對自然資源檔案管理的思考

尹雪皎/宜興市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

自然資源是人類通過自然直接獲取的可用于生活生產(chǎn)的物質(zhì)，包含不可更新資源、可更新資源及取之不盡資源三類。自然資源檔案是國土部門在工作中形成的具有重要保存價(jià)值的原始記錄，多由綜合類、建設(shè)用地類、地籍管理類及利用規(guī)劃類等方面的信息構(gòu)成，涉及國土、規(guī)劃、林業(yè)、海洋等多個(gè)門類。自然資源檔案包括如下特征：一是面廣，自然資源檔案包羅萬象，涵蓋了自然資源研究、環(huán)境監(jiān)測、資源調(diào)研勘探、資源管理等方面的資料，如資源管理又可細(xì)分為地質(zhì)資源、礦產(chǎn)資源及野生動(dòng)植物資源等。自然資源檔案管理人員必須全面、充分地了解資源種類、特點(diǎn)、數(shù)量等。二是需要?jiǎng)討B(tài)更新，如，動(dòng)植物資源變化、地質(zhì)變動(dòng)等都會對生態(tài)環(huán)境造成影響，檔案人員需要及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的更新工作，為自然資源管理提供精準(zhǔn)服務(wù)。

自然資源檔案是社會治理及城鄉(xiāng)發(fā)展的重要依據(jù)與憑證，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案安全管理、高效管理，能為城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)支撐，如能為開發(fā)和管理自然保護(hù)區(qū)等工作提供信息支撐，還能有效提升當(dāng)?shù)刈匀毁Y源管理質(zhì)量。考察多地自然資源檔案管理，發(fā)現(xiàn)由于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展情況、管理技術(shù)水平、思想理念等各不相同，不同地方檔案管理存在差異，個(gè)別中小城市檔案管理存還在一些問題，需要進(jìn)一步提升檔案管理水平、提高檔案服務(wù)能力。尤其是機(jī)構(gòu)改革之后，更要進(jìn)一步加強(qiáng)自然資源檔案管理，有序推進(jìn)檔案管理各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保檔案實(shí)體和檔案數(shù)據(jù)絕對安全。

1 自然資源檔案管理現(xiàn)狀

一是機(jī)構(gòu)改革帶來一定影響。機(jī)構(gòu)改革之后，自然資源檔案沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，檔案類別多樣化、保管分散化、存放格式復(fù)雜化的特點(diǎn)日益明顯。如，檔案分散保存在國土、水利、林業(yè)、規(guī)劃及海洋等多個(gè)部門，以圖紙檔案為例，不同業(yè)務(wù)部門引入了多種數(shù)據(jù)格式和坐標(biāo)系統(tǒng)，檔案格式極為混亂，檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這明顯不利于自然資源檔案管理提質(zhì)增效。要加強(qiáng)自然資源檔案管理，有必要積極探索自然資源檔案管理的新模式與方法[1]。

二是對檔案管理的重視程度不夠。主要表現(xiàn)為單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不足，導(dǎo)致自然資源檔案管理工作開展不暢。如檔案管理制度不完善，檔案工作產(chǎn)生出一系列問題，如資料收集不齊全、不完整，歸檔不及時(shí)；檔案整理缺乏規(guī)范性；檔案保密、移交及借閱等方面的規(guī)定不嚴(yán)格；檔案實(shí)體管理不規(guī)范；檔案數(shù)據(jù)長久保存及備份措施不到位等。再如人員管理及經(jīng)費(fèi)保障等方面也存在問題，檔案管理效率及質(zhì)量受到影響。

三是檔案管理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。目前，各地自然資源管理部門在管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案時(shí)，依舊存在使用傳統(tǒng)管理模式的情況，檔案管理工作分散性較強(qiáng)[2]。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量持續(xù)增加，庫房容量始終有限，難免會引起空間不足、管理成本增加及利用率不高等問題，檔案管理工作成效也因此受影響。

四是檔案人員綜合素質(zhì)不高。機(jī)構(gòu)改革前，不同業(yè)務(wù)部門都設(shè)立了檔案管理部門；機(jī)構(gòu)改革后自然資源管理部門組建，需要設(shè)立統(tǒng)一的檔案部門，但原先不同部門的檔案人員分配難以統(tǒng)一協(xié)調(diào)、全面兼顧，總體上檔案人員綜合素質(zhì)不高[3]。表現(xiàn)為檔案人員只對涉及原單位業(yè)務(wù)內(nèi)容的檔案比較熟悉，一些檔案人員不熟悉電子檔案管理，對于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理存在畏難情緒，影響了后續(xù)工作的順利開展。

五是檔案信息化進(jìn)展緩慢。機(jī)構(gòu)改革后，有的部門還沒有開展檔案數(shù)字化工作，檔案查閱仍依賴手工檢索；有的部門只開展了簡單的紙質(zhì)檔案掃描工作，只是圍繞檔案編號、年份、著錄或登記類目等展開查詢檢索，沒有建設(shè)檔案管理系統(tǒng)；還有的部門雖已建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)獨(dú)立存在，沒有實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接，阻礙了信息共享。

2 自然資源檔案管理改進(jìn)建議

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度要提高

機(jī)構(gòu)改革之后，要加強(qiáng)自然資源檔案管理，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要提高重視程度，采取行之有效的舉措推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革后自然資源檔案管理工作，并提升工作效率及質(zhì)量。如，在單位內(nèi)部積極宣傳自然資源檔案及檔案管理的重要性，普及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，確保內(nèi)部工作人員真正重視檔案管理?？山Y(jié)合宣傳欄、QQ群或微信群等進(jìn)行檔案工作重要性的宣介，宣介時(shí)要確保全員覆蓋，不能把檔案人員作為唯一的宣傳對象。這是因?yàn)槠渌麡I(yè)務(wù)崗位的人員在日常工作中會產(chǎn)生大量具有保管價(jià)值的資料等，如果人員保管不善，或崗位變動(dòng)時(shí)沒有及時(shí)移交，將會導(dǎo)致這些有價(jià)值的資料損毀或遺失。因此在開展檔案管理重要性宣介時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)工作人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案部門移交自己形成或保存的重要資料。再如，完善自然資源檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。一是以國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求為依據(jù)，在嚴(yán)格遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，大力探索、健全與自然資源檔案相適應(yīng)的電子文件歸檔制度。二是落實(shí)檔案管理專人專崗制度，以規(guī)章制度為依據(jù)嚴(yán)格開展管理[4]，確保工作有人干。三是加大目標(biāo)管理力度，構(gòu)建長效管理機(jī)制，引入獎(jiǎng)罰分明的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性。

2.2 各項(xiàng)投入力度要加大

自然資源檔案管理應(yīng)加大人、財(cái)、物方面的投入力度，特別要做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為自然資源業(yè)務(wù)工作開展到哪檔案管理推進(jìn)至哪提供必要條件，具體可從以下幾方面入手。一是加大檔案經(jīng)費(fèi)投入。在部門預(yù)算內(nèi)增添自然資源檔案管理經(jīng)費(fèi)需求，從年初開始做好經(jīng)費(fèi)保障措施的制定，從經(jīng)費(fèi)方面為自然資源檔案管理提供必要的支持與保障。二是加大物的投入力度。在建設(shè)與優(yōu)化檔案管理數(shù)據(jù)庫及檔案庫房的同時(shí)，加大密集架、離線備份設(shè)備等軟硬件設(shè)施的采購引進(jìn)力度，夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)條件。三是做好網(wǎng)絡(luò)信息點(diǎn)的搭建，如搭建政務(wù)外網(wǎng)及單位內(nèi)部局域網(wǎng)等，并合理配置服務(wù)器，為傳輸、利用及管理數(shù)字檔案資源提供必要的網(wǎng)絡(luò)及存儲條件。

2.3 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要增強(qiáng)

第一，機(jī)構(gòu)改革之后，自然資源檔案人員要全面掌握新政策、新知識及新業(yè)務(wù)，注重國土、水利、林業(yè)、規(guī)劃及海洋等業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，同時(shí)，也要學(xué)習(xí)信息技術(shù)等前沿理論知識。第二，自然資源管理部門要在單位干部教育培訓(xùn)計(jì)劃中列入檔案人員教育培訓(xùn)相關(guān)內(nèi)容，并選派檔案人員參加高校信息資源管理專業(yè)或檔案主管部門組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力[5]。通過組建復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍，全面推進(jìn)自然資源檔案管理工作。

2.4 檔案信息化建設(shè)要推進(jìn)

自然資源管理部門需重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，面向不同業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享，立足區(qū)域自然資源管理部門信息共享網(wǎng)絡(luò)，在整合相關(guān)功能的基礎(chǔ)上構(gòu)建檔案信息化管理體系。一方面，加快“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”推進(jìn)速度，通過運(yùn)用數(shù)據(jù)脫密等處理手段，面向公眾開設(shè)系統(tǒng)查詢接口，為公眾提供空間定位、智能檢索等多樣化的查檔方式；優(yōu)化查檔流程，在信息共享方式的應(yīng)用下提交申請材料，原則上不再向申請人提出重復(fù)提交的要求，使檔案利用辦理時(shí)限大幅縮短，打造更高效、更便捷的檔案服務(wù)。另一方面，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘海量檔案信息，形成一系列能為城市發(fā)展及行政管理決策提供支撐的高效編研成果；運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析現(xiàn)有數(shù)據(jù)及應(yīng)用情況，面向不同用戶提供個(gè)性化服務(wù)，不斷提高服務(wù)水平。

2.5 檔案利用要加強(qiáng)

目前，自然資源檔案跨區(qū)域利用便捷性不足，深化檔案資源數(shù)據(jù)共享利用及持續(xù)推進(jìn)市縣兩級檔案統(tǒng)籌管理，是當(dāng)前檔案管理工作中亟待解決的問題，而采用分布式存儲與集中式管理相結(jié)合的管理方式可有效解決這一問題。各地自然資源檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成后，運(yùn)用分布式存儲與集中式管理模式，立足本地區(qū)、實(shí)現(xiàn)大范圍集中式的管理，同時(shí)也支持個(gè)性化功能的定制，以統(tǒng)一的規(guī)章制度、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案一體化管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)跨區(qū)域利用。

2.6 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性要強(qiáng)化

自然資源管理會產(chǎn)生空間數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等專業(yè)數(shù)據(jù)。第一，要從全生命周期管理角度出發(fā)，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)中增加電子文件與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，并密切業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。還要通過建設(shè)電子化歸檔機(jī)制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)、公務(wù)處理系統(tǒng)形成的電子資料即時(shí)轉(zhuǎn)化為電子檔案。第二，要注重增強(qiáng)檔案與空間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，依托一系列關(guān)聯(lián)字段，實(shí)現(xiàn)自然資源空間基礎(chǔ)信息平臺與檔案管理系統(tǒng)信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同及互通對接，在數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性建設(shè)的基礎(chǔ)上，推動(dòng)建立共享開放數(shù)據(jù)匯聚機(jī)制，使檔案數(shù)據(jù)能為業(yè)務(wù)協(xié)同及決策等工作提供更好的服務(wù)[6]。第三，要注重構(gòu)建檔案管理“一張圖”，關(guān)聯(lián)同一空間位置上的各類檔案，并運(yùn)用“以圖查檔、以檔查圖”的檢索方式，開拓空間位置信息與檔案信息歷史回溯和信息關(guān)聯(lián)等功能，打造更為準(zhǔn)確便捷的檢索渠道，方便各部門更加有效地利用自然資源檔案。