建筑工程檔案電子信息化的管理分析

吳亞玲

（杭州良渚新城城建投資有限公司，浙江 杭州 310000）

檔案管理的流程復雜、內容枯燥，因此多數(shù)人都不愿意從事檔案管理工作。長期以來，檔案管理多采用紙質管理模式，此種模式的弊端問題較多，例如信息收集與整理效率低，數(shù)據(jù)損壞、丟失等?，F(xiàn)代技術發(fā)展下，相應地提升了技術的信息化水平，將信息技術應用到檔案管理工作中，不但能夠維護數(shù)據(jù)信息的完整性，還可以提升檔案管理效率[1]。多數(shù)建筑企業(yè)以電子化、信息化方式管理檔案，此種管理方式的優(yōu)勢較多，能夠轉變傳統(tǒng)管理理念與方法，減少檔案管理的人員與經費投入，檔案管理效率與質量均比較高。然而長時間應用信息管理方式后，逐漸發(fā)現(xiàn)管理缺陷與不足，相應地影響檔案管理效益。所以要針對檔案信息化管理展開討論，從而保障檔案管理的實效性。

1 工程檔案信息化、電子化管理的作用

1.1 規(guī)范檔案管理流程

傳統(tǒng)檔案管理模式的內容復雜，且技術方法落后，需要大量的人力資源。當人員管理操作不當時，則會降低檔案的管理質量。通過應用電子化、信息化方式，能夠簡化傳統(tǒng)檔案管理的繁瑣流程，共享資源數(shù)據(jù)，規(guī)范和完善管理流程。電子化、信息化管理方式，可以實現(xiàn)自動化的檔案管理，降低人為干擾?？茖W設定系統(tǒng)程序后，能夠自動分類存儲、更新數(shù)據(jù)信息，維護數(shù)據(jù)信息的準確性。[2]

1.2 提升檔案管理的即時性與準確性

傳統(tǒng)檔案管理的模式單一，時間與精力耗費比較多，并且存在明顯的管理偏差。當管理人員的素質能力不佳時，則會影響檔案管理效率，無法發(fā)揮出數(shù)據(jù)的參考價值。然而在電子化、信息化方式應用后，可以提升檔案管理的即時性水平，為建筑企業(yè)工程建設提供數(shù)據(jù)參考。針對各行業(yè)發(fā)展而言，檔案資料都屬于寶貴財富，科學監(jiān)管檔案質量，既可以確保數(shù)據(jù)信息的準確性，還可以匯總、整合數(shù)據(jù)資料，為領導層提供決策依據(jù)，明確企業(yè)的發(fā)展方向，不斷加強市場競爭實力。檔案管理涉及較多內容，比如政策信息、各階段規(guī)劃、員工資料等，維護數(shù)據(jù)信息的完整度，才可以為企業(yè)提供參考價值。電子化、信息化方式，以計算機系統(tǒng)、網絡系統(tǒng)為載體，可以保證檔案資料的保密性與安全性，同時方便檢索，及時調閱各項資料文件。

1.3 提升檔案管理工作的運行效率

在檔案管理工作中，通過應用電子化、信息化方式，以計算機設備存儲檔案信息，無需再次整理和歸納。計算機系統(tǒng)的存儲時間長，可以保證資料完整性，維護檔案數(shù)據(jù)質量。通過應用電子化、信息化方式，可以將檔案資料轉化為數(shù)字化，減少紙張載體的使用，同時縮減存儲空間，加強保護效益高。同時，使用信息化設備存儲檔案，能夠減少人力、物力的投入，隨時查詢和調閱檔案，檔案運行效率高。[3]

1.4 資源共享優(yōu)勢

電子化、信息化的管理方式，能夠實現(xiàn)辦公自動化，提升檔案管理水平，成為建筑企業(yè)檔案管理的趨勢。注重提升辦公自動化水平，能夠共享各類資源，全面落實檔案歸檔與使用。然而在開發(fā)和使用檔案時，要求管理人員熟練應用電子化、信息化技術，提升檔案資料的使用效率，實現(xiàn)管理目標。

2 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀與問題

2.1 管理意識薄弱

分析建筑工程的檔案管理現(xiàn)狀可知，首先，管理人員的管理意識薄弱，不太重視工程檔案管理，也不了解檔案法律的相關內容。其次，工程建設期間，人員的崗位調動頻繁，導致檔案管理的落實問題較多。最后，建筑工程各參建方的溝通交流不足，致使檔案管理產生脫節(jié)現(xiàn)象，影響檔案記錄內容的完整性。

2.2 管理力度不足，缺乏完善設施

工程檔案管理制度的不良問題較多，缺乏專人監(jiān)管檔案，也不具備完整的制度體系，很少及時歸檔和整理工程檔案，致使檔案數(shù)據(jù)丟失，影響檔案質量。當出現(xiàn)上述問題時，會影響檔案后期查詢與使用。

2.3 信息化建設滯后

在新時代背景下，建筑工程檔案管理需要使用電子化、信息化方式，轉變落后的管理理念與模式，從而提升檔案管理效率。然而，工程檔案管理模式多為紙質檔案，因此遵循傳統(tǒng)管理方法，對人工收集和整理檔案信息的依賴強?；诠芾硇史治?，此種管理方式對檔案管理的實效性危害大，無法發(fā)揮出工程檔案的價值。

2.4 缺乏規(guī)范的檔案歸檔方式

建筑工程施工中，涉及多個部門與組織，所以要從多個部門收集檔案資料，致使工程檔案的內容冗雜。部分部門應用電子化、信息化管理方式；部分部門采用傳統(tǒng)記錄式管理方法。不管是信息化，抑或者紙質版的檔案，都存在損毀和丟失的風險。盡管紙質版檔案可以借助信息技術，掃描制作為電子版，但是觀看性不足，無法保證檔案內容的合法性與可讀性。

2.5 檔案管理流程漏洞較多

分析工程檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)應用電子化、信息化方式管理檔案，但是管理流程、技術規(guī)范性的不足問題較多，紙質版檔案只是通過掃描成為電子版，并非真正的信息化管理，也沒有挖掘數(shù)字資料，缺乏檔案資料的共享機制。

因此，企業(yè)的檔案電子化、信息化建設，只是注重形式建設，缺乏內涵建設。

2.6 檔案信息的安全性不足

工程檔案的信息化管理中，必須高度重視信息安全問題，然而建筑企業(yè)對信息安全問題的重視度不足，致使資料信息在傳輸過程中丟失，對檔案信息化管理質量的影響較大。在落實工程檔案的信息化管理時，會面臨信息管理系統(tǒng)的防火墻缺失問題，無法保障信息安全。企業(yè)對檔案信息安全管理不太重視，缺乏相應的安全管理制度，再加上管理人員的能力素質低下，很少具備信息化管理能力，因此采用不規(guī)范方式上傳檔案信息，經常出現(xiàn)操作失誤問題，影響工程檔案管理效果。

3 建筑工程檔案電子信息化管理措施

3.1 優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)

建筑工程的檔案管理信息系統(tǒng)，由業(yè)務應用系統(tǒng)、后臺配置系統(tǒng)組成。其中，業(yè)務應用系統(tǒng)涉及檔案接收、管理、利用、處置功能。信息化改革目標，要求管理系統(tǒng)在接收環(huán)節(jié)，不斷提升檔案編目、入庫歸檔的自動化水平[4]。檔案管理模塊，要實現(xiàn)檔案交接、盤點，在線閱讀等目標。檔案使用模塊，要確保檢索應用、信息留存的即時性。檔案處理模塊，注重規(guī)范檔案鑒定、審批與銷毀。后臺配置系統(tǒng)，具備檔案審批、鑒定、借閱等模塊，自動化保護檔案內容、編號，實現(xiàn)分類與維護功能。

3.2 電子信息化檔案的安全管理

在檔案管理工作中，必須高度重視電子信息化檔案的安全管理，確保檔案電子化、信息化改造的順利性。[5]如果不注重安全管理，將會加劇檔案損耗，增加項目經濟損失。網絡應用范圍擴大，項目管理涉及相關方的數(shù)據(jù)傳輸與交換，為了避免病毒侵襲、木馬程序盜用檔案資料，必須從以下方面入手，全面保障電子信息化檔案的安全性。

第一，檔案的發(fā)送與傳輸：為相關方發(fā)送檔案資料時，如果應用辦公軟件傳輸，則設置為只讀模式，防止相關方隨意編輯、修改檔案內容。針對具備版權的資料，應當由權限領導審批之后，才可以發(fā)放和傳輸。以PDF格式發(fā)送文件，該格式成為數(shù)字化信息的工業(yè)標準，可以保留文件原格式，具備開放標準、跨平臺傳輸優(yōu)勢。PDF格式的文件，能夠獨立封裝文字、顏色、格式，不會受到設備分辨率影響。在該格式文件中包含多種電子信息，例如動態(tài)影像、聲音、超文本鏈接，可以支持大文件傳輸，安全性、集成度較高。在傳輸過程中，使用許可證方式加密，限制無權限人員對文件內容進行編輯、復制、打印。針對重要的電子資料，需要由相關方進行簽收確認，可以采用電子簽名方式。針對特殊軟件產生的非通用格式文件，需要轉化為通用格式，防止相關方無法解讀檔案內容。

第二，檔案的使用與備份：存儲電子檔案的計算機設備，應當派遣專人管理，同時設置登錄密碼，不定期修改登錄密碼，限制無權限人員使用。電子檔案放置在硬盤非主引導區(qū)，設置獨立文件夾分類存儲。計算機必須安裝殺毒軟件，并及時更新補丁。電子檔案應當每周備份1次，每月刻錄光盤備份。當短時間內接收大量資料時，則要做好資料備份。由管理人員專門負責檔案備份，領導層定期抽查檔案備份情況。針對已歸檔、已備份的電子資料，要申報權限領導進行刪除、銷毀審批。

3.3 檔案軟硬件建設，研發(fā)信息技術

全面調研檔案管理的信息技術，明確信息技術對軟件、硬件的要求，聯(lián)合市場調研制定引進措施。對于硬件建設，檔案信息化建設引入各類先進技術，比如人工智能技術、云計算技術、大數(shù)據(jù)技術等，因此對硬件基礎的要求非常高。[6]硬件設施要滿足計算機性能需求，還要完善配套設施，結合不同服務器的建設需求，合理搭配檔案級光盤、機械硬盤、固態(tài)硬盤，以滿足檔案信息化建設需求。對于軟件建設，減少通用型軟件的使用，積極與科研單位合作，定制專業(yè)軟件，優(yōu)化軟件接口、對接內容，確保軟件與檔案信息管理系統(tǒng)的兼容性，以滿足建筑工程檔案的管理要求。

3.4 優(yōu)化檔案信息化管理制度

檔案管理不管采用哪種模式，都要完善檔案管理制度，并且和管理系統(tǒng)高度匹配，發(fā)揮出工程檔案的信息化管理優(yōu)勢。[7]聯(lián)合檔案信息化建設要求，完善管理制度內容，保證工程檔案信息化管理的完整性。此外，建立相關監(jiān)督機制，搭配管理制度共同實施，保證工程檔案信息化管理的真實性。注重細化權責利關系，全面落實責任制度，對工程檔案電子信息化進行規(guī)范，發(fā)揮出管理模式的價值。

3.5 構建檔案信息化管理環(huán)境

構建檔案信息化管理環(huán)境，并非是指投入信息化手段，而是立足于檔案管理特點及需求，創(chuàng)設優(yōu)質的管理環(huán)境，順利開展工程檔案的信息化管理工作。在構建檔案信息化管理環(huán)境時，需要結合檔案管理的不足，采用科學的信息化方式，持續(xù)優(yōu)化工程檔案管理工作。注重建設電子設備設施，按照工程檔案的管理要求，優(yōu)化配置掃描設備、計算機系統(tǒng)、網絡體系。同時，按照檔案管理的信息化要求，提升各項技術和設備的匹配度，聘請專業(yè)信息技術團隊，建立工程檔案的信息化管理平臺、信息資源庫。

3.6 提升檔案管理人員的信息化水平

隨著信息技術的全方位發(fā)展，檔案管理也越來越注重信息化建設。通過應用現(xiàn)代管理模式，將通信管理軟件作為文獻管理信息化的嘗試。[8]多數(shù)社會機構擴大軟件的應用范圍，以保障文獻資料管理效率。為了與檔案管理信息化的發(fā)展相適應，應當提升管理人員的信息化水平，采用先進信息技術開展檔案管理工作。定期組織管理人員參與培訓活動，加強信息素質。檔案管理涉及的檔案資源非常多，通過應用計算機技術，可以將資源轉化為電子文件，對應用程序予以管理，其中，檔案資源涉及文檔分類、資料上傳、事后鏈接。由于管理人員長期采用傳統(tǒng)管理模式，電子檔案的管理意識薄弱，缺乏相應的管理技能，所以對電子信息化檔案管理的影響比較大。建筑企業(yè)要注重檔案管理人員的技能培訓，篩選計算機檔案管理知識開展教育，有助于強化檔案管理意識，不斷提升管理能力。當前，檔案信息化管理涉及的技術、設施非常多，要求管理人員按照具體需求，選擇相應的文件管理方式。管理人員也要注重文件管理的優(yōu)化，做好各項組織協(xié)調工作，明確文件管理的重點內容，不斷提升文件管理效率。

4 結語

綜上所述，時代發(fā)展要求下，檔案管理工作必然會轉向電子信息化管理趨勢。電子信息化管理的優(yōu)勢較多，比如簡化檔案管理流程，提升檔案管理效率與質量。通過應用電子信息化技術，能夠減少建筑企業(yè)對檔案管理的人員、資金投入，將大量資源應用到項目建設中，從而增加企業(yè)的經濟效益。為了確保工程檔案資料存儲的安全性，企業(yè)可通過電子信息化技術，建設信息管理平臺，加強風險抵御、安全漏洞抵御的能力，以免不法分子盜取企業(yè)的檔案資料，從而產生惡性市場競爭事件。在未來發(fā)展中，企業(yè)要不斷改進電子信息化技術，結合現(xiàn)代技術、檔案管理要求，從根本上保障工程檔案的管理效益。