智慧城市背景下的智慧檔案館信息服務(wù)研究

武曉艷

鄭州澍青醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，河南 鄭州 450064

與發(fā)達(dá)國家檔案信息化建設(shè)相比較，國內(nèi)檔案信息化建設(shè)起步較晚，智能化水平偏低，例如檔案館信息服務(wù)依舊采用傳統(tǒng)服務(wù)模式，無法為檔案用戶提供個性化、多元化的服務(wù)。在近些年科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的帶動下智慧城市建設(shè)步伐加快，進(jìn)而推動了智慧檔案館建設(shè)。這一過程中檔案信息服務(wù)實現(xiàn)了全方位轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出電子化、智能化、高效化的特點，能夠深度處理檔案信息，實現(xiàn)檔案信息增值；能夠根據(jù)不同層次檔案用戶需求，提供個性化服務(wù)。

一、智慧城市及智慧檔案館的概述

（一）智慧城市

智慧城市是一種基于新一代信息技術(shù)與創(chuàng)新環(huán)境下的城市形態(tài)，能夠在信息技術(shù)的支撐下取得良好效益，體現(xiàn)社會對未來城市知識化、信息化的愿景。它是以信息技術(shù)為依托構(gòu)建，即以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等多種信息技術(shù)為支撐，根據(jù)城市現(xiàn)狀及發(fā)展需求，綜合性地規(guī)劃城市發(fā)展路徑，借助信息資源來創(chuàng)新發(fā)展城市，提高城市整體競爭力，進(jìn)而帶動城市經(jīng)濟發(fā)展、推動社會進(jìn)步。

總體來講，智慧城市具有以下特點，即：

其一，城市相關(guān)數(shù)據(jù)的掌握。因智慧城市建設(shè)是以信息資源為基礎(chǔ)，通過配套設(shè)施的應(yīng)用，例如智能傳感設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)等，可實現(xiàn)對城市方方面面的實時感測，收集城市相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，并對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合處理，從而掌握城市運作實際情況，為城市建設(shè)規(guī)劃提供參考依據(jù)。

其二，網(wǎng)絡(luò)信息深度融合。因為物聯(lián)網(wǎng)的設(shè)置，可充分運用物聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對城市運行的關(guān)鍵信息予以感知和采集，之后將信息傳輸?shù)叫畔⑵脚_，深度挖掘信息，之后將所獲得的重要信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)街腔鄢鞘袘?yīng)用層面，為城市良好運行及建設(shè)提供參考依據(jù)。

其三，促進(jìn)智慧城市信息服務(wù)協(xié)同創(chuàng)新。伴隨著信息時代的到來，大量信息數(shù)據(jù)的傳播，在一定程度上增加了信息處理難度，影響關(guān)鍵信息的應(yīng)用。智慧城市建設(shè)，能夠大大提高信息服務(wù)水平，即政府部門、企業(yè)事業(yè)單位甚至個人都能夠有效地利用信息服務(wù)平臺來智能化處理海量信息，從中提取有價值的信息，讓人們的生活更加便捷、讓業(yè)務(wù)處理更加有效、讓政府服務(wù)更加到位。

（二）智慧檔案館及其信息服務(wù)

目前，對于智慧檔案館的概述并沒有統(tǒng)一的說法，不同學(xué)者從不同角度進(jìn)行研究，提出的定義也就略有不同。但智慧檔案館的內(nèi)涵是非常明確的，即利用云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)實現(xiàn)與智慧城市公共信息服務(wù)平臺的網(wǎng)絡(luò)對接，自動化搜集相關(guān)單位的答案信息，將其存儲在云平臺、信息服務(wù)平臺，以此來滿足檔案信息應(yīng)用需求，同時借助智能化設(shè)備對檔案館、檔案及檔案人員進(jìn)行實時監(jiān)測，以保證檔案信息安全。

從宏觀角度來講，智慧檔案館信息服務(wù)則是以信息技術(shù)為支撐，實現(xiàn)信息資源共享，為城市發(fā)展提供必要的檔案服務(wù)，促進(jìn)智慧城市建設(shè)與發(fā)展。從微觀角度來講，智慧檔案館信息服務(wù)則是借助智慧城市建設(shè)的優(yōu)勢，加強對檔案資源的精細(xì)化管控，以便提高檔案管理的公共服務(wù)，使之能夠滿足不同機構(gòu)、不同人員的應(yīng)用需求。正因如此，將智慧檔案館信息服務(wù)定位為智慧城市建設(shè)的重要組成部分，按照國家相關(guān)政策要求，基于智慧城市建設(shè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，合理地利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)來構(gòu)建集成式的信息服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的收集、存儲、共享及安全管控［1］。

二、智慧城市對智慧檔案館信息服務(wù)的影響

時代不斷發(fā)展、社會不斷進(jìn)步，越來越多的先進(jìn)技術(shù)被推出和應(yīng)用，帶動了我國各個城市朝著智慧城市方向邁進(jìn)。而智慧城市建設(shè)之中，信息收集、存儲及利用呈現(xiàn)出多元化的特點，相應(yīng)的傳統(tǒng)形式的檔案信息呈現(xiàn)已經(jīng)不能跟上城市建設(shè)的步伐，需要進(jìn)行信息化處理，實現(xiàn)智慧檔案館信息服務(wù)。

（一）海量數(shù)據(jù)傳播

進(jìn)入21世紀(jì)后科技研究步伐從未停止，越來越多的先進(jìn)技術(shù)被推出，例如互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等等，時代前進(jìn)步伐加快，社會發(fā)展節(jié)奏加快。時至今日，我國已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，而這個時代的典型特征就是數(shù)據(jù)體量大、數(shù)據(jù)類型繁多、生產(chǎn)速度快等等。受此影響各行各業(yè)生產(chǎn)運作產(chǎn)生了大量的電子信息，具有保存價值的數(shù)據(jù)信息也增多。此種情況下檔案館按照以往的信息服務(wù)方式來進(jìn)行信息收集、整理、處理及歸檔難以跟上數(shù)據(jù)更新及保存需求，這就會因歸檔不及時而造成重要信息數(shù)據(jù)丟失。這側(cè)面說明了大數(shù)據(jù)時代的到來，海量數(shù)據(jù)傳播給檔案信息服務(wù)帶來了新的挑戰(zhàn)和困難，需要將目光落在智慧城市建設(shè)上，借助智慧城市建設(shè)的優(yōu)勢，積極改變檔案館信息服務(wù)，使之能夠跟上時代發(fā)展步伐、城市發(fā)展步伐，創(chuàng)新創(chuàng)造，呈現(xiàn)出信息化、智能化的特點。

（二）信息處理難度加大

在我國各個城市高度重視并且積極推進(jìn)智慧城市建設(shè)的當(dāng)下，先進(jìn)技術(shù)的研究與發(fā)展的不斷加快，例如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、通信技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用價值不斷提高，在智慧城市建設(shè)中充分發(fā)揮了作用，即實時監(jiān)測城市基礎(chǔ)設(shè)施，有效管控城市運行，同時收集城市相關(guān)信息，為城市規(guī)劃建設(shè)提供參考依據(jù)。收集的城市相關(guān)信息涵蓋了政府部門、企事業(yè)單位、個人相關(guān)的重要信息，具有一定的保留價值，這就意味著大量檔案信息存在，且因為領(lǐng)域不同、系統(tǒng)不同，所以檔案信息交叉呈現(xiàn)出來，那么檔案館信息服務(wù)實施的過程中需要分類梳理信息、整合信息、存儲信息、共享信息，這在一定程度上加大了信息處理難度，創(chuàng)新調(diào)整檔案信息服務(wù)就顯得尤為必要［2］。

（三）信息服務(wù)需要全面轉(zhuǎn)型

對當(dāng)前我國智慧城市建設(shè)實際情況予以了解，其建設(shè)的驅(qū)動力主要來源于兩方面，一方面是以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等為代表的信息技術(shù)的應(yīng)用；另一方面是智慧社會背景下開放性城市生態(tài)的打造。無論是從哪一方面來講，智慧城市建設(shè)已然成為城市發(fā)展的必然趨勢。此種情況下，作為智慧城市的一部分，檔案館信息服務(wù)應(yīng)跟隨智慧城市發(fā)展步伐，全面轉(zhuǎn)型，重新定位信息服務(wù)，明確信息服務(wù)的目的，積極引用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)重新打造檔案館，創(chuàng)新調(diào)整信息服務(wù)，使之具有信息化、電子化、社會化的特點。

三、智慧城市背景下智慧檔案館信息服務(wù)的實施

（一）智慧檔案館信息服務(wù)的基本要素

1.服務(wù)主體——檔案館

檔案信息服務(wù)的主體為檔案館和檔案館內(nèi)的工作人員。檔案館利用自身的館藏資源，根據(jù)用戶需求，規(guī)劃設(shè)計檔案信息服務(wù)，以便滿足用戶的實際需求。在智慧城市發(fā)展的背景下，積極構(gòu)建智慧檔案館，應(yīng)重新定位檔案館的角色。檔案館不僅僅是檔案信息的收集者、整理者，還是檔案信息的開發(fā)者、增值者，應(yīng)綜合分析新時代背景下檔案信息服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)和困難，從促進(jìn)智慧檔案館良好發(fā)展、提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)的角度出發(fā)，梳理與時俱進(jìn)的服務(wù)理念，重新定位檔案信息服務(wù)，進(jìn)而積極引用物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)來創(chuàng)新檔案信息服務(wù)模式，以便檔案信息收集、整理、處理更加智能化、科學(xué)化地展開，深度開發(fā)檔案信息，提高檔案信息的應(yīng)用價值。

2.服務(wù)客體——檔案用戶

檔案用戶即為檔案信息服務(wù)的主要對象，需要根據(jù)他們的訴求從而調(diào)整、優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)模式等，以便為他們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗。以往檔案館信息服務(wù)所面對的服務(wù)客體相對集中、穩(wěn)定，而伴隨著智慧檔案館的建設(shè)，相對獨立的檔案館轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化的智慧檔案館，檔案用戶可打破時間和地域的限制，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下隨時登錄任何一個智慧檔案館，使用檔案信息資源。這就意味著檔案信息服務(wù)的客體發(fā)生了轉(zhuǎn)變，即為任何可以利用智慧檔案館信息資源的用戶，檔案用戶規(guī)模擴大，服務(wù)需求增加，相應(yīng)的檔案信息服務(wù)電子化、智能化、現(xiàn)代化發(fā)展就顯得尤為必要，可為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)［3］。

3.服務(wù)內(nèi)容——檔案信息資源

檔案信息資源是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)，是信息服務(wù)的核心要素。只有保證檔案信息資源豐富，才能夠為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，滿足他們不同方面的檔案信息應(yīng)用需求。在智慧城市發(fā)展的背景下構(gòu)建智慧檔案館，每個檔案館即可成為檔案館群的一個節(jié)點，可與其他檔案館建立合作關(guān)系，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、資源互借，實現(xiàn)檔案信息資源共享，如此即可創(chuàng)造大量的檔案信息資源。

4.服務(wù)策略——信息技術(shù)

檔案信息服務(wù)之中所執(zhí)行的相關(guān)政策、具體辦法、先進(jìn)技術(shù)等即為服務(wù)策略。在我國政府大力提倡和支持檔案信息化建設(shè)的今天，智慧檔案館信息服務(wù)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握政策要求，緊跟智慧城市發(fā)展步伐，根據(jù)智慧檔案館建設(shè)需要、檔案用戶需求，合理規(guī)劃檔案信息服務(wù)優(yōu)化措施，積極利用信息技術(shù)來創(chuàng)新檔案信息服務(wù)，提供個性化服務(wù)。

（二）智慧檔案館信息服務(wù)的優(yōu)化路徑

1.科學(xué)規(guī)劃智慧檔案館頂層設(shè)計

作為智慧城市的重要組成部分，智慧檔案館規(guī)劃與構(gòu)建應(yīng)以智慧城市建設(shè)為基礎(chǔ)，所以政府部門應(yīng)在其中發(fā)揮主導(dǎo)作用，協(xié)同社會力量，制定可行的智慧檔案館建設(shè)方案。具體來講，政府部門應(yīng)當(dāng)作為智慧檔案館建設(shè)的主體，詳細(xì)了解智慧城市建設(shè)與發(fā)展的實際情況，例如基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建情況、公共服務(wù)水平等等，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局，正確定位智慧檔案館，明確其應(yīng)具備的功能。在此基礎(chǔ)上制定可行、規(guī)范的管理機制，以便約束后續(xù)智慧檔案館建設(shè)行為。按照智慧檔案館建設(shè)方案，在具體實踐的過程中首先要設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)對接，即與智慧城市的物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效銜接，同時設(shè)置好外圍基礎(chǔ)設(shè)施，支持網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是利用先進(jìn)技術(shù)及配套設(shè)施來改造檔案館內(nèi)部，建成智能化閱覽室、館藏室等。

2.構(gòu)建健全的智慧檔案館信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系

為了能夠提供個性化的檔案信息服務(wù)，還要面向智慧城市構(gòu)建智慧檔案館信息服務(wù)體系，以便明確檔案信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，健全配套的法律法規(guī)。例如智慧檔案館信息服務(wù)相關(guān)法律法規(guī)的制定應(yīng)以頒布實施的檔案相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合智慧檔案館信息服務(wù)的特點來制定新的法律法規(guī)，涵蓋服務(wù)主體、服務(wù)客體、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)策略等方面的條規(guī)，以便有效約束和規(guī)范智慧檔案館信息服務(wù)。智慧檔案館信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，則從保證檔案信息傳輸順暢、高效的角度出發(fā)，制定可行的《智慧檔案館數(shù)據(jù)共享規(guī)范》，統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)的格式、信息數(shù)據(jù)傳輸方式、權(quán)限修改條件、數(shù)據(jù)庫訪問次數(shù)、密碼指令設(shè)置條件及標(biāo)準(zhǔn)等等［4］。

3.實現(xiàn)檔案信息資源共享

智慧城市建設(shè)與發(fā)展，使得檔案信息應(yīng)用價值大大提高，但也給檔案信息服務(wù)帶來了新困難、新挑戰(zhàn)，例如當(dāng)前檔案信息獲取程度有限，未能及時收集政府部門、企事業(yè)單位的檔案信息；未能實現(xiàn)檔案信息資源共享，滿足用戶多樣化的需求。在面向智慧城市優(yōu)化智慧檔案館信息服務(wù)之際，應(yīng)注重消除檔案信息孤島，實現(xiàn)檔案信息資源共享。也就是以智慧城市為背景，積極構(gòu)建智慧檔案館，使之能夠與智慧城市有效銜接，在智慧城市運行中收集政府部門、企事業(yè)單位的檔案信息，并對檔案信息進(jìn)行深入整合與分析，提煉具有保留價值的檔案信息，將其存儲在數(shù)據(jù)庫之中。通過實施一體化檔案信息管理，設(shè)置檔案信息查看權(quán)限，如此政府部門、企事業(yè)單位工作人員只要符合權(quán)限要求，即可登錄智慧檔案館，隨時隨地查看和應(yīng)用檔案信息，如此既可實現(xiàn)檔案信息資源共享，又能夠保障檔案信息資源安全。

4.創(chuàng)新智慧檔案館信息服務(wù)模式

《“十四五”全國檔案實業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，檔案工作走向依法治理、走向開發(fā)、走向現(xiàn)代化。為了達(dá)成這一發(fā)展目標(biāo)，智慧城市背景下優(yōu)化智慧檔案館信息服務(wù)，還要注意創(chuàng)新服務(wù)模式。具體的做法是：1）基于服務(wù)主體實施增值性主動服務(wù)模式，也就是為了突出檔案館價值，檔案信息收集應(yīng)以“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”為目的，充分發(fā)揮智慧城市的優(yōu)勢，與政府部門、企事業(yè)單位構(gòu)建合作關(guān)系，積極收集政府部門、企事業(yè)單位的檔案信息，并根據(jù)信息的內(nèi)在特征及價值來鑒定和篩選檔案信息，之后對檔案信息進(jìn)行深度加工，使檔案信息增值，為用戶提供增值性主動服務(wù)，例如提供涵蓋知識內(nèi)容的檔案信息資源。2）基于服務(wù)客體實施個性化智能服務(wù)模式。伴隨著智慧檔案館用戶增多，其服務(wù)需求增加，檔案信息服務(wù)應(yīng)始終堅持以人民為中心的服務(wù)理念，利用信息技術(shù)來拓展個性化智能服務(wù)，為不同層次檔案用戶提供針對性的服務(wù)內(nèi)容。

四、結(jié)束語

新時代的到來，我國各城市越來越注重智慧城市的建設(shè)與發(fā)展，檔案館作為城市的重要組成部分，應(yīng)跟隨智慧城市發(fā)展步伐，有所創(chuàng)新，即打造智慧檔案館。從智慧檔案館的視角來審視和分析當(dāng)前檔案信息服務(wù)及其暴露的諸多問題，例如不能為檔案用戶提供個性化服務(wù)等。對此，應(yīng)當(dāng)面向智慧城市，積極創(chuàng)新優(yōu)化智慧檔案館信息服務(wù)，例如構(gòu)建健全的智慧檔案館信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系、實現(xiàn)檔案信息資源共享、創(chuàng)新智慧檔案館信息服務(wù)模式等。