新時代下淺談基層醫(yī)院檔案管理模式如何轉(zhuǎn)型升級

孫賽

牡丹江市婦幼保健院 黑龍江 牡丹江 157000

引言

眾所周知，檔案管理是醫(yī)院重要財富與核心工作之一，受醫(yī)療體制改革影響，基層醫(yī)院在此方面加大投資與創(chuàng)新力度，注重文書檔案資源的開放、利用、共享等，目的是能擴大信息數(shù)據(jù)影響范疇，成為各項工作開展重要依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，降低檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級難度，在實踐中強化檔案內(nèi)容完整性、精確性，與基層醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)一致，顯著提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1 檔案管理對基層醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的影響

隨著我國醫(yī)療領(lǐng)域近幾年的創(chuàng)新發(fā)展，各醫(yī)院在檔案管理方面高度重視，醫(yī)院在此方面組建專業(yè)化的管理隊伍，能以圖表、公文、錄像、書信、錄音等多種載體完成檔案儲存與管控工作，在各類資源管理的過程中還能細(xì)化內(nèi)容類別，考慮后期查閱與應(yīng)用便捷性，借助信息化技術(shù)降低檔案管理難度，并提出相應(yīng)的決策進行治理、管控，通過檔案管理成效提升對基層醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展帶來的積極影響。

此外，因檔案是醫(yī)院寶貴財富，還需在管理模式轉(zhuǎn)型升級階段注重信息資源規(guī)范化管理，經(jīng)各部門在日常工作環(huán)節(jié)中的積極交流、合作，醫(yī)院管理層能對檔案管理工作要點、原則、方法等均加大研究力度，把工作重心放在基層醫(yī)院自身發(fā)展方面，編制具有針對性、科學(xué)性的管理制度，既可以保證檔案管理工作有序?qū)嵤?，又能在此方面突出良好成效[1]。同時，還能引起各部門及管理人員重視，檔案管理工作開展強調(diào)細(xì)節(jié)管控，按照醫(yī)院檔案材料劃分主要包括病歷檔案與文書檔案，前者由專門的檔案統(tǒng)計機構(gòu)負(fù)責(zé)，后者由醫(yī)院各職能部門負(fù)責(zé)，采用精細(xì)化管理模式在細(xì)節(jié)上把控，避免常規(guī)問題持續(xù)性發(fā)生，并有具體的措施與機制，能在檔案管理工作發(fā)展階段嚴(yán)格把控內(nèi)容準(zhǔn)確性，促進基層醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展，凸顯檔案管理在基層醫(yī)院發(fā)展中的重要地位與影響。

2 基層醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級要點

2.1 具備綜合能力較強的管理人員，全面落實管理機制

從基層醫(yī)院長久發(fā)展角度分析，檔案管理工作開展既是重要的參考依據(jù)，又能強調(diào)信息資源的精確性。分析檔案管理工作涉及面較廣，為保證管理成效，還需基層醫(yī)院在此方面具備綜合能力較強的管理人員：首先是專業(yè)相符，對管理人員的學(xué)歷、工作經(jīng)驗等有一定要求，必須對基礎(chǔ)知識、管理要求等全面掌握；其次，醫(yī)院定期組建人員參加課外培訓(xùn)活動，目的是拓展人員思維，能主動接觸與學(xué)習(xí)檔案管理知識、管理模式等，有助于文書檔案管理者轉(zhuǎn)型，醫(yī)院具備復(fù)合型檔案管理人員，影響檔案管理工作質(zhì)量與效率；最后，考慮醫(yī)院檔案信息資源較多、較廣，為保證各類資源完整儲存，醫(yī)院采用分層管理的方式，由各科室對科室中的檔案信息資源自主管理，均匯總到智能化管理系統(tǒng)中，有助于檔案管理工作貫穿到整個醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展中，并全面落實管理機制。

例如：某醫(yī)院就在創(chuàng)新階段強調(diào)人資管理，在信息化快速發(fā)展的今天，建立信息網(wǎng)絡(luò)已成為不容置疑的事實，作為新時代檔案管理者，除了對各類信息資源采集、檢索、傳輸、服務(wù)等工作，如何把有效檔案資源進行合理細(xì)化，需要檔案管理者按照十大類進行統(tǒng)籌分配、交叉管理等。該醫(yī)院通過人員培訓(xùn)把新進技術(shù)引進與應(yīng)用，每位工作人員均具備獨立操作、規(guī)范管理等能力，經(jīng)管理系統(tǒng)建設(shè)，能在細(xì)節(jié)上處理常規(guī)問題，規(guī)避管理不到位、制度不完善、人員責(zé)任意識淡薄等問題持續(xù)發(fā)生。同時，為調(diào)動管理人員積極性、參與性，還需在日常管理中對檔案管理要點內(nèi)容全面探究，能在激勵機制管控方案加大實施流動，以各科室為單位定期考核，針對日常工作業(yè)績突出人員會有相應(yīng)的激勵獎勵，以此增強工作人員的工作熱情，對基層醫(yī)院檔案管理工作有序?qū)嵤┢鸬酱龠M作用。

2.2 注重檔案管理精細(xì)化建設(shè)，保證資源整合效率

互聯(lián)網(wǎng)時代的到來與發(fā)展，擴大了信息化技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，各基層醫(yī)院在創(chuàng)新發(fā)展階段加大信息化技術(shù)應(yīng)用力度，經(jīng)專業(yè)化的管理人員在日常工作中細(xì)致處理，優(yōu)化檔案管理工作流程，為檔案資源合理細(xì)化帶來一定影響，醫(yī)院管理部門也能依據(jù)實際情況對工作要點全面性探究，細(xì)化各部門及人員的工作內(nèi)容、工作職能，目的是對醫(yī)院各科室的檔案內(nèi)容統(tǒng)籌管理，智能化、獨立化的管理平臺可儲備海量信息資源，隨著基層醫(yī)院健康發(fā)展，匯總眾多檔案信息，時刻為醫(yī)院各項工作提供高質(zhì)量的“服務(wù)”[2]。

例如：某醫(yī)院就在檔案信息化建設(shè)方面進行創(chuàng)新，工作要點放在精細(xì)化建設(shè)方面，通過對計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等綜合應(yīng)用，可創(chuàng)建與該醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展及檔案管理工作相符的智能化系統(tǒng)，針對該醫(yī)院目前檔案管理現(xiàn)狀深度分析，能對系統(tǒng)功能強化處理，每項工作均有相對應(yīng)的模塊，醫(yī)院人力資源管理部門與用人部門相互協(xié)作，只需根據(jù)工作需求選擇相應(yīng)的管理人員，通過一系列的培訓(xùn)、分崗、化責(zé)等處理，保證各崗位上均具備相應(yīng)負(fù)責(zé)人，只需在實踐過程中注重精細(xì)化與規(guī)范化管理，就可提升醫(yī)院檔案管理水平與質(zhì)量。

2.3 具備完善的管理制度，控制檔案管理工作的規(guī)范性

當(dāng)前，基層醫(yī)院在檔案管理工作開展階段依據(jù)《檔案法》相關(guān)要求，在管控階段強調(diào)整體規(guī)范性，基層醫(yī)院在此方面組建了專業(yè)化的管理隊伍，詳細(xì)探究醫(yī)院檔案管理工作目標(biāo)、實際要求等，嚴(yán)把管理工作質(zhì)量關(guān)，考慮各科室工作內(nèi)容有明顯的差異性，要求各科室的檔案管理模式要科學(xué)、合理，醫(yī)院具備多樣化的管理模式，能隨著醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展適當(dāng)調(diào)整管理模式，也屬于檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級的重要過程。

例如：對醫(yī)院檔案傳遞程序規(guī)范性管理，建議按照檔案類型有效管控，借助檔案資源收集與編研關(guān)系，從細(xì)節(jié)上把控與約束，既能避免對信息內(nèi)容重復(fù)儲存，又能為檔案管理工作質(zhì)量提升提供良好的基礎(chǔ)保障，成為基層醫(yī)院穩(wěn)定的重要條件。

3 基層醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級策略

3.1 醫(yī)院管理層應(yīng)對檔案管理工作引起重視

為保證檔案管理工作質(zhì)量，并為基層醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展起到促進作用，還需醫(yī)院管理層能對此項工作開展引起重視，因工作開展前期所面臨的影響因素較多，是有一定的實施難度，為有效改變基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，還需把檔案管理工作納入到核心工作領(lǐng)域中，有具體要求與標(biāo)準(zhǔn)全方位管控[3]。對此，建議基層應(yīng)在檔案管理人員能力、素養(yǎng)意識方面入手，要求每位管理人員必須樹立大局觀，主動服務(wù)意識要強，選擇在細(xì)節(jié)上把控與處理常規(guī)問題，既能保證檔案內(nèi)容完整性，又能提升檔案管理影響力，高效完成檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級工作。

3.2 組織結(jié)構(gòu)完善

因醫(yī)院檔案管理工作的重要保障之一是組織建設(shè)，關(guān)于醫(yī)院內(nèi)部所組建的檔案管理部門結(jié)構(gòu)是否完善、是否合理，關(guān)乎著醫(yī)院檔案工作成效，可在管理工作開展階段真實地反映出醫(yī)院綜合能力。對此，經(jīng)多角度、全方面地探究，醫(yī)院需明確檔案管理的要點與核心，待管理隊伍組織結(jié)構(gòu)完善后，在綜合檔案室建設(shè)方面加大投資力度，核心目標(biāo)是便于醫(yī)院對檔案資源的全面化管控，再加上專業(yè)化管理人員積極參與，按照檔案類別進行分類管理，使混亂的管理工作變得清晰、直觀，并對文書檔案與電子檔案分別儲存，只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)會第一時間篩選出相應(yīng)的內(nèi)容，并附帶各文書檔案的儲存位置與借閱狀態(tài)等，整個工作流程被細(xì)化，工作效率顯著提升。

例如：關(guān)于人事檔案、病案、設(shè)備檔案等管理，考慮此類檔案內(nèi)容的特殊性，醫(yī)院在此方面設(shè)置專人、專項、專管，檔案管理模式也發(fā)生了顯著變化，從信息化管理到精細(xì)化管理，在信息資源搜集、整理、儲存等各個環(huán)節(jié)中均嚴(yán)格把控工作質(zhì)量，并傳輸?shù)街悄芑到y(tǒng)中進行統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性與安全性。

3.3 檔案信息資源建設(shè)力度加強

隨著基層醫(yī)院在創(chuàng)新中綜合實力不斷增強，有能力、有條件對檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建與創(chuàng)新，并在信息化建設(shè)規(guī)劃、電子政務(wù)發(fā)展要求等融合條件下，大力開展網(wǎng)上檔案館項目建設(shè)工作，成為推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級的主要階段，并向數(shù)字化、電子化等方面創(chuàng)新，醫(yī)院文書檔案信息資源建設(shè)力度不斷加強[4]。同時，在網(wǎng)絡(luò)功能上設(shè)置內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)，主要是考慮各項工作內(nèi)容與要求不同，關(guān)于內(nèi)網(wǎng)設(shè)置，是便于各科室開展檔案管理工作，醫(yī)院文書檔案信息可在智能化系統(tǒng)中安全儲存；外網(wǎng)設(shè)計是考慮患者們的就醫(yī)需求，結(jié)合患者自身就醫(yī)需求在外網(wǎng)中了解醫(yī)院醫(yī)療實力，能對醫(yī)院內(nèi)部實況詳細(xì)掌握，在各方面均能突出檔案管理工作的影響。

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)中也發(fā)揮著重要作用，直接影響著此項工作的有序性，并依據(jù)檔案類別對其進行分類管理，突出醫(yī)院在檔案管理方面的智能化、數(shù)字化等特點。同時，所創(chuàng)建的管理系統(tǒng)也為醫(yī)院檔案管理工作開展提供駐場、離場、數(shù)字化加工等服務(wù)。例如：在歸檔整理階段，能分類、排序、編號、編目、修復(fù)、裝訂、封裝等；數(shù)字化加工是對傳統(tǒng)載體進行掃描，以圖像形式進行儲存與管理，通過對圖像質(zhì)檢、優(yōu)化、資源轉(zhuǎn)換、批量鏈接、數(shù)據(jù)備份及保護等處理，既能控制檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化，又能在管理模式方面不斷創(chuàng)新，始終都能與醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)保持一致，各類資源均可有效利用，有效增強醫(yī)院綜合能力。

3.4 人員技能水平提升

受人為因素影響醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量不佳，醫(yī)院必須在此方面深度探究，編制完善的育人方案，強調(diào)人員技能水平提升，要求每位工作人員必須對各項技術(shù)手段靈活應(yīng)用，工作理念與模式優(yōu)化、創(chuàng)新，在日常管理中從單一文書檔案管理者變?yōu)閺?fù)合型檔案管理者，職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力、創(chuàng)新意識等不斷增強，才能有能力勝任此項工作[5]。同時，還會考慮各科室的工作內(nèi)容不同，在檔案信息管理的過程中本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，關(guān)于新技術(shù)的引進與應(yīng)用要規(guī)范操作，有效杜絕人為因素影響而引發(fā)質(zhì)量問題。在此基礎(chǔ)上，編制完善的薪酬機制，激發(fā)管理人員工作熱情，在公平、公正的工作條件下突出自身優(yōu)勢與綜合能力，符合基層醫(yī)院檔案管理用人標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級帶來積極影響。

4 結(jié)束語

為促進基層醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，必須深度探究檔案管理工作對醫(yī)院綜合發(fā)展的影響，能在此方面加大投資與創(chuàng)新力度，在管理模式轉(zhuǎn)型升級過程中分析其要點內(nèi)容，包括具備綜合能力較強的管理人員，全面落實管理機制、注重檔案管理精細(xì)化建設(shè)，保證資源整合效率、具備完善的管理制度，控制檔案管理工作規(guī)范性等，為醫(yī)院創(chuàng)造巨大的綜合效益，每項工作開展均有科學(xué)化的信息依據(jù)。