職工住房檔案及房屋管理信息化系統(tǒng)

伍琴 和增表 穆楠 孟欣 趙宏偉

摘要：如今信息化時代的來臨，為職工住房檔案和房產(chǎn)資料綜合管理方式也提出了更高的要求。如何高效管理職工住房檔案和房產(chǎn)資料成為重要研究方向。職工住房檔案和房產(chǎn)資料綜合管理平臺歷經(jīng)十多年單機版系統(tǒng)的實踐磨合終改造升級成為網(wǎng)絡化、系統(tǒng)化、模塊化新系統(tǒng)，職工住房檔案管理信息系統(tǒng)，為央產(chǎn)房上市交易提供數(shù)據(jù)支持，任一信息的不準確或不完整都會使房屋上市交易的無法進行。因此，一個高效、綜合、系統(tǒng)、相互關聯(lián)的信息系統(tǒng)亟待研究開發(fā)。

關鍵詞：信息關聯(lián)；住房檔案；房屋管理；信息化系統(tǒng)

一、引言

職工的已購公房、職工周轉(zhuǎn)房、公寓、集資房等多種住房的出現(xiàn)，使得職工住房管理更加復雜化，住房檔案及房屋信息管理成為職工目前關注的焦點問題[1-3]。職工住房檔案作為對住房信息保存和管理的一種特殊介質(zhì)憑證，是無法替代的。隨著信息化及住房形式的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已無法提高住房管理工作的服務水平，同時，也阻礙了長久的保存和管理住房信息。因此，要解決職工住房管理問題，需對住房檔案和住房管理工作進行改進完善。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，許多高校、企業(yè)單位為提高管理效率，都建立自己的電子信息檔案。許多具有數(shù)據(jù)中心的企事業(yè)單位將電子檔案放在云端，檔案管理員可隨時隨地管理檔案。住房檔案屬于眾多信息檔案中的一種，主要采用紙質(zhì)檔案和電子檔案結合的方式進行管理。目前，對住房檔案信息化管理探索過程中，各企事業(yè)單位雖實現(xiàn)方式不同，但實現(xiàn)的功能上相差無幾[4]。華中科技大學基于B/S結構，開發(fā)了檔案管理信息系統(tǒng)。清華大學根據(jù)其住房檔案的特點，設計了住房檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了卷內(nèi)目錄和紙質(zhì)檔案的電子化目標。同時，清華大學的住房檔案信息管理系統(tǒng)將樓房和使用者的信息進行結合，實現(xiàn)對檔案的多維度、多線索的綜合檢索和使用，極大提高了檔案管理效率和服務水平。武漢理工大學以樓房和教職工檔案為基礎，實現(xiàn)對住房檔案的網(wǎng)絡信息化管理、攻防維修管理以及周轉(zhuǎn)房租賃等信息化操作。

計量院住房檔案的管理體系目前而言并不完善，城市之間住房檔案的管理體系也并不統(tǒng)一。同時，無法實時準確的查找到檔案信息，這導致住房檔案管理連通性差，增加查詢成本。 檔案信息整合不完整、不同部門缺乏統(tǒng)一的管理方式、檔案信息存在冗余、存在實時更新的差異等，都對計量院的住房管理造成了巨大困難。因此，住房檔案及房屋管理信息化系統(tǒng)是計量院亟待解決的問題。

二、住房檔案管理存在的主要問題

（一）住房檔案歸檔不完整

住房檔案管理人員在工作交接、管理過程中可能存在疏漏，造成住房檔案信息不完整，存在檔案文件修補凌亂、丟失、冗余和信息不統(tǒng)一等現(xiàn)象，住房歷史檔案的完備性和統(tǒng)一性受到破壞[5-7]。同時，部分住房檔案信息的丟失，對房屋日后分配及調(diào)整造成一定困難，檔案再使用的參考價值也受到一定的質(zhì)疑。

（二）住房檔案管理機制不完善

截至目前，國家頒布了多項房地產(chǎn)調(diào)控政策，以遏制房地產(chǎn)商哄抬房價的行為。 相應地，各級政府出臺了多項對應的政策[8-10]，但管理員往往會忽略住房檔案這一重要的住房信息憑證，很多住房信息都未妥善保存管理，導致檔案信息不全甚至缺失，待查找時才發(fā)現(xiàn)信息疏漏，進而造成一些不必要的糾紛。 檔案管理者應提高對檔案管理重要性的意識，住房檔案是管理職工住房信息的重要憑證，切實關系到企業(yè)職工的根本利益。 住房檔案資料一旦損壞或丟失，造成的困難時無法預想的。因此，檔案管理員應意識到住房檔案管理的重要性，認真仔細地管理職工提交的檔案，并及時進行整合、整理及歸類。 為提高檔案管理效率，管理員應樹立科學的管理理念，精簡檔案管理流程靈活運用頒布的政策，及時管理檔案。

（三）住房檔案數(shù)字化程度不完備

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，社會逐漸走向人工智能時代。傳統(tǒng)的人工管理機制、運行模式、操作方式已不適應時代發(fā)展。智能化逐漸替代人工化、機械化，住房的管理制度也需在不斷被更新，相應地，住房檔案管理也應進入信息化管理時代。這需要管理人員運用信息化手段提升業(yè)務能力，將復雜煩瑣的業(yè)務變得簡單智能，同時需實時對檔案內(nèi)容進行更新。但目前檔案數(shù)據(jù)化程度不深，這是因為管理人員對數(shù)字化信息不敏感、缺乏相關信息化知識，并沒有將網(wǎng)絡信息與工作運用真正結合起來。檔案管理不完善，沒有合理有效的運用數(shù)字化管理，隨著信息量的急劇增大，檔案信息的管理難度也隨之增大，導致工作效率低下[11-12]。

三、住房檔案及房屋管理信息化的意義

（一）實現(xiàn)檔案有序管理

計量院在長期對各種檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，存在信息遺漏、冗余等諸多問題，對單位內(nèi)檔案管理工作的開展產(chǎn)生了極大影響。因此，住房檔案的管理模式需進行全面的調(diào)整和革新，于是在住房檔案管理模式中引入了信息化管理方式。通過信息化管理方式在各領域的滲透與推廣，該方式可有效節(jié)省管理工作中的物力、人力等資源，提高工作效率。同時，單位內(nèi)的檔案管理人員通過運用智能化信息管理設備，在提升住房檔案信息化管理工作的基礎上還能提高自身知識儲備，對實現(xiàn)住房檔案的有序管理是有益的。

（二）為職工提供便捷

一般情況下，住房檔案信息都會放到檔案館統(tǒng)一地進行保管，檔案館內(nèi)儲存的檔案資源隨職工人數(shù)和住房信息的增加也隨之增多，造成檔案查找效率低下。對于院內(nèi)職工而言，在館內(nèi)海量的檔案資料庫中想要即時找出所需資料也是十分不便的，費時費力，如果將信息管理技術引入住房檔案管理中，管理系統(tǒng)將自動根據(jù)查詢需求快速精確地篩選出相應檔案信息，既提高查詢速度又能一定程度上保證查詢結果的準確與完善性。

四、住房檔案及房屋管理信息化系統(tǒng)設計

職工住房檔案和房產(chǎn)資料綜合管理平臺本著一人一檔，一房一檔，人房關聯(lián)，業(yè)務驅(qū)動，數(shù)據(jù)共享的原則。將人員、房源分開單獨管理，分設房源庫和職工庫，我單位只需維護“我”數(shù)據(jù)即可，避免了重復性管理，消除了重復性操作，從而減輕不必要的工作量。

（一）系統(tǒng)描述

單位職工住房檔案和房產(chǎn)資料綜合管理平臺最基本的兩個基礎設置管理是：職工檔案管理和房屋信息管理。本系統(tǒng)管理平臺形成的六大主要功能模塊，分別是“檔案管理”、“宿舍管理”、“補貼管理”、“資料管理”、“系統(tǒng)管理”和“綜合分析”，使得整個系統(tǒng)的使用和操作更加便利，節(jié)省了不少的時間成本，保證了信息的全面性。1.檔案管理模塊包含：職工檔案管理、房屋檔案管理兩個子功能。2.宿舍管理模塊包含：信息維護、空房管理、排隊管理、住房核對、歷史住房信息查詢五個子功能。3.補貼管理模塊包含：補貼管理、歷史補貼查詢兩個子功能。4.綜合分析模塊包含：補貼分析、住宿分析兩個子功能。5.系統(tǒng)管理模塊包含：用戶管理、角色管理、單位管理、字典維護、日志查詢五個子功能。6.知識庫管理模塊主要完成知識存儲管理功能。

（二）系統(tǒng)結構分析

職工住房檔案和房產(chǎn)資料綜合管理平臺主要實現(xiàn)目標包括：1.職工檔案信息以及歷史信息的自動化信息建設；2.房屋檔案信息以及歷史信息的自動化信息建設；3.宿舍房屋信息的個性化管理以及宿舍房屋歷史信息的智能化管理；4.職工補貼和房屋補貼的信息化建設；5.歷史補貼信息及資金信息的智能化管理；6.補貼和住宿情況的個性化數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計；7.系統(tǒng)用戶、部門信息的智能化管理。為實現(xiàn)上述功能，從結構上分為數(shù)據(jù)層、應用層和統(tǒng)計層。職工信息、房屋信息、宿舍信息和資金信息屬于數(shù)據(jù)層；應用層主要完成綜合管理、實時維護；補貼分析和住宿情況分析屬于統(tǒng)計層，平臺整體結構如圖1所示。

（三）系統(tǒng)功能分析

職工住房檔案和房產(chǎn)資料信息化管理平臺按照管理功能進行業(yè)務劃分、模塊化設計。遵循獨立性、簡潔性及完善性原則構建整體系統(tǒng)功能架構，具體如圖2所示。

檔案管理：對人員和房屋基礎信息的維護，平臺的運行前提是以檔案信息為基礎的，在職工和房屋為主線，進行其他功能的擴展，檔案管理分為兩部分：職工檔案管理和房屋檔案管理，該功能同時支持交叉查詢，職工可查詢關聯(lián)的房屋信息和房屋可查詢關聯(lián)的人員信息。

宿舍管理：對單位集體宿舍房間使用進行管理。它包括宿舍信息維護、空房管理、排隊管理、住房核對、歷史住房信息查詢五部分，該功能預留CS實現(xiàn)接口，后期可以添加CS端住房預約和申請功能。

資金管理：分為補貼管理和歷史信息，補貼管理是根據(jù)字典管理補貼分類字典區(qū)分補貼種類，補貼管理又分為房屋補貼和職工補貼，支持多維度查詢職工、房屋補貼信息，支持補貼金信息日常維護，同時該功能支持歷史年度中的補貼金錄入或?qū)?，將歷史補貼金納入資金管理，達到信息明朗化的效果。

綜合分析管理：對日常職工信息、房屋信息、補貼信息以直觀圖的形式分析、匯總統(tǒng)計，支持歷史信息的分析、匯總統(tǒng)計，該功能支持手動配置分析緯度，平臺可按年、按月、按季度、按單位類型、按部門分類等緯度分析統(tǒng)計數(shù)據(jù)，同時支持數(shù)據(jù)導出、打印報表等功能。

系統(tǒng)管理：整個項目運行的基礎，其中用戶密碼采用MD5與AES相結合的不可逆加密方式，確保用戶信息絕對安全，該功能主要分為用戶管理、單位管理、角色管理、字典維護、日志查詢等功能。單位管理：單位下詳設部門信息，管理員可按照職工的職位不同分配部門，確保職工信息對號入座，解決了平臺用戶胡亂現(xiàn)象；角色管理：管理員可根據(jù)不同用戶的不同權限建立不同角色，確保用戶數(shù)據(jù)的獨立性和保密性；字典維護：該功能解決了平臺中所有的分類問題，確保部分固定數(shù)據(jù)采用下拉、多選等方式填寫，保證了數(shù)據(jù)的正確性，例如：職工性別、補貼類型、房屋類型等信息；日志查詢：該功能記錄了用戶從登錄開始的每一步軌跡，確保平臺可以追責到人、追蹤到具體時間、追蹤到具體操作。

知識庫管理：解決單位再往年中所生成的紙質(zhì)文件、圖片文件、視頻文件的消息混亂和遺失保管等問題，確保歷史文件的安全和綜合管理，該功能支持圖片、視頻、文件的上傳、掃描保存，支持已上傳文件數(shù)據(jù)的查詢。

五、結束語

職工住房檔案和房產(chǎn)資料信息化管理系統(tǒng)是一個信息管理軟件，強化了職工檔案管理的工作，豐富了住房檔案管理的工作方式，極大提高了檔案信息的查詢速度和準確性。該平臺可移植應用于各大、中、小型企業(yè)，不僅提高企業(yè)職工查詢效率，還可以取代人工勞動，降低勞務開支。此外，該系統(tǒng)可進一步開發(fā)手機APP，利用移動互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)職工信息的隨時隨地查詢，即節(jié)約了平臺管理人員的查詢時間，也增強了檔案管理工作的效果。

作者單位：伍琴? ? 和增表? ? 穆楠? ? 孟欣? ? 中國計量科學研究院

趙宏偉? ? 北京交通大學

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