的應(yīng)用也需要著重關(guān)注并管理明確，建立規(guī)范化的設(shè)備應(yīng)用制度和體系，避免設(shè)備的隨意應(yīng)用。設(shè)備應(yīng)用規(guī)范化除了上文論述的設(shè)備專人專用以外，還需要注意設(shè)備應(yīng)用過程中建立保密、歸檔、保管、查閱、移交等各項制度，并且對于特殊性質(zhì)和有重要價值的檔案，其調(diào)用查閱等工作都需要做好對上級的請示匯報，在得到明確批示后方可進行下一步應(yīng)用。

（二）提升檔案管理人員水平

對于機關(guān)事業(yè)單位來說，提升檔案管理人員的水平也是極為重要的，因為數(shù)字化檔案管理技術(shù)無論如何先進，都需要人進行底層操控，因此提升人員水平至關(guān)重要。對于人員水平的提升，一方面需要做好機關(guān)事業(yè)單位的人才引入工作，在事業(yè)單位擴編引入人才的過程中，事業(yè)單位可以通過檔案管理工作經(jīng)驗、檔案管理專業(yè)篩選等方式，在崗位招聘之初就引入具備專業(yè)水平的檔案管理人員。另一方面，機關(guān)事業(yè)單位還需要重視對當下檔案管理人員水平的提升，對于現(xiàn)有檔案管理人員水平的提升，其一要求機關(guān)事業(yè)單位做好與社會企業(yè)的合作，因為社會企業(yè)在數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用和人員培訓方面有更為先進的經(jīng)驗，因此事業(yè)單位可以通過企業(yè)合作的形式，對現(xiàn)有檔案管理人員進行數(shù)據(jù)上傳、檔案管理、數(shù)字化處理等技術(shù)培訓，以此實現(xiàn)人員水平的提升。其二，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部也需要做好人員的意識理念培訓，因為數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用必然會帶來很多不同的工作內(nèi)容和工作要求，做好工作理念的培訓就十分重要。對于理念的培訓，本文認為主要做好管理人員的保密意識培訓，因為機關(guān)事業(yè)單位本身會涉及很多與政府治理和黨政工作有關(guān)的重要文件，這些文件的保密性十分重要，因此，強化人員保密意識，促使數(shù)字化檔案管理的更加安全具有更為重要的價值。

（三）強化檔案管理數(shù)字安全

強化檔案管理數(shù)字安全也是數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，對于數(shù)字安全的強化，主要目的在于減少數(shù)據(jù)外泄風險，提升檔案管理的整體安全性。而對于檔案管理數(shù)字安全的強化，本文認為主要做好如下工作：

首先，設(shè)備層的安全管理。這一層次的管理主要是對設(shè)備的物理安全防范。一方面，建立防火防災(zāi)體系，通過對電源、設(shè)備等的物理監(jiān)督和防火防災(zāi)設(shè)備，減少火災(zāi)漏電等事故的發(fā)生。另一方面，強化存儲安全管理，建立不低于三套的脫機光盤保存體系、異地存儲保護系統(tǒng)以及安全技術(shù)方案，以此實現(xiàn)對設(shè)備層的安全防控。

其次，網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全管理主要是嚴防木馬病毒的侵入，提升數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用中網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的安全性，對于網(wǎng)絡(luò)層的安全管理，主要是通過防火墻、入侵防御系統(tǒng)等實現(xiàn)對木馬病毒的防護，此外，提升設(shè)備應(yīng)用人員的設(shè)備應(yīng)用習慣也是重要的安全防護手段，通過人員行為的規(guī)范，減少不規(guī)范用網(wǎng)情況，實現(xiàn)對木馬病毒的防護。

最后，應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要是通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復(fù)技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。

五、結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位作為承載重要社會公益和民眾服務(wù)職責的國家單位，自身檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要價值，而基于當下數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展以及機關(guān)單位的現(xiàn)實管理需求，對事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型需以技術(shù)發(fā)展為基礎(chǔ)，以制度建設(shè)為保障，以人員提升和設(shè)備完善為途徑，以安全保障為責任進行全面的檔案管理工作升級。