新時代背景下如何做好街道辦事處檔案管理工作

吳振寧

山東省濱州市濱城區(qū)彭李街道辦事處，山東 濱州 256600

街道辦事處作為國內(nèi)最基本的一種行政單元，其中的檔案管理工作屬于整個辦事處展開工作的基礎(chǔ)，可以體現(xiàn)出街道的總體情況，充當著基層建設(shè)體系的重要部分［1］。在街道檔案中存在最基本的街道檔案數(shù)據(jù)，屬于街道日常工作順利展開、全面統(tǒng)查街道基本工作的數(shù)據(jù)資料來源。所以，在新時代背景下街道辦事處為了自身的發(fā)展，應正確看待街道檔案管理事宜，真正認識到在街道建設(shè)中檔案工作的基礎(chǔ)性和重要性。其實街道各項工作均需要依賴檔案工作，但是在新時代背景下街道檔案工作卻暴露出一定的問題。所以，為了街道做好檔案工作，就應全面提升管理街道檔案的整體水平，以便在落實社會保障到位、處理鄰里糾紛、街道調(diào)解、和諧社區(qū)文化建設(shè)中起到應有的作用［2］。此外，街道檔案還是國家檔案的一部分，其中真實地記錄下來街道的建設(shè)與發(fā)展歷程，必須引起有關(guān)方面的密切關(guān)注。

一、新時代背景下街道辦事處為何要做好檔案管理工作

（一）促進街道行政管理實現(xiàn)良性循環(huán)

在街道辦事處的進一步建設(shè)中，檔案管理工作占據(jù)著很重要的地位。在建設(shè)和發(fā)展街道文明工作中，起到了很強的促進性、推動性作用［3］。一方面，街道檔案主要從街道的基本建設(shè)、發(fā)展中而來，其中涉及到街道居民的情況，并存在很多體現(xiàn)街道建設(shè)過程的檔案信息資料資源，有益于維護街道及其居民的正當合法權(quán)益，同時還與歷史面貌聯(lián)系緊密。此外，街道辦事處的日常管理工作均和檔案工作緊密相連，得益于街道不斷提高的檔案管理專業(yè)水平，在社區(qū)順利營造出有序化的健康文化生活氣氛，并達到了城市建設(shè)精神文明的目標。

（二）有利于貫徹落實檔案法律的內(nèi)在需求

在街道檔案中，往往密切聯(lián)系著基本生活保障、救濟、失業(yè)保險、居民低保等方面的工作內(nèi)容。所以，為全面打造新時代背景下的社會和諧，及時為民排憂解難，街道通過強化檔案管理體系建設(shè)，可以提供給街道工作體系的原始記錄很大的便利，并且還能夠充分體現(xiàn)出街道歷史原有面貌，促進整個街道工作面向制度化、規(guī)范化的方向不斷前進。在實際工作中，街道辦事處日常的檔案管理十分繁瑣而復雜，是一項系統(tǒng)化建設(shè)工程，需要全體干部及基層職工積極主動參與。因此，應通過多途徑來大力展開宣傳、推廣，及時增強街道干部的整體檔案法制思想，并以此來促進街道建設(shè)得以順利穩(wěn)健長效發(fā)展。

（三）促進政府行使管理權(quán)力

從街道建設(shè)角度上看，檔案管理屬于其中很基礎(chǔ)的一項工作。唯有做好日常的檔案管理工作，方才能促進街道基層組織順利建設(shè)，并大幅提升街道文明水平。在平日里的運行、建設(shè)、發(fā)展中，街道辦事處會生成很多豐富多樣的檔案內(nèi)容。通過這些檔案，往往會統(tǒng)一反映出整個街道日常工作及有關(guān)管理的狀況。所以，應有效管理、大力維護好檔案信息，以充當維護基層民眾利益的關(guān)鍵參考依據(jù)。而在街道辦事處內(nèi)部，日常展開的工作均需要參考檔案資料。唯有管理好街道檔案，真正提高整體管理水平，全面收集、有機整合街道辦事處平日里的工作資料，并形成街道辦事處內(nèi)部的工作檔案。針對化解矛盾、社會糾紛、保障體系、文明建設(shè)、社區(qū)活動等方面的內(nèi)容，專門形成街道檔案。再基于對工作內(nèi)容的有效總結(jié)，進一步完善、優(yōu)化整個工作的步驟流程，并大幅提高工作效率水平。

（四）增強檔案管理工作意識

在信息社會，街道檔案已經(jīng)發(fā)展成為一類極具價值的信息資源。通過全面收集并有效利用，能夠利用好檔案的真正價值。通過檔案管理，街道辦事處收集整理街道平日里的工作內(nèi)容，加以有針對性地科學管理。譬如，編制有關(guān)街道群眾的信息內(nèi)容，形成民生檔案。既實施了針對性的科學管理，又讓人們可以發(fā)覺檔案管理的重要意義，并大幅提高人們腦中的檔案管理工作意識。

二、街道辦事處常見檔案管理工作問題

（一）經(jīng)費投入有限

街道在檔案設(shè)施上經(jīng)費投入十分有限，所以普遍條件較差?，F(xiàn)階段的辦事處檔案設(shè)施體系建設(shè)在相當大的程度上都由街道經(jīng)濟實際發(fā)展水平來決定。所以，在很多街道，尤其是經(jīng)濟發(fā)展水平不高的街道，往往辦公條件并不寬裕，在辦事處也沒有專門設(shè)置檔案工作室。大多數(shù)街道辦事處均很隨意管理檔案，考慮到基礎(chǔ)條件與較簡陋的設(shè)施，所以各個機構(gòu)往往自己管理檔案資料，一般都是隨意堆放。甚至有的時候還會在雜貨間堆放部分極具價值的紙質(zhì)文件，更別說緊跟大數(shù)據(jù)科技的進步對檔案資料采取信息數(shù)字化存儲模式。在以上雜亂、無規(guī)律的簡單儲存模式下，帶給街道檔案工作很多不好的潛在隱患，而且極易誘發(fā)出來不良的資料安全隱患。

（二）檔案收集問題

在收集檔案資料時，應確保檔案的完整度、真實性、準確性。在街道辦事處往往會涉及很多很廣泛的工作內(nèi)容。所以，在工作中的檔案資料，真可謂包羅萬象。特別是民生之類的檔案內(nèi)容，除了豐富多樣外，而且還很受注重。當前，在街道辦事處著手管理檔案時，均暴露出很多的資料收集領(lǐng)域問題，如收集過來的資料保障完整度、真實性、準確性。當前的檔案管理工作中，主要還是以文書檔案為主。其中具有單一化的結(jié)構(gòu)體系，并且很容易發(fā)生丟失情形，還對檔案的儲存條件提出了一定程度的要求。所以，在街道辦事處收集過來的檔案信息，往往很難全方位體現(xiàn)出日常工作的具體面貌。究其原因主要就是：其一，沒有建立起集約化的統(tǒng)一管理系統(tǒng)，往往各部門各行其是，沒有有效地存儲、管理資料。其二，缺少充沛的人才力量，專門負責檔案工作的專業(yè)人才很少。

當前，在很多街道辦事處，往往缺少專人負責檔案工作。這些管理人員往往業(yè)務能力有限、文化素質(zhì)偏低，當面臨大量的檔案資料時，往往無從下手、判斷力不夠強，無從知曉該保存哪些真正有價值的檔案資料。所以，在收集、整理檔案資料時，往往并不思考就直接機械的操作。甚至有的還責任心不足，未做好本職工作，在收集檔案時馬虎了事，不時出現(xiàn)差錯。

（三）尚未規(guī)范管理檔案

縱觀當前的街道發(fā)展現(xiàn)狀可知，日常的工作主要會處理居民生活中的繁雜瑣事、調(diào)和社區(qū)矛盾等之類的問題。所以，針對檔案工作的本身意義，往往缺少系統(tǒng)性、全面地認識。尤其是管理制度并未形成一個系統(tǒng)，隨意收集、整理檔案，并使用落后的保管技術(shù)。一般僅僅會單純機械化地收集和整理傳統(tǒng)的資料，以至于檔案管理未兼顧各個方面，保管模式也不合理，并且未明確職責沒有規(guī)范操作過程。這樣除了會降低檔案管理的整體安全性、有效性外，還會影響對檔案資源進行再利用的效果。

（四）資源使用不到位

街道辦事處并未全面收集整理各種街道檔案。同時，當前大部分街道辦事處還缺少完備的檔案設(shè)施，部分未統(tǒng)一設(shè)置檔案室，又或未統(tǒng)一安排檔案管理員。大部分情況下，均是各個工作單位自己整理自己的檔案材料，彼此之間缺少必要的實時溝通和交流。所以，就常常會出現(xiàn)許多重復多次整理文件甚至丟失的情況。這樣除了會帶來浪費外，還不利于對檔案資料的全面共享。例如，在某街道辦事處曾經(jīng)就有一份會議記錄資料，因為各種檢查均要求查閱，后續(xù)便由于未統(tǒng)一管理而丟失掉了。因此，在被檢查或要求其他部門一起協(xié)助核對資料時，部分工作人員害怕會丟失文件或懷抱怕事的思想，一般都會放棄共享檔案信息，而很難充分發(fā)揮檔案資源應有的作用。

（五）專業(yè)人員緊缺

街道辦事處往往需要處理大量的社情管理事務，日常工作繁瑣。但是，工作人員也相對有限，所以街道辦事處內(nèi)部“身兼數(shù)職”的現(xiàn)象普遍存在。在檔案局組織的檔案業(yè)務培訓活動中，往往頻換接受檔案培訓教育的工作人員，每一次均會存在新人參加情況，也就是檔案工作者以兼職居多，整體專業(yè)素養(yǎng)偏低且高頻流動。一些工作人員還缺少明確的崗位意識，毫無崗位認同感，相應的檔案工作意識也不夠強，以至于檔案管理工作的整體質(zhì)量及管理水平均難于真正獲得改善。甚至部分街道還會選聘部分合同人員來敷衍填補空缺，整體教育程度偏低且年齡偏大，還受傳統(tǒng)思維模式束縛，很難跟上新時代的潮流，以至于街道辦事處很難將檔案工作做到精細化管理。

三、新時代背景下街道辦事處做好檔案管理工作的舉措

（一）增大經(jīng)費投入

街道需要增大經(jīng)費投入來購置檔案硬件設(shè)施，以完善各種檔案設(shè)施。如果有條件的話，街道還應盡量創(chuàng)建起單獨的檔案管理室。結(jié)合檔案管理方面的規(guī)范要求，配置齊全的防濕、防火等基礎(chǔ)設(shè)施，以全面優(yōu)化街道檔案管理內(nèi)部環(huán)境，保障檔案資料安全。尤其是伴隨科技的不斷進步，先進信息科技現(xiàn)已融入到各個行業(yè)。所以，街道也應主動對紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化儲存，并全面強化檔案工作體系的信息化建設(shè)。在全面收集檔案紙質(zhì)時，實施檔案數(shù)字化管理模式，以提高檔案管理專業(yè)水平及檔案利用率，并且逐步邁向更優(yōu)檔案管理模式。

（二）重視檔案收集工作

社區(qū)檔案屬于國家檔案系統(tǒng)之一，最詳細地記錄最真實的街道建設(shè)與發(fā)展的過程。眾所周知，街道檔案和廣大民眾緊密相關(guān)。良好的街道檔案工作，可以令公眾體會到檔案的效益。通過大力宣傳檔案，增大檔案宣傳范圍，來強化整個社會的檔案工作意識。在這樣的環(huán)境下，街道檔案人員才會真正注意到檔案工作其實是一項很偉大的事業(yè)，才會在工作日程中，積極納入這項工作內(nèi)容，并且統(tǒng)一檔案思想認識，形成街道檔案服務、法制效益、觀念，并增大對檔案工作的各項投入，積極收集檔案并保障檔案工作可以跟上街道辦事處其他各項工作的發(fā)展腳步，并提供給經(jīng)濟建設(shè)更優(yōu)質(zhì)的服務?？紤]到檔案資料往往屬于一種信息資源，具有一定水平的利用價值。所以，在街道工作中，所產(chǎn)生的檔案其實都具有使用價值，要求發(fā)揮出來并服務于街道建設(shè)。這么一來，便需要街道辦事處重視收集檔案工作。除了需要控制檔案信息切實完整外，還應積極豐富街道檔案資料信息內(nèi)容。

街道檔案還存在一定的特殊性，所以各街道辦事處均需要積極建立特色檔案，并且不斷豐富內(nèi)部檔案信息。尤其是針對民生類檔案，應注意全面收集家政服務、反映黨建等的特色街道檔案。同時，還應細化檔案類別，準確劃分好檔案類別，強化檔案資料信息的分析工作，以真正做好檔案收集工作。

（三）規(guī)范檔案管理制度

街道檔案工作中應規(guī)范并落實檔案管理制度。在檔案工作中，宜落實管理任務具體到工作單位及其人員，并推行糾錯、問責制，明確檔案工作責任。同時，還應規(guī)范檔案工作領(lǐng)域的整理、收集、保管、歸檔、使用等系列制度。針對各個工作機構(gòu)內(nèi)部的檔案、各種類型及載體的檔案及時分類歸納，并實施分層次管理，以強化檔案管理過程的規(guī)范化、標準化要求。對檔案實施安全管理，并記錄好檔案管理事宜，控制檔案管理獲得安全使用。

（四）增大檔案使用價值

做好檔案工作終究是為了服務于街道建設(shè)，并提供給街道經(jīng)濟增長、社會進步、民眾健康生活更好的服務，所以檔案管理中應強調(diào)“利用”。如果有條件則應專業(yè)專門設(shè)置檔案室，并充足配備檔案專職人員，負責統(tǒng)一管理不同工作機構(gòu)內(nèi)部的檔案資料。同時，各工作機構(gòu)還應注意定期歸類整理各種檔案資料，再向檔案室統(tǒng)一移交并存儲。然后，檔案室登記借閱事宜，以便在內(nèi)設(shè)機構(gòu)互通共享檔案資料，增大檔案利用率。

（五）大力建設(shè)檔案團隊

街道領(lǐng)導應認清檔案工作的重要意義，強化領(lǐng)導功能。針對專兼職檔案人員，注意最好匯集在辦公室，以便收集并整理歸檔進出文檔、有效溝通協(xié)調(diào)、充分共享檔案。同時，還應大力培訓檔案人員，提供培訓機會，以促進檔案人員全面提升業(yè)務素養(yǎng)、責任意識、綜合能力。

總之，在新時代背景下，街道辦事處機構(gòu)檔案管理工作的重要性日益凸顯。各街道應注意認清檔案工作中的不足，并創(chuàng)新檔案管理體系模式、全面強化檔案管理工作效果，以緊跟時代的潮流，真正做好檔案工作，進而在社會進步、經(jīng)濟增長中貢獻一份力量。