辦公自動化與所務(wù)公開需求側(cè)流程優(yōu)化研究

范建勇 暴寒婷

中國地質(zhì)科學(xué)院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所 河北 石家莊 050061

引言

進入21世紀以來，信息化技術(shù)不斷發(fā)展，在協(xié)同辦公領(lǐng)域涌現(xiàn)出了以致遠等為代表的知名品牌，在推動我國管理工作進步、提升管理效益方面發(fā)揮了重要作用。隨著信息技術(shù)的成熟，科研院所的信息化建設(shè)越來越重要，協(xié)同辦公管理系統(tǒng)在日常管理中發(fā)揮的作用也越來越明顯。中國地質(zhì)科學(xué)院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所原有的公文系統(tǒng)由于技術(shù)局限，與主流市場協(xié)同辦公軟件相比，功能簡單、智能化程度不高、經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，已不能滿足新形勢下智能化協(xié)同辦公的需要，僅限于單一的收發(fā)文及內(nèi)部簽報的流轉(zhuǎn)，應(yīng)用場景少，智能化程度低，不能真正實現(xiàn)協(xié)同辦公、綠色辦公、無紙化辦公，不能適應(yīng)當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展和智能辦公、協(xié)同辦公的需要，擬通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的安裝和使用，大幅提升單位協(xié)同辦公管理水平，但一套軟件要想充分發(fā)揮效用，必須牢固樹立問題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向，必須與單位所要解決的具體問題、工作場景中的緊迫需求緊密結(jié)合，只有這樣，協(xié)同辦公管理軟件才能最大化地發(fā)揮其協(xié)同的真正使命。因此，為配合協(xié)同辦公管理系統(tǒng)推進，有必要組織人員對單位辦公自動化、所務(wù)公開的需求及優(yōu)化進行深入研究[1]。

1 辦公自動化與所務(wù)公開需求

協(xié)同辦公系統(tǒng)在進行總體規(guī)劃時，充分考慮了技術(shù)的發(fā)展方向，選擇目前協(xié)同辦公軟件市場先進和成熟的技術(shù)作為整個系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)，保證系統(tǒng)有不斷發(fā)展和擴充的余地。系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)時充分考慮各業(yè)務(wù)層次、各環(huán)節(jié)管理中數(shù)據(jù)處理的便利和可行，把滿足業(yè)務(wù)管理作為第一要素考慮。在系統(tǒng)設(shè)計中，充分考慮了系統(tǒng)的安全性和可靠性，采用多種安全防范技術(shù)和措施，保障系統(tǒng)的信息安全，保障系統(tǒng)長期穩(wěn)定可靠運行，同時在系統(tǒng)設(shè)置充分考慮系統(tǒng)運行性，達到“簡便、實用、快捷、安全、準(zhǔn)確”的目的[2]。

1.1 制式表單設(shè)計

根據(jù)中國地質(zhì)科學(xué)院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所規(guī)章制度，對各職能管理部門現(xiàn)行的表格、流程進行認真研究，與相關(guān)管理人員一對一地進行深入溝通，努力使相關(guān)管理工作規(guī)范化、制式化、流程化，減少工作隨意性。重點對100余項事務(wù)公開內(nèi)容進行了認真分析，分別制定制式表格，提升現(xiàn)有事務(wù)公開的規(guī)范性、可控性、可測性。

1.2 管理流程優(yōu)化再造

結(jié)合任務(wù)管理、目標(biāo)管理、審批管理、督辦管理推進，對單位內(nèi)部流程進行優(yōu)化設(shè)計，著力使單位領(lǐng)導(dǎo)安排部署的每一項工作都能精準(zhǔn)的落實到具體責(zé)任人、明確完成期限、督辦人，切實使每項工作有部署、有檢查、有反饋、有考核，充分調(diào)動相關(guān)人員積極性和主動性，顯著提升管理效能[3]。

1.3 實施經(jīng)驗總結(jié)

研究所協(xié)同辦公管理系統(tǒng)建設(shè)較晚，但可以發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，充分學(xué)習(xí)借鑒已實施單位好的做法和先進經(jīng)驗，在其工作經(jīng)驗基礎(chǔ)上，進一步完善研究所工作方案，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計，實現(xiàn)后來居上，努力建設(shè)一個在全局系統(tǒng)引領(lǐng)性的辦公系統(tǒng)。

1.4 辦公自動化建設(shè)預(yù)期

通過在研究所實施致遠協(xié)創(chuàng)G6-V5協(xié)同工作系統(tǒng)，提供文檔管理、系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊，使研究所日常公文傳送等信息在領(lǐng)導(dǎo)、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通處理，全面提高辦公效率和管理應(yīng)用水平。

2 構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)同辦公管理信息平臺

根據(jù)致遠協(xié)創(chuàng)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)“實施快、易學(xué)易用、安全穩(wěn)定”的特點，此次研究所協(xié)同辦公管理系統(tǒng)共錄入人員300余人，制作流程表單251個，無流程表單27個，公文表單29個。

2.1 基礎(chǔ)信息搭建

2.1.1 公文運轉(zhuǎn)。以往的公文運轉(zhuǎn)均為手動登記、人工傳閱，耗時耗力，如果某一個節(jié)點出現(xiàn)問題，嘗嘗延誤公文批轉(zhuǎn)。協(xié)同辦公管理系統(tǒng)通過將公文流轉(zhuǎn)線上化，真正實現(xiàn)了綠色、高效、便捷的公文運轉(zhuǎn)新理念。

2.1.2 收文。辦公室文秘為收文的唯一錄入口徑，設(shè)立文件管理員，通過表單形式錄入來文單位、標(biāo)題、緊急程度、是否歸檔、來文日期、來文文號進行初步登記，通過添加正文和附件形式將收文文本錄入，按照擬定的流程由辦公室主任審核，按辦公室主任擬定意見發(fā)所領(lǐng)導(dǎo)批示，按所領(lǐng)導(dǎo)批示意見發(fā)主辦部門、協(xié)辦部門，具體執(zhí)行由主辦（協(xié)辦）部門辦理。通過網(wǎng)上運行，極大地緩解了由于領(lǐng)導(dǎo)出差、開會而形成的辦文時間問題，也極大地降低了因口頭傳達而導(dǎo)致消息傳導(dǎo)有誤的問題，所有流程、批示均在協(xié)同辦公管理系統(tǒng)留痕，作為查找存檔的參考依據(jù)。

2.1.3 發(fā)文（含簽報）。以研究所屬各部門為單位，以職工為錄入點，對研究所職工授權(quán)發(fā)文擬文權(quán)限，規(guī)定發(fā)文擬文格式，進一步對各部門職工加強公文寫作培訓(xùn)，大力提高發(fā)文質(zhì)量第一關(guān)，設(shè)置了上報、平行、下行的發(fā)文模板，在發(fā)文模板的基礎(chǔ)上細化的將水研發(fā)、水研黨發(fā)，以及各職能處室的內(nèi)部發(fā)文，簽報發(fā)文進行統(tǒng)一管理，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化審批流程，實現(xiàn)審批閉環(huán)，有效的提升了發(fā)文整體質(zhì)量，避免出現(xiàn)在人工傳閱發(fā)文、審批中的遺漏、延誤等問題[4]。

2.1.4 工作督辦。實現(xiàn)了線上工作督辦，設(shè)置督辦事項工作單及重點工作責(zé)任分工落實情況表，及時掌握全所各部門、各重點工作完成情況，以及文件辦理進展情況，有效提升了行政事務(wù)執(zhí)行力，極大地推進了研究所重點工作完成度。按研究所規(guī)章制度要求，及時發(fā)布督辦催辦單，實現(xiàn)線上督辦，線下催辦相結(jié)合，綜合推進工作督辦力度。

2.1.5 電子化審批。完善了事務(wù)電子化審批及流程，通過前期對各職能部門的調(diào)研及上線測試，最終按部門種類劃分制作流程表單251個，無流程表單27個，公文表單29個，對全所各類事務(wù)實行綜合線上管理申請、審批模式，整合了之前單一的公文系統(tǒng)，極大地滿足了急速辦公的需求。

2.1.6 合同管理。在研究所規(guī)章制度要求下，進一步規(guī)范合同申請、管理、審批、歸檔工作，按照合同分類及合同責(zé)任部門設(shè)置節(jié)點分支，保證流程連貫性、準(zhǔn)確性，確保合同申請的有效性、管理的連貫性、審批的嚴謹性、歸檔的完整性。按合同分類、分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限嚴格劃分合同申請批示流程分支，確保合同在申請過程中不被追回、退回，增設(shè)駁回及返回申請人功能，嚴格履行合同管理制度。

2.1.7 資產(chǎn)管理。建立研究所特有的資產(chǎn)管理模塊，改變了傳統(tǒng)的人工錄入資產(chǎn)模式，形成了從采購、入庫、出庫的全模式流程管理。放開設(shè)備查詢權(quán)限，對資產(chǎn)實行入庫即公開的新管理模式。增設(shè)了預(yù)算編制、材料（耗材）、化學(xué)藥品申請等模塊，全力打造有預(yù)算、有審批、有批示、有備案的全新資產(chǎn)入庫、出庫模式，解決了以往購置與發(fā)放有時存在不一致等問題。創(chuàng)新建立野外儀器貢獻共享平臺，合理規(guī)劃設(shè)備、儀器使用范圍，最大限度的發(fā)揮設(shè)備使用的功能性，做好統(tǒng)籌設(shè)備管理的同時，最大化發(fā)揮設(shè)備使用頻率。

2.1.8 檔案歸檔。在收文、發(fā)文、簽報單中增加歸檔選項及提示，按照部門及發(fā)生的時間順序自動進行歸檔，所有文件可實現(xiàn)實時查看，查找對文件的領(lǐng)導(dǎo)批示情況、人員瀏覽情況、文件辦結(jié)情況，極大地縮減了檔案管理及文書歸檔人員的工作壓力。

2.1.9 車輛管理。設(shè)置車輛管理模塊，取消了原始紙質(zhì)派車單，防止先用車后補單，規(guī)避了巡視、審計風(fēng)險[5]。建立了公務(wù)用車申請單和地調(diào)科研野外用車申請單，對通過公開招標(biāo)簽訂合同的司機及車輛均錄入系統(tǒng)，按使用人員提出的要求進行綜合選擇，增加歸隊功能，避免了以前紙質(zhì)審批流程派車及歸隊不及時造成的審計等問題。

2.2 其他信息搭建

2.2.1 特色功能。整合原研究所內(nèi)網(wǎng)、財務(wù)系統(tǒng)、地質(zhì)云系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)實現(xiàn)鏈接，將內(nèi)網(wǎng)整體遷移至協(xié)同辦公管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在研究所內(nèi)局域網(wǎng)登錄瀏覽內(nèi)網(wǎng)，驗證后進入?yún)f(xié)同，操作簡單，使用便捷，真正達到了高效、便捷進行各事務(wù)的無縫連接操作與瀏覽。在系統(tǒng)上線后，按照使用人員的實際要求，進一步增加了公文套紅、人員檔案、通訊錄、薪資查詢等功能。

2.2.2 內(nèi)網(wǎng)設(shè)置。實現(xiàn)了研究所內(nèi)網(wǎng)與協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的互相聯(lián)動一鍵登錄，按照研究所內(nèi)網(wǎng)原有的模塊建立了內(nèi)網(wǎng)，主欄目設(shè)置了事務(wù)公開、財務(wù)系統(tǒng)、科研成果、地質(zhì)云、設(shè)備管理、圖書資料、門戶網(wǎng)站等欄目，并建立了通知公開、新聞中心、文件發(fā)布、會議紀要、情況通報、科研成果、資源共享等多個模塊，實現(xiàn)了公文一鍵發(fā)布、事務(wù)公開一鍵發(fā)布、部門負責(zé)人審批發(fā)布快捷、有效、安全的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布模式。

2.2.3 領(lǐng)導(dǎo)日程。增設(shè)了領(lǐng)導(dǎo)日程標(biāo)題欄，對領(lǐng)導(dǎo)日程安排派專人定期提醒，領(lǐng)導(dǎo)安排可實現(xiàn)提前錄入、當(dāng)天錄入、按實際發(fā)生錄入等方式，通過電腦端、手機端進行錄入，方便快捷，解決了研究所職工因辦理事務(wù)找不到領(lǐng)導(dǎo)多次跑辦，也能使所領(lǐng)導(dǎo)第一時間掌握職能部門負責(zé)人工作情況。

2.2.4 設(shè)立事務(wù)公開專欄。務(wù)公開模塊按照部門及管理權(quán)限劃分為重大事項、行政事務(wù)管理、黨務(wù)及黨風(fēng)廉政建設(shè)管理、工會管理、財務(wù)管理、科技與外事管理、人事教育管理、安全生產(chǎn)與保密管理、資產(chǎn)與基建管理、監(jiān)督執(zhí)紀管理、社會項目及成果轉(zhuǎn)化管理、信息與圖書資料管理、后勤及物業(yè)管理、離退休管理，實現(xiàn)了對事務(wù)公開進行統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。

2.2.5 手機App軟件。通過VPN的介入，及手機App的使用，已解決絕大多數(shù)科研人員異地辦公等流程管理，極大地減輕了科研人員的跑事務(wù)、辦事務(wù)的工作壓力。編印了協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的培訓(xùn)手冊，召開了全所的系統(tǒng)培訓(xùn)。

2.3 完善功能模塊

2.3.1 系統(tǒng)管理。可以分別設(shè)置部門、職務(wù)級別、崗位信息并匹配到職工的基本信息中，可以對各種工作流程、格式內(nèi)容進行自定義、制定系統(tǒng)模版并授權(quán)給相應(yīng)的人員使用，也可以對數(shù)據(jù)進行備份、恢復(fù)。

2.3.2 表單管理?？梢灾苯诱{(diào)用各種Word、Excel文件并以正文的方式發(fā)送處理，可以調(diào)用系統(tǒng)模版、對正文（事務(wù)）進行回退、終止、撤銷，也可以加簽、轉(zhuǎn)發(fā)、修改表單流程。

2.3.3 文檔管理?？梢詫崿F(xiàn)對文檔的分類管理、文件夾進行授權(quán)管理、文檔借閱、移動（映射）操作、排序，可以對文檔條件查詢、文件夾和文檔樹型結(jié)構(gòu)顯示，實現(xiàn)文件夾的授權(quán)繼承性。

2.3.4 公共信息?？梢园l(fā)布公告、調(diào)查、討論，按照職務(wù)級別、部門或全部發(fā)布信息，由文檔管理員對已經(jīng)發(fā)布的公告、調(diào)查、討論進行刪除或歸檔。

2.3.5 常用工具及個人設(shè)置?？梢圆樵兒捅救擞嘘P(guān)的協(xié)同辦公管理、公文和公共信息、自定義外部聯(lián)系人和查詢，通過在線信息實現(xiàn)溝通、實現(xiàn)代理設(shè)置，指定一個代理人處理與本人有關(guān)的事務(wù)，也可以對個人模板進行刪除等維護。

3 結(jié)束語

辦公自動化與所務(wù)公開需求側(cè)流程優(yōu)化研究將最前沿、最流行的科學(xué)管理思維，以及單位管理實踐運用信息化方式展現(xiàn)出來，實現(xiàn)了表單制式化設(shè)計、管理流程優(yōu)化再造、已導(dǎo)入單位成功經(jīng)驗總結(jié)集成，提出了一套切實管用有效的需求側(cè)清單，保障了協(xié)同辦公管理系統(tǒng)和內(nèi)網(wǎng)辦公自動化順利實施，新建成的辦公系統(tǒng)改變了以往傳統(tǒng)系統(tǒng)協(xié)同化、智能化程度不高、功能單一、內(nèi)網(wǎng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)分離運行、歸檔查找不方便、信息統(tǒng)計不方便、公開內(nèi)容格式不規(guī)范、工作很難留痕等諸多溝通、審批效率低下問題，打通了內(nèi)網(wǎng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)了不受時空限制的移動審批辦公，減少了信息不對稱，降低了溝通成本，大幅提升工作效率，基本實現(xiàn)了無紙化辦公，有力提升了工作執(zhí)行力，極大地減輕了科研人員的跑事務(wù)、辦事務(wù)的工作壓力，有效提升了辦公自動化管理水平，具有開創(chuàng)性意義，內(nèi)網(wǎng)協(xié)同聯(lián)動的設(shè)計理念處于領(lǐng)先地位。