大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理模式創(chuàng)新研究

張暉 吳圓圓 付賀 劉玥 高艷麗

(衡水學(xué)院 河北衡水 053000)

1 研究背景

高校檔案作為學(xué)校辦學(xué)歷史、發(fā)展歷程、教書育人、科學(xué)研究的直接記錄，見證了學(xué)校各發(fā)展階段的真實(shí)歷程，是高校人事、教學(xué)、科研與學(xué)生管理等工作產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息的記載，由于高校檔案來源多、數(shù)量大、數(shù)據(jù)形成快，如何在短時(shí)間內(nèi)獲取、統(tǒng)計(jì)并利用有價(jià)值數(shù)據(jù)信息，關(guān)系到高校檔案管理的效率[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)是由移動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息化技術(shù)相結(jié)合而發(fā)展的產(chǎn)物，不僅能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對大量信息資源的快速采集、保存、管理，還能對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行復(fù)雜計(jì)算并預(yù)測[2]。教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中5次提到高校檔案的信息化建設(shè)，其中第38條著重指出加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

2021年12月，我國工業(yè)和信息化部發(fā)布的《“十四五”大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)作為以數(shù)據(jù)生成、采集、存儲、加工、分析、服務(wù)為主的戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)，是激活數(shù)據(jù)要素潛能的關(guān)鍵支撐，也是加快經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展質(zhì)量變革、效率變革、動力變革的重要引擎[3]。大數(shù)據(jù)技術(shù)下可以動態(tài)跟蹤檔案信息的變化，提升檔案管理效能，結(jié)合學(xué)校發(fā)展情況及時(shí)調(diào)整教學(xué)、科研以及學(xué)生管理等工作策略，為高校的發(fā)展及重大決策提供數(shù)據(jù)參考和決策依據(jù)。因此，在國家大力發(fā)展大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)背景下，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新高校檔案管理模式，可以提升高校檔案管理效率，強(qiáng)化檔案治理體系建設(shè)，為創(chuàng)新檔案管理新模式，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)提供借鑒。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代地方高校檔案管理存在的問題

2.1 對創(chuàng)新檔案管理不重視

高校作為教學(xué)和科研進(jìn)行人才培養(yǎng)的重要基地，將工作重心放在教學(xué)與科研對于檔案管理工作忽視，存在弱化或邊緣化的地位。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案信息化建設(shè)與管理的支持力度小，檔案管理方面的硬件建設(shè)和軟件建設(shè)等資源投入少[4]。有些高校引入了專業(yè)的檔案管理軟件，只是利用軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把檔案信息全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。由于設(shè)備條件限制，檔案數(shù)字化程度不高，材料載體形式單一，大部分為紙質(zhì)材料，以硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像形式歸檔的材料很少[5]。檔案管理停留在目錄式建檔水平，利用時(shí)大多通過復(fù)印或掃描解決，一方面會使檔案查找工作變得繁重，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)。還由于沒能及時(shí)進(jìn)行登記和分類，使得檔案資料提取難度高，也不能及時(shí)、高效地對教學(xué)、科研、人事、學(xué)生等檔案進(jìn)行分析與研究，不符合當(dāng)前快節(jié)奏、復(fù)合化的信息需求，無法深度地挖掘有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息，從而來獲取準(zhǔn)確、真實(shí)的內(nèi)容信息。

2.2 高校歸檔工作滯后、流程不規(guī)范、資料不全

第一，有的地方本科高校實(shí)現(xiàn)了檔案資料的信息化管理，但和教學(xué)、科研、學(xué)生管理系統(tǒng)相比，檔案管理工作存在明顯的滯后性[6]。第二，由于執(zhí)行歸檔流程不規(guī)范，導(dǎo)致“歸檔難”問題突出，人事、教學(xué)、科研以及學(xué)生檔案資料結(jié)束后，不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)工作，要很長一段時(shí)間后才進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致歸檔時(shí)文件、數(shù)據(jù)丟失或重復(fù)，在檔案資源庫建設(shè)方面，缺少圖片、視頻影像等多媒體數(shù)據(jù)庫和檔案資料全文數(shù)據(jù)庫[7]。第三，有的歸檔材料缺失，前后聯(lián)系少或無聯(lián)系。由于高校歸檔資料數(shù)據(jù)涉及部門多、數(shù)據(jù)繁雜，有些工作被過度拆分，或職能部門對業(yè)務(wù)工作的歸檔工作流程不熟悉，導(dǎo)致歸檔資料出現(xiàn)內(nèi)容、附件、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺失，材料不完整，缺乏連貫性，致使檔案資料數(shù)據(jù)的價(jià)值大打折扣。

2.3 檔案資料多、雜、亂現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事、教學(xué)、科研、學(xué)生管理等檔案信息資源猛增，檔案管理的工作量十分復(fù)雜巨大，由于缺乏相應(yīng)的制度和機(jī)制保障，檔案管理部門對檔案管理的資料數(shù)據(jù)滯后于各職能管理部門[8]，分散于各職能部門的檔案因資料數(shù)據(jù)龐大、統(tǒng)計(jì)口徑不一致、安全管控等原因無法實(shí)現(xiàn)向檔案管理部門及時(shí)、集中歸檔，檔案管理部門在各職能部門交檔、歸檔過程中基本處于“你交多少、我管多少”的狀態(tài)，使校內(nèi)本應(yīng)統(tǒng)一保存和共享共用的“檔案資源數(shù)據(jù)”分散存儲，各為己用[9]。尤其是院校合并前的檔案管理的體制機(jī)制、人員配置、管理模式不同，合并后檔案管理工作缺乏統(tǒng)一完整的管理制度，檔案工作出現(xiàn)管理空白和管理混亂，導(dǎo)致原本設(shè)立的眾多立檔單位在合并成統(tǒng)一立檔單位過程中產(chǎn)生丟失、損毀以及責(zé)任不明的情況。

2.4 檔案管理工作效率低下

由于高校的管理部門缺少與大數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)相結(jié)合的配套設(shè)備，致使工作人員不能高效地提升檔案管理效率，具體體現(xiàn)在以下方面。第一，大多數(shù)高校檔案工作重心集中在歸檔、存檔、查檔，檔案保存形式多以文字性檔案為主，非文字性檔案的歸檔數(shù)量較少，歸檔依靠大量的人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，工作量龐大，沒有建立系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的電子檔案管理體系[10]。第二，工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，檔案管理意識淡薄，認(rèn)為檔案管理就是收檔案、管檔案以及查檔案，不重視檔案數(shù)據(jù)的更新和流通，無法實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。第三，檔案管理是一個(gè)聯(lián)動性很強(qiáng)的工作，需要各部門的密切配合，由于各職能部門各自為政，整體聯(lián)動性差，導(dǎo)致檔案在歸檔時(shí)信息不對等[11]。這就使得在具體的檔案工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不順暢，業(yè)務(wù)范圍不清晰等問題。第四，檔案管理工作人員忽視對檔案工作的創(chuàng)新與改革，對于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的認(rèn)識程度不足。將檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)流于表面，只關(guān)注形式上的變化以及建設(shè)，不深入地進(jìn)行探究，尤其是中老年工作人員難以改變原來的檔案管理方式，排斥甚至拒絕檔案管理方式的革新。

2.5 檔案資料數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，不能充分挖掘和利用

數(shù)據(jù)質(zhì)量是指檔案資料數(shù)據(jù)的固有屬性滿足數(shù)據(jù)使用者（即經(jīng)濟(jì)學(xué)中的消費(fèi)者）要求的完整性、及時(shí)性、有效性等要求[12]。高校檔案管理的最終目的是最大限度地挖掘高校檔案資源價(jià)值，實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生以及畢業(yè)生對檔案資料數(shù)據(jù)的充分利用。由于高校檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，管理工作普遍存在重管理、輕治理，重憑證、輕數(shù)據(jù)，重割據(jù)、輕溝通等現(xiàn)象，沒有意識到提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要作用，大量數(shù)據(jù)分散在各職能部門和不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，系統(tǒng)不能互通，由于部門職能交叉、職責(zé)不清，檔案資料數(shù)據(jù)得不到及時(shí)分類和歸檔[13]。

一方面，檔案管理部門以編制淺層檢索信息為主，高校檔案資源大多以“件”和“卷”形態(tài)存在，檔案資料數(shù)據(jù)只記錄了各類檔案的目錄以及結(jié)果，而并沒有檔案全文等過程性數(shù)據(jù)[14]。另一方面，導(dǎo)致高校檔案庫存在大量毫無作用的檔案，不僅占用了檔案數(shù)據(jù)庫的庫存，同時(shí)還增加了管理成本。檔案管理部門很少對檔案資源有用性以及關(guān)聯(lián)性進(jìn)行合理分析，檔案數(shù)據(jù)沒有經(jīng)過數(shù)據(jù)分離、清洗、聚合等深度挖掘以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等治理技術(shù)，檔案資料價(jià)值沒能充分挖掘和利用。

綜上所述，通過對地方高校檔案管理進(jìn)行梳理和剖析，得出了現(xiàn)行檔案管理模式存在工作效率低下、檔案資料多雜亂、存檔和查閱困難、數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、不能充分挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)等問題，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和集成化系統(tǒng)對各種檔案進(jìn)行快速整理、存儲與查閱，數(shù)據(jù)的存儲空間龐大，提升傳輸速度和安全性，優(yōu)化檔案管理效率，方便資源共享和利用。

3 優(yōu)化地方高校檔案模式的路徑

3.1 完善檔案管理的組織機(jī)制

轉(zhuǎn)變檔案管理理念，學(xué)校完善檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，對全部檔案資源實(shí)施統(tǒng)一歸口管理，將人事、教學(xué)、科研、學(xué)生檔案等各類檔案都納入高校檔案機(jī)構(gòu)的管理范疇。專門設(shè)立檔案工作委員會，明確分管負(fù)責(zé)人，確定檔案管理工作部門和各職能部門的工作任務(wù)，理順檔案管理機(jī)構(gòu)與其他職能部門間的關(guān)系，統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決檔案工作的重大事項(xiàng)。以“以人為本”為工作理念，通過現(xiàn)代管理理念和文化，制訂科學(xué)的檔案管理工作規(guī)劃，加強(qiáng)資金、設(shè)備及技術(shù)投入，引進(jìn)云計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息及時(shí)、可靠、安全傳遞與共享。

3.2 嚴(yán)格院系兩級檔案管理模式，歸檔實(shí)施全流程管理

高校人事、教學(xué)、科研以及學(xué)生檔案資料產(chǎn)生于各職能部門管理工作的全過程。首先，歸檔工作要從人事、教學(xué)、科研以及學(xué)生等職能部門源頭抓起，將各職能部門的工作計(jì)劃、例會記錄、年度總結(jié)、工作大事記等體現(xiàn)部門工作要點(diǎn)的資料數(shù)據(jù)納入業(yè)務(wù)檔案歸檔程序中。其次，要保證歸檔資料數(shù)據(jù)的質(zhì)量，在各職能部門加強(qiáng)日常工作管理的同時(shí)，還要進(jìn)行檔案歸檔工作的全流程管理，細(xì)化實(shí)施檔案管理工作部門事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過程管理工作機(jī)制。通過科學(xué)的業(yè)務(wù)監(jiān)督，逐步推進(jìn)高校檔案信息化工作質(zhì)量[15]。最后，在各職能部門工作過程中要充分考慮檔案數(shù)據(jù)的安全性，向?qū)W校檔案管理部門歸檔后也要運(yùn)用大數(shù)據(jù)加密和防火墻等技術(shù)，防止檔案資料數(shù)據(jù)的泄露和被濫用。

3.3 建設(shè)高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)

由于高校檔案管理的長期性、復(fù)雜性、專業(yè)性等特點(diǎn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平得到質(zhì)的提升，一方面，要積極引進(jìn)具有較高素質(zhì)的優(yōu)秀檔案管理人才，能優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，分析和提升檔案信息資源的利用效率，并進(jìn)一步挖掘高校檔案的使用價(jià)值，推動高校檔案管理提質(zhì)增效的發(fā)展。另一方面，要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，普及檔案管理信息技術(shù)，及時(shí)更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的使用水平，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)與服務(wù)意識，能從多方位考量師生對檔案的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)的最終價(jià)值。此外，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)提升，增強(qiáng)關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及檔案資料數(shù)據(jù)非常規(guī)狀態(tài)檢修分析與監(jiān)控的意識和能力等業(yè)務(wù)水平。

3.4 完善高校檔案管理體系

依據(jù)《高校檔案管理辦法》，從創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容和管理方式等方面創(chuàng)新檔案管理模式。內(nèi)容方面，利用大數(shù)據(jù)整合檔案信息資源，把人事、教學(xué)、科研、學(xué)生檔案等各類檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺形成電子檔案目錄，并與學(xué)校校史、圖書資料等信息共享，形成“大數(shù)據(jù)大檔案”系統(tǒng)。樹立以人為本的服務(wù)理念，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)資源共享的平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享，為師生以及畢業(yè)生提供遠(yuǎn)程服務(wù)。管理方式方面，完善檔案信息管理化服務(wù)體系，運(yùn)用檔案信息管理技術(shù)和流程再造，對檔案類別實(shí)行分類整合，明確權(quán)責(zé)，分類設(shè)崗，通過培訓(xùn)和考核上崗，促進(jìn)檔案信息安全和整合優(yōu)化，提升檔案管理水平。采用校園網(wǎng)站、微信公眾號、板報(bào)等載體的多種宣傳方式，以此實(shí)現(xiàn)理念創(chuàng)新，進(jìn)而提高檔案信息利用率。此外，檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要確定有效的經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人，同時(shí)嚴(yán)格控制無權(quán)限人員的干擾，以保證整個(gè)業(yè)務(wù)流程精簡高效。

3.5 完善高校檔案管理的體制機(jī)制

結(jié)合學(xué)校已有的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《文件歸檔制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等規(guī)章制度，完善檔案管理的體制機(jī)制，以制度強(qiáng)化管理。

首先，建立健全檔案規(guī)范以及各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循、有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。將檔案管理工作和各職能部門負(fù)責(zé)人員的工作之間建立起責(zé)任制關(guān)系，制定各門類檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求，統(tǒng)一檔案出入庫、分件、著錄、掃描、裝訂、借閱等數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證檔案信息準(zhǔn)確、完全、合理入庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工全過程的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都在創(chuàng)新體制機(jī)制下有效銜接，加大對各類檔案信息的保護(hù)力度，降低檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

其次，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)高校檔案服務(wù)體系建設(shè)，基于物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息服務(wù)提供合理的技術(shù)支撐，豐富檔案服務(wù)功能，滿足檔案實(shí)時(shí)查詢與個(gè)性化供給的需要。

此外，完善檔案管理監(jiān)管制度，增強(qiáng)檔案管理工作的安全性，一方面，在提升工作人員安全管理意識的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱制度，辦理必要的查閱手續(xù)。檔案信息查閱者需要提前進(jìn)行實(shí)名注冊，檔案管理工作人員核實(shí)查閱者身份，并授予訪問權(quán)限后，查閱者才能在檔案信息系統(tǒng)查閱相應(yīng)權(quán)限的電子檔案信息，檔案后臺系統(tǒng)保存關(guān)于檔案歸檔、錄入和所有查閱記錄，技術(shù)上充分利用好檔案信息的防火墻技術(shù)，攔截來路不明的用戶。另一方面，樹立職業(yè)責(zé)任感，嚴(yán)格按照規(guī)章制度來進(jìn)行檔案管理，加強(qiáng)檔案信息安全維護(hù)，用戶使用賬號管理權(quán)限采取分層級管理，上層級管理重要級別高的檔案數(shù)據(jù)，下層級需要高層級檔案資料需向上申請，降低信息化給檔案管理工作帶來的風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理工作的安全性。