大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的改進(jìn)策略

肖艷麗 漢江師范學(xué)院

進(jìn)入21世紀(jì)，我國科技水平不斷提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)也被普遍運(yùn)用到諸多行業(yè)和領(lǐng)域，在很大程度上提高了信息處理速度，助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。近年來，高校檔案管理工作受到了越來越多的關(guān)注和重視。作為高校日常教育管理的重要組成部分，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)主動(dòng)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來改革和創(chuàng)新傳統(tǒng)高校檔案管理模式，不斷提升高校檔案管理工作水平，最大程度地發(fā)揮出檔案工作對高校教育管理的輔助性作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)高?，F(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建，利用大數(shù)據(jù)對高校檔案資源庫的信息進(jìn)行分析研究。在這一過程中，檔案管理人員必須要深入全面認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中的普遍性問題，制訂明確的改革目標(biāo)和創(chuàng)新方向，借助大數(shù)據(jù)對檔案管理工作予以完善，為其他各部門相關(guān)工作的高質(zhì)量開展提供更為準(zhǔn)確可靠的檔案信息支持。

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢

現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展和普及，使各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都逐漸開始邁入一個(gè)發(fā)展的新階段。大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及使高校檔案管理工作轉(zhuǎn)變了過去傳統(tǒng)人工管理的陳舊模式，有助于信息化建設(shè)和數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，這不僅促進(jìn)了檔案管理效率與質(zhì)量的提升，還減輕了檔案管理人員的日常工作量。同時(shí)，針對紙質(zhì)檔案，可以將其掃描后通過圖片的形式保存于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫之內(nèi)，防止傳統(tǒng)保存模式因?yàn)橥獠凯h(huán)境因素和紙張自身質(zhì)量而出現(xiàn)損壞或丟失的問題。此外，檔案材料的檢索與查詢效率也得到了顯著提升，使用者僅僅需要直接輸入關(guān)鍵詞即可第一時(shí)間獲得相應(yīng)的檔案資料，為檔案資源的開發(fā)利用帶來了極大的便利性。由此可見，高校在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)把信息化建設(shè)作為必然的要求，才能夠真正發(fā)揮出高校檔案資源的價(jià)值與作用。

拓寬檔案服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，大部分檔案資料都是紙質(zhì)檔案，因?yàn)榇鎯?chǔ)的數(shù)據(jù)資料數(shù)量較多，在實(shí)際檢索查找時(shí)會(huì)消耗極大的人力成本和時(shí)間成本，很難實(shí)現(xiàn)隨時(shí)調(diào)閱，更難以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳輸。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以借助信息化系統(tǒng)平臺(tái)和相關(guān)軟件科學(xué)管理檔案資源，在授權(quán)登錄系統(tǒng)后即可直接搜索需要的檔案材料。比如，教師遠(yuǎn)程備課可以選擇這樣的檢索下載方式，能夠有效擺脫時(shí)間與空間的限制。

降低檔案管理差錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)檔案資料的永久保存

由于傳統(tǒng)檔案管理工作效率不高，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔模糊、管理混亂甚至檔案遺失等現(xiàn)象。隨著檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，以便更好地保存利用，有效避免由于人工操作不規(guī)范出現(xiàn)的差錯(cuò)。同時(shí)檔案管理工作人員借助信息化管理平臺(tái)開展工作，可以進(jìn)一步強(qiáng)化其數(shù)據(jù)處理能力、分析能力以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使高校檔案管理工作隊(duì)伍整體專業(yè)水平得到提升。這樣一來，高校檔案管理工作也會(huì)向越來越好的方向發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式存在的問題

檔案服務(wù)內(nèi)容以及方式單一

傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)的主要內(nèi)容是保存和查詢相關(guān)信息，服務(wù)內(nèi)容較為片面，服務(wù)方式也很單一，沒有充分發(fā)揮出檔案管理服務(wù)的作用和功能。針對這一現(xiàn)象，高校在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)充分結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，最大程度發(fā)揮信息技術(shù)的準(zhǔn)確性和有效性，同時(shí)注重檔案信息的個(gè)性化服務(wù)。傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)平臺(tái)往往只具有存儲(chǔ)和調(diào)用功能，無法實(shí)現(xiàn)其服務(wù)功能，如通過查詢檔案信息關(guān)鍵詞來調(diào)閱檔案等?；诖?，為了更好體現(xiàn)高校檔案管理工作的服務(wù)性，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理服務(wù)水平。

檔案信息數(shù)據(jù)的安全性欠佳

大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理采用線上模式，其服務(wù)模式也更加具有開放性。在此背景下，檔案資料信息的安全性也更加需要引起重視，避免出現(xiàn)檔案信息泄露、違規(guī)調(diào)用檔案等情況。現(xiàn)階段，高校需要保證的是能快速處理大量的信息數(shù)據(jù)，在此過程中，如何避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，有效保證數(shù)據(jù)安全極其重要。首先，需要相關(guān)人員具備一定程度的專業(yè)能力，能夠掌握網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置技能；其次是明確高校檔案管理操作流程，并根據(jù)具體的檔案內(nèi)容和操作流程對檔案進(jìn)行編目和保存，防止出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。

檔案管理人員的專業(yè)能力較低

現(xiàn)階段，很多高校檔案管理員在檔案管理專業(yè)能力方面還存在很多的不足。這類檔案管理人員通常不是檔案管理專業(yè)，工作期間也很少參與檔案管理相關(guān)培訓(xùn)。這就導(dǎo)致一部分高校檔案管理人員對自身工作認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理就是保管檔案和調(diào)閱檔案，這也是檔案信息價(jià)值得不到體現(xiàn)的主要原因。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案管理人員面臨更大的挑戰(zhàn)，如何改變其單一的檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)的提升，已經(jīng)成為當(dāng)前高校開展檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？傮w來說，要提高檔案管理人員的專業(yè)能力，還是要通過日積月累的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，逐步組建符合大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的高校檔案管理人員隊(duì)伍。

對大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式改進(jìn)的思考

從上文的幾個(gè)問題來看，首先要充分利用信息技術(shù)做好檔案資料信息的安全保存；其次是要注意大數(shù)據(jù)背景下的信息處理模式與傳統(tǒng)信息處理的不同點(diǎn)，最后是要注重提升檔案管理人員的專業(yè)能力，以此更好地推動(dòng)高校檔案管理工作的開展。

善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案資料所包含的內(nèi)容不斷增加，涉及學(xué)生管理、教學(xué)管理和科研管理等各個(gè)方面的內(nèi)容，學(xué)校要提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度，積極利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，將過去一些分散的檔案資料進(jìn)行集中管理。在此過程中，學(xué)校要做好以下幾個(gè)方面的內(nèi)容，才能有效開展檔案管理信息化建設(shè)工作：一是要面對學(xué)校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立的現(xiàn)狀，采取有效措施使其進(jìn)行結(jié)合，有效提升檔案的完整性和真實(shí)性，滿足不同的檔案使用功能要求。二是結(jié)合高校檔案資料繁雜的特殊情況，可以應(yīng)用智能著錄技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別電子檔案、文本、圖片等，并抽取相關(guān)信息完成著錄，既提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)還可以進(jìn)一步提升檔案著錄的準(zhǔn)確性。三是對一些需要通過人工完成的檔案錄入，也可以利用人工智能技術(shù)對錄入信息進(jìn)行監(jiān)測，有效保證信息資料的完整性和準(zhǔn)確性，避免檔案資料出現(xiàn)問題。

建立健全標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案管理信息化體系

推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的目的是為了最大程度地體現(xiàn)檔案資料的規(guī)范性和科學(xué)性特點(diǎn)。在此過程中，高校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。一是為了促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式充分融合，并有效發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理模式功能，首先需要對檔案信息資源體系數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)下的檔案管理操作規(guī)范，同時(shí)在檔案資源中建立起能夠和其他高校共享的檔案資源。二是要將現(xiàn)代化檔案資料的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)體現(xiàn)出來，對高校檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，制定嚴(yán)格的檔案管理工作制度，在各個(gè)院系營造良好的檔案管理氛圍。三是健全高校檔案管理安全體系，以高校檔案管理安全防護(hù)要求為根據(jù)，制定保密管理工作制度，還應(yīng)采取有效措施多重保護(hù)檔案資料，這也是現(xiàn)階段建立健全標(biāo)準(zhǔn)的高校檔案管理信息化體系的重要內(nèi)容。

積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，高校必須具備現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施。因此高校要結(jié)合實(shí)際情況，為檔案室購置計(jì)算機(jī)、掃描儀等必要的硬件設(shè)備，同時(shí)還要引進(jìn)圖像處理軟件和數(shù)字加工管理系統(tǒng)等，并保證此類軟件系統(tǒng)的及時(shí)更新。此外，在檔案信息安全防護(hù)方面也要采取多元化的防護(hù)措施，提升檔案管理的安全性。通過采用人臉識(shí)別和指紋識(shí)別等方式，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性；也可以通過安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻和殺毒軟件，防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵所導(dǎo)致的檔案信息損壞或丟失問題的發(fā)生。

提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)，應(yīng)提高對應(yīng)聘人員綜合素質(zhì)的要求，不僅要具備良好的道德素質(zhì)和專業(yè)能力，同時(shí)應(yīng)掌握一定程度的信息技術(shù)應(yīng)用技巧以及檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。首先，優(yōu)先聘用復(fù)合型的檔案管理人才，這類人才能熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，快速高效地完成檔案統(tǒng)計(jì)、分類、編目等工作內(nèi)容。其次，檔案管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，通過加強(qiáng)考核等方式使其不斷強(qiáng)化自身知識(shí)儲(chǔ)備，掌握信息技術(shù)的運(yùn)用方式。最后，對高?，F(xiàn)有的檔案管理人員定期開展相關(guān)培訓(xùn)工作，提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從整體上提升檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)水平，從而進(jìn)一步完善高校檔案管理人才結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)高校檔案管理工作實(shí)效。

構(gòu)建并完善檔案信息化安全體系

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與完善，檔案管理工作越來越便捷化，但是其安全問題也引起了高校的高度重視，具體可以從以下幾方面入手：第一，結(jié)合高校檔案信息化管理的特征，制定與實(shí)際情況相符合的保密制度；同時(shí)，對檔案管理人員開展相關(guān)培訓(xùn)工作，使其具備更強(qiáng)的檔案安全防范意識(shí)以及安全意識(shí)，并制定相關(guān)制度，督促檔案管理人員提高對檔案信息化的安全性的重視程度。第二，根據(jù)高校檔案信息化管理的安全要求，及時(shí)引進(jìn)最新的管理系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備。例如人臉識(shí)別和指紋識(shí)別等，當(dāng)用戶需要使用檔案資料時(shí)，只有通過識(shí)別獲得權(quán)限才能進(jìn)行使用，這樣可以從源頭上強(qiáng)化檔案信息的安全力度。第三，做好安全基礎(chǔ)方案，例如，安裝以及更新防火墻以及殺毒軟件，一定程度上能夠有效防范病毒入侵以及黑客的惡意攻擊。第四，制定嚴(yán)格的維護(hù)及保養(yǎng)制度，定期維護(hù)和保養(yǎng)軟硬件設(shè)備；同時(shí)，實(shí)時(shí)掌握各種設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決，保障整個(gè)設(shè)備以及系統(tǒng)的安全性。

高校檔案信息化管理未來發(fā)展趨勢概述

管理特色化

現(xiàn)階段，用戶的個(gè)性化需求越來越多元，這對高校檔案信息化管理也提出了更大的挑戰(zhàn)?；诖?，高校檔案信息化管理要更具有特色。例如，管理特色化，即要盡可能滿足用戶的個(gè)性化需求，以此為基礎(chǔ)，打造高校檔案信息化管理的特色；同時(shí)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)深入分析以及挖掘用戶群體的實(shí)際需求，這樣才能明確檔案管理信息化的服務(wù)方向，進(jìn)而為用戶提供多元化服務(wù)。

管理精細(xì)化

信息化時(shí)代背景下，檔案信息的價(jià)值日益突出，而信息化管理也需要基于此做出改變，讓管理更加精細(xì)化，具體而言：第一，更加精細(xì)、多樣的服務(wù)方式。在信息時(shí)代背景下，服務(wù)渠道呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，服務(wù)方式也越來越豐富；從用戶角度來看，他們需要查詢、瀏覽、閱讀，這就意味著管理必須要有針對性，以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化，讓服務(wù)圍繞用戶需求而不斷優(yōu)化。第二，服務(wù)要更加高效、精準(zhǔn)，這就需要利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對檔案用戶進(jìn)行有效分類，分析服務(wù)過程中存在的問題并及時(shí)修正，這樣才能讓管理更加精細(xì)化，服務(wù)也會(huì)隨之更加多元化。

管理聯(lián)合化

如今是信息共享的時(shí)代，高校之間的聯(lián)系也比以往更加緊密，為了讓高校與各機(jī)構(gòu)之間的文件傳輸、溝通、交流等方面更加順暢，高校檔案信息化管理還需要朝管理聯(lián)合化方向發(fā)展，加強(qiáng)高校檔案部門的聯(lián)合性；高校之間也可以相互學(xué)習(xí)、共享信息、取長補(bǔ)短，將檔案價(jià)值最大化地發(fā)揮出來。

管理市場化

在高校檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，是為了更好地服務(wù)檔案管理，最大程度地發(fā)揮檔案資料的功能與價(jià)值。現(xiàn)階段，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量日益增多，相關(guān)內(nèi)容更加精細(xì)化，其社會(huì)價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值也日益凸顯?；诖耍磥砀咝n案管理勢必會(huì)朝著市場化發(fā)展，這就使檔案信息的應(yīng)用更加廣泛，其不僅能為高校帶來一定的收益，而且還能讓更多學(xué)生以及社會(huì)人士更加深入了解高校及各個(gè)專業(yè)的信息，為促進(jìn)就業(yè)提供一定的條件。

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，同時(shí)也面臨著新的挑戰(zhàn)。為此，高校要積極應(yīng)對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，采取有效的策略完善檔案管理信息化建設(shè)，最大程度地發(fā)揮高校檔案資料的功能和價(jià)值，促進(jìn)高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。