企業(yè)檔案管理外包的動(dòng)因及可行性

朱曉章

中國(guó)華電集團(tuán)資本控股有限公司

現(xiàn)階段，企業(yè)管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)，不僅影響到企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)水平，也影響著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其中，檔案管理工作是一項(xiàng)成本較高、專業(yè)性要求較高的工作。因此，越來(lái)越多的企業(yè)選擇了外包的管理模式，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)資源有效整合，提升檔案管理的科學(xué)性。

一、檔案管理外包的動(dòng)因分析

（一）有助于降低企業(yè)管理成本

檔案管理外包有助于降低企業(yè)管理成本，提高利用率[1]。企業(yè)將檔案管理工作進(jìn)行外包的影響因素是多樣的，其中最為關(guān)鍵的是運(yùn)用外包的形式能夠有效地減少企業(yè)運(yùn)行的成本。尤其是大型企業(yè)而言，每天擁有大量的業(yè)務(wù)表單與管理文件、檔案等，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專業(yè)的文件及檔案管理的地方，配備專業(yè)的管理人員。因此所消耗的成本較大，針對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這是一件額外邊際成本消耗過(guò)多的問(wèn)題。而檔案外包工作可以將該項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)包出去，花費(fèi)少了的成本來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的資源優(yōu)化，能夠有效地提升管理的水平，并且能夠節(jié)約企業(yè)的成本。

（二）有助于提高檔案管理的專業(yè)性

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)也面臨著轉(zhuǎn)型發(fā)展與創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)各個(gè)部門的改革較為迅速，但是針對(duì)檔案管理工作的改革相對(duì)滯后，技術(shù)也存在限制。企業(yè)檔案管理面臨的最大問(wèn)題是如何促使企業(yè)檔案工作改革與現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展相匹配。而檔案外包方式能夠充分發(fā)揮檔案管理企業(yè)的專業(yè)性，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與市場(chǎng)發(fā)展需求相匹配。

（三）有助于提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力

檔案管理部門的信息化建設(shè)及人才的專業(yè)性培養(yǎng)也是提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。但是企業(yè)往往過(guò)多的重視生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提升，而忽視了檔案管理工作的競(jìng)爭(zhēng)力提高。而外包企業(yè)能夠?qū)⑵髽I(yè)從瑣碎的業(yè)務(wù)之中拯救出來(lái)，促使企業(yè)擁有更多的精力在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)等核心競(jìng)爭(zhēng)力提升方面?，F(xiàn)階段，檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展，但是所需要投入的時(shí)間與精力也是十分巨大的。而企業(yè)有限的時(shí)間不可能全面集中在此處，因此信息化的投入有所減少，不利用企業(yè)的發(fā)展。但是檔案管理外包工作能夠通過(guò)專業(yè)的設(shè)備及人才、成熟的技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的大發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理外包的可行性分析

（一）外包檔案管理規(guī)?；?/h3>

伴隨著信息技術(shù)、市場(chǎng)管理制度的不斷完善及發(fā)展，外包也逐漸成為企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展的重要方向。外包是有效的利用外包企業(yè)的專業(yè)性來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)非核心業(yè)務(wù)的輔助工作。幫助企業(yè)可以集中精力來(lái)提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)水平及工作水平。外包是新型經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展背景下所集聚的經(jīng)營(yíng)策略。20世紀(jì)90年代中期以后，外包也迎來(lái)了新的發(fā)展階段[2]。外包依靠IT行業(yè)的發(fā)展，獲得了迅速的發(fā)展，也使得外包成為管理的一種可操作的方式。隨著現(xiàn)階段企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的發(fā)展正在以小型化與扁平化甚至虛擬化的方向發(fā)展，而通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各種信息技術(shù)的應(yīng)用也逐步呈現(xiàn)出進(jìn)步的形式。新型行業(yè)也獲得了迅速的成長(zhǎng)與發(fā)展，企業(yè)正在不斷提高自身核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。檔案管理業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成規(guī)模化的態(tài)勢(shì)，在大型企業(yè)之中逐漸盛行，使得企業(yè)檔案管理效率不斷提升，為企業(yè)節(jié)約更多的資源來(lái)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

（二）外包檔案管理技術(shù)專業(yè)化

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在信息化的推動(dòng)下，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理以及科研活動(dòng)之中，紙質(zhì)文件也逐漸被電子文件所代替。檔案管理越來(lái)越以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通信技術(shù)作為核心，檔案電子目錄與電子文件形式查閱的優(yōu)勢(shì)也十分明顯。檔案數(shù)字化也成為重要的方向。檔案數(shù)字化也并不是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，如果每個(gè)企業(yè)都將其作為重要的業(yè)務(wù)，開(kāi)展數(shù)字化的而建設(shè)，則所需要的人力物力財(cái)力也十分巨大。所以，對(duì)于企業(yè)控制成本等多樣化的因素實(shí)施分析能夠看出，通過(guò)外部專業(yè)化的檔案工作團(tuán)隊(duì)，為其開(kāi)展檔案管理工作，實(shí)施檔案信息化的建設(shè)工作等都是十分必要的?，F(xiàn)階段檔案外包企業(yè)管理的檔案要比單個(gè)的企業(yè)自身的檔案要多，同時(shí)也具備專業(yè)的存放庫(kù)房、防霉防蛀、防火防盜的設(shè)備等，以此來(lái)確保檔案管理的專業(yè)化。

（三）外包檔案管理規(guī)范化

企業(yè)對(duì)于外包戰(zhàn)略的選擇，其主要的目標(biāo)是獲得成本低廉且效果顯著的產(chǎn)品及服務(wù)，企業(yè)運(yùn)用外包的形式來(lái)彌補(bǔ)自身的不足之處。據(jù)此能夠更加重視核心業(yè)務(wù)的情況[3]。市場(chǎng)化的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)下，需要檔案管理人員的專業(yè)性，配置專門的設(shè)施，科學(xué)地進(jìn)行管理，并且自主開(kāi)展業(yè)務(wù)，以此來(lái)滿足文件形成過(guò)程中節(jié)約成本與方便利用的優(yōu)勢(shì)。20世紀(jì)70年代開(kāi)始，商業(yè)文件中心能夠展現(xiàn)出對(duì)于技術(shù)的高度重視及依賴性。除此之外，商業(yè)文件中心的管理效率及服務(wù)質(zhì)量等也呈現(xiàn)逐漸完善的態(tài)勢(shì)。檔案外包企業(yè)作為一家商業(yè)性文件中心，已經(jīng)具備了較大的規(guī)模，且業(yè)務(wù)相對(duì)成熟，是一種全球性的行業(yè)，起源于20世紀(jì)40年代，發(fā)展至今已經(jīng)有70余年的歷史?，F(xiàn)階段，隨著文件管理實(shí)踐的深化實(shí)施，商業(yè)性文件中心仍然使用高效的管理形式，同時(shí)融入了新的手段，以此為客戶提供優(yōu)質(zhì)化與專業(yè)性的服務(wù)。與此同時(shí)，商業(yè)文件中心的高效運(yùn)轉(zhuǎn)也使得檔案外包企業(yè)實(shí)現(xiàn)了高質(zhì)量的提升。

三、企業(yè)檔案管理外包存在的問(wèn)題分析

（一）管理人員專業(yè)性有待提升

1.檔案管理人員外包意識(shí)不足。人員的意識(shí)不足會(huì)為檔案管理業(yè)務(wù)的外包工作形成制約因素，也對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的開(kāi)展起到了消極的作用。近年來(lái)，我國(guó)提高了檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理的法律法規(guī)等開(kāi)展宣傳，這也在一定程度上提高了企業(yè)對(duì)檔案管理重視。一些企業(yè)組件了專業(yè)的檔案管理部門，有效地提升了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)水平。但是現(xiàn)階段這一方式并沒(méi)有在具體的實(shí)施過(guò)程中實(shí)現(xiàn)落實(shí)。檔案管理過(guò)程中可能出現(xiàn)部分管理人員意識(shí)不足的問(wèn)題，無(wú)法與企業(yè)檔案管理的市場(chǎng)要求相匹配[4]。除此之外，在企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的過(guò)程中，并沒(méi)有足夠重視激勵(lì)機(jī)制，使得激勵(lì)機(jī)制缺乏完善性。在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)檔案管理人員的積極性并未實(shí)現(xiàn)真正的調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致企業(yè)檔案整理出現(xiàn)遺漏，檔案內(nèi)容缺乏針對(duì)性及有效性。使得企業(yè)檔案外包管理工作面臨多種問(wèn)題。

2.檔案管理人員專業(yè)技能缺乏。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)呈現(xiàn)出迅速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，檔案管理外包工作也進(jìn)一步獲得了有效的發(fā)展。這對(duì)于檔案管理人員而言，面臨著專業(yè)能力的考驗(yàn)。近年來(lái)，伴隨著我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展，一些傳統(tǒng)手工管理模式無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的要求。尤其是檔案外包管理工作量大、技術(shù)性要求不高[5]。但是部分企業(yè)檔案管理人員對(duì)于電腦應(yīng)用的技能不夠熟練。目前電子檔案越來(lái)越占據(jù)重要地位。如果僅僅應(yīng)用錄入功能，則會(huì)影響整個(gè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，導(dǎo)致其建設(shè)速度較慢。企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)工作實(shí)施的過(guò)程中，不能夠起到良好的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程中形成了良好的促進(jìn)作用，能夠有效地促進(jìn)企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)的數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)。

（二）企業(yè)檔案真實(shí)性有待改善

1.檔案造假問(wèn)題頻出。為了獲取利益，人們會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行修改與完善，以此實(shí)現(xiàn)晉升、推遲退休以及獲得資格的目標(biāo)。而偽造的檔案信息使得偽造者的真實(shí)情況無(wú)法被得知，面對(duì)上述不良社會(huì)風(fēng)氣，使得企業(yè)在員工信息的真實(shí)性方面無(wú)法有效的保障。企業(yè)員工或許由于自身偽造的檔案與工作實(shí)際需求不相符，失去工作積極性，對(duì)于企業(yè)整體員工隊(duì)伍的穩(wěn)定性及經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展等都形成不良的影響。因此，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)解決偽造檔案的情況。

2.企業(yè)檔案內(nèi)容質(zhì)量不高。檔案就像是一個(gè)人的名片或者身份證，信息的真實(shí)性直接影響到個(gè)人與企業(yè)的利益，這也是最基本的要求[6]。一些企業(yè)在保留著的檔案之中信息大量的缺乏時(shí)效性，導(dǎo)致使用的效率低，甚至不能夠有效的辨別信息。企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作部門針對(duì)檔案管理工作還缺乏明確的態(tài)度，不能夠及時(shí)的補(bǔ)充檔案管理的內(nèi)容。檔案只是記錄了員工的個(gè)人信息情況，不能夠真實(shí)地反映出員工的性格特征等。不能夠根據(jù)檔案來(lái)分析員工，也無(wú)法達(dá)到檔案管理的真正要求。諸多的外包企業(yè)在進(jìn)行檔案交接的過(guò)程中，規(guī)則意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案遺失或者被更改。企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)不足等，使得檔案缺乏真實(shí)性。

四、企業(yè)檔案管理外包的優(yōu)化建議

（一）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

1.強(qiáng)化檔案管理人員的意識(shí)。企業(yè)檔案管理的工作是十分繁重的[7]。所以，企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)良好的管理意識(shí)，以此來(lái)認(rèn)真對(duì)待檔案工作，不斷提高自身管理水平。檔案管理工作者需要意識(shí)到自身檔案管理所承擔(dān)的責(zé)任，并產(chǎn)生職業(yè)感，最大限度地提升檔案管理的水平。企業(yè)高層管理者也應(yīng)當(dāng)提高檔案保護(hù)意識(shí)，重視檔案管理宣傳工作的重要性。除此之外，也應(yīng)當(dāng)提高員工檔案保護(hù)意識(shí)。企業(yè)層面需要規(guī)劃長(zhǎng)遠(yuǎn)的管理戰(zhàn)略目標(biāo)，將相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度落到實(shí)處，同時(shí)應(yīng)當(dāng)不斷完善檔案管理相關(guān)工作的制度建設(shè)，有效地推動(dòng)企業(yè)檔案外包管理工作的有序進(jìn)行。

2.避免檔案管理人員出現(xiàn)頻繁流動(dòng)。由于企業(yè)檔案管理工作多數(shù)處于封閉性的環(huán)境之中[8]。伴隨著檔案管理業(yè)務(wù)的不斷更新與發(fā)展，檔案管理人員需要不斷地提升自身的綜合協(xié)調(diào)水平，幫助檔案管理人員盡快地融入社會(huì)之中。建立完善的檔案外包管理工作環(huán)境。與此同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)健全人才選拔機(jī)制，科學(xué)地?fù)襁x優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理外包水平的提高。另外，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展檔案管理者的專業(yè)知識(shí)及技能的培訓(xùn)，尤其注意數(shù)字化電子檔案管理方面的功能，深化培養(yǎng)內(nèi)容的深度。上述新生人才能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展形成源源不斷的活力，也能夠幫助企業(yè)創(chuàng)新局面，以此為檔案管理工作水平的提升提供源源不斷的動(dòng)力。

（二）提升檔案信息的質(zhì)量

1.企業(yè)重視檔案管理工作。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理外包的過(guò)程中，也需要關(guān)注高層領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理部門的思想水平提升，提高對(duì)企業(yè)檔案外包管理的中實(shí)行，同時(shí)擬建優(yōu)化對(duì)策及相關(guān)建議，避免企業(yè)檔案管理問(wèn)題的產(chǎn)生。企業(yè)管理人員也需要根據(jù)現(xiàn)有的法律法規(guī)，配置完善的人員及設(shè)備。制定科學(xué)的機(jī)制，改善工作環(huán)境等，以此來(lái)激發(fā)員工工作積極性[9]。

2.更新與補(bǔ)充檔案內(nèi)容。在檔案外包管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在確保檔案內(nèi)容真實(shí)性的基礎(chǔ)上，定期對(duì)檔案的內(nèi)容及時(shí)更新。企業(yè)之中包含多種多樣的檔案類型，因此，也應(yīng)當(dāng)針對(duì)性地選擇相應(yīng)的保存標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)不斷豐富檔案管理的內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的個(gè)人信息、性格特征、專業(yè)特長(zhǎng)以及經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行全面記錄，方便企業(yè)追蹤員工的真實(shí)情況，為其制定針對(duì)性的培訓(xùn)方案及合理的崗位等。

3.促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化構(gòu)建是檔案管理外包企業(yè)需要關(guān)注的重要的內(nèi)容[10]。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要投入大量的成本，通過(guò)外包的方式實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)，可以解決人力問(wèn)題及企業(yè)成本問(wèn)題。另外，檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)相關(guān)人員的創(chuàng)新理念，創(chuàng)新工作模式，高效開(kāi)展檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理外包現(xiàn)如今已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要方式，其動(dòng)因主要是節(jié)約成本、優(yōu)化資源以及提升專業(yè)化水平。因此，基于外包檔案管理規(guī)模化、技術(shù)專業(yè)化以及管理規(guī)范化的優(yōu)勢(shì)，為檔案管理工作的外包提供了強(qiáng)有力的可行性。目前，企業(yè)檔案管理外包存在的問(wèn)題，主要有檔案管理人員素質(zhì)有待提升、企業(yè)檔案真實(shí)性有待改善?；诖?，文章提出認(rèn)為企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)，提高檔案信息的真實(shí)性與及時(shí)性，以期能夠?yàn)闄n案管理外包工作的有效實(shí)施提供一定的參考。