醫(yī)院干部人事檔案專項審核工作淺析

張立美 于長海/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

隨著我國各項事業(yè)改革的深入推進，人事資源管理制度不斷健全，干部人事檔案管理要求日趨嚴(yán)格。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作的管理機制、檔案體系、日常管理、審核規(guī)范等都提出了新的要求。近年來，濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院在干部人事檔案專項審核工作方面作了一些新探索。

1 開展干部人事檔案專項審核具有重要意義

1.1 威懾進而杜絕造假、篡改干部人事檔案信息的不良風(fēng)氣

加強并深化干部人事檔案專項審核工作，認(rèn)真排查風(fēng)險點，嚴(yán)格把關(guān)，如實準(zhǔn)確登記，發(fā)現(xiàn)問題認(rèn)真進行審核比對，對涉嫌造假的情況一律啟動調(diào)查程序，嚴(yán)格調(diào)查核實，對干部人事檔案造假的典型案例進行深刻剖析，按照有關(guān)管理規(guī)定從嚴(yán)處理，并在一定范圍內(nèi)通報。干部人事檔案專項審核工作為那些因其他目的或以期獲得某種利益而對檔案信息進行篡改、偽造的不良風(fēng)氣下了一劑猛藥，使其得到了有效的整治。

1.2 為干部任前審核及人才引進提供重要依據(jù)

在從嚴(yán)治黨的新常態(tài)下，結(jié)合深入開展干部人事檔案專項審核工作，嚴(yán)格執(zhí)行任前審核制度，堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。此項工作的開展，既能提高干部的道德素養(yǎng)，又能凈化干部隊伍，糾正了選人用人上的不正之風(fēng)，維護了干部工作的公信力和嚴(yán)肅性。

現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)快速發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)競爭不斷加劇，各醫(yī)療機構(gòu)對人才工作愈加重視，特別是高層次人才的引進、培養(yǎng)對醫(yī)院的發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用[1]。干部人事檔案是全面了解掌握所選拔人才的重要依據(jù)。基于此，干部人事檔案專項審核工作顯得尤為重要，為人才選拔、人才使用方面提供真實可靠的信息，為人才管理工作搭建了一個公平、公正、公信的選人用人平臺。

1.3 有利于公立醫(yī)院干部職工的福利待遇準(zhǔn)確執(zhí)行

專項審核工作是確保檔案中“三齡兩歷一身份”等重要信息真實準(zhǔn)確的重要措施，準(zhǔn)確的人事檔案信息是歷次機關(guān)事業(yè)單位工資制度改革及養(yǎng)老保險制度改革措施順利準(zhǔn)確執(zhí)行的前提，確確實實維護了職工的根本利益。改革的執(zhí)行需要依據(jù)檔案中干部的出生日期、參加工作時間、職稱、學(xué)歷學(xué)位等重要信息資料，錯誤的信息將造成人事工作的被動，最終導(dǎo)致人事檔案公信力降低。

1.4 準(zhǔn)確的檔案信息為維護干部本人權(quán)益提供憑證

干部人事檔案所記載的信息，是單位職工辦理考研、出國、身份認(rèn)定、職稱評聘、待遇落實、退休、社會保障、戶口遷移、遺產(chǎn)繼承等諸多事宜方面的重要依據(jù)，如果干部人事檔案的記載缺乏準(zhǔn)確性、真實性，部分工作事項缺少直接憑證，干部本人的切身利益將會受到損害[2]。

2 干部人事檔案專項審核工作中存在的主要問題

2.1 檔案中重要原始材料缺失

在檔案專項審核中我們發(fā)現(xiàn)最多的問題就是重要檔案材料的缺失，這嚴(yán)重影響了檔案審核的進度、結(jié)果判斷及認(rèn)定。專項審核重點審核“三齡兩歷一身份”的信息是否準(zhǔn)確，如果重要材料缺失，首先需進行檔案材料的補充收集，這是專項審核工作的重要環(huán)節(jié)。審核中發(fā)現(xiàn)重要檔案材料的缺失主要表現(xiàn)在以下幾個方面：在出生年月方面，檔案中缺少最早記載出生日期的材料，如《初（高）中畢業(yè)生登記表》《入團志愿書》《入伍登記表》《招工登記表》等；在黨員檔案方面，檔案中第五類的政治審查材料、第六類的《入黨志愿書》《入黨申請書》《轉(zhuǎn)正申請書》等材料不齊全，有的人員檔案中政治面貌一直填寫中共黨員，但檔案中無任何黨員材料；在參加工作時間方面，檔案中缺少認(rèn)定參加工作時間的起始材料如轉(zhuǎn)正定級審批表、派遣證、招工審批材料、應(yīng)征入伍審批材料、勞動合同或繳納養(yǎng)老保險證明材料等；在學(xué)歷方面，各個高校存在學(xué)歷材料制作的差異性[3]，加之干部本人檔案意識較弱，如取得后學(xué)歷材料沒有及時上交人事部門，導(dǎo)致檔案里缺少某個階段的學(xué)歷學(xué)位材料；在工作經(jīng)歷方面，有的干部曾在多個單位工作過，檔案中缺少同期原單位工作的材料，如年度考核、職稱評聘、工資、干部任免、聘錄用材料、離職或調(diào)動材料等，有的干部缺少其援疆、援藏、掛職鍛煉等的考核鑒定材料。在干部身份方面，檔案中缺少報到證、轉(zhuǎn)正定級審批表、轉(zhuǎn)干、公開招錄等材料。這些直接導(dǎo)致“三齡兩歷一身份”信息材料的缺失，這對專項審核工作提出更高的要求，檔案人員必須做到規(guī)范收集、嚴(yán)格審核、認(rèn)真鑒別。

2.2 檔案材料不規(guī)范

2.2.1 檔案材料填寫不規(guī)范

以往的檔案管理，通常都是采用手寫的方式進行檔案資料的填寫，并且未制定規(guī)范統(tǒng)一的書寫標(biāo)準(zhǔn)[4]。這一方面因檔案材料形成部門檔案意識薄弱、管理不規(guī)范，選用不正規(guī)紙張及非標(biāo)準(zhǔn)的格式制作檔案材料；另一方面因干部本人檔案意識不強，使用鉛筆或圓珠筆填寫檔案材料，書寫較為潦草或隨意涂改，導(dǎo)致檔案材料字跡顏色不一致，甚至難以準(zhǔn)確辨認(rèn)書寫內(nèi)容。

2.2.2 檔案材料填寫內(nèi)容不全，審批手續(xù)不完備

在干部人事檔案專項審核中，發(fā)現(xiàn)部分檔案資料填寫內(nèi)容不全，缺少本人簽字，審批部門負(fù)責(zé)人簽字及蓋章也不齊全，這是因為在以往進行人事檔案材料管理時審批程序不嚴(yán)格所致，并且目前仍難以進行相應(yīng)程序的補辦[5]，如有的檔案中《入團志愿書》填寫內(nèi)容不全，或缺少出生年月、籍貫、學(xué)習(xí)簡歷等基本信息，或缺少入團志愿本人簽字、團支部書記簽字，或缺少審批機關(guān)印章及意見等，此材料一般為檔案中最早形成材料（原則上不補辦），關(guān)系到干部出生日期的認(rèn)定，檔案中最早材料存疑，不能依據(jù)其他材料認(rèn)定，須調(diào)查核實。

2.2.3 檔案中重要信息記載不一致

專項審核過程中發(fā)現(xiàn)有的干部檔案重要信息前后記載不一致，或有邏輯關(guān)系混亂，或有前后矛盾，或有明顯涂改，甚至有造假嫌疑，這種情況是檔案專項審核工作的重點和難點。這就要求認(rèn)真鑒別研判，確保人事檔案真實有效。

2.3 檔案意識薄弱

審核中發(fā)現(xiàn)，人事檔案的完整性、真實性取決于檔案管理部門、檔案材料形成部門及干部本人。一方面人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員檔案意識淡薄，對收集接收的檔案材料審核不嚴(yán)格，對填寫的具體內(nèi)容及審批手續(xù)是否完備并未核實比對，導(dǎo)致人事檔案材料不符合歸檔的要求。另一方面檔案材料形成部門管理不規(guī)范，對檔案材料不重視，未按標(biāo)準(zhǔn)的要求制作及填寫檔案材料，使得紙張、制式、手續(xù)不符合要求。此外，干部本人檔案意識較弱，不知道哪些材料需要歸檔，如其取得后學(xué)歷檔案材料、獎勵材料、援疆援青鑒定考核材料等放在自己手中，導(dǎo)致檔案中缺少相應(yīng)的印證材料。

2.4 信息化建設(shè)較滯后

當(dāng)前，大部分公立醫(yī)院人事檔案管理還延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。以濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，人事檔案管理依然以紙質(zhì)化管理為主，而人事部門自2017年已探索建立信息化人力資源管理系統(tǒng)，逐漸實現(xiàn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事管理向數(shù)字化信息管理的邁進。但人力資源管理系統(tǒng)中的人事檔案信息化尚未深入研發(fā)，只是在多媒體子集模塊將體現(xiàn)干部的學(xué)歷學(xué)位、職稱、黨齡、參加工作時間、職務(wù)等的相應(yīng)證書、文件的電子版上傳存儲及查閱，雖在某種程度上減少了紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱，但檔案信息化建設(shè)仍未納入規(guī)劃，此現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)達不到《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出的檔案信息化建設(shè)融入數(shù)字中國建設(shè)、信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用、信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合的工作要求。

3 對加強干部人事檔案專項審核的幾點建議

3.1 規(guī)范干部人事材料的收集歸檔工作

根據(jù)中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》制定工作制度，規(guī)范材料收集歸檔范圍，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，不能僅僅流于形式，建立登記賬冊，送交者、接收者均需做好登記并簽字確認(rèn)，做到誰把關(guān)誰負(fù)責(zé)，明確責(zé)任到人。形成干部人事檔案材料的部門，應(yīng)及時按要求在某項工作結(jié)束后一個月內(nèi)將材料送交歸檔，必要時管檔人員主動與有關(guān)部門聯(lián)系催收索要。收集歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，應(yīng)真實、完整齊全、手續(xù)完備、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期，規(guī)定有組織部門審查蓋章的，須有組織部門的印章，力求檔案齊全、內(nèi)容完整。

3.2 規(guī)范干部人事檔案材料的書寫標(biāo)準(zhǔn)

干部人事檔案材料形成的部門多為組織人事部門，通過檔案審核醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案愈加重視，對檔案材料的形成制定嚴(yán)格的填表要求，必須使用規(guī)范的公文用紙、黑色中性筆進行檔案資料的填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、復(fù)寫紙等不符合要求的記錄材料書寫。字跡力求工整、清楚，嚴(yán)禁潦草書寫或涂改。

3.3 嚴(yán)格鑒別檔案材料

3.3.1 鑒別檔案材料的類別

在進行檔案材料收集與整理時，首先要對人事檔案材料收集歸檔范圍及要求非常明確，判斷其是否屬于人事檔案材料、屬于哪一類別的人事檔案、材料是否符合歸檔要求，然后根據(jù)要求登記、整理、歸檔、編號。

3.3.2 鑒別是否夾雜他人檔案材料

此次專項審核中，我們發(fā)現(xiàn)干部檔案中夾雜他人的檔案材料，有的是不同名的，有的是同名的，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)究其原因主要是檔案管理人員的責(zé)任意識匱乏、審核重形式輕內(nèi)容。需強化檔案人員素質(zhì)、提升其工作責(zé)任心，在檔案材料收集歸檔時應(yīng)對同名不同人的檔案材料進行仔細(xì)區(qū)分比對，比如出生年月、籍貫、家庭成員信息、落款部門負(fù)責(zé)人簽字等，確保檔案材料真實準(zhǔn)確。

3.3.3 鑒別干部人事檔案的真實性、有效性與完整性

檔案材料是否完整、真實、有效決定了人事檔案的實用程度和公信度，我們要堅決整治檔案涂改造假問題。審核中必須對檔案中存在的風(fēng)險點逐一排查比對，仔細(xì)分析研判、防止誤審漏審，確保問題應(yīng)發(fā)現(xiàn)的及時發(fā)現(xiàn)、應(yīng)調(diào)查的及時調(diào)查、應(yīng)糾正的及時糾正、應(yīng)追責(zé)的及時追責(zé)。重點是對“三齡兩歷一身份”信息的鑒別。

出生日期方面，檔案中出生日期是否有涂改、記載是否一致，分析研判涂改的程度、原因，是否因此獲利，填寫不一致的規(guī)律、演變過程、幾種填法、年齡跨度等，是否與家庭成員信息有邏輯矛盾情況，身份證號碼是否一致，不一致的需認(rèn)真比對幾種填法，綜合研判，對出生日期確有疑問或涉嫌弄虛作假需調(diào)查核實，按相應(yīng)規(guī)定處理；參加工作時間方面，檔案中記載的參加工作時間及地點是否一致，鑒別能證明其參加工作時間的材料是否真實，看單位印章、紙張、制式、筆記等是否符合時代特征；學(xué)歷學(xué)位方面，檔案中需有入學(xué)的招生錄取材料、成績單、學(xué)位審批或授予材料、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件，這些材料均需有學(xué)校印章，紙張、制式、筆跡需符合時代特征。高考及高中材料填寫的內(nèi)容需與檔案中高中前后比對一致，如籍貫、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、家庭成員、身份證號碼等 ，判斷是否有違規(guī)異地高考情況，2001年之后取得的學(xué)歷、2009年后取得的學(xué)位均可在教育部官方網(wǎng)站查詢認(rèn)證，確保學(xué)歷學(xué)位的真實性；入黨時間方面，重點審核材料是否完整、手續(xù)是否完備、程序是否符合，確保黨員身份真實；工作經(jīng)歷主要鑒別其全日制學(xué)歷與其參加工作時間有無沖突，參加工作的錄聘用手續(xù)及材料是否真實，材料是否完整；干部身份方面，重點從兩方面鑒定，一方面統(tǒng)招的大中專畢業(yè)生是否具備統(tǒng)一招生、畢業(yè)分配、干部崗位、轉(zhuǎn)正定級的條件，另一方面轉(zhuǎn)干、錄干、聘干人員是否有相應(yīng)的材料，材料是否真實，有無期限，是否在期限后繼續(xù)按干部對待等，均需鑒別。

3.4 積極推進人事檔案信息化建設(shè)

作為檔案管理人員需樹立檔案數(shù)字化觀念，要以人事檔案專項審核為契機，深入開發(fā)人力資源管理系統(tǒng)的人事檔案信息化模塊，逐步提高人事檔案信息化水平。根據(jù)實踐經(jīng)驗，作為干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包含系統(tǒng)（含子系統(tǒng)）權(quán)限管理、檔案收錄管理、檔案名錄管理、檔案查（借）閱管理、檔案流轉(zhuǎn)管理、檔案應(yīng)用管理等模塊，最終目的是實現(xiàn)干部人事檔案信息化建設(shè)與單位主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接、協(xié)同發(fā)展。

隨著信息化時代深入發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)在以下幾個方面著手和發(fā)力：一要推動移動客戶端建設(shè)和應(yīng)用拓展。從電腦信息化系統(tǒng)建設(shè)到手機移動客戶端是社會客觀需求，應(yīng)探索圍繞移動辦公需求開發(fā)系統(tǒng)，檔案管理人員及檔案工作服務(wù)對象可通過移動端身份驗證實現(xiàn)對干部人事檔案信息快捷讀取、簡便操作和便捷應(yīng)用。二要強化信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全保障建設(shè)。移動數(shù)字化系統(tǒng)、多客戶端操作以及系統(tǒng)互聯(lián)開放的特性決定了必然會面臨系統(tǒng)運行安全問題。在這個過程中需要推進構(gòu)建體系完備、安全可靠、簡便實用的信息化管理制度，還要根據(jù)部門職責(zé)、工作范圍、管理流程，為不同工作角色設(shè)置差異化的操作、使用和管理權(quán)限，也要對所有操作都要實現(xiàn)留痕管理、加密操作和系統(tǒng)自動備份管理，一旦出現(xiàn)問題，可實現(xiàn)操作記錄倒查和信息恢復(fù)，防止重要數(shù)據(jù)遺失或泄密。三要對信息系統(tǒng)進行定期優(yōu)化升級。時代在發(fā)展，需求在細(xì)化，倒逼系統(tǒng)結(jié)合干部人事檔案管理實際要求及時進行智能升級，不斷實現(xiàn)功能豐富和多元化服務(wù)。通過上述工作舉措，持續(xù)推動檔案信息化建設(shè)走深走實、邁上新臺階。

3.5 加強人事檔案的分類管理

隨著時間的推移，干部人事檔案的數(shù)量也會越來越多，加上日益嚴(yán)格的檔案管理要求，必須推行檔案分類管理。以濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院為例，編制內(nèi)的醫(yī)院處級干部和學(xué)校編制人員的檔案由大學(xué)組織部保管，其余人員的檔案由醫(yī)院人力資源部管理，按照在職、退休、科級干部、死亡等分類并編號固定區(qū)域放置保管。編制外的合同制人員檔案存放在市人才服務(wù)中心，來院工作后均建立工作檔案，以保管所有工作后形成的檔案材料如年度考核、醫(yī)德考評、職稱材料、后學(xué)歷學(xué)位材料、入黨及獎勵等材料，編號排序放于指定區(qū)域，以便于查詢利用，有效避免了人事檔案材料雜亂放置而導(dǎo)致的易丟失、難以利用等問題。