解決科研經(jīng)費“報銷繁、報銷難”的措施探討

崔秀英 陳詩穎 陳翠薇 林桂平

中山大學孫逸仙紀念醫(yī)院 廣東廣州 510120

科研經(jīng)費是科研創(chuàng)新實力的重要體現(xiàn)，為保證科研活動的順利開展提供必要資金投入。隨著科技的快速發(fā)展，國家不斷加大對科研經(jīng)費的投入，科研經(jīng)費的使用、管理及科研成果的產(chǎn)出備受關注，但在實際工作中，科研人員不得不拿出很多時間應付報銷等與科學研究無關的事務。近年來國家陸續(xù)出臺并逐步完善科研經(jīng)費管理的體制，但科研經(jīng)費的使用和管理仍面臨很多問題，如何以信息化為手段，逐步深化管理創(chuàng)新，優(yōu)化科研經(jīng)費的報銷流程，推動實現(xiàn)科研人員、科研管理部門和財務部門的良好協(xié)作，提高科研報銷的效率，解決“報銷繁、報銷難”等問題是科研經(jīng)費管理中需認真思考的重要問題。

1 我國科研經(jīng)費的報銷現(xiàn)狀

我國中央財政科研經(jīng)費主要分為競爭性經(jīng)費和穩(wěn)定性經(jīng)費兩大類，其中穩(wěn)定性經(jīng)費包括科研院所運行經(jīng)費和基本科研業(yè)務費、創(chuàng)新工程、創(chuàng)新基地、社科、高端智庫、科學技術普及等，主要支持其開展所屬行業(yè)基礎性、支撐性、應急性科研工作和根據(jù)自身特點自主選題等；競爭性經(jīng)費包括自然科學基金、科技重大專項、重點研發(fā)計劃、技術創(chuàng)新引導專項、基地和人才計劃等，主要通過競爭擇優(yōu)的方式組織實施國家科技計劃。我國中央支持財政科研經(jīng)費的方式主要是穩(wěn)定支持和競爭擇優(yōu)相結合，統(tǒng)籌發(fā)揮兩種方式的作用，相互協(xié)調。

科研報銷人員多是科研工作者或研究生，對財務制度了解不多，在面對繁雜的財務報銷單據(jù)時，往往不知從何下手。由于報銷附件單據(jù)數(shù)量較多，票據(jù)加工的工作量較大，除了項目負責人審批外，還需要科研管理部門審批，超過一定的金額還需要主管領導審批，環(huán)節(jié)較多，從申請審批到付款間隔時間較長。另外，由于票據(jù)不合符財務要求，部分手續(xù)不齊全，金額不正確等多種原因導致報銷單據(jù)退回率較高[1]。報銷人員對財經(jīng)制度的了解程度和財務審核人員對各類科研經(jīng)費的熟悉程度在一定程度上也影響了報銷的效率。而且科研經(jīng)費的來源日趨多樣化和經(jīng)費總量的增加，使經(jīng)費管理難度逐步增大。最后科研經(jīng)費的信息化系統(tǒng)尚待磨合，線上線下工作有一定的交叉重復，線下的工作量很大，在一定的程度上也導致了“報銷繁、報銷難”。

2 如何解決“報銷繁、報銷難”

2.1 積極落實“放管服”政策

2016年7月份，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了科研“放管服”的先導文件——《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，接著各相關部門都陸續(xù)出臺一系列的政策文件，從不同方面指導科研項目經(jīng)費管理“放管服”。主要改進包括簡化預算編制，將預算調劑的權限下放給項目承擔單位；提高科研項目的間接費用比重，加大在職科研人員的績效激勵力度；明確了勞務費的開支范圍，科研項目執(zhí)行過程中勞務費的使用不設比例限制；改進結轉結余資金留用處理方式，項目通過驗收后的結余資金可以留歸項目承擔單位使用兩年；自主按照委托方要求或合同規(guī)范橫向項目的管理。進一步強化科研單位法人責任，在項目資金管理使用方面賦予科研單位和科研人員更多的自主權。使“放管服”改革相關政策文件精神在項目承擔單位有效落地實施，減輕科研人員的負擔，從而有效幫助解決科研經(jīng)費報銷繁瑣的問題，進一步激活科研人員的科技創(chuàng)新力和成果轉化力，為科研人員潛心研究、攻堅克難提供有力的保障，從而為國家創(chuàng)造出更多高精尖的科技成果，為國家的經(jīng)濟發(fā)展提供新的科技動力[2]。

2.2 完善科研財務助理制度，對科研項目進行全面管理

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》還提出，項目承擔單位要建立健全的科研財務助理制度，“讓專業(yè)的人做專業(yè)的事”，為科研人員在項目預算編制和調劑、經(jīng)費支出、財務決算和驗收等方面提供專業(yè)化服務。聘請科研財務助理產(chǎn)生的相關費用可由項目承擔單位根據(jù)情況通過科研項目資金等渠道解決[3]。由于專業(yè)的限制，大部分的科研人員不熟悉現(xiàn)有的財務管理制度，有可能會導致編制的預算與實際情況在一定程度上脫節(jié)，導致項目資金的浪費，未合理合規(guī)使用科研經(jīng)費等問題。科研管理工作是一個相對復雜的過程，科研經(jīng)費的執(zhí)行具有一定的專業(yè)性，財務助理的業(yè)務能力水平也間接影響著科研任務的執(zhí)行。為了進一步為科研人員和科學研究工作做好服務，為他們提供專業(yè)化的服務保障，讓科研人員專心從事科學研究[4]，我們應該培養(yǎng)專業(yè)的財務助理，為科研項目服務，以科研項目經(jīng)費管理為服務內容，可以為科研人員在項目申報、立項后的經(jīng)費使用及結題驗收審計等方面提供專業(yè)化的服務。激發(fā)他們在科研活動中發(fā)揮幕后管理優(yōu)勢，為科學研究提供有力的保障，成為科學家的得力幫手。將每一分科研經(jīng)費高效率的執(zhí)行，間接推動科研項目產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益[5]。

2.3 以信息化為媒介幫助解決“報銷繁、報銷難”

由于科研項目種類和數(shù)量繁多且具有個性化的特點，要想實現(xiàn)對科研經(jīng)費精細精準管理，需要大量信息存儲及數(shù)據(jù)的處理，信息化必將成為科研經(jīng)費管理的重要支撐手段。加強信息化建設，利用現(xiàn)代信息技術，建立適用于我國高校經(jīng)費管理的信息平臺。以信息化為抓手，深入推進信息化建設，制定具有前瞻性和可行性的信息化建設規(guī)劃。用現(xiàn)代化手段實現(xiàn)高效工作，減少繁瑣的工作環(huán)節(jié)，讓科研人員全身心地投入到科研中[6]。充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息手段，科學規(guī)劃科研經(jīng)費信息化建設，將財務、人事、科研、教學及后勤等部門的信息進行整合，實現(xiàn)科研經(jīng)費管理信息化平臺的一體化建設，消除信息“孤島”，最終共建統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，達到科研業(yè)務的一站式辦理[7]。這樣可以滿足不同層次的需求，科研項目負責人能隨時查詢和追蹤經(jīng)費到賬及使用情況，并進行線上預約經(jīng)費報銷，這樣減少了財務部門的查詢工作，審計人員也可以在線查看賬目和票據(jù)。從而有效幫助解決“報銷繁、報銷難”等問題。

2.4 引入誠信機制

堅持信任為前提、誠信為底線，減少對科研項目進行不必要的檢查，確?？蒲腥藛T將盡可能多的時間和經(jīng)歷投入到科研活動中。進一步加強和落實“包干制”改革，建立科研誠信系統(tǒng)的建設，完善負面清單的相關制度，對不誠信的學術行為采取“零容忍”[8]。建立以信任為前提的科研管理制度應加強信息化的管理，進一步深化科研環(huán)境及政策改革。信息公開機制可以為以信任為前提的科研管理機制提供保障。各單位應建立科研信息公開平臺，科研管理部門、后勤部門、財務管理部門和科研項目負責人是信息公開的責任主體，應對定期公開信息的真實性和準確性進行負責[7]。對違規(guī)使用科研經(jīng)費的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任，嚴肅處理，營造風清氣正的科技創(chuàng)新環(huán)境[9]。項目依托單位要逐步建立科研人員的誠信檔案，科研誠信好的科研人員，可以簡化審批程序，給予他們充分的信任；科研誠信差的科研人員，報銷時需加強對票據(jù)和支出的真實性及相關性進行審核。通過這些舉措，誠實守信的科研人員在經(jīng)費的使用過程中可以得到便利和尊重。

2.5 逐步推行科研經(jīng)費“包干制”

2019年9月2日舉行的“杰青”工作座談會上，李克強總理表示，科技創(chuàng)新突破需要廣大科研人員心無旁騖、腳踏實地奮斗，創(chuàng)新成果往往不是計劃出來的，要持續(xù)深化科技領域“放管服”改革，進一步破除對科研人員的束縛，加快完善科研項目管理評價、收益分配等制度，在某些項目實施過程中試點實施“包干制”管理機制。“包干制”是在符合國家政策情況下，項目負責人和參與人可以根據(jù)項目實際情況報銷相關費用，科研項目經(jīng)費不做具體科目比例設置[10]?！鞍芍啤苯?jīng)費管理機制可以將科研人員從 “報銷繁、報銷難”中解放出來，為科研人員創(chuàng)造更寬松的環(huán)境，有利于調動科研人員的創(chuàng)造積極性[11]?？蒲薪?jīng)費的“包干制”必須明確經(jīng)費使用的“負面清單”，這是法律規(guī)定的“紅線”，任何人都不可逾越。誠信記錄檔案好的科研人員，可以允許逐步進入科研經(jīng)費包干的試點，并簡化審批流程，給予他們充分的信任。

3 華南某三甲醫(yī)院提升科研經(jīng)費管理效率舉措

華南某醫(yī)院是中國最早的西醫(yī)院，歷史非常悠久，醫(yī)院堅持以打造“世界一流研究型醫(yī)院”為建設目標，以學科發(fā)展為主線，找準差距、精準發(fā)力，近年來取得標志性突破。隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，科研項目和經(jīng)費均呈現(xiàn)快速增長的趨勢，項目類型和經(jīng)費來源也日益多元化，給科研經(jīng)費管理帶來了較大的壓力[12]。近五年醫(yī)院獲得科研總經(jīng)費逾8億元，承擔國家重大重點任務30余項，國家自然科學基金立項數(shù)從“十二五”年均40項，提升到“十三五”年均72項，居全國醫(yī)院前20名?！笆濉逼陂g醫(yī)院實現(xiàn)了院區(qū)倍增，形成“一體兩翼”院區(qū)布局。這種多院區(qū)的發(fā)展模式給科研經(jīng)費的管理帶來極大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的科研管理模式很難滿足科研人員的需求。為了解決科研經(jīng)費“報銷繁、報銷難”等問題，醫(yī)院從以下幾個方面著手，進一步完善科研經(jīng)費的管理，取得了一定的成效。

3.1 完善醫(yī)院內部制度，加強科研經(jīng)費的規(guī)范化管理

在科研經(jīng)費管理方面，認真學習和對照國家有關部門對科研經(jīng)費管理的各項規(guī)定，積極落實“放管服”，結合單位實際，修訂完善內部科研項目和資金管理制度，建立健全的符合醫(yī)院科研規(guī)律和特點的科研經(jīng)費管理制度，進一步規(guī)范科研經(jīng)費的管理。制定和修訂了一套適合醫(yī)院的管理制度，包括《科研項目配套經(jīng)費發(fā)放的規(guī)定》《縱向科研經(jīng)費管理辦法》《橫向科研經(jīng)費管理辦法》《縱向科研經(jīng)費預算調整管理辦法》《科研項目結題結賬及結余經(jīng)費管理辦法》和《科研項目間接費用管理辦法》等，嚴格規(guī)范各項科研經(jīng)費支出的審批流程，規(guī)范財務支出，從制度上保證了科研經(jīng)費使用的合規(guī)性、合理性和有效性。

3.2 在醫(yī)院內部積極推行財務助理制度

加強科研財務助理制度的宣講，鼓勵大的科研團隊聘請專門的科研財務助理，小的科研團隊可以采取共同聘請財務助理的模式?？蒲胸攧罩砜梢詾榭蒲腥藛T在項目經(jīng)費使用過程中提供全鏈條專業(yè)化的服務，從而讓科研人員騰出更多時間和精力更好地搞科研，激發(fā)創(chuàng)新創(chuàng)造活力?？蒲胸攧罩砭哂袑I(yè)性的優(yōu)勢，可以為科研人員在經(jīng)費使用方面出謀劃策，加強財務與科研工作的有效銜接，從而可以更科學地管理科研經(jīng)費[13]。醫(yī)院不定期組織科研助理進行培訓，讓他們掌握一定的財務知識、熟悉內部的報銷制度和相關的科技管理制度，形成規(guī)范化、常態(tài)化的科研財務助理培訓交流機制。除此之外還聘請有經(jīng)驗的審計專家對科研財務助理進行業(yè)務培訓，包括經(jīng)費管理、經(jīng)費審計等，從而提高科研財務助理的專業(yè)素質。并將培訓的相關材料掛在醫(yī)院內網(wǎng)，便于科研財務助理及其余相關人員及時學習和了解。

3.3 引入科研材料采購平臺，構建科研經(jīng)費線上審批報銷管理平臺，信息化助力醫(yī)院科研經(jīng)費報銷

傳統(tǒng)科研經(jīng)費報銷過程中紙質票據(jù)傳遞，報銷流程繁雜、時間跨度長[14]。針對人工制作各種報銷單據(jù)，工作重復繁瑣，并且出錯率高的問題，醫(yī)院從2017年起引入科研材料采購平臺。引進采購平臺后，簡化了報銷材料，降低了報銷單據(jù)的錯誤率；驗收人收到貨物后，還需拍照上傳實物圖片到平臺，既保證了驗收的公正性，同時也方便庫房工作人員對試劑的查看和管理；有了平臺的數(shù)據(jù)支持，可以定時抽查、盤點科研用實驗材料。在采購流程規(guī)范、報銷材料完整的情況下，盡量簡化經(jīng)費使用的審批流程。另外，實現(xiàn)了財務系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)及采購平臺的系統(tǒng)對接，做到科研經(jīng)費的審批都通過財務系統(tǒng)完成，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，經(jīng)辦人少跑路”。通過財務實時審核、內審過程抽查，確?？蒲薪?jīng)費使用的合法性和合理性[15]。后續(xù)醫(yī)院繼續(xù)引進了兩家采購平臺，促進實驗材料采購平臺的競爭，降低了采購成本，在一定程度上節(jié)省了科研經(jīng)費。

3.4 筑好制度籬笆，加強風險防范；完善責任體系，構建監(jiān)督機制

近五年，醫(yī)院結合實際，出臺和修訂了多項學術規(guī)范相關文件。其中，《學術行為規(guī)范及管理辦法》于2016年就已頒布實施，后續(xù)還相繼出臺了《關于加強我院學術論文發(fā)表管理的決議》《人類遺傳資源管理辦法》等制度文件。通過制度的不斷優(yōu)化，明晰了學術不端行為的界限，從源頭控制科研失信風險，推動學風建設常態(tài)化。同時，針對科研人員可能觸碰的“紅線”，醫(yī)院還以決議、黨政聯(lián)席會議紀要等形式陸續(xù)出臺了部分規(guī)定，如《學術論文“八不準”》對科研經(jīng)費的使用進行了約束。另外，定期進行學術規(guī)范宣傳、培訓和考核；定期組織抽查、審計科研經(jīng)費的使用情況。為防止學術不端行為構建起了系統(tǒng)、全面的長效監(jiān)督機制。在醫(yī)院內部逐步建立科研人員的誠信檔案，科研誠信好的科研人員，盡量簡化審批程序；科研誠信差的科研人員，報銷時加強對票據(jù)和支出的真實性及相關性的審核。這樣，誠實守信的科研人員在經(jīng)費的使用過程中得到便利和尊重。

3.5 逐步完善“包干制”科研經(jīng)費的管理

醫(yī)院的科研項目經(jīng)費主要由財務和科研管理部門負責管理。醫(yī)院不定期組織管理人員加強財務和業(yè)務的學習，從項目實際情況出發(fā)，指導科研經(jīng)費的使用，并追究違規(guī)使用科研經(jīng)費項目負責人的責任。此外，醫(yī)院還制定了負面清單，列出禁止使用的事項明細，提示科研人員不越紅線，使他們潛心科學研究[16]。另外，醫(yī)院還開展常態(tài)化的內部監(jiān)督機制，以內部審計為抓手，外部審計為補充，充分發(fā)揮審計監(jiān)督的優(yōu)勢[17]。審計部門定期對項目執(zhí)行期過半，支出金額較大的科研項目進行抽查審計，這樣可以及時發(fā)現(xiàn)和反饋問題，盡早糾正偏差，保障科研經(jīng)費的合規(guī)合理支出。

通過上述舉措，醫(yī)院在科研經(jīng)費管理的效率顯著提高，在一定程度上解決了“報銷繁、報銷難”的問題。

綜上所述，在“放管服”的政策要求下，要以強化內控為抓手，將“放”與“管”統(tǒng)一平衡起來[18]。既要放權給科研人員以釋放科研活力，科研管理部門也要做好風險防控工作來保障各項改革試點管理到位。我們應該積極利用科學的管理方法和工具，盡可能簡化科研人員經(jīng)費報銷的流程，優(yōu)化科研經(jīng)費管理體系，下放項目預算的編制和調劑及科研經(jīng)費的使用權限，并強化對科研經(jīng)費的管理監(jiān)督責任，使科研經(jīng)費的管理做到“放得下、接得住、管得好”，從而解決科研經(jīng)費“報銷繁、報銷難”等問題，充分調動承擔單位和科研人員的積極性和創(chuàng)造性，有效推動國家的科研事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。