基于現(xiàn)代醫(yī)院物流管理系統(tǒng)構(gòu)建與完善探討

丁蓉

鹽城市第一人民醫(yī)院總務(wù)處，江蘇鹽城 224001

醫(yī)院物流管理是對(duì)醫(yī)院所需物資的采購、運(yùn)送、分配、倉儲(chǔ)等方面進(jìn)行管理，其管理水平對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益有直接影響。在現(xiàn)代科技持續(xù)性發(fā)展及在醫(yī)療行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，使得醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)施質(zhì)量管理及運(yùn)營管理水平得到較大提升，但在為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)與條件的同時(shí)，也提高了運(yùn)營成本。近年來，隨著醫(yī)療物資的消耗量逐漸升高，物流作為醫(yī)院重要的利潤來源之一，越來越受重視，醫(yī)院均建立起物流管理系統(tǒng)，旨在借助現(xiàn)代管理技術(shù)、信息技術(shù)提升管理水平，控制成本費(fèi)用。但在實(shí)際工作當(dāng)中受多種因素的影響，物流管理工作受到制約，無法發(fā)揮有效作用，如醫(yī)療物資采購、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)及供應(yīng)等物流職能之間欠缺有機(jī)聯(lián)系。醫(yī)療物資輸送效率低下，且部分醫(yī)院并沒有以供應(yīng)鏈角度構(gòu)建流程化物流管理體系與框架，一體化管理建設(shè)滯后等。因此，針對(duì)醫(yī)院物流管理現(xiàn)狀，采取相應(yīng)措施及手段進(jìn)行優(yōu)化與完善極為重要。

1 醫(yī)院物流系統(tǒng)基本結(jié)構(gòu)

由于醫(yī)院物流管理所涉內(nèi)容較多，因此在對(duì)醫(yī)院物流進(jìn)行管理與控制時(shí)，首先應(yīng)對(duì)醫(yī)院物流的結(jié)構(gòu)有充分的了解，再針對(duì)醫(yī)院物流結(jié)構(gòu)及具體的物流問題對(duì)物流管理系統(tǒng)進(jìn)行完善與優(yōu)化，以此才能夠?qū)︶t(yī)院物流管理系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)，而不是局限于局部環(huán)節(jié)的優(yōu)化。醫(yī)院物流所涉關(guān)鍵領(lǐng)域包括：①庫存管理。由醫(yī)院物資管理部門對(duì)采購及現(xiàn)有的物資進(jìn)行整體管理。由于醫(yī)院物資種類具有多樣性，因此在物資分類及管理中對(duì)管理人員的專業(yè)職能與技術(shù)有較高要求。并且這種一體化、整體性的管理并不是指由具有單獨(dú)一項(xiàng)職能的部門或科室將所有物資進(jìn)行統(tǒng)一管理，而是借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建協(xié)作管理模式。②物資采購。由采購部根據(jù)醫(yī)院某一階段物資需求及各科室物資需求向供應(yīng)商發(fā)出訂單，進(jìn)行物資采購。再由供應(yīng)商將醫(yī)院所采購的物資按照事前簽訂的合同進(jìn)行配送。③分發(fā)與供應(yīng)。本環(huán)節(jié)是醫(yī)院物流中的尾部環(huán)節(jié)，主要活動(dòng)表現(xiàn)為根據(jù)各科室的物資申請(qǐng)及損耗進(jìn)行物資配送，本項(xiàng)環(huán)節(jié)的活動(dòng)一般與其他醫(yī)療活動(dòng)連接在一起。物資的配送與分發(fā)大多由醫(yī)療護(hù)理人員承擔(dān)，如傳送血樣、藥品、標(biāo)本及醫(yī)用耗材等，并對(duì)其進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)與保存。這一環(huán)節(jié)也是醫(yī)院產(chǎn)生物流信息的關(guān)鍵點(diǎn)。④醫(yī)用廢棄物回收與處理。本環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容是將醫(yī)院在各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)中所產(chǎn)生的醫(yī)院垃圾進(jìn)行回收與處理。由于醫(yī)用垃圾會(huì)對(duì)環(huán)境及人體健康造成影響，因此醫(yī)療廢棄物流管理尤為重要。

2 醫(yī)院物流管理現(xiàn)狀

2.1 物流管理缺乏協(xié)調(diào)性

目前，部分醫(yī)院雖然已經(jīng)將現(xiàn)代化物流管理技術(shù)應(yīng)用于物流管理當(dāng)中，但在實(shí)際操作過程中管理質(zhì)量受專業(yè)性與服務(wù)性的影響并不能達(dá)到預(yù)期效果[1]。醫(yī)院物流活動(dòng)環(huán)節(jié)包含較多內(nèi)容，如基建維修、藥品采購、能源功能等，并且醫(yī)院所需醫(yī)療物資的類型、品種較多，每個(gè)醫(yī)院的設(shè)施條件、發(fā)展方向存在差異性。但部分醫(yī)院在運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)時(shí)并沒有針對(duì)醫(yī)院本身發(fā)展方向與管理現(xiàn)狀制定相應(yīng)的管理方案，導(dǎo)致管理模式與醫(yī)院物流工作需求不符，管理缺乏合理性與協(xié)調(diào)性，對(duì)醫(yī)院物資配置的合理性會(huì)造成一定影響，導(dǎo)致工作效率降低[2-3]。

2.2 管理理念與方式滯后

部分醫(yī)院雖然引入了現(xiàn)代化物流管理理念，但對(duì)現(xiàn)代化物流管理方式與核心內(nèi)容的了解缺乏全面性，管理理念并沒有完全轉(zhuǎn)變，還是以傳統(tǒng)管理方式為主，導(dǎo)致多數(shù)醫(yī)院存在管控機(jī)制不健全、信息傳遞缺乏交互性、成本管理后置等不足之處[4]。并且部分醫(yī)院的信息化物流供應(yīng)管理平臺(tái)建設(shè)滯后，且審批環(huán)節(jié)繁瑣，對(duì)管理反饋的重視度不高，容易導(dǎo)致醫(yī)療物資采購與供應(yīng)與信息變化不符，造成物資積壓等問題。由于醫(yī)院醫(yī)療物資具有特殊性與多樣性的特點(diǎn)，若物資積壓或短缺不僅影響醫(yī)院資金成本，還會(huì)影響臨床工作與服務(wù)水平[5]。

2.3 專業(yè)人才管理隊(duì)伍建設(shè)滯后

在物資流動(dòng)的過程當(dāng)中不僅需要系統(tǒng)性、有效性高的管理方式，還需要專業(yè)能力、管理能力較高的復(fù)合型人才實(shí)施各項(xiàng)管理制度，確保管理制度能夠有效落實(shí)，從而構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理體系[6-7]。但部分醫(yī)院內(nèi)所配備的專業(yè)配送人員較少，工作大多由科室醫(yī)護(hù)人員兼職承擔(dān)，不僅影響院內(nèi)工作，且管理人員缺乏專業(yè)性，其對(duì)供應(yīng)鏈管理、數(shù)據(jù)處理、信息技術(shù)等方面的了解度不高，難以體現(xiàn)醫(yī)院物流管理的專業(yè)性與服務(wù)性[8]。

3 構(gòu)建與完善現(xiàn)代醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的策略

3.1 建立物流供應(yīng)中心，加強(qiáng)一體化管理

構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理的目的在于為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展、服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化以及物流成本控制等方面提供支持[9]。對(duì)此，在構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)以醫(yī)院當(dāng)前的物流管理模式及醫(yī)院長期戰(zhàn)略定位為基礎(chǔ)，針對(duì)物流管理中存在的問題采取現(xiàn)代化管理技術(shù)對(duì)常規(guī)物流管理進(jìn)行優(yōu)化，以此提高管理模式與醫(yī)院物流管理發(fā)展的符合性[10]。醫(yī)院的物流工作中主要的信息交互構(gòu)成為物資供應(yīng)商、醫(yī)院及各科室，需要多方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)完成物資供應(yīng)工作，由使用物資的科室提交需求計(jì)劃，再由醫(yī)院內(nèi)物資管理庫房根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購與發(fā)貨[11]。在此過程當(dāng)中涉及資金、人力、物資等多個(gè)方面，若監(jiān)管不力容易引發(fā)多種問題，對(duì)此為提高采購效率，降低總成本應(yīng)將采購與供應(yīng)過程透明化。如針對(duì)醫(yī)院物流工作復(fù)雜性特點(diǎn)，可通過建立管理樞紐對(duì)醫(yī)院物流進(jìn)行系統(tǒng)性、一體化的管理。遵循按需供應(yīng)、協(xié)調(diào)管理的原則建立物流供應(yīng)中心，針對(duì)每一科室的工作性質(zhì)及物資需求對(duì)物資采購、庫房管理、財(cái)務(wù)管理等多個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。在了解不同科室所需物資的相關(guān)信息后應(yīng)進(jìn)行市場預(yù)測，再根據(jù)預(yù)測結(jié)果選擇適合的供應(yīng)商，建立良好供應(yīng)關(guān)系，并基于此，制定訂貨、存儲(chǔ)、發(fā)放的管理程序。同時(shí)，醫(yī)院物流供應(yīng)中心應(yīng)將物資采購信息與各科室對(duì)醫(yī)療物資的供需求進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交互，將物資采購、配送信息進(jìn)行共享，各科室應(yīng)將物資使用情況進(jìn)行反饋，為醫(yī)院物流供應(yīng)中心下一次物資采購與供應(yīng)提供支持。物流供應(yīng)中心應(yīng)定時(shí)對(duì)醫(yī)院內(nèi)物資存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，將物資采購、存儲(chǔ)等信息錄入至信息管理系統(tǒng)中，并將其與醫(yī)院財(cái)務(wù)部門共享，為財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金管控提供支持。通過建立物流供應(yīng)中心，將信息進(jìn)行共享，不僅能夠?yàn)閰⑴c物流工作的各部門提供溝通平臺(tái)，提高物流管理的效率，還可控制院內(nèi)物流資金成本[12-13]。

3.2 基于系統(tǒng)性原則，完善物流管理制度

合理、系統(tǒng)的管理制度是構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理體系的基礎(chǔ)，只有針對(duì)醫(yī)院物流現(xiàn)狀制定相應(yīng)且明確的管理制度才有效控制醫(yī)院物流各項(xiàng)環(huán)節(jié)，進(jìn)而提高物流管理水平[14-15]。針對(duì)醫(yī)院物流所涉內(nèi)容，應(yīng)以醫(yī)療物資采購、發(fā)放、存儲(chǔ)以及廢棄物的處理為主要管理內(nèi)容，并針對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的部門進(jìn)行責(zé)權(quán)管理，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任主體與中心，并將責(zé)任與業(yè)績掛鉤，定期進(jìn)行考核，以此構(gòu)建科學(xué)的工作機(jī)制。在制定考核制度時(shí)，應(yīng)根據(jù)工作內(nèi)容、職責(zé)制定量化的考核制度，使每個(gè)責(zé)任個(gè)體在享受權(quán)利的同時(shí)能夠明確自己的任務(wù)目標(biāo)，認(rèn)真履行相應(yīng)的職責(zé)，以此實(shí)現(xiàn)局部與整體的統(tǒng)一[16]。針對(duì)醫(yī)院物流信息具有多元化的特點(diǎn)，應(yīng)以動(dòng)態(tài)管理為主，加強(qiáng)事前、事中及事后的監(jiān)管，包括在采購物資前，對(duì)各種物資的需求量進(jìn)行評(píng)估，對(duì)需求量大的物資應(yīng)根據(jù)消耗情況提前提交采購申請(qǐng)，對(duì)需求量小的物品由科室根據(jù)其本身需求進(jìn)行申請(qǐng)，對(duì)緊缺物品應(yīng)按照需求定時(shí)、定量、定點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送，以此提高存儲(chǔ)與采購的協(xié)調(diào)性，避免出現(xiàn)物資短缺或積壓的情況出現(xiàn)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行后續(xù)追蹤，根據(jù)物流工作及管理工作中存在的問題對(duì)實(shí)施優(yōu)化措施后的情況進(jìn)行檢查，并針對(duì)未解決的問題改進(jìn)管理方式、處理對(duì)策，以此不斷優(yōu)化物流管理制度，使其更加符合醫(yī)院物流管理需求[17]。

3.3 引入信息技術(shù)，建設(shè)智能化管理系統(tǒng)

信息技術(shù)是構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理系統(tǒng)的核心技術(shù)，其能夠?yàn)閿?shù)據(jù)采集、分析等方面提供支持，將其引入醫(yī)院物流管理中可起到優(yōu)化監(jiān)管程序、減少工作量、提升工作效率等作用[18]。如針對(duì)部分醫(yī)院信息傳遞慢、各利益方缺乏溝通等問題，運(yùn)用信息技術(shù)建立供應(yīng)中心，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，改善數(shù)據(jù)提供滯后的問題。針對(duì)醫(yī)院物流工作所涉內(nèi)容較多、信息煩瑣的問題，通過借助信息技術(shù)建設(shè)信息管理模塊，將采購、存儲(chǔ)、發(fā)放納入模塊中，并單獨(dú)設(shè)立相應(yīng)模塊可優(yōu)化信息維護(hù)與物資管理，避免采購信息與后續(xù)物資發(fā)放信息不符的情況出現(xiàn)。例如將新購入的物資信息錄入信息管理系統(tǒng)中，在后續(xù)存儲(chǔ)管理、發(fā)放物資時(shí)可以先進(jìn)行庫存查詢，避免物資領(lǐng)用數(shù)量與實(shí)際不符的情況發(fā)生。同時(shí)，為確保醫(yī)院物流管理模式與醫(yī)院實(shí)際物流結(jié)構(gòu)與流程相符合，可借助醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）、全成本H-ERP 系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息交互與無縫對(duì)接。如由需要申請(qǐng)物資的科室通過前臺(tái)進(jìn)行物資申領(lǐng)，將所需物資信息傳輸至財(cái)務(wù)ERP 系統(tǒng)中，不需要人工進(jìn)行操作就可自動(dòng)將預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)扣除，且能夠?qū)㈩A(yù)算金額大小及物資庫存量自動(dòng)顯示，自動(dòng)計(jì)算與統(tǒng)計(jì)各科室領(lǐng)用物資的數(shù)量。此過程能夠減少人工操作量，且便于數(shù)據(jù)查詢。同時(shí)將信息與HIS 系統(tǒng)共享，可借助信息技術(shù)自動(dòng)計(jì)算不可控與可控醫(yī)用耗材的使用與供應(yīng)情況，為成本核算提供數(shù)據(jù)。這種模式能夠構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)將績效考核、成本預(yù)算以及預(yù)算管理等環(huán)節(jié)一體化管理，有助于打破醫(yī)院信息孤島管理的狀況。此外，可借助信息技術(shù)建立條形碼管理模式，通過條形碼掃描的形式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄入物資供應(yīng)情況，并通過條形碼識(shí)別為相關(guān)管理人員提供物資的基本資料與數(shù)據(jù)，可降低手工輸入信息的失誤率。并且條形碼管理模式可根據(jù)醫(yī)院對(duì)物流管理的需求，針對(duì)物資品種提供個(gè)體碼、品種碼等多種條形碼管理模式，可實(shí)時(shí)監(jiān)管物資的管理與使用情況，為加強(qiáng)事中、事后管理提供支持，進(jìn)而提高物流管理效率。但在使用二維碼管理模式時(shí)應(yīng)注意明確醫(yī)療耗材的入口為設(shè)備科，在錄入物資、醫(yī)療耗材信息時(shí)需要對(duì)條形碼及物品使用有效期進(jìn)行管理，不應(yīng)對(duì)過期的條碼進(jìn)行登記與出庫，避免出現(xiàn)物資庫存量與出庫數(shù)量不符的情況。

3.4 前置成本管理，規(guī)避浪費(fèi)資金成本

醫(yī)院物流管理不僅是對(duì)物品采購、分配進(jìn)行管理，更在于對(duì)物流活動(dòng)過程中所產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行管理，科學(xué)的成本管理能夠減少不必要的資金浪費(fèi)，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。目前，部分醫(yī)院雖然將成本核算的概念融入到物流資金成本管理中，但效果并不理想，還是以事后監(jiān)管為主，并沒有將成本核算前置，再加上醫(yī)院物資需求波動(dòng)較大，訂貨的不確定性等特點(diǎn)，導(dǎo)致容易出現(xiàn)成本增加的情況[19]。對(duì)此，應(yīng)針對(duì)醫(yī)院當(dāng)前的資金成本管理制度制定前置性成本管理措施，根據(jù)往年醫(yī)院所需物資的情況進(jìn)行分析，包括各階段物資使用情況，根據(jù)高峰期階段物資需求量對(duì)物流成本進(jìn)行預(yù)算分析，制定成本費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)，并將其與物流管理的考核相結(jié)合。之后應(yīng)對(duì)醫(yī)院物流活動(dòng)中所產(chǎn)生的費(fèi)用成本進(jìn)行記錄，事后根據(jù)事前制定的成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比核算，分析實(shí)際成本費(fèi)用與預(yù)算差異形成的原因，并制定相應(yīng)的處理措施，運(yùn)用于下一階段的物流成本管理中，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)物流活動(dòng)中資金使用情況進(jìn)行全面監(jiān)管，減少資金浪費(fèi)的情況，提高資金使用合理性，將其價(jià)值最大化。

3.5 更新管理理念，建設(shè)專業(yè)管理人才隊(duì)伍

醫(yī)院物流管理工作所涉內(nèi)容較多，不僅涉及物資供應(yīng)鏈管理，還涉及物流運(yùn)轉(zhuǎn)、傳輸、管理、信息技術(shù)等多個(gè)方面，只有具有較高管理能力、專業(yè)技能的復(fù)合型人才才能夠有效把握每個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)、統(tǒng)一的一體化管理模式。因此，建設(shè)專業(yè)的管理隊(duì)伍，引入具有豐富的物流管理經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)代化物流理念且熟悉醫(yī)院供應(yīng)鏈管理的人才尤為重要。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)注重挖掘復(fù)合型人才，引入技術(shù)型管理人員，為醫(yī)院管理注入新生力量。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)物流管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，包括信息化物流管理系統(tǒng)的使用方法、物流供應(yīng)鏈構(gòu)成及管理、現(xiàn)代化物流管理制度等，以此提高管理人員的專業(yè)職能及工作效率。

綜上所述，在社會(huì)環(huán)境下，醫(yī)院要發(fā)展就必須面對(duì)管理模式的轉(zhuǎn)型，物流作為醫(yī)院的主要利潤源，優(yōu)化其管理模式，構(gòu)建現(xiàn)代物流管理系統(tǒng)可提升醫(yī)院管理水平、服務(wù)質(zhì)量，降低運(yùn)營成本，是促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的核心內(nèi)容。在完善與構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院物流管理時(shí)應(yīng)注重以醫(yī)院發(fā)展為主，建立一體化管理系統(tǒng)，以此提升管理水平與服務(wù)水平。