信訪檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

摘要：隨著信息化時代的到來，各種網(wǎng)絡(luò)軟件逐漸涌現(xiàn)出來，科技化辦公成了主流。同時網(wǎng)絡(luò)時代的到來，促使人民群眾對于社會各項(xiàng)事務(wù)的關(guān)注度不斷提升。而現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展也為人民群眾維護(hù)自身利益提供了更便捷的方法和途徑。與此同時，信訪部門通過微信平臺、郵件、信件、短信、電話等等不同形式獲得的群眾信訪信息越來越多，這也使得信訪檔案管理壓力頻頻加大。在此背景下，加快信訪檔案信息化建設(shè)，提高信訪服務(wù)效率和質(zhì)量，成了信訪部門的當(dāng)務(wù)之急。鑒于此，筆者就以信訪檔案信息化的意義入手，對新房檔案信息化建設(shè)過程中遇到的問題以及解決問題進(jìn)行闡述，并提出了改善信訪檔案信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：信訪檔案；信息化；建設(shè)過程；主要問題；對策

一、引言

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的全面覆蓋，傳統(tǒng)信訪檔案管理與科技化辦公、網(wǎng)絡(luò)郵件、微信、短信等多種信訪形式發(fā)生碰撞，導(dǎo)致信訪服務(wù)滯后、工作效率低下、檔案整理困難等問題，無法更好服務(wù)于大眾、服務(wù)于社會、服務(wù)國家?；诖耍旁L檔案信息化建設(shè)已然迫在眉睫。

二、信訪檔案概述

信訪檔案是信訪部門的一種特殊檔案，是機(jī)關(guān)單位在處理人民群眾來訪工作中所形成的、具有考查利用價值的、需集中保存的真實(shí)記錄。信訪檔案的主要任務(wù)是如實(shí)的記錄來訪者的信件、各級部門具體的調(diào)查內(nèi)容、最終處理結(jié)果等等信息，其記錄方式較為多樣，可以是文字，也可以是聲像、圖表等多種形式。這也決定了所以信訪檔案具備真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性等特點(diǎn)。信訪檔案不僅準(zhǔn)確記錄了信訪事件所在時期社會背景、法律條例、各部門處事態(tài)度、處理結(jié)果等客觀事實(shí)，還反映出了當(dāng)時社會的主要矛盾，法律、教育、科技、政務(wù)、政令等的不足之處，為社會的發(fā)展提供了原始的證據(jù)和依據(jù)。

信訪檔案的合理化利用有助于社會的和諧發(fā)展。隨著人民群眾民主意識的增強(qiáng)，在此背景下，信訪檔案的數(shù)量、內(nèi)容、載體形式都在不斷地擴(kuò)大，同時形式也更加復(fù)雜，這也增加了信訪檔案的管理難度。

三、信訪檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.于信訪工作的意義。受信訪檔案自身特性的影響，所有信訪檔案都需要進(jìn)行專門、獨(dú)立的管理。由于信訪量大，形成的檔案較多，需要根據(jù)檔案類型及歷史價值，將信訪檔案分為永久、長期、短期三類進(jìn)行歸檔保存。時間越長堆積的信訪檔案越多，傳統(tǒng)檔案查找、調(diào)閱資料非常的困難。近幾年國家開始實(shí)施政務(wù)透明，信訪量逐漸增多，信訪形式、內(nèi)容存儲方式也逐漸趨于多樣化，需要保存的信訪檔案隨之增加，這也增加了工作人員對于信訪內(nèi)容的整理與保存難度。傳統(tǒng)的信訪檔案多以紙質(zhì)形式存在，管理難度相對較低，而在信息形式多元化的現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)的信訪檔案管理方式顯示已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的管理需求。若只是一味地沿用傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，不僅會增加工作人員的管理難度、降低其工作效率，同時也無法保障；信訪檔案管理質(zhì)量無法得到保證。顯然傳統(tǒng)的檔案存儲模式已經(jīng)不能承載新時代的信息巨浪，基于此，必須要加快信訪檔案信息化建設(shè)。

2.于資源共享的意義。經(jīng)過長久發(fā)展，我國檔案工作已經(jīng)取得了加大的發(fā)展和進(jìn)步，各相關(guān)機(jī)構(gòu)也在有意識地提升工作的信息化程度，檔案管理工作也逐漸出現(xiàn)質(zhì)的各項(xiàng)。此時檔案機(jī)構(gòu)間也開始向共同分析資源、共同交流信息等開放性方向發(fā)展。為了更好地為民眾服務(wù)，很多單位都設(shè)立了信訪部門，如檢察院、教育局、法制辦、司法局、公安局、民政局、文體旅游局、人力資源和社會保障局、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理局等單位，都具有信訪功能。由于沒有設(shè)立有效的溝通、聯(lián)動機(jī)制，各項(xiàng)法律、條例沒有明文規(guī)定，致使各信訪機(jī)構(gòu)無法實(shí)現(xiàn)資源共享，甚至因信訪檔案調(diào)閱工作引發(fā)各種矛盾，造成信訪工作效率低下，信訪檔案的價值無法得到研究、開發(fā)、利用。基于此，構(gòu)建信訪檔案信息化管理，既能化解各信訪機(jī)構(gòu)之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)資源共享，最大程序開發(fā)、利用信訪檔案價值，又能大力推進(jìn)信訪工作的效率，提高服務(wù)質(zhì)量，提升政府職能部門在群眾心中的形象和地位。

3.于決策參考的意義。信訪檔案具有歷史性和可依據(jù)性。信訪檔案信息化的建設(shè)，可提高信訪信息的查詢、分析、研究速度及便捷性，從信訪檔案中吸收更多教訓(xùn)、積累更多經(jīng)驗(yàn)，為處理當(dāng)下工作提供準(zhǔn)確的依據(jù)和證據(jù)，提高信訪工作效率和說服力。信訪工作人員通過各種關(guān)鍵詞、時間、地點(diǎn)、人物等進(jìn)行搜索，快速查找特定信訪信息，為領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)決策提供真實(shí)有效地歷史依據(jù)，提高決策的科學(xué)性和合理性，更好地發(fā)揮出信訪檔案所具備的價值。

四、信訪檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題

經(jīng)過十幾年的努力，信訪工作基本實(shí)現(xiàn)信息化管理，取得了一定成效。但是也只停留在收發(fā)信訪信息，記錄信訪問題，發(fā)布處理結(jié)果等，信訪工作的重點(diǎn)，大多還是依靠紙、筆完成，沒有如期實(shí)現(xiàn)信息管理。致使信訪檔案信息化無法健全的原因如下：

1.對信訪檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。多數(shù)信訪機(jī)構(gòu)認(rèn)為只要實(shí)現(xiàn)信訪工作信息化、政務(wù)工作透明化，完成網(wǎng)絡(luò)公開任務(wù)就達(dá)到了信息化建設(shè)的要求和完成了任務(wù)指標(biāo)。這種想法忽略了信檔案信息化建設(shè)的必然性和重要性，導(dǎo)致認(rèn)識度差、重視度低問題的出現(xiàn)，進(jìn)一步造成了只將信訪資料進(jìn)行掃描、錄入等工作，未完成收集信訪案件的調(diào)查過程、結(jié)果、處理依據(jù)、結(jié)果、上級下發(fā)的文件等等工作，并按類型、價值進(jìn)行整理、歸檔。造成了大量信訪案件資料不全、流失嚴(yán)重等問題。

2.對信訪檔案信息化建設(shè)投入不夠。信訪部門屬于國家職能機(jī)構(gòu)，所有費(fèi)用依靠財政撥款，對信訪檔案信息化建設(shè)的輕視，導(dǎo)致財政投入不足，無法支撐信訪檔案信息化建設(shè)所需要電子設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人力培訓(xùn)等，造成信訪檔案信息化建設(shè)緩慢、成效低，依然使用紙質(zhì)檔案的問題。

3.對信訪檔案信息化有安全顧慮。由于信訪工作的特殊性，信訪檔案需要嚴(yán)格保密，不得外泄，而信息化的構(gòu)建需要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成，具備被黑客攻擊、盜竊、泄露信息的風(fēng)險，所以各信訪機(jī)構(gòu)在面對信訪檔案信息化建設(shè)時，有不同程度的安全顧慮。即便配備了相應(yīng)的軟、硬設(shè)施，也未完全投入使用，無法發(fā)揮信息化檔案的作用和價值。

五、信訪檔案信息化建設(shè)實(shí)施對策

（一）提高信訪檔案信息化建設(shè)的重視程度

由于大多信訪部門學(xué)習(xí)高度和深度不足，對于構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)于信訪部門、社會發(fā)展、人民群眾所起到的作用和價值認(rèn)識不足，致使信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)度慢、無建樹、宣傳力度低、工作人員態(tài)度消極等問題紛紛出現(xiàn)。要加快信訪檔案信息化建設(shè)的步伐，上級部門和領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)重視程度，從自我態(tài)度開始轉(zhuǎn)變，加大、加密學(xué)習(xí)力度、宣傳力度，做到從上至下，全員重視信訪檔案信息化建設(shè)。如在辦公室做宣傳標(biāo)語、將信息化建設(shè)逐漸運(yùn)用到辦公自動化中、在各信訪機(jī)構(gòu)的官網(wǎng)發(fā)布信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)度播報，潛移默化影響工作人員的思想意識，提高工作人員的積極性，從根本上推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）加大信訪檔案信息化的財政投入

1.加大人力資源投入。信訪檔案信息化的建設(shè)與使用，需要有專業(yè)能力過硬的團(tuán)隊(duì)來支撐，基于此，信訪部門可采取如下措施：第一，針對原有信訪檔案管理人進(jìn)行培訓(xùn)。原有工作人員的保密意識較強(qiáng)，有一定的專業(yè)度、細(xì)心度、責(zé)任感。但缺乏信息化技術(shù)，無法完成信息化檔案管理工作。針對這些工作人員，可制定信息技術(shù)培訓(xùn)計劃，每兩個月進(jìn)行技能評比，評比結(jié)果做過下個階段培訓(xùn)的依據(jù)。每三個月進(jìn)行系統(tǒng)化培養(yǎng)，保證每個工作人員及時掌握最新信息化工作技能，做到不掉隊(duì)、不滯后工作效率。第二，引進(jìn)專業(yè)化人才。對于不能勝任信訪檔案信息化工作的人員，要及時進(jìn)行崗位調(diào)配，將專業(yè)化、能力強(qiáng)的人才安排到崗。對于引進(jìn)的人才，要進(jìn)行嚴(yán)格的政治覺悟、忠誠度、保密意識、責(zé)任心、使命感等方面的考核和調(diào)查，具備檔案管理專業(yè)能力的同時，還要擁有熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用知識，包括硬件維護(hù)、軟件修復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、數(shù)據(jù)庫信息安全使用常識及維護(hù)能力等。通過雙方面的投入，為信訪檔案信息化建設(shè)組建出高素質(zhì)、高能力的檔案管理人才，全面發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢及價值，為信訪工作做出最大的努力與貢獻(xiàn) 。

2.專款專用投建數(shù)據(jù)庫。要想實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息化建設(shè)，除必備的基礎(chǔ)設(shè)施（計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等）以外，最重要的投入是數(shù)據(jù)庫的建立，財政撥款要偏向于這類軟件系統(tǒng)的投入。設(shè)立監(jiān)督小組和執(zhí)行小組，做到責(zé)任到人，堅持?？顚Ｓ?，才能保證信息化建設(shè)、投入使用后的定期系統(tǒng)維護(hù)和升級的順利進(jìn)行。避免因無人負(fù)責(zé)和無款可用而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題，影響信訪工作的開展，造成不良后果。

（三）提高信訪檔案信息化的安全系數(shù)

信訪檔案相對于其他檔案，具特殊性、敏感性，是國家、是人民、是社會的寶貴財富。因而任何接觸信訪檔案的人員都必須遵守保密條例，做好保密工作。信訪檔案信息化的建設(shè)更是要將保密工作前置，不可出現(xiàn)任何紕漏。

1.提高信息化信訪檔案負(fù)責(zé)人的保密意識。要提高信訪檔案負(fù)責(zé)人的保密意識可通過以下幾點(diǎn)：第一，信訪部門要設(shè)立專門的保密制度，嚴(yán)格約束信訪工作者的言行舉止，做到全員重視、全員遵守，不能只要求檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行保密，而是約束所有參與信訪工作的公職人員全員保密。做到令行禁止、公平對待，任何泄露信訪檔案內(nèi)容者，一律追查到底，按照保密制度嚴(yán)懲不貸，消除信訪檔案管理人員的僥幸心理，提高他們的責(zé)任心和使命感。第二，信訪部門要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容為《保密法》、《檔案法》、《公職人員政務(wù)處分法》等。法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，可有效增加信訪檔案管理人員的保密意識和重視度，讓工作人員形成一切要以人民的利益、以國家的利益為重，不得以任何借口泄漏信訪檔案內(nèi)容的意識。

2.提高電子設(shè)備安全系數(shù)。在建設(shè)信息化信訪檔案過程中，要想提高保密指數(shù)，要做到以下兩點(diǎn)：第一，專人負(fù)責(zé)。檔案信息化的建設(shè)需要整個信訪團(tuán)隊(duì)來完成，但是要指定專人負(fù)責(zé)安全問題。在進(jìn)行身份認(rèn)證時，只能使用專門負(fù)責(zé)人的身份信息，并設(shè)置多重防火墻進(jìn)行系統(tǒng)保護(hù)，將不需要、實(shí)用性低下的數(shù)據(jù)包全部過濾，并設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全報警系統(tǒng)，將危險系數(shù)降到最低，確保信訪檔案的安全。第二，及時備份?？萍紩r代的到來，使電子設(shè)施、軟件系統(tǒng)更新過快，所以再好的防護(hù)措施在時代不斷發(fā)展的步伐中也會出現(xiàn)漏洞。因而要及時做好信訪檔案的備份工作，并且定時進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，及時清理安全隱患，彌補(bǔ)安全漏洞。每天進(jìn)行病毒查殺，定期進(jìn)行安全系統(tǒng)測試，杜絕一切木馬病毒、黑客的非法入侵，以此來增加信訪檔案信息的安全指數(shù)。

（四）完善有關(guān)法律條款和聯(lián)動機(jī)制

信訪檔案信息化建設(shè)需要完善法律法規(guī)，并且制定有效地聯(lián)動機(jī)制。

1.法律法規(guī)的完善需要國家層面的支持和運(yùn)營。網(wǎng)絡(luò)科技盛行以來，出現(xiàn)了不同程度的問題，現(xiàn)有信息資源管理、網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)普遍存在著技術(shù)操作、規(guī)范不健全、安全隱患嚴(yán)重的問題，隱私泄漏情況更是比比皆是，信息化辦公系統(tǒng)也未能避免。要建設(shè)信訪檔案信息化，就要建立數(shù)據(jù)庫將信訪資料進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換，信訪檔案又需要嚴(yán)格保密，必須要有專門、完善的法律法規(guī)來加持。針對以上問題和困難，組織相關(guān)部門和檔案管理、計算機(jī)信息等方面的專家進(jìn)行研究、商討，制定科學(xué)合理的法律法規(guī)來肅清網(wǎng)絡(luò)垃圾，為實(shí)現(xiàn)全國信訪檔案信息化保駕護(hù)航。

2.制定聯(lián)合辦公機(jī)制。建設(shè)信訪檔案信息化是為了能夠讓信訪檔案發(fā)揮最大程度的價值。查詢服務(wù)只是信訪檔案最小的價值，要將檔案數(shù)據(jù)變成為來訪者解決問題的有利依據(jù)，發(fā)揮其最大的價值。消除各職能部門之間責(zé)任互推的現(xiàn)象。實(shí)行信訪檔案管理集約制，調(diào)配各部門專業(yè)化人才統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理，真正實(shí)現(xiàn)信息共享。例如：我國近幾年相繼出臺關(guān)于房地產(chǎn)行業(yè)新規(guī)，許多房產(chǎn)公司，為了一己之利，造成大量爛尾工程。大量業(yè)主進(jìn)行上訪維權(quán)、分散維權(quán)，一部分業(yè)主前往信訪部門維權(quán)，一部分業(yè)主前往住建部門維權(quán)，更有甚者前往人民政府維權(quán)等，由于種種原因，造成業(yè)主長時間維權(quán)，很多事實(shí)情況已經(jīng)無法再進(jìn)行現(xiàn)場勘查，這種情況就需要各部門共同辦公，共享信息檔案資源，共同努力為上訪者解決問題，推動信訪檔案發(fā)揮最多的社會價值。

（五）建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫

新時代背景下，信訪形式增多，信訪資料多種多樣，包括：信件、郵件、短信、視頻、照片、錄音等等。在傳統(tǒng)信訪檔案管理模式中，由于資料的呈現(xiàn)形式不同、載體不同，在管理過程中會遇到各種問題和困難，很難進(jìn)行長時間保管，更無法得到有效利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價值?；诖?，在進(jìn)行信訪檔案信息化建設(shè)過程中，必須要建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫。將不同載體所儲存的檔案信息，根據(jù)數(shù)據(jù)庫的功能、格式、標(biāo)準(zhǔn)，轉(zhuǎn)換成計算機(jī)系統(tǒng)可以正確識別的數(shù)據(jù)信息。不僅可以長久保存，方便查詢，還可實(shí)現(xiàn)各信訪部門的資源共享，將所有信訪檔案進(jìn)行合理化歸檔利用。信訪檔案數(shù)據(jù)庫的建立，更方便監(jiān)管部門的監(jiān)督管理，及時進(jìn)行信訪案件的追蹤，并隨時可以對信訪當(dāng)事人進(jìn)行回訪，聽取民意，對于信訪工作出現(xiàn)的問題可以及時整改、糾正，給人民大眾樹立良好的信訪形象，取得人民大眾的信任，持續(xù)優(yōu)化信訪事業(yè)，創(chuàng)建和諧社會。

六、結(jié)束語

信訪檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，需要得到國家和各級部門的支持和重視，完善相關(guān)法律法規(guī)、加大財政投入，從而保證信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，為信訪檔案的安全加碼。

作者單位：陳丹紅? ? 泉州市信訪服務(wù)中心

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]秦玉梅. 我國檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題及對策[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報， 2013（3）：212.

[2]秦虎. 解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]. 中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（文摘版）工程技術(shù)， 2016（10）：00274-00274.

[3]麻玉林. 高校會計檔案信息化發(fā)展探析——以河南大學(xué)會計檔案信息化建設(shè)工作為例[J]. 現(xiàn)代教育技術(shù)， 2009， 19（8）：133-135.

[4]郭健. 企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對策措施[J]. 科技與創(chuàng)新， 2015（10）：60.

[5]王彥. 檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策[J]. 新商務(wù)周刊， 2017，（005）：94.

[6]喻士榮， 欒斌. 論人民檢察院檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題與解決措施[J]. 決策與信息， 2016（26）：218-219.

[7]張麗娜， 夏慶利. 高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J]. 學(xué)術(shù)論壇， 2016， 38（4）：157-161.

[8]李澤龍. 信訪檔案管理存在的問題及對策[J]. 知識文庫， 2019（3）：198.